Apa itu Quotation? Inilah Jenisnya yang Perlu Anda Ketahui!

Dalam dunia bisnis, komunikasi yang jelas dan transparan adalah kunci untuk membangun hubungan yang kuat antara penjual dan pembeli. Salah satu alat penting yang sering digunakan untuk mencapai hal ini adalah dokumen penawaran, atau yang dikenal dengan istilah quotation. Apakah Anda pernah mendengarnya?

Jika belum, Kami akan menuntun Anda melalui artikel ini untuk mempelajari apa itu quotation. Anda akan menjelajahi apa saja fungsinya, jenis-jenisnya, serta bagaimana format dan cara membuatnya. Tak perlu berlama-lama lagi, yuk telusuri sekarang!

Apa itu Quotation?

Quotation adalah sebuah dokumen penawaran yang memberikan deskripsi serta harga produk atau jasa dari suatu perusahaan kepada pihak ketiga. Dokumen ini memainkan peran penting dalam proses bisnis, berguna untuk mengajukan harga yang ditawarkan oleh penjual kepada calon pembeli.

Baca juga: 12 Contoh Surat Penawaran Barang Resmi Berbagai Keperluan, Terlengkap!

Selain itu, dokumen ini juga memuat syarat pembayaran dan tanda tangan persetujuan. Dengan adanya quotation, penjual dan pembeli memastikan semua detail transaksi telah dijabarkan secara transparan dan disepakati sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.

Fungsi Quotation

Quotation berfungsi sebagai bukti kesepakatan harga pada invoice yang memberikan deskripsi dan harga produk atau jasa yang ditawarkan kepada pihak ketiga. Dokumen ini juga memungkinkan analisis keuangan yang lebih akurat.

Baca juga: 15 Contoh Invoice Tagihan Pembayaran untuk Barang & Jasa yang Benar

Selain itu, sebagai penawaran harga yang rinci, dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti transaksi, memastikan semua pihak memahami kesepakatan yang telah dibuat. Quotation yang persuasif dapat menarik minat calon pembeli dan membantu dalam pengambilan keputusan.

Jenis-jenis Quotation yang Perlu Anda Ketahui

Dalam dunia bisnis, quotation memiliki berbagai jenis yang digunakan tergantung pada kebutuhan dan situasi transaksi. Berikut adalah beberapa jenis quotation yang umum digunakan:

1. Estimate Quotation

Jenis ini digunakan ketika barang atau jasa yang ditawarkan masih bersifat estimasi. Dokumen ini biasanya diperlukan oleh calon pembeli yang belum memiliki kebutuhan pasti.

Di dalamnya, hanya memuat penawaran harga tanpa ketentuan pembayaran atau syarat lainnya.

2. Fixed Price Breakdown

Berbeda dengan estimate quotation, jenis ini memuat rincian lengkap barang atau jasa beserta kuantitas dan harganya. Dokumen ini juga mencakup ketentuan pembayaran serta syarat-syarat lain yang ditentukan oleh penjual.

3. Request for Quotation (RFQ)

Jenis quotation ini digunakan baik oleh calon pembeli kepada penjual maupun sebaliknya. RFQ dari calon pembeli berfungsi sebagai permintaan dari penjual untuk menyediakan barang atau jasa dengan spesifikasi tertentu. Sementara RFQ dari penjual adalah jawaban atas kebutuhan yang diajukan oleh pembeli sebelumnya.

Format Penyusunan Quotation

Quotation, sebagai dokumen penawaran harga, memiliki format standar yang umum digunakan dalam dunia bisnis. Berikut adalah elemen-elemen yang biasanya terdapat dalam sebuah quotation:

1. Header: Bagian header berisikan informasi dasar seperti tanggal penawaran, nomor dokumen untuk referensi, nama perusahaan yang memberikan penawaran, dan nama klien yang menerima penawaran.
2. Body: Bagian body menyajikan detail tentang produk atau jasa yang ditawarkan, termasuk nama produk/jasa, jumlah yang ditawarkan, harga per unit, total harga, dan tanggal kadaluarsa penawaran.
3. Footer: Di bagian footer, terdapat rincian tentang syarat dan ketentuan pembayaran yang harus dipenuhi, serta tanda tangan dari pihak yang menyetujui penawaran.
4. Additional Information: Bagian ini mencakup informasi tambahan seperti biaya tambahan yang mungkin diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan, serta estimasi jadwal waktu untuk menyelesaikan proyek atau mengirimkan barang.

Dari penjelasan mengenai format penyusunan quotation, kita dapat melihat betapa pentingnya struktur yang teratur dalam menyampaikan informasi. Format standar yang terstruktur memberikan kerangka yang jelas dan transparan bagi penjual dan pembeli, memudahkan pemahaman tentang penawaran yang disampaikan.

Untuk memaksimalkan efisiensi dan keamanan, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan penggunaan tanda tangan elektronik resmi yang tersertifikasi PSrE. Dengan demikian, transaksi bisnis dapat dilakukan dengan lebih cepat dan aman, memberikan keuntungan bagi semua pihak yang terlibat.

Mulai atur dokumen Anda hari ini!

Coba gratis