Sekilas tentang MAKA Group
PT Makna Angan Karya Andanu (MAKA) atau MAKA Group adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang Food and Beverage. Berdiri pada tahun 2017, MAKA Group menaungi 4 unit bisnis: Futago Ya, Toodz House, Beragam Kopi Indonesia, dan produknya yang paling populer, yakni Toko Kopi Tuku. Bisnis-bisnis dari MAKA Group, salah satunya Toko Kopi Tuku, kini telah memiliki hingga puluhan cabang yang tersebar di daerah JABODETABEK hingga Jawa Timur.
Memiliki puluhan cabang yang tersebar di berbagai daerah membuat MAKA Group membutuhkan solusi efektif untuk menangani administrasi dan operasional setiap cabangnya. Terlebih, memastikan kenyamanan karyawan merupakan salah satu prioritas MAKA Group. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, MAKA Group memutuskan untuk beralih ke platform digital yang dapat membantu proses bisnisnya menjadi lebih efisien dan efektif.
Bagaimana MAKA Group Menggunakan Mekari Sign
MAKA Group mulai menggunakan Mekari Sign pada tahun 2023 setelah sebelumnya mencoba dua platform digital berbeda. Setelah membandingkan, MAKA Group merasa Mekari Sign memiliki fitur yang lebih lengkap dan memadai sehingga akhirnya memutuskan untuk beralih ke Mekari Sign.
Kalau dibandingin sama digital sign sebelumnya, temen-temen di MAKA bilang ini lebih mudah. Bahkan pertanyaan cara pakainya juga sudah tidak ada, tidak seperti saat coba vendor-vendor sebelumnya.
Di MAKA Group, fitur-fitur Mekari Sign banyak dimanfaatkan oleh departemen Human Resources (HR) dan Legal. Menurut Balqis, fitur tanda tangan digital dan e-Meterai sangat berguna untuk berbagai kebutuhan dokumen pada kedua departemen tersebut.
Fitur tanda tangan digital, lengkap dengan fitur pendukung seperti reminder dan approval flow sangat membantu tim HR dalam proses administratif yang padat. Tim HR MAKA Group menggunakannya untuk mengurus puluhan kontrak kerja karyawan di kota dan di cabang luar kota secara bersamaan. Untuk kontrak karyawan permanen, mereka memanfaatkan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE dari Mekari Sign. Baru-baru ini, MAKA Group juga mencoba fitur bulk sign untuk mengurus dokumen proses pembaruan struktur gaji.
Tidak hanya untuk kebutuhan internal, MAKA Group juga menggunakan tanda tangan digital untuk dokumen eksternal. Sebagai contoh, tim Legal MAKA Group menggunakannya untuk kontrak sewa properti yang biasanya juga dilengkapi dengan e-Meterai dari Mekari Sign.
Kini, penggunaan fitur Mekari Sign juga semakin diperluas. Fitur ini juga digunakan oleh manajer tim keuangan untuk menandatangani dokumen expense.
Permasalahan
Proses Tanda Tangan Dokumen Terkendala Jumlah dan Jarak
Sebelum beralih ke solusi digital dari Mekari Sign, MAKA Group menghadapi berbagai tantangan dalam proses administrasi bisnis mereka. Salah satu kendala terbesar adalah besarnya volume dokumen yang harus ditangani dalam waktu singkat. Contohnya untuk kebutuhan rekrutmen karyawan baru, di mana dalam satu kali onboarding MAKA Group bisa menerima puluhan karyawan baru sekaligus. Artinya, ada banyak kontrak kerja yang perlu disiapkan dan ditandatangani dalam waktu bersamaan. Proses ini tidak hanya memakan tenaga, tapi juga waktu, karena untuk menyelesaikan kontrak kerja 20 karyawan baru, proses manual bisa memakan waktu hingga dua minggu.
Masalah administrasi ini semakin kompleks karena jarak lokasi. Sebelumnya, karyawan dari cabang luar kota harus datang langsung ke kantor pusat di Jakarta hanya untuk menandatangani kontrak. Proses ini dianggap semakin tidak efisien dan memperpanjang durasi penyelesaian dokumen. Hal serupa juga terjadi untuk dokumen yang harus ditandatangani oleh manajemen senior, ketika yang bersangkutan sedang berada di luar kota. Karena tidak bisa bertemu tatap muka, proses administrasi pun ikut terhenti.
Pembelian e-Meterai Sering Terkendala
Selain kendala jumlah dan jarak, sistem pembelian e-Meterai yang sebelumnya digunakan juga sering menghambat. Proses pembelian e-Meterai di platform lain beberapa kali mengalami gangguan teknis yang menghambat proses administrasi bisnis. Selain itu, platform tersebut belum terintegrasi dengan fitur tanda tangan sehingga pengguna harus berpindah-pindah aplikasi. Oleh karena itu, MAKA Group membutuhkan solusi pembubuhan e-Meterai yang lebih efektif dan menunjang kebutuhan bisnis.
Penyimpanan Dokumen yang Tidak Terkendali
Selain masalah-masalah administratif di atas, masih ada satu tantangan lanjutan yang harus dihadapi MAKA Group. Karena proses administrasi masih dilakukan secara manual, MAKA Group harus mencetak setiap dokumen yang dibutuhkan.
Dalam volume yang besar, dokumen-dokumen tersebut tentu memerlukan ruang penyimpanan khusus yang memadai. Tak jarang, dokumen bisnis justru menjadi menumpuk di dalam lemari arsip, semakin membuat proses dokumentasi kurang terkendali dan sulit dilacak.
Solusi
Satu Platform Digital untuk Mengurus dan Menyimpan Semua Dokumen
Setelah mengalami berbagai kendala dalam proses administrasi, MAKA Group menemukan solusi praktis melalui satu platform terintegrasi dari Mekari Sign. Dengan platform ini, seluruh proses pengelolaan dokumen dapat dilakukan secara digital. Mulai dari persetujuan hingga penyimpanan, semuanya dapat dilakukan tanpa perlu berpindah-pindah platform atau mencetak dokumen fisik dalam jumlah besar.
Kini, tim HR dan Legal MAKA Group tidak perlu lagi menyisihkan waktu ekstra hanya untuk mencetak dokumen, menandatangani, membubuhkan meterai, atau mengelola tumpukan arsip secara manual menggunakan kertas.
Kalau pakai digital, mereka bisa baca dulu isi suratnya. Setelah ditandatangani, dokumennya juga langsung tersimpan di repository dan bisa diakses lewat HRIS kita. Ngetrack-nya jadi jelas banget. Dulu kan harus buka map, cari-cari dulu — sekarang udah enggak.
Proses Dokumen dari Mana dan Kapan Saja
Tidak hanya efisien secara teknis, solusi digital dari Mekari Sign juga memberikan fleksibilitas bagi tim MAKA Group. Dengan fitur tanda tangan digital, approval flow, dan bulk sign, puluhan dokumen kini bisa diproses dalam waktu yang jauh lebih singkat — bahkan hanya dalam hitungan jam.
Bukan hanya itu, seluruh proses bisa dilakukan dari mana saja, tanpa harus bertemu langsung. Tim di cabang luar kota tidak lagi perlu datang ke kantor pusat hanya untuk menandatangani kontrak kerja. Manajemen juga bisa langsung memberikan persetujuan walau sedang berada di lokasi berbeda atau sedang bepergian. Semua ini menjadikan alur kerja jauh lebih cepat, mudah, dan tanpa hambatan.
Kecepatan sih yang pasti, dan mendekatkan yang jauh. Jadi nggak perlu lagi mereka ke sini, kita cukup kirim. Mereka langsung bisa tanda tangan dari mana aja. Bahkan lagi di ojek online atau MRT, dokumen tetap bisa diakses.
Hasil
Waktu Pengelolaan Dokumen Terpangkas, Kemudahaan Karyawan Lebih Terjamin
Sejak menggunakan Mekari Sign, MAKA Group berhasil memangkas waktu pengelolaan dokumen secara signifikan. Puluhan kontrak kerja yang sebelumnya membutuhkan waktu berminggu-minggu, kini bisa diselesaikan hanya dalam hitungan hari. Bahkan, jika semua pihak segera merespons, prosesnya dapat selesai hanya dalam hitungan menit. Proses penandatanganan yang dulu terkendala jarak pun kini jauh lebih cepat dan efisien tanpa perlu tatap muka.
Bagi MAKA Group, kemudahan dalam administrasi adalah bagian dari kenyamanan kerja karyawan. Dengan proses onboarding dan pengelolaan dokumen yang lebih rapi dan cepat, karyawan bisa fokus pada peran mereka tanpa terbebani proses administrasi yang berbelit-belit.
Melihat hasil positif yang ada sejauh ini, kini MAKA Group tengah mengupayakan untuk memperluas penggunaan Mekari Sign ke lebih banyak departemen.
Aku berharap departemen-departemen lain bisa beralih ke digital sign. Biar efektif dan efisien, ya pakai digital sign.
