Tanda Tangan Elektronik Pangkas Waktu Administratif PT Fumida Pestindo

Sekilas Tentang Fumida

PT Fumida Pestindo merupakan perusahaan penyedia jasa pembasmi dan kontrol hama yang berpusat di Jakarta Selatan, dan telah berdiri sejak 2016. Jenis jasa yang disediakan oleh Fumida antara lain; pembasmi rayap, tikus, nyamuk, lalat, tawon, semut, dan jenis hama lainnya – baik hama baru maupun yang sudah lama bersarang di dalam bangunan.

Klien penyewa jasa dari Fumida beragam, mulai dari perorangan yang memanggil jasa ke rumah, apartemen, dan bangunan yang memiliki hama, atau kerja sama dengan klien perusahaan dengan skala yang lebih besar. Sekarang, Fumida sudah tersebar di beberapa kota antara lain area Jakarta, Surabaya, Bandung, Klaten, Medan, hingga Makassar.

Bagaimana Fumida Menggunakan Mekari Sign

Rosana, supervisor tim administrator di Fumida, menjelaskan bahwa Fumida menggunakan tanda tangan elektronik dari Mekari Sign untuk proses pengiriman kontrak dan persetujuan dengan klien sebelum melakukan penanganan hama pada lokasi terkait. Fumida juga memastikan bahwa seluruh penanganan sudah dilakukan sesuai SOP untuk mengikat perjanjian antara pihak Fumida dan klien.

Sebelum beralih menggunakan tanda tangan elektronik, dokumen kontrak yang sudah dicetak akan dibawa bersama dengan dokumen lainnya seperti RAB, surat jalan, invoice, dan sertifikat garansi. Setelah menggunakan Mekari Sign, tim Fumida dapat mengirimkan dokumen kontrak sebelum hari penanganan. Dengan begitu, kontrak sudah pasti ditandatangani sebelum penanganan dilakukan dan klien setuju dengan prosedur penanganannya.

Kita pakai Mekari Sign untuk memudahkan jalannya alur kerja dan proses sebelum penanganan. Kami dulunya menggunakan dokumen hard copy, tapi kami rasa sudah tidak worth it sekarang.”

Rosana Supervisor Administrator

Selain itu, tim administrator biasanya mengkategorisasi dokumen berdasarkan tahun, bulan, dan jenis penanganan. Rosana dan tim juga menggunakan Mekari Sign untuk mengelola dokumen-dokumen tersebut pada penyimpanan berbasis cloud. Kini seluruh dokumennya bisa disortir sesuai kategorinya masing-masing secara digital.

Saat menggunakan dokumen cetak dan tanda tangan basah, dokumen kontrak harus dicetak dan dibawa bersamaan dengan dokumen lainnya ke lapangan. Namun, masih banyak kasus di mana tim di lapangan lupa menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada pihak klien. Alhasil, prosedur penanganan selesai tanpa adanya perjanjian kontrak di awal.

Hal ini mengakibatkan tim Fumida dan klien tidak terikat secara sah. Sehingga jika terdapat klien yang memiliki isu pada pembayaran atau prosedur penanganan, Rosana dan tim terkadang kesulitan memproses kendala tersebut karena tidak memiliki bukti yang sah secara hukum.

Kita waktu pakai manual itu kliennya suka lupa untuk tanda tangan di awal, dokumen kontraknya juga suka tidak kembali. Kalau klien terlambat bayar, karena belum terima kontraknya kami jadi tidak punya bukti yg sah.”

Rosana Supervisor Administrator

Selain permasalahan pada proses pengiriman dan tanda tangan dokumen, tim Fumida juga menemukan kendala pada proses dokumentasi kontrak. Karena sebelumnya menggunakan dokumen kertas, seiring waktu ruang untuk penyimpanan dokumen juga semakin terbatas. Proses pengarsipan juga dirasa kurang efisien dan memakan waktu, karena harus menyortir berlembar-lembar dokumen secara manual.

Selain sulitnya proses arsip, dokumen kertas juga rentan hilang atau tidak diterima kembali setelah diserahkan pada pihak klien. Maka dari itu, dibutuhkan solusi untuk menyimpan dan mengelola dokumen secara otomatis yang lebih aman dan tidak memakan banyak ruang.

Solusi

Alur Distribusi Dokumen yang Lebih Efisien dan Terjamin

Setelah beralih ke tanda tangan elektronik Mekari Sign, alur kerja tim Fumida dalam mengelola dokumen kontrak menjadi lebih jelas dan teratur.

Kini pihak klien tidak lagi lupa untuk menandatangani dokumen kontrak sebelum dilakukan prosedur penanganan, karena dokumen kontrak dapat dikirimkan sebelum hari penanganan melalui Mekari Sign dan ditandatangani dalam hitungan menit. Dengan begitu, tim Fumida maupun pihak klien memiliki jaminan prosedur penanganan yang sah.

Selain itu, dengan menggunakan Mekari Sign, pihak klien dapat memeriksa isi dokumen kontrak terlebih dahulu sebelum hari penanganan. Maka alih-alih harus memperbaiki dan mencetak ulang salinan kontrak, klien dapat mengajukan void dokumen dan tim administrator cukup mengirimkan dokumen yang sudah diperbarui secara online.

Kita jadi lebih efisien waktu, tidak terlalu banyak stepnya lagi untuk memproses dokumennya. Klien juga bisa review kontraknya, kalau ada yg kurang setuju di isi kontraknya bisa kita revisi dulu. Karena bisa di-void dokumennya.”

Rosana Supervisor Administrator

Eliminasi Proses Dokumentasi yang Rumit

Setelah tim administrator Fumida menggunakan tanda tangan elektronik, dokumen jadi dapat dikelola sesuai kategorinya pada dashboard penyimpanan Mekari Sign. Seluruh dokumen kontrak dapat disusun secara hierarkis berdasarkan tahun, bulan, dan jenis penanganan yang dilakukan. Yang paling utama, seluruh prosesnya dapat dilakukan secara online dan instan tanpa perlu menyortir dokumen kertas satu persatu secara manual.

Jika sewaktu-waktu dokumen kontrak dibutuhkan kembali ketika klien tertentu memutuskan untuk ditangani kembali, pelacakan dokumen juga lebih mudah. Cukup akses folder-folder penyimpanan Mekari Sign, tanpa risiko dokumen hilang, rusak, atau terselip.

Dulu menggunakan dokumen cetak sulit, proses output-input juga tidak efisien. Makanya kita pakai Mekari Sign, lebih hemat waktu dan tidak banyak step nya untuk proses dokumentasi.”

Rosana Supervisor Administrator

Hasil

Waktu Distribusi, Penandatanganan, dan Arsip yang Lebih Ringkas

Tidak perlu lagi mengkhawatirkan proses penyerahan, penandatanganan, dan penyimpanan dokumen kontrak. Kini, tim Fumida dapat menyelesaikan semuanya melalui satu platform Mekari Sign yang terpusat. Tidak ada lagi kasus dokumen tidak kembali dari klien, sulit dilacak, atau memakan tempat penyimpanan pada ruangan kantor. Terlebih lagi, seluruh tahapnya sekarang dapat dilakukan lebih cepat dan mudah.

Untuk Mekari Sign sangat membantu alur kerja di Fumida terutama di administratif, memastikan dokumen sampai ke klien & pengirimannya juga tidak ribet, serta lebih meringkas waktu untuk proses penandatanganan. Jadi kita kebantu banget sejak pakai Mekari Sign”

Rosana Supervisor Administrator