Sekilas tentang MODENA
MODENA merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, dengan produk utama perabotan dan alat-alat elektronik rumah tangga. MODENA berawal di Italia pada tahun 1960-an dengan produk pertamanya yaitu kompor free standing. MODENA kemudian terus berkembang secara masif ke produk-produk rumah tangga lain hingga pada akhirnya memasuki Indonesia pada tahun 1981. Selama beberapa dekade pertama sejak berdirinya, MODENA menjadikan rumah sebagai kanvas untuk perkembangan produknya. MODENA berambisi untuk menciptakan produk-produk rumah tangga yang membuat sebuah ruang menjadi lebih fungsional dan nyaman. Pada tahun 2010-an, MODENA memperluas bisnisnya ke ranah profesional, dengan target utama yaitu, bisnis-bisnis kuliner.
Perkembangan MODENA secara global terus bersandar pada komitmen mereka untuk meningkatkan kualitas hidup. Demikian komitmen ini menjadi latar dari visi jangka panjang mereka untuk menciptakan dunia yang lebih terhubung dan penuh makna dengan teknologi sebagai dasar penggeraknya. Sebagai perusahaan besar, MODENA tentu membutuhkan solusi efisien untuk mendukung proses bisnis yang kian kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi yang volumenya terus berkembang.
Bagaimana MODENA Menggunakan Mekari Sign
Telah menggunakan Mekari Sign sejak tahun 2023, Modena memiliki tujuan utama untuk mempermudah proses penandatanganan dokumen dalam lingkup internal. Awalnya, Mekari Sign banyak dimanfaatkan oleh tim Marketing dan BPM (Business Process Management) untuk pengelolaan dokumen kerja sama serta kebijakan internal. Belakangan ini, Modena juga sedang memperluas penggunaan tanda tangan digital ke divisi lain seperti human capital untuk kebutuhan kontrak kerja karyawan.
Dalam kesehariannya, MODENA memanfaatkan berbagai fitur, mulai dari eSignature dengan tanda tangan tersertifikasi sesuai kebutuhan perusahaan. Selain itu, fitur pembubuhan meterai elektronik juga kerap digunakan untuk mendukung kebutuhan administrasi perusahaan.
MODENA sendiri sudah menggunakan Mekari Sign sejak tahun 2023. Kami sudah berlangganan Mekari dari awal, masih basic banget, belum banyak fiturnya. Sekarang apa lagi udah lebih improve, fitur2nya juga lebih lengkap. Sekarang ada tanda tangan via WhatsApp juga.
Permasalahan
Skema Manual Tidak Lagi Cocok Pasca Pandemi
Sebelum beralih ke Mekari Sign, MODENA mengandalkan tanda tangan basah di atas dokumen fisik. Namun, pandemi memaksa semua tim MODENA untuk bekerja jarak jauh sehingga skema ini tidak lagi cocok, terutama bagi karyawan yang tidak hadir di kantor setiap hari. Penggunaan skema manual pasca pandemi justru membuat sirkulasi dokumen semakin rumit karena keterbatasan untuk saling bertatap muka.
Pemicunya muncul saat pandemi. Sirkulasi dokumen menjadi semakin rumit dan kami benar-benar membutuhkan proses digital, termasuk untuk penandatanganan dokumen. Skema kerja hybrid membuat satu tim bisa tersebar di berbagai lokasi.
Dokumen Mendesak Terlambat Disetujui
Terlepas dari kondisi pandemi, skema manual juga terbukti tidak efektif karena seringkali menghambat proses approval dokumen, terutama untuk dokumen yang bersifat mendesak. MODENA dapat mengelola lebih dari 130 dokumen, dengan total hingga ribuan lembar setiap bulannya. Dengan cara manual, penyelesaian setiap dokumen baru bisa memakan waktu berhari-hari, bahkan berminggu-minggu.
Terlebih lagi, sering ada dokumen approval yang melibatkan kantor pusat dengan kantor cabang. MODENA sendiri memiliki banyak cabang yang tersebar di berbagai kota sehingga jarak turut menjadi kendala. Sebagai contoh, proses approval pembukaan franchise baru dengan skema manual dapat memakan waktu hingga tiga minggu. Jika terdapat kebutuhan untuk menyelesaikan dokumen dalam satu hari, MODENA harus mengeluarkan biaya tambahan untuk layanan kurir agar dokumen dapat diterima dan diproses sesuai tenggat waktu.
Misal butuh approval franchise baru, dokumen bisa seminggu berputar-putar dari pusat ke cabang sampai 3 minggu totalnya.
Solusi
Beralih ke Platform Digital untuk Mengurus Dokumen
Setelah melihat kondisi kerja mereka, terutama saat pandemi, MODENA akhirnya memutuskan untuk beralih ke solusi digital. Sempat menggunakan platform lain dengan fitur yang kurang sesuai dan harga lebih tinggi, MODENA akhirnya memutuskan untuk beralih ke Mekari Sign. Beralih ke solusi digital memungkinkan tim mereka mengurus dokumen dari mana dan kapan saja tanpa terhambat jarak. Kini, urusan approval dari kantor pusat ke cabang tidak lagi memakan waktu lama. Mengurus dokumen yang bersifat mendesak pun menjadi jauh lebih mudah
Terutama yang berada di cabang dan butuh kerja serta approval cepat, sejauh ini mereka senang pakai Mekari Sign karena jadi lebih cepat.
Selain mempermudah proses dokumen lintas lokasi, solusi digital juga membantu MODENA memangkas biaya yang sebelumnya digunakan untuk mencetak dokumen. Tidak hanya itu, penggunaan platform digital memungkinkan pengelolaan dokumen yang lebih aman. Tak hanya tersimpan dengan rapi di cloud, semua dokumen juga jauh dari risiko terbaca oleh pihak lain.
Mencetak dokumen melalui printer berisiko isi dokumen terbaca oleh orang lain yang tidak terkait. Apalagi jika ada kekeliruan seperti mengirim dokumen ke printer yang salah. Dengan platform digital, setiap dokumen tidak perlu dicetak sehingga menjamin semua isi dokumen tetap aman.
Dengan adanya tanda tangan tersertifikasi PSrE, MODENA kini juga dapat membuat kontrak kerja karyawan yang lebih aman karena sudah terverifikasi melalui proses e-KYC dan memiliki legalitas yang lebih kuat.
Karena digital, tidak perlu lagi mencetak dan menggunakan kertas. Jadi lebih aman, space arsip juga jauh lebih kecil karena menggunakan cloud storage. Sirkulasi dokumen yang biasanya agak lama, sekarang sudah jauh lebih cepat.
Tanda Tangan dan Bubuhkan Meterai Secara Digital
Bukan hanya fitur-fitur tanda tangan, kini dokumen juga dapat dibubuhkan meterai elektronik berkat beralih ke platform digital. Hasilnya, setiap dokumen yang memerlukan approval bisa segera terselesaikan tanpa risiko keterlambatan yang tinggi. Proses persetujuan dokumen yang sebelumnya memakan waktu berminggu-minggu, kini cukup diselesaikan hanya dalam hitungan hari.
Dulu sering ada trouble karena kita ada 20 cabang. Kalau ada transaksi yang sifatnya mendesak dan perlu approval, prosesnya bisa berhari-hari. Sekarang urusan dari head office ke cabang jauh lebih lancar karena approval sudah bisa dilakukan secara digital.
Hasil
Sirkulasi Dokumen Lebih Lancar, Bahkan Jika Beda Kota Sekalipun
Berkat fitur-fitur dari Mekari Sign, kini sirkulasi dokumen di MODENA menjadi jauh lebih lancar dan cepat. Semua dokumen, terutama yang memerlukan approval mendesak, dapat diselesaikan tanpa hambatan. Proses yang biasanya dapat memakan waktu hingga 3 minggu, kini bisa selesai bahkan dalam 1 hari.
Dari segi biaya dan keamanan, penggunaan Mekari Sign juga terbukti lebih menguntungkan bagi MODENA. Karena tidak perlu mencetak dan mengirim dokumen fisik, perusahaan mampu menghemat banyak pengeluaran. Beralih ke Mekari Sign, telah membantu MODENA menekan pengeluarannya hingga 65%. Proses pengelolaan dokumen pun menjadi jauh lebih singkat, sementara penyimpanannya semakin praktis karena seluruh arsip tersimpan rapi di cloud.
Selain itu, Mekari Sign juga membantu meningkatkan efisiensi kerja tim. Staf yang sebelumnya harus fokus mengurus sirkulasi dokumen kini dapat mengalihkan tenaga dan waktu mereka untuk menyelesaikan pekerjaan lain yang lebih strategis.
Dari segi biaya saja sangat hemat, apalagi dari segi waktu jauh lebih efisien lagi. Mekari Sign is the best for digital signature.
