Kelola siklus kontrak dalam satu CLM Software terpusat

Aplikasi tanda tangan elektronik menangani satu tahap saja, yaitu menambahkan tanda tangan pada dokumen elektronik yang sudah jadi. Mekari Sign juga mampu menangani tahap ini.

Namun sebagai CLM software yang terpadu, Mekari Sign mencakup rangkaian yang jauh lebih luas, mulai dari penyusunan draf lewat template dokumen, alur persetujuan bertingkat, penyimpanan terpusat, sampai pengingat masa berakhir kontrak. Perbedaan ini paling terasa saat volume kontrak tinggi, ketika dokumen mulai sulit dilacak setelah ditandatangani.

Kebutuhan ini muncul ketika jumlah kontrak sudah melebihi kemampuan tim untuk memantaunya secara manual. Tandanya biasanya berupa kontrak yang terlambat diperpanjang, draf yang beredar dalam beberapa versi berbeda, atau proses persetujuan yang tertahan karena satu pihak sedang tidak di kantor. Perusahaan dengan banyak cabang, mitra, atau vendor umumnya merasakan hal ini lebih awal.

Berikut manfaat utama yang dirasakan perusahaan saat menggunakan CLM software:

• Praktis dan efisien: Kontrak dapat diproses kapan saja dan dari mana saja tanpa perlu bertemu langsung.
• Sah secara hukum: Dokumen dan tanda tangan elektronik diakui sebagai alat bukti yang sah menurut UU ITE
• Mudah ditelusuri: Setiap tahap tercatat secara digital sehingga proses audit internal berjalan jauh lebih cepat.
• Aman: Enkripsi dan verifikasi identitas menekan risiko pemalsuan maupun perubahan dokumen setelah ditandatangani.
• Terjangkau dari mana saja: Kontrak dapat diakses dan ditandatangani oleh pihak di lokasi berbeda tanpa pengiriman fisik.

Tujuan dari manajemen kontrak adalah untuk memastikan bahwa setiap pihak yang terlibat memenuhi kewajiban dan kesepakatan yang telah disepakati dalam kontrak selama periode administrasi dan pelaksanaan kontrak. Segala hal yang dikelola serta berbagai aspek yang berkaitan dengan kesepakatan antara pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak disebut dengan istilah manajemen kontrak.