e-Signature atau tanda tangan elektronik adalah sebuah konsep yang merujuk pada berbagai metode untuk menandatangani dokumen secara digital atau elektronik, sebagai lawan dari tanda tangan basah (tinta di atas kertas). Pada dasarnya, ini adalah representasi digital dari persetujuan seseorang terhadap isi dari suatu dokumen atau kumpulan data.

Ya, sangat sah. Landasan hukum utamanya adalah UU ITE No. 11 Tahun 2008 (Pasal 11). Undang-undang tersebut secara tegas menyatakan bahwa Tanda Tangan Elektronik (e-Signature) memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah, setara dengan tanda tangan basah. Namun, untuk memiliki kekuatan pembuktian yang paling tinggi di pengadilan, Anda wajib menggunakan e-Signature Tersertifikasi yang diterbitkan oleh PSrE (Penyelenggara Sertifikasi Elektronik) yang diakui Kominfo, seperti Mekari Sign.

Menurut eIDAS yang mengatur layanan identifikasi elektronik dan transaksi digital, ada 3 jenis eSignature, seperti:

• Simple Electronic Signatures (SES): bentuk paling dasar dari tanda tangan elektronik.
• Advanced Electronic Signatures (AES): Lebih aman dan dapat diandalkan dibanding SES.
• Qualified Electronic Signatures (QES): Ini adalah tingkatan tertinggi dalam sistem eIDAS. Dianggap setara dengan tanda tangan basah secara hukum.

Di Indonesia, tanda tangan elektronik yang tersertifikasi PSrE sudah setara dengan Qualified Electronic Signatures (QES) karena telah melalui proses sertifikasi resmi dan memiliki kekuatan hukum yang sah.

Kedua istilah ini sering tumpang tindih, namun ada perbedaan teknis antara keduanya:

• e-Signature (Tanda Tangan Elektronik): Ini adalah istilah hukum yang luas (mencakup TTE tersertifikasi & tidak tersertifikasi).
• Digital Signature (Tanda Tangan Digital): Ini adalah istilah teknis yang merujuk pada e-Signature yang menggunakan teknologi kriptografi (PKI) dan Sertifikat Elektronik untuk keamanannya.

Berikut adalah beberapa jenis dokumen yang umum dan bisa ditandatangani menggunakan e-signature:

1. Kontrak dan Perjanjian

• Perjanjian Jual Beli (PJB)
• Perjanjian Sewa-Menyewa (aset, properti)
• Perjanjian Kerja Sama (MoU, Partnership Agreement)
• Perjanjian Layanan (Service Level Agreement – SLA)
• Kontrak dengan vendor atau pemasok
• Perjanjian Kerahasiaan (Non-Disclosure Agreement – NDA)
• Surat Perintah Kerja (SPK)
• Letter of Intent (LOI)

2. Dokumen Keuangan

• Faktur (Invoice)
• Purchase Order (PO)
• Laporan keuangan (jika diizinkan oleh regulasi internal atau eksternal)
• Aplikasi pinjaman atau kredit (tergantung kebijakan lembaga keuangan)
• Formulir pembukaan rekening (tergantung kebijakan lembaga keuangan)

3. Dokumen Sumber Daya Manusia (SDM)

• Kontrak Kerja Karyawan (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu – PKWT, Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu – PKWTT)
• Surat Penawaran Kerja (Offering Letter)
• Formulir orientasi karyawan baru (Onboarding documents)
• Persetujuan kebijakan perusahaan
• Formulir cuti
• Evaluasi kinerja
• Surat Peringatan
• Paklaring atau Surat Keterangan Kerja

4. Dokumen Operasional dan Internal

• Memo internal
• Notulen rapat (Minutes of Meeting – MoM)
• Formulir persetujuan internal
• Laporan proyek
• Dokumen kepatuhan (compliance documents)

5. Formulir Pendaftaran dan Aplikasi

• Formulir pendaftaran layanan (misalnya, internet, TV kabel)
• Formulir pendaftaran keanggotaan
• Aplikasi untuk program atau kursus

6. Persetujuan dan Izin

• Surat persetujuan wali untuk kegiatan anak
• Formulir izin penggunaan data pribadi (consent forms)

e-Signature (tanda tangan elektronik) bisa digunakan untuk banyak penandatangan sekaligus pada satu dokumen atau serangkaian dokumen. Bahkan, ini adalah salah satu keunggulan utama dari penggunaan tanda tangan elektronik dibandingkan dengan proses tanda tangan basah tradisional, terutama untuk dokumen yang memerlukan persetujuan dari beberapa pihak.

Ini adalah dua hal yang berbeda namun saling melengkapi untuk menciptakan dokumen yang 100% sah:
– e-Signature berfungsi untuk membuktikan identitas penanda tangan dan persetujuan atas isi dokumen.
– e-Meterai berfungsi untuk memenuhi kewajiban pajak (BEA METERAI) atas dokumen, agar dokumen tersebut sah dijadikan sebagai alat bukti di pengadilan.