e-Signature untuk selesaikan administrasi bisnis 85% lebih cepat

Pada dasarnya, berikut merupakan cara kerja e-signature:

• Pertama-tama, pengirim pesan akan menghitung Message Digest (MD) dari pesan. MD ini Anda peroleh dengan mengubah pesan M dengan fungsi hash satu arah
• Selanjutnya, terjadi enkripsi pada MD menggunakan algoritma kriptografi kunci privat, seperti algoritma RSA. Nah, hasil enkripsi inilah yang dinamakan sebagai tanda tangan digital (S)
• Kemudian, tanda tangan digital (S) diletakkan pada pesan M
• Lalu, pesan M yang sudah Anda tandatangani dengan S akan dikirim menggunakan saluran komunikasi

Bila pesan M sudah sampai ke penerima, akan terjadi proses verifikasi sebagai bentuk pembuktian keaslian pesan. Berikut proses verifikasinya:

• Tanda tangan digital (S) didekripsikan (decrypt) menggunakan kunci publik yang diberikan ke penerima. Nantinya, proses ini akan menghasilkan MD (Message Digest)
• Kemudian, penerima mengubah M menjadi MD dengan fungsi hash satu arah. Hash ini mirip dengan yang digunakan oleh pengirim
• Nah, bila hasilnya MD=MD, maka tanda tangan yang diterima adalah sah dan sali dari pengirim yang benar.

Beberapa fungsi electronic signature, yaitu:

• Membuktikan keaslian dan keabsahan dokumen digital
• Memperkuat keamanan suatu dokumen karena electronic signature sulit dipalsukan
• Mempercepat proses tanda tangan
• Mempermudah proses tanda tangan jarak jauh dengan berbagai pihak
• E-signature dapat dilakukan di mana saja, kapan saja, serta perangkat mana pun yang mendukungnya
• Mempersingkat proses pengambilan keputusan
• Meningkatkan produktivitas karena semua prosesnya lebih cepat dan efisien
• Menghemat pengeluaran karena bersifat digital, sehingga Anda tak perlu membeli tinta, kertas, mencetaknya, dan sebagainya
• Mengurangi risiko kerusakan dokumen, terutama bila Anda mengirimnya menggunakan ekspedisi

Dibandingkan tanda tangan basah, ada beberapa kelebihan electronic signature, yaitu:

1. Menekan Biaya
Dengan tanda tangan elektronik, Anda tak perlu mencetak berlembar-lembar dokumen, melakukan scan, maupun mengirim dokumen via ekspedisi.

2. Hemat Waktu
Semua pihak bisa melakukan tanda tangan elektronik dari manapun hanya dalam hitungan menit. Sehingga, Anda tak perlu menunggu dokumen dikirim melalui ekspedisi yang bisa memakan waktu berhari-hari bila berbeda kota atau provinsi.

3. Keamanan yang Lebih Baik
Ucapakan selamat tinggal pada pemalsuan dokumen dan tanda tangan. Sebab, tanda tangan elektronik langsung dikirimkan ke para pihak secara personal dan Sertifikat Elektronik PSrE bisa mendeteksi perubahan sekecil apapun.

4. Meningkatkan Produktivitas
Melalui tanda tangan elektronik, Anda tak perlu menunggu lama terkait persetujuan atau keputusan penting lainnya dan bisa langsung mengerjakannya dalam hitungan menit.

Kekuatan hukum e-signature adalah sah dan tertera pada UU Nomor 11 Tahun 2008 (UU ITE). Pada UU tersebut, tercantum beberapa syarat sah dari electronic signature, yaitu:

• Data pembuatan tanda tangan hanya diketahui pemilik ttd tersebut
• Hanya pemilik tanda tangan yang berhak menggunakan TTE tersebut
• Semua perubahan yang terjadi setelah pembuatan ttd bisa diketahui
• Lalu, semua perubahan terkait informasi elektronik yang berkaitan dengan ttd elektronik juga bisa diketahui
• Mempunyai suatu cara untuk mengetahui pemilik ttd tersebut
• Ada suatu cara untuk mengetahui kalau pemilik ttd telah menyetujui informasi elektronik terkait.

Tidak hanya tertera pada UU ITE, legalitas electronic signature juga diatur dalam PP No. 71 Tahun 2019.

Digital certificate atau dikenal di Indonesia sebagai Sertifikat Elektronik adalah tanda tangan elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam Transaksi Elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Artinya, Sertifikat Elektronik ini berguna sebagai otentikasi dan validasi para pihak yang tercantum di dokumen elektronik tersebut.