Dasar Administrasi: Pengertian, Jenis, dan Tujuannya

Tak berlebihan untuk mengatakan bahwa administrasi adalah aspek yang tak terpisahkan dari kehidupan manusia. Tanpa adanya administrasi, mungkin semuanya akan kacau balau.

Lalu, apa itu administrasi sebenarnya? Apa saja fungsi dan tujuannya yang membuatnya sangat penting di kehidupan manusia modern? Tenang, semua pertanyaan Anda akan terjawab di artikel ini. Jadi, simak sampai akhir ya!

Apa Itu Administrasi?

Sumber gambar: Unsplash

Secara umum, pengertian administrasi adalah usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan agar bisa mencapai tujuan. Istilah ini sendiri berasal dari bahasa Yunani, yaitu administrare yang artinya melayani atau membantu.

Selain secara umum, berikut beberapa pengertiannya yang lain:

Administrasi Dalam Arti Sempit

Pengertian dalam arti sempit adalah segala kegiatan tata usaha kantor alias office work. Mulai dari pencatatan, mengetik, mengirim, menghimpun, menggandakan, kearsipan, pembukuan, dan semacamnya.

Administrasi Dalam Arti Luas

Sedangkan dalam arti luas adalah proses kerjasama beberapa individu atau sekelompok orang yang didasarkan pada pembagian kerja sesuai struktur. Kerjasama ini dilakukan agar bisa mencapai suatu tujuan dengan efektif dan efisien.

Administrasi Menurut Para Ahli

• The Liang Gie: rangkaian perbuatan yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
• E Walters: proses perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan, penilaian, serta pengendalian dari suatu usaha.
• Sondang Siagian: keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasar asas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Apa Saja Fungsi Administrasi?

Berikut beberapa fungsinya secara umum menurut Luther Gulick:

• Planning: perencanaan yang baik dan matang dalam berbagai kegiatan administrasi atau ketatausahaan.
• Organizing: setiap kegiatan administrasi membutuhkan pengorganisasian yang bagus agar tujuan tercapai.
• Staffing: berhubungan dengan sumber daya manusia, seperti perekrutan tenaga kerja, pengembangan, serte pemberhentian.
• Directing: membimbing, memberikan feedback, dan masukan agar bisa melakukan tugas lebih baik.
• Coordinating: mengkoordinasi agar semua kepentingan dan tujuan organisasi bisa bersatu sesuai tempat dan waktu yang ditentukan.
• Reporting: melaporkan apa yang telah dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban.
• Budgeting: berhubungan dengan perencanaan keuangan, seperti anggaran yang dibutuhkan, sumber biaya, perhitungan uang masuk dan keluar, hingga pengawasan.

Baca juga: Panduan Lengkap Digitalisasi Arsip dan Cara Membuatnya!

Apa Saja Tujuan Administrasi?

Setidaknya, ada empat tujuan, yaitu:

1.    Menyusun Program

Sebelum menyusun program kerja atau suatu kegiatan, pasti setiap organisasi membutuhkan berbagai informasi untuk dijadikan dasar, bukan? Nah, administrasi ini bisa memberikan data yang diperlukan. Oleh karena itu, penting untuk melakukannya secara sistematis agar semua informasi bisa ditemukan dengan mudah.

2.    Memantau Aktivitas

Seperti yang sudah disebutkan, administrasi haruslah dilakukan secara sistematis. Dikarenakan sistematisnya ini, organisasi bisa membantu berbagai aktivitasnya. Mulai dari siapa, bagaimana, kapan, apa, dimana, dan mengapa.

3.    Memastikan Keamanan

Karena bisa memantau aktivitas, maka secara tak langsung administrasi juga bisa memastikan keamanan organisasi. Bila ada aktivitas yang janggal, akan langsung ketahuan diatasi.

4.    Mengevaluasi Kegiatan

Tujuan yang terakhir adalah untuk mengevaluasi kegiatan organisasi. Sebab, administrasi bisa mengumpulkan berbagai data dan informasi yang diperlukan, sehingga evaluasi bisa langsung dilakukan dari situ.

Baca juga: Apa Itu Dokumen Elektronik? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi memiliki lima ciri penting, yaitu:

• Sekelompok orang: kegiatan administrasi hanya bisa terjadi bila dilakukan oleh dua orang atau lebih.
• Adanya tujuan: sekelompok orang tersebut melakukan suatu hal untuk mencapai tujuan tertentu.
• Pembagian tugas: untuk mencapai tujuan, harus ada pembagian tugas kepada kelompok tersebut.
• Kerjasama: tujuan tak akan tercapai bila sekelompok orang tak melakukan kerjasama.
• Kegiatan yang runtut: kegiatan ini mempunyai tahapan yang runtut dan berkesinambungan agar tujuan tercapai.

Baca juga: Dokumen Digital: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Unsur-Unsur Administrasi

Sumber gambar: Unsplash

Agar bisa menghasilkan dampak positif, ada beberapa unsur yang harus dipenuhi, yaitu:

1.    Organisasi

Unsur administrasi yang pertama adalah organisasi. Maksudnya adalah organisasi merupakan tempat dimana berbagai aktivitas administrasi dilakukan. Dengan kata lain, orang-orang akan berhimpun menjadi sebuah wadah bagi pekerjaannya.

2.    Manajemen

Manajemen di sini merupakan unsur yang penting karena merupakan alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Lalu, dalam pelaksanaannya tersebut juga ada beberapa bagian seperti penggerak, pengatur, manajer, hingga tenaga operasional.

3.    Komunikasi

Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen yang berbeda, seperti melalui surat, email, dan semacamnya. Dengan begitu, segala pertukaran informasi dan komunikasi bisa berjalan dengan baik.

4.    Kepegawaian

Unsur selanjutnya adalah kepegawaian. Seperti namanya, kepegawaian ini berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Mulai dari proses rekrutmen, penempatan, pemberian tugas, hingga penghentian kerja.

5.    Keuangan

Unsur keuangan di sini maksudnya adalah berkaitan dengan pembiayaan perjanjian kerjasama dan kontrak bisnis. Seperti cara memperoleh dana, hingga pertanggungjawabannya. Misalnya, administrasi penjualan, pembelian barang, dan persewaan.

6.    Perbekalan

Selanjutnya merupakan unsur perbekalan. Artinya, unsur ini berhubungan erat dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran. Nah, administrasi bisa membantu memilih barang mana yang dibutuhkan dan yang tidak untuk kegiatan kerja.

7.    Tata Usaha

Pada tata usaha, terdapat berbagai aktivitas yang meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman dokumen. Tahukah Anda kalau unsur ini sangat penting? Sebab, bisa menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan.

8.    Hubungan Masyarakat

Unsur yang terakhir adalah hubungan masyarakat atau sering juga disebut dengan public relation. Unsur ini merupakan suatu usaha untuk menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien. Jadi, administrasi akan membuat aturan-aturan tentang cara berhubungan yang baik dengan masyarakat dan konsumen.

Jenis Administrasi

Berikut tujuh jenisnya yang biasanya dipraktekan:

• Perkantoran: aktivitasnya terdiri dari perencanaan keuangan, pencatatan, distribusi barang, dan HRD (personalia).
• Negara: kegiatannya berkaitan erat dengan kepentingan masyarakat umum. Misalnya, kebijakan publik, etika, dan semacamnya.
• Keuangan: berhubungan erat dengan aktivitas keuangan, seperti membuat laporan keuangan.
• Pendidikan: kegiatannya seputar dunia pendidikan. Misalnya, perencanaan pendidikan, pengarahan, serta pengawasannya.
• Niaga: meliputi perencanaan dan pengawasan berbagai hal yang bersifat keniagaan. Dilakukan untuk mendapatkan keuntungan atau profit.
• Pembangunan: meliputi segala proses pengendalian usaha oleh pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang sudah direncanakan.
• Lingkungan: kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah dan masyarakat dengan tujuan untuk mewujudkan wawasan lingkungan.

Baca juga: Apa Itu Paperless? Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya

Contoh Kegiatan Administrasi

Untuk menutup artikel ini, berikut beberapa contoh kegiatan yang seringnya Anda jumpai:

• Pembuatan kartu keluarga, KTP, akta lahir, dan surat kematian
• Membuat jadwal pelajaran, mengatur kegiatan di sekolah, dan mengurus surat-menyurat
• Mengurus absensi karyawan, membuat surat masuk dan keluar, dan pencatatan stok
• Membuat pembukuan setiap bulan, membuat faktur, dan laporan keuangan tahunan
• Membuat aturan tata cara pelayanan publik dan pembentukan badan dan komisi di pemerintahan.

Permudah Administrasi Anda dengan Mekari Sign!

Itulah penjelasan lengkap mengenai administrasi. Melalui artikel ini Anda sudah belajar tentang pengertian administrasi, fungsinya, tujuan, jenis, hingga contoh penerapannya. Tak heran kalau administrasi sangat penting di kehidupan kita.

Pada era digitalisasi ini, berbagai  keperluan administrasi bisa Anda permudah melalui Mekari eSign, lho! Mekari eSign menyediakan berbagai fitur yang siap menunjang dan mengelola berbagai keperluan surat dan dokumen Anda. Mulai dari tanda tangan elektronik, membubuhkan e materai peruri resmi, stempel digital, hingga kontrak elektronik. Terdengar menarik, kan?

Coba Mekari Sign Sekarang!