Bulk Upload & Signing: Solusi Tanda Tangan Dokumen Secara Massal

Apa itu Bulk Signing — Bulk Upload & Signing: Solusi Tanda Tangan Dokumen Secara Massal

Ringkasan

Mengirim dan menandatangani banyak dokumen kini lebih mudah dengan fitur Bulk Upload & Signing.
Anda dapat mengunggah hingga 10 dokumen sekaligus, menggabungkannya, dan mengatur kolom isian secara otomatis untuk semua dokumen.
Setelah dokumen diterima, Anda juga bisa menandatangani hingga 40 dokumen sekaligus hanya dengan satu kali input PIN.
Fitur ini sangat cocok untuk HRD yang mengirim surat perjanjian kerja atau tim sales yang mengirim kontrak ke banyak klien, karena sangat menghemat waktu.

Menandatangani tumpukan dokumen satu per satu tentu sangat melelahkan dan memakan waktu. Belum lagi jika Anda harus mengirim dokumen dengan format yang sama ke banyak orang sekaligus. Proses yang berulang ini seringkali menjadi hambatan dalam alur kerja yang serba cepat.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, kini hadir solusi yang memungkinkan Anda mengirim dan menandatangani banyak dokumen sekaligus, namanya bulk upload dan bulk signing. Fitur ini dirancang untuk memangkas waktu kerja Anda secara signifikan.

Apa Itu Bulk Upload?

Bulk Upload adalah fitur yang memungkinkan Anda untuk mengunggah dan mengirim beberapa dokumen sekaligus (misalnya, hingga 10 dokumen) dalam satu waktu.

Fitur ini sangat berguna ketika Anda perlu mengirimkan dokumen dengan templat yang sama, seperti surat perjanjian kerja atau kontrak penjualan, kepada banyak penerima yang berbeda secara serentak. Ini adalah langkah awal untuk mengotomatisasi proses pengiriman dokumen.

Apa Itu Bulk Signing?

Sementara itu, Bulk Signing adalah fitur yang memungkinkan pengguna untuk melakukan penandatanganan sejumlah dokumen secara massal menggunakan tanda tangan digital.

Dengan fitur Bulk Sign, Anda dapat langsung memilih beberapa dokumen pada dashboard inbox pada aplikasi Mekari Sign, kemudian lanjut untuk menandatanganinyasecara massal dalam satu waktu. Prosesnya juga dilakukan langsung pada dashboard inbox, tanpa perlu mengakses dokumen satu per satu.

Ide dasarnya adalah kemampuan untuk menandatangani banyak dokumen dalam satu proses, yang secara signifikan mempercepat dan menyederhanakan keseluruhan proses penandatanganan.

Mengapa Harus Menggunakan Fitur Bulk Upload dan Bulk Signing?

Kedua itur ini dirancang untuk menjawab kebutuhan para profesional yang berurusan dengan volume dokumen yang tinggi.

Tidak hanya itu saja, masih ada beberapa alasan yang membuat fitur ini menjadi sangat penting, antara lain:

Pegawai kantor umumnya akan menghabiskan 65% waktu mereka untuk menandatangani dokumen. Dengan fitur Bulk Upload & Signing, waktu yang digunakan untuk aktivitas ini tentu bisa jauh berkurang.
Secara manual, menandatangani 5 dokumen memerlukan sekitar 1,5 menit hingga 2 menit. Dengan Bulk Signing, kecepatan penandatanganan bisa meningkat hingga 1,5 hingga 2 kali lipat.

Manfaat Bulk Upload & Signing

Penggunaan fitur ini memberikan banyak manfaat signifikan, baik bagi perusahaan maupun individu.

Untuk Perusahaan:

Meningkatkan Produktivitas Tim: Karyawan, terutama di bagian HR, legal, atau sales, dapat menghemat waktu kerja yang signifikan. Waktu yang tadinya habis untuk tugas administratif kini bisa dialihkan untuk pekerjaan yang lebih strategis.
Mempercepat Siklus Bisnis: Proses seperti onboarding karyawan baru atau penutupan kesepakatan dengan klien menjadi jauh lebih cepat, mengurangi hambatan dalam operasional sehari-hari.
Menjamin Konsistensi Dokumen: Dengan fitur “Apply Fields to All Documents”, Anda memastikan semua dokumen yang dikirim memiliki format isian dan tanda tangan yang seragam dan profesional.

Untuk Individu (Manajer atau Direktur):

Efisiensi Waktu Maksimal: Anda tidak perlu lagi membuka dan menandatangani puluhan dokumen satu per satu. Cukup pilih semua dokumen, otorisasi sekali, dan semua pekerjaan selesai.
Kemudahan dalam Persetujuan: Memudahkan Anda dalam memberikan persetujuan massal untuk berbagai dokumen, seperti klaim reimbursement, pengajuan cuti, atau invoice vendor.
Fleksibilitas Bekerja di Mana Saja: Anda dapat dengan mudah menyelesaikan tumpukan dokumen dari mana saja, baik melalui laptop maupun aplikasi mobile.

Cara Mengirim dan Menandatangani Dokumen Massal di Mekari Sign

Kedua fitur ini dirancang dengan alur yang intuitif. Berikut adalah panduan langkah demi langkahnya.

Mengirim Dokumen Massal (Bulk Upload)

Unggah Dokumen: Login ke akun Mekari Sign Anda, lalu unggah beberapa dokumen sekaligus (maksimal 10 dokumen).
Pilih Format Dokumen: Anda akan diberi pilihan: apakah ingin menggabungkan semua dokumen menjadi satu file PDF (merge), atau membiarkannya sebagai dokumen terpisah.
Atur Cara Kirim Notifikasi: Pilih bagaimana penerima akan mendapatkan notifikasi. Apakah semua dokumen akan digabung dalam satu email, atau masing-masing dokumen akan dikirimkan dalam email terpisah.
Atur Kolom Isian (Fields): Di sinilah keunggulannya. Anda bisa menambahkan kolom isian (seperti nama, tanggal) dan kolom tanda tangan pada salah satu dokumen. Lalu, dengan fitur “Apply Fields to All Documents”, semua kolom tersebut akan otomatis diterapkan di posisi yang sama pada semua dokumen lainnya. Ini sangat berguna untuk dokumen dengan templat yang sama.
Kirim Dokumen: Setelah semua diatur, klik “Kirim” dan semua dokumen akan terkirim ke masing-masing penerima sesuai pengaturan Anda.

Menandatangani Dokumen Massal (Bulk Signing)

Tanda Tangan PSrE

Buka dashboard inbox Anda di Mekari Sign. Centang kotak di sebelah kiri judul dokumen untuk memilih beberapa dokumen yang perlu Anda tandatangani (maksimal 40 dokumen).

Klik tombol Actions, lalu pilih Sign.

Anda akan diarahkan ke halaman bulk signing. Di sini, Anda dapat memeriksa kembali dokumen yang dipilih dengan klik pada masing-masing dokumen yang telah dipilih.

Anda harus memilih jenis eSignature yang ingin digunakan dengan klik Change eSiganture, perlu diingat bahwa satu jenis eSignature ini akan dibubuhkan pada semua dokumen yang telah dipilih.

Anda akan diminta memasukkan PIN (nomor PIN yang sama saat e-KYC dan penerbitan Sertifikasi Elektronik). Masukkan PIN Anda dan tanda tangan massal akan diproses.

Jika sudah memilih jenis eSignature dan memasukkan nomor PIN, Anda dapat klik Sign documents, maka seluruh dokumen yang sudah dipilih akan otomatis dibubuhkan tanda tangan secara massal.

Dengan e-Meterai

Anda bisa mengikuti langkah 1 – 5 yang sama dengan Tanda Tangan PSrE.
Namun jika akan menggunakan eMeterai, Anda harus memastikan bahwa kuota eMeterai yang dimiliki sudah memadai. Jika tidak, akan diberikan notifikasi seperti berikut:

Jika kuota tidak memadai, pengguna dapat kembali ke dashboard dan membeli eMeterai sesuai jumlah yang dibutuhkan.

Apabila kuota eMeterai memadai, Anda dapat langsung klik Sign document dan stamping eMeterai automatis diproses bersamaan dengan penandatanganan.

Catatan:

Terdapat beberapa catatan yang perlu diperhatikan:

Fitur ini hanya ada di pro & business package
Bulk signing bisa dilakukan terbatas: 5 dokumen PSrE.
Tidak dapat dilakukan untuk tanda tangan QR code (hanya draw, type, upload).
Dapat dilakukan bersamaan dengan stamping eMeterai (tidak bisa hanya eMeterai tanpa penandatanganan)
Hanya dapat dilakukan untuk dokumen dengan status needs to sign, dan hanya dapat dilakukan melalui aplikasi Mekari Sign (tidak melalui email).

Gabungan proses penandatanganan yang dapat dilakukan massal:

Hanya PSrE tanpa eMeterai
PSrE dengan eMeterai
Kombinasi PSrE dengan eMeterai

Siap Untuk Mencoba Bulk Signing?

Ingin meningkatkan efisiensi penandatanganan dokumen? Coba fitur Bulk Signing di Mekari Sign sekarang juga! Dengan kemampuannya untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus, Anda bisa menandatangani banyak dokumen sekaligus, menghemat waktu dan mempercepat proses penandatanganan.

Tidak perlu lagi repot menandatangani dokumen satu per satu. Mulailah pengalaman penandatanganan dokumen yang lebih mudah dan efisien dengan tanda tangan digital resmi dari Mekari Sign. Tunggu apa lagi? Yuk, coba fitur Bulk Signing di Mekari Sign sekarang juga!

Coba Fitur Bulk Signing Sekarang!

Coba gratis sekarang!