Apa itu Aplikasi Perkantoran? Fungsi, Jenis, dan Contohnya

Bisnis bisa disebut efisien jika output didapatkan secara cepat dan mudah. Efisiensi itu akan tercapai dengan aplikasi perkantoran yang tepat. Aplikasi perkantoran bukan lagi alat tulis-menulis digital, tetapi software yang membantu pekerjaan Anda.

Artikel ini akan membantu Anda memahami apa itu aplikasi perkantoran, fungsi, serta jenis apa saja yang bisa Anda gunakan untuk mendukung kegiatan bisnis, urusan kantor, atau administratif lainnya.

Apa Itu Aplikasi Perkantoran?

Aplikasi perkantoran adalah perangkat lunak (software) yang dibuat untuk mengoptimalkan tugas administratif dan kegiatan operasional di lingkungan kerja. Menjadi salah satu contoh nyata administrasi digital, software ini biasanya dilengkapi dengan fitur kolaborasi dan keamanan untuk melindungi data perusahaan.

Di dunia kerja, aplikasi perkantoran sangat penting untuk mempercepat penyelesaian tugas dengan tingkat akurasi yang lebih tinggi dibanding cara manual.

Fungsi Lengkap Aplikasi Perkantoran

Aplikasi perkantoran tentu dirancang untuk memudahkan pekerjaan kantor. Namun, sejauh apa aplikasi ini bisa membantu kegiatan bisnis Anda?

• Otomatisasi tugas repetitif: Perhitungan data keuangan, pengiriman email massal, atau pembuatan laporan rutin.
• Memungkinkan kolaborasi secara real time: Misalnya banyak pengguna (karyawan) bisa mengerjakan satu dokumen yang sama di waktu bersamaan.
• Efisiensi biaya operasional (use cost): Perusahaan bisa memangkas anggaran percetakan dengan digitalisasi bisnis.
• Menyederhanakan arus dokumen (approval workflow): Misalnya sebuah sistem mengirim notifikasi kepada pihak terkait untuk menandatangani suatu dokumen tanpa harus berpindah secara fisik.
• Meminimalisir human error: Fitur koreksi otomatis atau rumus matematika membantu mengurangi kesalahan yang sering terjadi pada pencatatan manual.
• Citra perusahaan ramah lingkungan: Bisa menerapkan konsep paperless office dalam bisnis untuk mengurangi limbah kertas.

Baca Juga: Ubah Arsip Manual Jadi Digital, Penting?

10 Jenis Aplikasi Perkantoran

Setidaknya ada sepuluh jenis aplikasi perkantoran yang bisa Anda gunakan sebagai penunjang workflow harian:

1. Pengolah Kata (Word Processor)

Ini adalah aplikasi pertama yang hampir pasti digunakan semua divisi di setiap kantor. Digunakan untuk menyusun dokumen teks seperti surat resmi, proposal, notulen, atau laporan bulanan. Contoh aplikasi perkantoran pengolah kata yang umum digunakan adalah Microsoft Word, Google Docs, WPS Writer, dan Pages (khusus pengguna Apple).

2. Aplikasi Spreadsheet

Selanjutnya ada aplikasi spreadsheet yang juga digunakan banyak divisi. Misal divisi marketing menghitung anggaran kampanye, finance untuk menganalisa data keuangan, sales untuk menghitung pencapaian bulanan, hingga HR untuk rekap absensi serta perhitungan gaji karyawan. Contoh aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Excel, Google Sheets, WPS Spreadsheet, dan Numbers (khusus pengguna Apple).

3. Aplikasi Presentasi

Setiap periode tertentu (baik mingguan, bulanan, kuartal) kantor pasti akan mengadakan rapat sehingga membutuhkan slide visual interaktif. Tidak terbatas pada internal kantor melainkan jika hendak digunakan untuk rapat dengan klien maupun calon pelanggan. Contoh aplikasi favorit untuk bikin slide ada Microsoft PowerPoint, Canva, dan Google Slides.

4. Aplikasi Pertemuan (Video Conference)

Menghubungkan tim secara virtual untuk bisa melakukan rapat atau koordinasi secara real time tanpa terhambat jarak selama seluruh pihak terhubung internet dan bergabung di tautan yang sama. Untuk online meeting, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, dan Zoho Meeting umum digunakan. Beberapa perusahaan di luar negeri bahkan menggunakan Webex milik Cisco karena kemudahan penggunaan serta AI assistant yang sangat membantu.

5. Pengelolaan Email & Kalender

Anda bisa mencoba Outlook, Gmail, dan Google Calendar untuk komunikasi informal sekaligus mengatur jadwal rapat dan deadline agar manajemen waktu satu tim lebih tertata. Untuk aktivitas email marketing, umumnya menggunakan aplikasi seperti MailChimp dan Moosend agar pengelolaan blast email lebih tertata dan rapih.

6. Pengelolaan Proyek (Project Management)

Aplikasi project management memiliki peran penting sebagai jembatan antar divisi. Membantu memantau progres tugas, pembagian beban kerja, hingga mengatur kolaborasi tim dalam satu dashboard sederhana. Contoh aplikasi perkantoran untuk memantau project adalah Trello, Asana, ClickUp, Jira, atau Notion.

7. Persetujuan Digital

Software atau platform pengelola dokumen secara digital, mulai dari mengirim kontrak, tanda tangan digital, hingga pembubuhan e-Meterai. Melalui platform resmi seperti Mekari Sign, pengurusan suatu dokumen yang perlu persetujuan pihak lain akan lebih praktis.

8. Pengolah Gambar & Desain

Aplikasi seperti Adobe Photoshop, Canva, atau alat desain berbasis web lain umum digunakan untuk kebutuhan visual urusan perkantoran. Misalnya mengecilkan ukuran gambar, membuat infografis hingga aset promosi.

9. Aplikasi HRIS

HRIS atau Human Resources Information System adalah sistem yang digunakan oleh tim HR dalam mengelola data karyawan, menyederhanakan proses administratif, dan mengintegrasikan seluruh operasional karyawan. Salah satu contoh aplikasi HRIS adalah Talenta, onHRD, dan RemoFirst. Contoh penggunaan aplikasi tersebut dari sisi karyawan adalah untuk mengajukan cuti, absen, hingga reimburse secara online.

10. Aplikasi Pembukuan

Aplikasi yang sangat berguna untuk tim Finance di mana berperan penting dalam mencatat, mengelola, dan audit transaksi keuangan secara otomatis, terpusat, dan akurat. Salah satu contoh aplikasi pembukuan yang kerap digunakan adalah Jurnal, BukuWarung, dan Moodah.

Baca Juga: Apa Itu Transformasi Digital dalam Bisnis?

Itulah 10 jenis aplikasi perkantoran beserta contohnya. Penggunaan aplikasi perkantoran yang tepat dapat menjadi kunci sistem kerja yang lebih cepat dan praktis. Produktivitas tim dan bisnis pun juga akan meningkat bila Anda beralih ke konsep paperless dan menjalankan administrasi digital menggunakan aplikasi perkantoran.