Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi: Panduan Lengkap dan Cara Membuatnya

Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya. Salah satu jenisnya adalah tanda tangan elektronik tersertifikasi, yaitu TTE yang menggunakan Sertifikat Elektronik dan diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang diakui Komdigi.

TTE tersertifikasi membantu memverifikasi identitas penandatangan dan menjaga integritas dokumen elektronik melalui mekanisme sertifikasi. Karena itu, TTE tersertifikasi memiliki karakteristik dan kekuatan pembuktian yang berbeda dari TTE tidak tersertifikasi.

Pelajari pengertian, dasar hukum, ciri-ciri, manfaat, perbedaan dengan TTE tidak tersertifikasi, serta cara membuat TTE tersertifikasi di artikel ini.

Apa itu Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi?

Tanda tangan elektronik tersertifikasi menggunakan Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh PSrE yang diakui Komdigi. Sertifikat tersebut membantu memastikan identitas penandatangan serta menjaga integritas dokumen setelah proses penandatanganan.

Dasar Hukum Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi

Penggunaan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi di Indonesia memiliki landasan hukum yang kuat, memberikan kepastian hukum dan perlindungan bagi penggunanya. Berikut adalah peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar hukum TTE Tersertifikasi:

1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024: Undang-undang ini, beserta perubahannya, merupakan payung hukum utama yang mengatur tentang pemanfaatan teknologi informasi, termasuk transaksi elektronik dan tanda tangan elektronik. UU ITE mengakui keabsahan TTE, termasuk TTE Tersertifikasi, dan memberikan definisi serta persyaratan agar TTE memiliki kekuatan hukum.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE): PP PSTE adalah peraturan pelaksana dari UU ITE. Meskipun terbit sebelum perubahan terbaru UU ITE, PP PSTE masih berlaku dan relevan, kecuali jika ada ketentuan yang bertentangan dengan perubahan UU ITE tersebut. PP PSTE mengatur lebih detail tentang penyelenggaraan sistem dan transaksi elektronik, termasuk jenis-jenis TTE, persyaratan penyelenggaraan TTE Tersertifikasi, dan kekuatan pembuktiannya. PP ini menggantikan PP Nomor 82 Tahun 2012, dengan beberapa pembaharuan dan penyempurnaan.

Baca Juga: Apa Itu UU ITE dan Penjelasannya

Bedanya dengan Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi

Perbedaan utama Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi dan TTE tidak tersertifikasi terletak pada keabsahan, keamanan, dan kekuatan pembuktian di mata hukum.

 TTE Tersertifikasi

• Diterbitkan oleh PSrE: TTE Tersertifikasi hanya diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang terakreditasi dan diawasi oleh Komdigi. Ini menjamin bahwa proses penerbitan dan pengelolaan TTE tersebut mengikuti standar keamanan yang ketat.
• Menggunakan Sertifikat Elektronik: TTE Tersertifikasi melekat pada Sertifikat Elektronik, yang berfungsi sebagai identitas digital terenkripsi. Sertifikat ini memastikan keaslian identitas penandatangan dan integritas dokumen (dokumen tidak diubah setelah ditandatangani).
• Kekuatan Hukum Kuat: Karena diterbitkan oleh PSrE yang diakui, TTE Tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah. Ini berarti, jika terjadi sengketa, pembuktian keabsahan TTE Tersertifikasi relatif mudah.
• Contoh: TTE yang Anda peroleh dari PSrE seperti BSrE (BSSN) atau penyedia yang telah bermitra resmi dengan PSrE seperti Mekari Sign.

TTE Tidak Tersertifikasi

• Dibuat Sendiri atau oleh Pihak Tidak Terakreditasi: TTE tidak tersertifikasi bisa dibuat oleh siapa saja, termasuk Anda sendiri, atau oleh penyedia layanan TTE yang tidak terdaftar dan diawasi oleh Komdigi.
• Tidak Ada Sertifikat Elektronik (Umumnya): TTE jenis ini biasanya tidak menggunakan Sertifikat Elektronik atau mekanisme verifikasi identitas yang kuat. Seringkali hanya berupa gambar tanda tangan, tanda tangan di layar sentuh, atau ketikan nama.
• Kekuatan Hukum Lemah: TTE tidak tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang lemah. Jika terjadi sengketa, pihak yang menggunakan TTE tidak tersertifikasi harus membuktikan sendiri keabsahan tanda tangan tersebut, yang prosesnya bisa rumit, lama, dan mahal (seringkali memerlukan uji forensik digital).
• Contoh: Tanda tangan yang Anda buat di aplikasi edit gambar (seperti Photoshop), tanda tangan yang Anda bubuhkan di layar sentuh tanpa melalui aplikasi PSrE, atau sekadar mengetik nama Anda di akhir dokumen, adalah contoh Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi.

Lalu, apakah TTE sah? Kedua jenis tanda tangan elektronik sah menurut UU ITE dan PP PSTE. Namun, kekuatan pembuktiannya berbeda.

“Tanda tangan elektronik yang tersertifikasi statusnya berlaku hampir sama layaknya akta otentik. Sedangkan jika tidak tersertifikasi dalam proses pembuktian membutuhkan uji digital forensik.” – Teguh Arifiyadi, Kasubdit Penyidikan dan Penindakan Kominfo.

“Tanda tangan yang tidak tersetifikasi mempunyai kekuatan pembuktian yang lemah dibandingkan tanda tangan yang tersertifikasi.” – Angel Firstia Kresna, A.Md., S.H., M.Kn. (Hakim Yustisial Biro Hukum dan Humas MA RI).

Baca Juga: Perbedaan Tanda Tangan Elektronik vs Digital

Kelebihan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi

Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi menawarkan sejumlah kelebihan signifikan dibandingkan tanda tangan basah dan TTE tidak tersertifikasi. Kelebihan ini menjadikannya solusi ideal bagi individu, bisnis, maupun instansi pemerintah. Berikut tiga aspek utama keunggulan TTE Tersertifikasi:

1. Legalitas

Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah, sebagaimana diatur dalam UU ITE dan PP PSTE. Diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang diakui Komdigi, TTE Tersertifikasi memenuhi semua persyaratan hukum untuk keabsahan tanda tangan.

Dalam konteks persidangan atau sengketa hukum, TTE Tersertifikasi tidak memerlukan pembuktian tambahan seperti uji forensik digital, memberikan kepastian hukum bagi para pihak yang bertransaksi atau menandatangani dokumen secara elektronik.

2. Keamanan

TTE Tersertifikasi menawarkan keamanan yang unggul. Dengan Sertifikat Elektronik dan teknologi kriptografi, TTE Tersertifikasi mencegah pemalsuan, penyalahgunaan, dan menjamin integritas dokumen. Setiap perubahan pada dokumen atau tanda tangan akan terdeteksi, sehingga mencegah penyangkalan dan memastikan keasliannya.

3. Efisiensi Proses Bisnis

Selain legalitas dan keamanan, Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi juga menawarkan efisiensi yang signifikan dalam berbagai proses bisnis, antara lain:

• Kecepatan: Dokumen dapat ditandatangani dalam hitungan detik, tanpa perlu bertemu fisik. Ini sangat menghemat waktu, terutama jika para pihak berada di lokasi yang berbeda.
• Penghematan Biaya: TTE Tersertifikasi menghilangkan kebutuhan akan kertas, tinta, printer, biaya pengiriman dokumen fisik, dan biaya penyimpanan arsip fisik. Ini dapat menghasilkan penghematan biaya yang substansial, terutama bagi perusahaan dengan volume transaksi yang tinggi.
• Kemudahan Pengelolaan Dokumen: Dokumen elektronik yang ditandatangani dengan TTE Tersertifikasi lebih mudah dikelola, dicari, dan diarsipkan. Tidak perlu lagi ruang penyimpanan fisik yang besar.
• Otomatisasi Alur Kerja: TTE Tersertifikasi dapat diintegrasikan dengan sistem workflow digital, sehingga proses bisnis menjadi lebih otomatis dan efisien. Misalnya, persetujuan berjenjang dapat dilakukan secara online tanpa perlu mencetak dan memindai dokumen berulang kali.
• Ramah Lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas berarti berkontribusi pada kelestarian lingkungan.

Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi

Berikut adalah langkah-langkah mudah untuk mendapatkan Tanda Tangan Elektronik (TTE) Tersertifikasi:

1. Pilih Layanan TTE Resmi

Langkah pertama adalah memastikan layanan yang digunakan terhubung dengan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang terdaftar di Komdigi. Setelah memilih layanan yang sesuai, Anda dapat mengikuti proses pendaftaran dan verifikasi identitas untuk mendapatkan TTE tersertifikasi, seperti layanan TTE tersertifikasi Mekari Sign.

2. Daftar dan Buat Akun

Kunjungi situs web PSrE pilihan Anda dan lakukan pendaftaran. Biasanya, Anda akan diminta untuk melakukan e-KYC atau mengisi formulir online dengan data diri yang lengkap dan benar, seperti nama lengkap, NIK (Nomor Induk Kependudukan), alamat email, dan nomor telepon. Siapkan juga scan KTP atau dokumen identitas resmi lainnya, karena kemungkinan besar akan diminta untuk diunggah.

3. Verifikasi Identitas

Setelah mendaftar, Anda harus melalui proses verifikasi identitas. Ini adalah langkah penting untuk memastikan bahwa Andalah yang mengajukan permohonan TTE. Metode verifikasi bisa berbeda-beda antar PSrE, tetapi umumnya melibatkan verifikasi online (pencocokan data dengan Dukcapil, video call, atau selfie dengan KTP). Pastikan Anda mengikuti instruksi dari PSrE dengan cermat.

4. Dapatkan Sertifikat Elektronik

Jika verifikasi berhasil, PSrE akan menerbitkan Sertifikat Elektronik untuk Anda. Sertifikat ini bisa berupa file digital yang perlu Anda simpan dengan aman, token fisik, atau tersimpan di cloud yang terhubung dengan akun Anda.

Ingat! Jangan pernah membagikan file, PIN, atau password Sertifikat Elektronik Anda kepada siapa pun.

5. Mulai Menggunakan TTE Tersertifikasi

Anda kini siap menggunakan TTE Tersertifikasi. Gunakan platform atau aplikasi yang disediakan oleh PSrE Anda, atau aplikasi lain yang terintegrasi (seperti Microsoft Word atau Adobe Acrobat) untuk menandatangani dokumen secara digital.

Itu dia penjelasan mengenai Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi, mulai dari pengertian hingga cara membuatnya. Dengan TTE Tersertifikasi, Anda tidak hanya mendapatkan jaminan keamanan dan keabsahan dokumen, tetapi juga meningkatkan efisiensi proses bisnis Anda secara signifikan. Bayangkan, tidak perlu lagi meeting hanya untuk tanda tangan, tidak perlu lagi biaya kurir untuk mengirim dokumen, dan tidak perlu lagi tumpukan kertas yang memakan tempat.

Jika Anda ingin merasakan efisiensi ini, Mekari Sign menawarkan solusi TTE Tersertifikasi yang terintegrasi dengan berbagai platform bisnis. Dengan Mekari Sign, Anda bisa mengelola, menandatangani, dan mengirim dokumen secara digital dengan mudah dan aman, langsung dari satu aplikasi.

Buat Tanda Tangan Elektronik (TTE) Tersertifikasi sekarang!

Dapatkan Penawaran

Referensi:

• Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024.
• Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
• “Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi”.
• Hukum Online. “Tanda Tangan Elektronik: Keabsahan dan Pembuktiannya di Hadapan Pengadilan”.
• Mahkamah Agung Republik Indonesia. “Legalitas Tanda Tangan Elektronik Pejabat Dalam Rangka Mendukung e-Government”.