- Paperless office adalah konsep yang menyederhanakan workflow, dengan mewujudkan lingkungan kerja yang minim penggunaan kertas dan mengubah operasional lama ke sistem digital untuk efisiensi pekerjaan
- Konsep ini membangun citra bisnis hijau, tetapi Anda perlu menjadi tech savvy
- Penggunaan tanda tangan elektronik, digital filing, manajemen digital, serta e-Learning dalam perusahaan adalah beberapa contoh paperless office
- Identifikasi tools yang akan Anda gunakan serta mulai transformasi dari divisi yang paling membutuhkan terlebih dulu
Di tengah persaingan bisnis yang serba cepat, kegiatan operasional manual yang mengandalkan kertas sering menjadi penghambat utama. Bukan hanya soal bisnis hijau, ini adalah bagaimana bisnis Anda diolah lebih cerdas dengan biaya operasional lebih rendah dan waktu lebih singkat. Artikel ini akan memandu Anda memahami apa itu paperless office dan cara menerapkannya.
Apa Itu Paperless Office?
Paperless office adalah konsep lingkungan kerja yang mengurangi penggunaan kertas dan mengalihkan operasional ke sistem digital. Mirip dengan konsep paperless pada umumnya, kantor paperless ini dilakukan untuk meningkatkan keamanan, efisiensi, dan produktivitas sambil menghemat sumber daya perusahaan.
Kantor yang menerapkan konsep ini bukan tidak menggunakan kertas sama sekali, melainkan lebih mengutamakan pemanfaatan teknologi dengan output elektronik, digital, atau non cetak untuk setiap kegiatan administratifnya.
Paperless office bukan sekadar tren ramah lingkungan, melainkan solusi mempermudah workflow yang rumit. Singkatnya, konsep paperless office akan mengubah proses cetak-kirim-pindai-filing menjadi buat-kirim-filing, sehingga kegiatan bisnis lebih sederhana.
Paperless Office: Untung atau Buntung?
Dengan beralih ke sistem digital untuk operasional bisnis sering dianggap sebagai keborosan, misalnya budget bisnis meningkat. Namun, ada juga bayangan tentang efisiensi yang tinggi.
Jadi, apakah paperless office menguntungkan atau merugikan? Berikut perbandingan antara keuntungan dan risiko yang mungkin dihadapi kantor paperless:
| Aspek | Keuntungan | Kerugian |
| Workflow | Lebih mudah, cepat, dan sederhana | Perlu penyesuaian budaya kerja, sehingga butuh platform yang user-friendly |
| Biaya | Hemat biaya operasional (misalnya untuk kertas, tinta, hingga gudang fisik) | Butuh investasi di awal untuk sistem/software |
| Keamanan | Software atau platform resmi memiliki legalitas terjamin | Adanya risiko cyber crime jika menggunakan tools bajakan (tidak resmi) |
| Lingkungan | Membangun citra bisnis eco-friendly | Bergantung penuh pada perangkat elektronik, meningkatkan konsumsi daya listrik |
| Integrasi AI | Dokumen digital bisa langsung diolah oleh AI untuk analisis data otomatis | Perlu pemahaman sistem digital atau menjadi tech savvy |
5 Contoh Paperless Office
Paperless office merupakan salah satu bagian dari peralihan digitalisasi bisnis. Berikut contoh penerapan kantor paperless yang bisa memaksimalkan pekerjaan Anda dalam waktu sesingkat mungkin.
1. Penandatanganan Elektronik
Menggunakan tanda tangan digital atau tanda tangan QR yang sah secara hukum hingga e-Meterai resmi untuk menyetujui dokumen penting agar lebih praktis, Anda bisa segera mengirim dokumen tersebut tanpa perlu cetak dan pindai terlebih dulu.
2. Digital Filing
Kantor dengan prinsip paperless cenderung akan mengganti arsip fisik menjadi arsip digital, salah satunya menyimpan dokumen di cloud atau Document Management System (DMS). Sistem digital ini akan membuat dokumen lebih aman sekaligus memudahkan pencarian data.
3. Manajemen SDM Digital
Kepengurusan karyawan akan lebih sederhana dengan transformasi workflow melalui slip gaji digital, pengajuan cuti atau absen online, serta sistem rekrutmen ATS dari tim HRD.
4. E-Learning dan Pelatihan Digital
Mengganti buku panduan fisik dengan Learning Management System (LMS) atau dokumen PDF untuk materi pelatihan terkait perusahaan kepada karyawan. Konsep ini bisa memastikan materi selalu up-to-date dan hemat biaya cetak.
5. Dokumen Elektronik
Menulis & membagikan notulen rapat dalam bentuk PDF serta laporan berbasis spreadsheet atau dashboard interaktif akan memudahkan pekerjaan karena isi dokumen bisa diedit bersamaan secara real time.
Tips Menerapkan Paperless Office
Selain contoh penerapan di atas, ada beberapa tips praktis untuk Anda dalam menerapkan konsep paperless office ini agar transisi kerja tim lebih mudah dan sederhana.
- Identifikasi departemen/divisi yang paling “boros” kertas atau memiliki alur kerja yang lambat untuk memulai transformasi lebih awal.
- Gunakan penyimpanan berbasis cloud yang terpusat dan teratur. Buat struktur folder yang jelas dan sistem penamaan file yang konsisten.
- Latih tim cara menggunakan tools atau software digital baru agar mereka bisa memanfaatkannya dengan baik.
- Anda masih boleh menggunakan kertas, tapi tetapkan aturan, misalnya cetak jika dokumen benar-benar diperlukan.
- Tetap perhatikan efisiensi, biaya, dan manfaat dari tools yang akan Anda gunakan.
- Gunakan platform pengelola dokumen digital resmi seperti Mekari Sign agar legalitas dokumen tetap terjamin.
Baca Juga: Manfaat Administrasi Digital untuk Perusahaan
Pada intinya, menjalankan konsep paperless office bukan sekadar meminimalisir penggunaan kertas, melainkan membangun sistem kerja yang lebih efisien dan aman. Setelah memahami pengertian, manfaat, serta menerapkan konsep ini, perusahaan Anda punya kesempatan lebih baik untuk berkembang di era digital.
Sebagai langkah awal memulai kantor tanpa kertas, Anda bisa menggunakan Mekari Sign. Mekari Sign menyediakan solusi digitalisasi dokumen melalui fitur tanda tangan digital yang legal, e-Meterai, hingga sistem manajemen kontrak yang terintegrasi secara praktis. Temukan berbagai wawasan serta tips menarik lainnya mengenai inovasi teknologi hanya di blog Mekari Sign.
Wujudkan paperless office Anda melalui Mekari Sign!
