Apa Itu e-Meterai dan Cara Mudah Mendapatkannya

Meterai kini hadir dalam bentuk digital, yang dikenal sebagai e-Meterai atau meterai elektronik. Bukan sekadar gambar meterai yang ditempel di dokumen, e-Meterai adalah sebuah sistem yang dirancang khusus untuk memberikan legalitas pada dokumen elektronik Anda.

Namun, apa sebenarnya yang membuat e-Meterai ini berbeda dari meterai tempel? Bagaimana cara kerjanya? Apakah e-Meterai sama kuatnya di mata hukum? Dan yang terpenting, bagaimana cara Anda sebagai individu atau pelaku bisnis bisa mulai menggunakan e-Meterai? Mari simak pembahasannya di artikel ini!

Apa itu e-Meterai?

Menurut PMK Nomor 78 Tahun 2024, e-Meterai adalah label elektronik yang digunakan untuk membayar bea meterai atas dokumen digital. Pembubuhan e-Meterai dilakukan secara online melalui sistem yang dikelola oleh distributor resmi, bukan dengan cara menempelkannya pada dokumen fisik.

Dengan demikian, penggunaan e-Meterai ini sah secara hukum berdasarkan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai, dan dokumen elektronik yang telah dibubuhi e-Meterai memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen fisik bermeterai tempel.

Selain itu, e-Meterai juga merupakan bagian dari upaya pemerintah untuk mengoptimalkan administrasi perpajakan, seperti yang dinyatakan dalam Siaran Pers PERURI No. 35/PR-PERURI/XII/2021:

Keberadaan meterai elektronik juga sebagai salah satu langkah optimalisasi yang dilakukan oleh pemerintah terkait administrasi perpajakan untuk meningkatkan pendapatan negara melalui pengenaan bea meterai secara lebih transparan, paperless, dan sesuai dengan perkembangan teknologi serta kelaziman internasional.”

Sejalan dengan semangat optimalisasi dan kemudahan tersebut, e-Meterai kini bisa didapatkan dengan sangat praktis. Anda tidak perlu lagi repot mencari dan membeli meterai tempel secara fisik, cukup beberapa klik melalui website atau aplikasi penyedia resmi, e-Meterai sudah bisa Anda gunakan.

Baca Juga: Cara Mudah Membeli dan Membubuhkan e-Meterai Resmi PERURI

Perbedaan e-Meterai dan Meterai Tempel

Meskipun fungsinya sama, e-Meterai dan meterai tempel punya banyak perbedaan:

Perbedaan utama antara e-Meterai dan meterai tempel terletak pada bentuk, cara penggunaan, cara pembelian, cara pembubuhan, dan tingkat keamanannya. e-Meterai berbentuk kode unik digital yang dibubuhkan secara online pada dokumen elektronik, dan dapat dibeli melalui website atau aplikasi penyedia e-Meterai resmi, seperti PERURI dan Mekari Sign. Sedangkan, meterai tempel berbentuk fisik yang ditempel manual dan dibeli secara offline.

Dari segi keamanan, e-Meterai jauh lebih unggul karena dilindungi teknologi enkripsi (X.509 SHA 512) dan memiliki kode unik, sehingga sangat sulit dipalsukan dan setiap perubahan pada dokumen akan terdeteksi. Meterai tempel, di sisi lain, lebih rentan terhadap kerusakan, kehilangan, dan pemalsuan.

Baca Juga: Cara Cek Keaslian e-Meterai

Dasar Hukum e-Meterai

Penggunaan e-Meterai di Indonesia memiliki landasan hukum yang kuat, yang memastikan keabsahannya dan memberikan kepastian hukum bagi para penggunanya. Berikut adalah peraturan perundang-undangan utama yang menjadi dasar hukum e-Meterai, beserta penjelasannya:

1. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai (UU Bea Meterai): UU Bea Meterai adalah dasar hukum utama yang menetapkan bahwa dokumen, termasuk dokumen elektronik, dikenai bea meterai. Undang-undang ini secara resmi memperkenalkan e-Meterai sebagai salah satu cara sah untuk membayar bea meterai atas dokumen elektronik, sejajar dengan meterai tempel untuk dokumen fisik.
2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor  1 Tahun 2024: UU ITE memberikan pengakuan hukum terhadap dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik. Kedudukan dokumen elektronik disamakan dengan dokumen kertas, selama memenuhi persyaratan tertentu. Pasal 5 ayat (1) UU ITE menyatakan:

Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.”

Lebih lanjut, dalam siaran persnya, PERURI menjelaskan:

Hal tersebut (keabsahan dokumen elektronik) membuat perlunya equal treatment antara dokumen kertas dengan elektronik, serta menjelaskan bahwa e-meterai memiliki fungsi yang sama kuatnya dengan meterai tempel yang digunakan pada dokumen elektronik sebagai alat bukti di pengadilan.” (Siaran Pers PERURI No. 22/PR-PERURI/VIII/2023)

1. Peraturan Pemerintah Nomor 86 Tahun 2021 tentang Pengadaan, Pengelolaan, dan Penjualan Meterai (PP 86/2021): PP 86/2021 adalah aturan pelaksana dari UU Bea Meterai yang mengatur bagaimana meterai, termasuk e-Meterai, diadakan oleh pemerintah, dikelola, dan didistribusikan kepada masyarakat. PP ini juga menjelaskan mekanisme penunjukan distributor resmi e-Meterai.
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 78 Tahun 2024 tentang Ketentuan Pelaksanaan Bea Meterai: Peraturan Menteri Keuangan (PMK) terbaru ini mengatur secara lengkap pelaksanaan bea meterai, termasuk e-Meterai, dari pengadaan hingga pemungutan.

Dokumen yang Menggunakan e-Meterai

Tidak semua dokumen elektronik wajib dibubuhi e-Meterai. Hanya dokumen-dokumen yang dikenai bea meterai berdasarkan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai yang memerlukan e-Meterai jika dokumen tersebut berbentuk elektronik.

Contoh dokumen yang dibubuhi e-Meterai.

Berikut adalah jenis-jenis dokumen yang umumnya memerlukan e-Meterai, beserta penjelasan dan contohnya:

1. Surat Perjanjian dan Surat Lainnya yang Bersifat Perdata

Ini adalah kategori surat yang paling luas. Intinya, semua jenis perjanjian atau kesepakatan tertulis antara dua pihak atau lebih, yang mengatur tentang hak dan kewajiban perdata, berpotensi dikenai bea meterai (dan memerlukan e-Meterai jika berbentuk elektronik).

Contoh:

• Surat pernyataan
• Surat kuasa
• Kontrak kerja
• Perjanjian sewaMenyewa (rumah, apartemen, kendaraan, ruko, dll.)
• Perjanjian jual beli (kendaraan, tanah, bangunan, barang berharga lainnya – yang tidak diaktakan notaris/PPAT)
• Perjanjian kerjasama bisnis
• Perjanjian utang-piutang (pinjaman uang, perjanjian kredit, dll.)
• Perjanjian kerahasiaan (Non-Disclosure Agreement/NDA)
• Memorandum of Understanding (MoU)
• Dan perjanjian-perjanjian lainnya

2. Akta Notaris dan Akta Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) Beserta Salinan dan Kutipannya

Dokumen yang dibuat oleh notaris atau PPAT selalu dikenai bea meterai, termasuk salinan dan kutipannya. Ini karena akta-akta tersebut memiliki kekuatan hukum yang sangat kuat sebagai alat bukti.

Contoh Akta Notaris:

• Akta Pendirian PT, Yayasan, Perkumpulan, dll.
• Akta Perubahan Anggaran Dasar
• Akta Jual Beli Saham
• Akta Wasiat
• Akta Perjanjian Pra-Nikah
• Dan akta-akta notaris lainnya

Contoh Akta PPAT:

• Akta Jual Beli Tanah dan/atau Bangunan
• Akta Hibah Tanah dan/atau Bangunan
• Akta Tukar Menukar Tanah dan/atau Bangunan
• Akta Pembagian Hak Bersama
• Dan akta-akta PPAT lainnya

Baca Juga: Apa Itu Akta Notaris dan PPAT

3. Surat Berharga dan Dokumen Transaksinya

Bagian ini mencakup surat berharga dan dokumen transaksinya, keduanya dikenai bea meterai. Surat berharga mewakili hak tagih/kepemilikan, sedangkan dokumen transaksi adalah bukti tertulis jual beli atau pengalihannya.

Perlu diingat, aturan bea meterai, khususnya terkait nilai nominal, dapat berbeda antara surat berharga itu sendiri dan dokumen transaksinya.

Contoh surat berharga:

• Cek dan Bilyet Giro
• Obligasi
• Surat Utang
• Surat Berharga Lainnya (periksa aturan khusus untuk setiap jenis)

Contoh dokumen transaksi surat berharga:

• Kuitansi Pembayaran Obligasi
• Surat Perintah Pemindahbukuan Saham
• Kontrak Berjangka (Futures Contract)
• Dokumen transaksi lainnya

4. Dokumen Lelang

Dokumen lelang adalah dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses lelang, baik lelang yang dilakukan oleh instansi pemerintah (misalnya, Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang/KPKNL) maupun lelang yang dilakukan oleh pihak swasta. Dokumen-dokumen ini mencatat dan mengesahkan proses dan hasil lelang, dan oleh karena itu dikenai bea meterai.

Contoh:

• Akta lelang
• Risalah lelang
• Berita acara lelang

5. Dokumen yang Menyatakan Jumlah Uang (di Atas Rp5.000.000)

Dokumen yang secara eksplisit menyatakan penerimaan uang atau pengakuan utang, jika nilai nominalnya lebih dari Rp5.000.000.

Contoh:

• Kuitansi
• Surat pernyataan penerimaan uang
• Bukti transaksi pembayaran lainnya

Keuntungan e-Meterai

Beralih ke e-Meterai bukan hanya tentang mengikuti tren, tetapi juga tentang mendapatkan manfaat nyata dalam pengelolaan dokumen elektronik Anda. Berikut adalah beberapa keuntungan utama e-Meterai dibandingkan meterai tempel:

1. Legalitas dan Keamanan Terjamin

e-Meterai memiliki kekuatan hukum yang sama dengan meterai tempel, karena diatur dalam undang-undang dan peraturan pemerintah. Lebih dari itu, e-Meterai lebih aman karena menggunakan teknologi digital signature (X.509 SHA 512), memiliki kode unik, dan dilengkapi tiga fitur keamanan tambahan (overt, covert, forensic) yang membuatnya sangat sulit dipalsukan. Setiap perubahan pada dokumen setelah dibubuhi e-Meterai akan terdeteksi.

e-Meterai memiliki fitur-fitur keamanan yang terdiri dari 3 level yaitu overt, covert dan forensic. Overt merupakan fitur keamanan yang dapat langsung diidentifikasi menggunakan mata telanjang… Covert merupakan fitur sekuriti yang pengecekannya harus menggunakan alat bantu… Sedangkan Forensic merupakan fitur keamanan yang hanya dapat dilakukan oleh PERURI…” – Shitta Marsella, Head of Digital Channel Department PERURI (Siaran Pers PERURI, Diskusi Reboan ke-37 PTUN Bandung).

2. Kemudahan dan Kepraktisan

e-Meterai menawarkan kemudahan dalam setiap langkah. Anda dapat membeli e-Meterai secara online kapan saja dan di mana saja, tanpa perlu pergi ke toko fisik. Proses pembubuhan pun sangat praktis: cukup unggah dokumen ke platform yang disediakan, atur posisi e-Meterai, dan masukkan PIN/password. Tidak perlu lagi menempel meterai secara manual.

3. Efisiensi Biaya (Terutama untuk Skala Besar)

Bagi perusahaan atau individu yang sering menggunakan dokumen bermeterai, e-Meterai dapat menghemat biaya operasional secara signifikan. Tidak ada lagi biaya cetak dokumen, biaya pengiriman dokumen fisik, biaya penyimpanan arsip fisik, dan biaya pembelian meterai tempel secara fisik.

4. Mendukung Paperless Office dan Ramah Lingkungan

Dengan e-Meterai, Anda tidak perlu lagi mencetak dokumen hanya untuk menempel meterai. Ini berarti lebih sedikit penggunaan kertas, lebih sedikit penebangan pohon, dan lebih sedikit sampah. Hal ini mendukung konsep paperless office yang lebih modern, efisien, dan tentunya, lebih ramah lingkungan.

5. Meminimalkan Risiko Kerusakan dan Kehilangan

Karena berbentuk digital, e-Meterai tidak rentan terhadap kerusakan fisik seperti sobek, basah, pudar, atau terlepas, yang sering terjadi pada meterai tempel. Risiko kehilangan e-Meterai juga jauh lebih kecil dibandingkan meterai tempel, selama Anda menjaga kerahasiaan akun dan kode unik e-Meterai Anda.

6. Memudahkan Pembuktian (dengan Timestamp)

e-Meterai secara otomatis mencatat waktu pembubuhan (timestamp) pada dokumen. Ini memberikan bukti yang lebih kuat dan akurat mengenai kapan dokumen tersebut dibubuhi meterai, yang sangat penting dalam konteks hukum atau jika terjadi sengketa.

Tips Menggunakan e-Meterai

Agar penggunaan e-Meterai Anda lancar, aman, dan sah secara hukum, perhatikan beberapa tips penting berikut ini:

1. Jangan Gunakan e-Meterai Lebih dari Sekali

Setiap e-Meterai memiliki kode unik yang hanya berlaku untuk satu kali pembubuhan pada satu dokumen elektronik. Menggunakan e-Meterai yang sama pada dokumen yang berbeda, atau menggunakannya berulang kali pada dokumen yang sama, adalah tindakan ilegal. e-Meterai yang sudah digunakan tidak bisa digunakan lagi.

2. Pastikan Isi Dokumen Sudah Benar Sebelum Membubuhkan e-Meterai

Setelah e-Meterai dibubuhkan, dokumen elektronik tersebut tidak bisa diubah atau diedit lagi. Perubahan sekecil apapun akan membuat e-Meterai menjadi tidak valid. Oleh karena itu, sebelum membubuhkan e-Meterai, pastikan:

• Semua informasi sudah benar dan lengkap.
• Tidak ada kesalahan ketik.
• Semua pihak sudah setuju dengan isi dokumen.
• Dokumen sudah ditandatangani secara elektronik (jika perlu) sebelum dibubuhi e-Meterai.

3. Penanganan Jika Pembubuhan e-Meterai Gagal

Jika pembubuhan e-Meterai gagal (misalnya karena koneksi internet terputus atau error sistem):

• Coba Lagi: Tunggu beberapa saat, lalu coba lagi.
• Periksa Koneksi: Pastikan internet Anda stabil.
• Baca Petunjuk: Periksa petunjuk dari distributor atau penyedia e-Meterai resmi.
• Hubungi Customer Service: Jika masalah berlanjut, hubungi customer service distributor.
• Jangan Gunakan Kode yang Sama: Jangan gunakan kode e-Meterai yang sama pada dokumen lain karena e-Meterai hanya bisa digunakan satu kali.

4. Pahami Penggunaan e-Meterai dan Tanda Tangan

• e-Meterai dan Dokumen Fisik: e-Meterai hanya untuk dokumen elektronik. Jika dokumen tersebut dicetak, e-Meterai tidak berlaku. Dokumen cetak harus menggunakan meterai tempel (jika perlu) dan tanda tangan basah.
• e-Meterai dan Tanda Tangan Digital: Jika dokumen elektronik memerlukan tanda tangan, gunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi. e-Meterai dan tanda tangan elektronik tersertifikasi bisa digunakan bersamaan pada dokumen elektronik.

5. Satu e-Meterai untuk Satu Dokumen

Sesuai aturan bea meterai, satu dokumen umumnya hanya memerlukan satu e-Meterai(Rp10.000) sebagai bukti pembayaran pajak. Menempelkan lebih dari satu e-Meterai pada satu dokumen memang tidak dilarang, tetapi tidak perlu dan tidak efisien, kecuali ada ketentuan khusus. Perlu diingat, e-Meterai berfungsi sebagai bukti pembayaran pajak, bukan untuk mengesahkan tanda tangan pada dokumen.

6. Jangan Menggabungkan File PDF yang Sudah Ada e-Meterainya

Menggabungkan file PDF yang sudah dibubuhi e-Meterai berisiko merusak integritas dokumen dan membatalkan keabsahan e-Meterai. Selalu gabungkan file PDF sebelum membubuhkan e-Meterai.

7. Gunakan Akun e-Meterai Pribadi

Akun e-Meterai Anda terhubung dengan identitas pribadi atau badan usaha Anda. Jangan gunakan satu akun e-Meterai untuk beberapa orang atau badan usaha. Ini untuk menghindari masalah legalitas dan pembuktian di kemudian hari. Setiap orang atau badan usaha sebaiknya memiliki akun e-Meterai sendiri.

Baca Juga: Apa Itu Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi dan Dasar Hukumnya

Itu dia pembahasan lengkap tentang apa itu e-Meterai, dari pengertian hingga tips penggunaannya. Bagi bisnis, e-Meterai bukan hanya sekadar pengganti meterai tempel, melainkan sebuah strategic enabler untuk meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat proses transaksi, dan memperkuat keamanan dokumen. Dengan beralih ke e-Meterai, perusahaan dapat menghemat biaya pengelolaan dokumen fisik, mengurangi risiko pemalsuan, dan mendukung inisiatif go green.

Penerapan e-Meterai juga menunjukkan komitmen perusahaan terhadap transformasi digital dan kepatuhan terhadap regulasi. Integrasi e-Meterai ke dalam alur kerja bisnis, terutama yang melibatkan banyak dokumen dan tanda tangan elektronik, menjadi semakin krusial. Untuk itu, pilihlah solusi yang andal dan terpercaya.

Jika perusahaan Anda ingin beralih ke e-Meterai dan mencari solusi yang terintegrasi dengan tanda tangan digital, Mekari Sign, sebagai penyedia resmi e-Meterai PERURI, siap membantu Anda. Kunjungi situs web Mekari Sign untuk informasi lebih lanjut.

Bubuhkan e-Meterai sekarang!

Beli e-Meterai!

Untuk pembahasan lebih lengkap mengenai apa itu e-Meterai, Anda bisa menonton video di bawah ini:

Referensi:

• Undang-undang (UU) Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai.
• Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
• Undang-undang (UU) Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
• Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 86 Tahun 2021 tentang Pengadaan, Pengelolaan, dan Penjualan Meterai.
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 134/PMK.03/2021
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 151/PMK.03/2021
• Siaran Pers Nomor: 22/PR-PERURI/VIII/2023. “e-Meterai, Pajak Dokumen Elektronik”.