10 Keuntungan Tanda Tangan Digital untuk Bisnis

Keraguan mengenai kekuatan hukum masih membuat sebagian pemilik bisnis bertahan dengan tanda tangan basah. Padahal, proses manual juga memiliki tantangan, mulai dari dokumen yang terlambat dikirim hingga risiko tanda tangan dipindai dan ditempelkan pada dokumen lain.

Perusahaan dapat mempertimbangkan tanda tangan digital untuk menyederhanakan proses persetujuan sekaligus mendukung verifikasi dokumen. Sebelum menentukan layanan yang digunakan, pahami 10 keuntungan tanda tangan digital berikut beserta hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penerapannya.

1. Mempercepat Proses Kesepakatan Bisnis

Proses penandatanganan manual melibatkan sejumlah tahapan, seperti mencetak dokumen, meminta tanda tangan, mengirimkan dokumen kepada pihak lain, lalu menunggu dokumen kembali. Jika para pihak berada di kota berbeda, pengiriman fisik dapat menambah waktu penyelesaian.

Dengan tanda tangan digital, dokumen dapat dikirimkan melalui platform elektronik untuk ditandatangani dari lokasi masing-masing. Tim Sales, misalnya, dapat meminta persetujuan kontrak tanpa menunggu dokumen fisik tiba, sedangkan tim Finance dapat segera memproses invoice setelah persyaratan persetujuannya terpenuhi.

Kecepatan penyelesaian tetap bergantung pada respons para penanda tangan dan alur persetujuan perusahaan. Namun, perusahaan dapat mengurangi waktu yang sebelumnya habis untuk pencetakan dan pengiriman dokumen.

2. Menghemat Biaya Operasional

Proses dokumen fisik membutuhkan biaya kertas, tinta printer, map, amplop, pencetakan, dan pengiriman. Pengeluaran tersebut dapat bertambah ketika perusahaan perlu mengirim banyak kontrak atau mengelola dokumen lintas kota.

Penandatanganan digital mengurangi ketergantungan pada proses tersebut. Perusahaan juga dapat mengurangi kebutuhan penyimpanan fisik ketika dokumen dialihkan ke sistem arsip digital yang tertata.

Penghematan aktual bergantung pada volume dokumen, biaya pengiriman, harga layanan digital, serta proses yang berhasil dialihkan. Perusahaan sebaiknya membandingkan total biaya sebelum dan sesudah digitalisasi untuk menilai dampaknya terhadap anggaran.

Pengelolaan dokumen digital dapat menjadi bagian dari upaya membangun sistem kerja paperless yang lebih efisien.

3. Memiliki Kekuatan Hukum Jika Memenuhi Persyaratan

Keabsahan menjadi salah satu pertimbangan utama sebelum perusahaan beralih ke tanda tangan digital. Di Indonesia, Pasal 11 Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) mengatur bahwa tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

Persyaratan tersebut antara lain mencakup keterkaitan data pembuatan tanda tangan dengan penanda tangan, penguasaan data saat penandatanganan, kemampuan mendeteksi perubahan, identifikasi penanda tangan, serta mekanisme untuk menunjukkan persetujuan. Karena itu, tidak semua tanda tangan elektronik otomatis memenuhi persyaratan hukum hanya karena berbentuk digital.

Tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dapat membantu proses identifikasi dan verifikasi sesuai layanan yang digunakan. Meski demikian, penilaian keabsahan dokumen tetap perlu memperhatikan jenis transaksi, ketentuan yang berlaku, dan bukti terkait.

Pelajari ketentuannya lebih lanjut dalam panduan legalitas tanda tangan elektronik di Indonesia dan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

4. Membantu Mendeteksi Perubahan dan Pemalsuan Dokumen

Tanda tangan basah dapat ditiru atau dipindai untuk ditempelkan pada dokumen lain. Pemeriksaan visual saja belum tentu cukup untuk memastikan apakah tanda tangan tersebut benar-benar diberikan oleh orang yang bersangkutan.

Tanda tangan digital berbasis kriptografi memiliki mekanisme verifikasi yang menghubungkan tanda tangan dengan data dokumen. Jika isi dokumen berubah setelah ditandatangani, pemeriksaan dapat menunjukkan bahwa tanda tangan tidak lagi valid untuk versi dokumen tersebut.

Mekanisme ini membantu perusahaan memeriksa integritas dokumen dan mengurangi risiko pemalsuan. Namun, hasilnya tetap bergantung pada teknologi yang digunakan, status sertifikat, dan proses validasi yang dilakukan penerima.

Untuk memastikan dokumen yang diterima dapat diverifikasi, perusahaan perlu memahami cara mengecek keaslian tanda tangan elektronik tersertifikasi. Penggunaan tanda tangan digital juga perlu dilengkapi prosedur untuk mengonfirmasi instruksi transaksi yang tidak biasa.

5. Menyediakan Jejak Audit untuk Penelusuran Dokumen

Ketika terjadi sengketa atau audit internal, perusahaan perlu menelusuri proses persetujuan yang berlangsung. Platform tanda tangan elektronik tertentu menyediakan audit trail atau rekam aktivitas yang mencatat informasi proses penandatanganan.

Informasi yang tersedia dapat mencakup identitas pengguna, waktu aktivitas, dan status penandatanganan, bergantung pada fitur platform yang digunakan. Catatan ini membantu tim Legal, Finance, dan auditor meninjau urutan proses serta mengumpulkan bukti yang relevan.

Audit trail bukan jaminan bahwa setiap sengketa dapat diselesaikan secara otomatis. Perusahaan tetap perlu memastikan catatan aktivitas tersedia, dapat diakses oleh pihak berwenang, dan disimpan sesuai kebijakan pengelolaan dokumen.

Pelajari fungsi dan penerapannya dalam artikel apa itu audit trail.

6. Memungkinkan Penandatanganan dari Berbagai Lokasi

Perusahaan dengan tim yang tersebar di beberapa kantor, kota, atau negara dapat menghadapi kendala ketika dokumen harus ditandatangani secara fisik. Proses tersebut dapat menunda persetujuan, terutama ketika salah satu pihak sedang melakukan perjalanan dinas.

Melalui tanda tangan digital, pihak terkait dapat menandatangani dokumen melalui perangkat yang didukung layanan tanpa harus bertemu di lokasi yang sama. Tim HR juga dapat mengirim dokumen administrasi kepada karyawan jarak jauh, sedangkan pimpinan dapat meninjau dan menandatangani dokumen saat berada di luar kantor.

Kemudahan akses ini membantu mendukung kerja hibrida dan kolaborasi lintas lokasi. Perusahaan tetap perlu menerapkan kontrol akses, autentikasi pengguna, serta kebijakan keamanan perangkat untuk melindungi dokumen bisnis.

7. Mengurangi Penggunaan Kertas dan Mendukung Inisiatif Lingkungan

Peralihan ke penandatanganan digital dapat mengurangi kebutuhan mencetak dan mengirim dokumen fisik. Dampaknya terasa pada proses administrasi yang rutin, seperti kontrak kerja, surat persetujuan, dokumen pengadaan, dan perjanjian dengan vendor.

Pengurangan penggunaan kertas juga dapat mendukung inisiatif keberlanjutan perusahaan. Namun, dampak lingkungan secara keseluruhan tetap dipengaruhi oleh faktor lain, termasuk penggunaan perangkat, infrastruktur digital, dan kebijakan pengelolaan dokumen perusahaan.

Perusahaan yang ingin mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dapat mempelajari penerapan paperless office dalam operasional bisnis.

8. Memperlancar Alur Persetujuan dan Mengurangi Bottleneck

Dalam proses bisnis, dokumen sering kali membutuhkan persetujuan dari beberapa pihak sebelum dapat ditandatangani. Jika urutan persetujuan tidak jelas, dokumen berisiko tertahan di satu tahap karena penanggung jawab berikutnya belum menerima atau meninjau dokumen.

Ketika tanda tangan digital digunakan bersama platform yang mendukung alur persetujuan, perusahaan dapat mengatur tahapan dan pihak yang perlu meninjau dokumen. Tim juga lebih mudah mengetahui status persetujuan dan menindaklanjuti proses yang belum selesai, sesuai fitur yang tersedia. Pengaturan tersebut membantu mengurangi pekerjaan administratif untuk mengejar persetujuan secara manual.

Baca juga: document approval workflow dan manajemen approval dalam bisnis.

9. Memudahkan Pencarian dan Pengelolaan Arsip Dokumen

Menyimpan dokumen digital saja belum tentu membuat administrasi lebih efisien jika file tersebar di berbagai folder, email, dan perangkat karyawan. Perusahaan tetap membutuhkan struktur penyimpanan, penamaan file, pengaturan hak akses, serta kebijakan retensi dokumen yang konsisten.

Jika penandatanganan digital terhubung dengan sistem pengelolaan dokumen, perusahaan dapat menyimpan hasil penandatanganan secara terstruktur dan mempermudah pencarian dokumen saat dibutuhkan. Hal ini membantu tim menemukan kontrak atau dokumen persetujuan tanpa harus menelusuri tumpukan berkas fisik.

Pengelolaan arsip yang baik juga mendukung kebutuhan audit dan kesinambungan operasional. Pelajari langkah penerapannya melalui panduan digitalisasi arsip dan manajemen arsip perusahaan.

10. Menstandarkan Proses Penandatanganan dan Pengelolaan Kontrak

Perusahaan yang menangani banyak dokumen perlu menjaga konsistensi proses, mulai dari penyiapan dokumen, pemeriksaan, persetujuan, hingga penandatanganan. Jika setiap tim menjalankan prosedur berbeda, risiko kesalahan administratif dan keterlambatan dapat meningkat.

Penggunaan platform dokumen yang menyediakan template, alur persetujuan, dan pengelolaan kontrak dapat membantu menstandarkan tahapan tersebut. Tim dapat menggunakan format dokumen yang telah disiapkan dan mengikuti alur kerja yang ditentukan, tanpa harus mengulang seluruh proses administrasi secara manual untuk setiap dokumen.

Manfaat ini terutama terasa ketika penandatanganan digital menjadi bagian dari pengelolaan kontrak yang lebih luas. Pendekatan contract lifecycle management (CLM) membantu perusahaan mengelola kontrak sejak tahap persiapan dan negosiasi hingga penandatanganan, penyimpanan, dan pemantauan kewajiban sesuai proses yang diterapkan.

Siapa yang Paling Membutuhkan Tanda Tangan Digital?

Manfaat tanda tangan digital dapat dirasakan berbagai divisi, khususnya tim yang rutin menangani persetujuan, kontrak, dan administrasi dalam jumlah besar.

• Tim HR: mengirim dokumen seperti offering letter dan kontrak kerja kepada karyawan tanpa perlu mengandalkan pengiriman dokumen fisik.
• Tim Sales dan Procurement: mempercepat proses persetujuan purchase order (PO) serta kontrak vendor sesuai alur bisnis.
• Tim Legal: mengelola dokumen seperti Non-Disclosure Agreement (NDA), perjanjian kerja sama, dan kontrak bisnis secara lebih terstruktur.
• Tim Finance: mengurangi waktu tunggu dokumen persetujuan yang dibutuhkan untuk memproses invoice dan administrasi transaksi.

Sebelum memilih solusi, perusahaan juga perlu memahami perbedaan tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital agar dapat menyesuaikan teknologi yang digunakan dengan kebutuhan verifikasi serta ketentuan dokumen.

Tanda tangan digital dapat membantu perusahaan mempercepat kesepakatan, mengurangi biaya administrasi, serta mendukung verifikasi dan pengelolaan dokumen. Manfaatnya akan lebih optimal ketika penerapannya disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan didukung prosedur keamanan yang memadai.

Perusahaan yang ingin beralih dari proses manual dapat mempertimbangkan platform yang menggabungkan penandatanganan dengan pengelolaan dokumen dan alur persetujuan. Selain memilih teknologi yang tepat, pastikan tim memahami proses verifikasi serta ketentuan hukum yang berlaku.

Kelola Penandatanganan dan Dokumen Bisnis dengan Mekari Sign

Mekari Sign menyediakan solusi tanda tangan digital untuk mendukung proses penandatanganan dokumen bisnis secara digital. Perusahaan dapat mengeksplorasi fitur yang relevan dengan kebutuhan persetujuan dan pengelolaan dokumen, lalu menyesuaikannya dengan alur kerja yang berlaku.

Mulai kelola proses penandatanganan dan dokumen bisnis secara digital bersama Mekari Sign!

Referensi

• Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
• Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas UU ITE.

Percepat closing deal bisnis Anda hari ini dengan tanda tangan digital

Dapatkan Penawaran