- Faktur pembelian merupakan dokumen transaksi sah yang Anda terima setelah melakukan pembelian, berfungsi sebagai bukti tertulis dan notifikasi utang usaha.
- Dokumen ini memiliki fungsi penting, termasuk sebagai dasar pencatatan keuangan, alat kontrol persediaan, dan bukti sah untuk pengajuan klaim.
- Faktur pembelian berbeda dengan faktur pajak yang khusus oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai bukti pungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
- Mengelola faktur secara digital melalui solusi terintegrasi dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keamanan data bisnis Anda.
Setiap transaksi pembelian yang Anda lakukan perlu tercatat dengan jelas agar arus kas tetap terkontrol. Tanpa dokumen resmi, proses administrasi rawan tumpang tindih dan membuat laporan keuangan sulit terverifikasi.
Melalui artikel ini, Anda akan memahami fungsi faktur pembelian, perbedaannya dengan faktur pajak, sekaligus melihat contoh format yang bisa Anda terapkan. Ulasan selengkapnya ada pada bagian berikut.
Apa itu Faktur Pembelian?
Faktur pembelian atau purchase invoice adalah dokumen dari penjual yang berfungsi sebagai bukti transaksi untuk pembeli. Dokumen ini menegaskan kewajiban pembayaran sesuai kesepakatan dan membantu Anda menjaga kejelasan transaksi bisnis.
Faktur pembelian mencantumkan detail seperti nama barang atau jasa, jumlah, harga satuan, hingga total nilai transaksi. Perusahaan biasanya mengelola dokumen ini melalui divisi pengadaan, akuntansi, atau administrasi agar pencatatan keuangan tetap akurat.
Fungsi dan Manfaat Faktur Pembelian
Faktur pembelian berperan sebagai dokumen utama dalam transaksi bisnis dan pengelolaan keuangan. Beberapa fungsinya antara lain:
- Bukti transaksi: Menegaskan kesepakatan jumlah, detail, dan harga barang agar transaksi tercatat sah dan jelas.
- Dasar akuntansi: Menjadi sumber pencatatan utang usaha dan pengeluaran sehingga laporan keuangan lebih akurat.
- Kontrol persediaan: Membantu perusahaan melacak stok barang dan memperkirakan kebutuhan pembelian berikutnya.
- Syarat klaim: Mendukung proses klaim jika terjadi masalah, misalnya barang rusak atau tidak sesuai pesanan.
- Pendukung perpajakan: Menjadi dokumen pelengkap bagi PKP dalam membuat faktur pajak masukan dan pelaporan transaksi terkait pajak.
Di Indonesia, faktur pembelian sering dijadikan salah satu dokumen yang diminta auditor maupun otoritas pajak saat pemeriksaan. Tanpa faktur yang sah, transaksi bisa dianggap tidak valid atau tidak dapat dibukukan sebagai biaya perusahaan. Hal ini sesuai dengan ketentuan Direktorat Jenderal Pajak yang mengharuskan bukti transaksi tercatat lengkap dan benar.
Dasar Hukum Faktur Pajak di Indonesia
Faktur pajak memiliki dasar hukum yang jelas di Indonesia, khususnya bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP). Beberapa ketentuan utamanya meliputi:
- Landasan hukum: Pasal 1 angka 23 dan Pasal 13 ayat (8) UU PPN menegaskan faktur pajak sebagai bukti pungutan pajak.
- Kewajiban PKP: PKP wajib membuat faktur saat menyerahkan BKP/JKP, menerima pembayaran, atau waktu lain sesuai aturan Menteri Keuangan.
- Aturan teknis: PMK Nomor 18/PMK.03/2021 dan PER-1/PJ/2025 mengatur kewajiban e-Faktur, termasuk format, isi, dan batas waktu penerbitan.
- Validitas dokumen: Faktur yang terlambat lebih dari tiga bulan sejak saat penerbitan kehilangan keabsahan hukum.
Baca Juga: Faktur Pajak Elektronik: Kenali Apa itu e-Faktur!
Isi dan Cara Membuat Faktur Pembelian
Berikut struktur isi faktur pembelian serta langkah membuatnya:
1. Identitas Penjual dan Pembeli
Tuliskan data lengkap kedua pihak dalam faktur. Sertakan:
- Nama perusahaan atau individu
- Alamat lengkap kantor atau toko
- Nomor telepon atau alamat email
- Nomor NPWP bila transaksi membutuhkan
Identitas yang jelas membantu proses verifikasi dan memperkuat keabsahan dokumen ketika perusahaan melakukan audit.
2. Nomor Faktur dan Tanggal Transaksi
Gunakan nomor unik agar setiap faktur mudah Anda lacak. Banyak perusahaan menyusun nomor dengan kombinasi huruf, angka, dan periode, misalnya INV/09/2025/001. Sertakan juga tanggal transaksi untuk menunjukkan kapan pembelian berlangsung.
3. Rincian Barang atau Jasa
Susun tabel untuk menjelaskan item yang Anda beli. Tabel ini sebaiknya memuat:
- Nama barang atau jasa
- Deskripsi singkat seperti ukuran atau spesifikasi
- Jumlah unit
- Harga per unit
- Total harga per item
4. Perhitungan Total Harga
Setelah menuliskan item, lakukan perhitungan lengkap yang mencakup:
- Subtotal dari seluruh item
- Potongan harga jika ada
- Pajak, misalnya PPN 11%
- Total akhir yang wajib Anda bayarkan
Tulis angka secara jelas, misalnya: Total Pembayaran: Rp1.100.000.
5. Ketentuan Pembayaran
Jelaskan cara melunasi transaksi agar kedua pihak memahami syarat yang berlaku. Sertakan:
- Metode pembayaran seperti transfer bank, giro, atau tunai
- Nomor rekening tujuan atau instruksi pembayaran
- Tenggat waktu pembayaran, misalnya 30 hari sejak tanggal faktur
- Ketentuan denda jika pembayaran melewati batas waktu
Contoh Faktur Pembelian Berbagai Jenis Transaksi
Berikut adalah beberapa contoh faktur pembelian dalam berbagai industri.
Contoh Faktur Pembelian
Anda perlu melihat format dasar faktur untuk memahami informasi apa saja yang harus tercatat dalam transaksi.
Dok. Mekari Sign
Contoh Faktur Pembelian Motor
Dokumen ini membantu Anda mencatat detail kendaraan serta memastikan proses jual beli berlangsung jelas.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Faktur Pembelian Barang
Format ini memudahkan Anda mengelola pencatatan jumlah, harga, dan jenis barang dalam setiap transaksi.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Faktur Pembelian Mobil
Dokumen ini berguna sebagai bukti resmi yang menghubungkan identitas kendaraan dengan nilai pembayaran.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Faktur Pembelian Obat
Format ini memberi Anda cara praktis mencatat nama obat, jumlah, dan harga agar distribusi tetap tertib.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Faktur Pembelian Mobil Bekas
Dokumen ini membantu Anda memastikan kesepakatan harga dan kondisi kendaraan tercatat dengan jelas.
[LOGO PERUSAHAAN/DEALER MOBIL]
[Nama Perusahaan/Dealer]
[Alamat Lengkap]
[Nomor Telepon] | [Email]
FAKTUR PEMBELIAN MOBIL BEKAS
Nomor Faktur : [Nomor Faktur]
Tanggal : [Tanggal Faktur]
PIHAK PERTAMA (PENJUAL)
Nama : [Nama Penjual]
Alamat : [Alamat Penjual]
Nomor KTP : [Nomor KTP Penjual]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon Penjual]
PIHAK KEDUA (PEMBELI)
Nama : [Nama Pembeli]
Alamat : [Alamat Pembeli]
Nomor KTP : [Nomor KTP Pembeli]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon Pembeli]
DATA KENDARAAN
Merek/Model : [Merek dan Model Mobil]
Tahun Produksi : [Tahun]
Nomor Polisi : [Nomor Polisi Kendaraan]
Nomor Rangka : [Nomor Rangka]
Nomor Mesin : [Nomor Mesin]
Warna : [Warna Kendaraan]
Kondisi : [Keterangan Kondisi Kendaraan]
RINCIAN PEMBAYARAN
Harga Kendaraan : Rp [Jumlah Harga]
Uang Muka : Rp [Jumlah Uang Muka]
Sisa Pembayaran : Rp [Jumlah Sisa]
Metode Pembayaran : [Tunai/Transfer/Metode Lain]
PERNYATAAN
Dengan ini kedua belah pihak menyatakan bahwa transaksi pembelian kendaraan tersebut telah secara sah dan terdapat kesepakatan bersama, sesuai dengan data yang tercantum pada faktur ini.
[Alamat Kota], [Tanggal Surat]
Baca Juga: 13 Contoh Surat Pemberitahuan & Formatnya, Terlengkap
Faktur pembelian membantu Anda mencatat transaksi secara rapi dengan detail barang, jumlah, dan nilai pembayaran. Dengan contoh format yang sudah dibahas serta dukungan Mekari Sign, Anda mengelola dokumen secara efisien, sah, dan sesuai aturan.
Untuk wawasan lebih luas tentang dokumen bisnis dan tanda tangan elektronik, baca panduan lain melalui blog Mekari Sign yang relevan dan praktis untuk kebutuhan Anda.
Gunakan tanda tangan digital Mekari Sign untuk mempercepat persetujuan faktur Anda
Referensi
- Kementerian Keuangan Republik Indonesia. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 18/PMK.03/2021 tentang Pelaksanaan Undang-Undang PPN.
- Kementerian Keuangan Republik Indonesia. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-1/PJ/2025 tentang Tata Cara Pembuatan dan Penyampaian Faktur Pajak Elektronik.
- Republik Indonesia. Undang-Undang Pajak Pertambahan Nilai (UU PPN), Pasal 1 angka 23 dan Pasal 13 ayat (8).
