- Surat pemberitahuan adalah dokumen resmi untuk menyampaikan informasi kepada pihak tertentu secara tertulis, baik untuk keperluan internal maupun eksternal.
- Format surat pemberitahuan resmi umumnya mencakup kop surat, nomor surat, tanggal, perihal, alamat penerima, isi, serta tanda tangan pihak yang berwenang.
- Untuk kegiatan publik, surat pemberitahuan perlu dibedakan dari dokumen perizinan atau prosedur lain yang mungkin diwajibkan berdasarkan jenis kegiatan dan ketentuan yang berlaku.
- Surat pemberitahuan juga dapat dibuat dan dikirim secara digital. Tanda tangan elektronik dapat digunakan untuk proses penandatanganan dokumen sesuai ketentuan yang berlaku.
Surat pemberitahuan digunakan untuk menyampaikan informasi resmi kepada pihak tertentu, baik dalam lingkungan perusahaan, organisasi, instansi, maupun masyarakat. Bentuknya dapat disesuaikan dengan tujuan dan penerima surat, mulai dari pemberitahuan kegiatan, perubahan jadwal, kebijakan, pembayaran, hingga informasi lainnya.
Namun, membuat surat pemberitahuan tidak cukup hanya dengan menyampaikan informasi. Isi surat perlu disusun secara jelas agar penerima memahami apa yang diberitahukan, kapan informasi tersebut berlaku, dan apakah ada hal yang perlu ditindaklanjuti. Karena itu, penting untuk mengetahui format, struktur, dan contoh surat pemberitahuan yang sesuai dengan kebutuhan.
Apa Itu Surat Pemberitahuan?
Surat pemberitahuan adalah dokumen resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. Surat ini dapat digunakan oleh individu, perusahaan, organisasi, maupun instansi untuk menyampaikan informasi secara jelas dan terstruktur.
Berbeda dari surat permohonan yang meminta suatu tindakan atau persetujuan, surat pemberitahuan pada dasarnya digunakan untuk menyampaikan informasi. Namun, dalam kondisi tertentu, penerima tetap dapat diminta memperhatikan atau menindaklanjuti informasi yang disampaikan.
Informasi dalam surat pemberitahuan dapat berupa pengumuman kegiatan, perubahan jadwal, kebijakan baru, informasi kepegawaian, pemberitahuan pembayaran, hingga informasi lain yang perlu disampaikan secara resmi.
Fungsi Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan membantu organisasi menyampaikan informasi secara terstruktur kepada pihak yang dituju. Beberapa fungsi utamanya meliputi:
- Menyampaikan informasi secara resmi: Menjadi media tertulis untuk menyampaikan informasi penting kepada karyawan, pelanggan, mitra, instansi, atau pihak lainnya.
- Memudahkan koordinasi: Membantu penerima memahami informasi seperti jadwal, lokasi, perubahan kebijakan, atau hal lain yang perlu dipersiapkan.
- Mendokumentasikan komunikasi: Menjadi bagian dari dokumentasi administrasi organisasi mengenai informasi yang telah disampaikan kepada pihak tertentu.
- Mendukung komunikasi yang transparan: Membantu organisasi menyampaikan perubahan atau informasi penting secara konsisten kepada pihak yang berkepentingan.
Jenis-Jenis Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan dapat diklasifikasikan berdasarkan tujuan, audiens, dan tingkat formalitasnya. Berikut adalah tabel perbandingan beberapa jenis surat pemberitahuan yang paling umum digunakan:
| Jenis Pemberitahuan | Tujuan | Formalitas | Media Umum |
| Kegiatan Internal | Menginformasikan acara kantor ke staf | Formal / Semi | Email, memo, surat PDF |
| Pembayaran | Mengingatkan atau menagih pembayaran | Formal | Surat resmi, email bisnis |
| Kegiatan Publik | Memberitahu pihak berwenang soal acara publik | Sangat Formal | Surat resmi cetak dengan kop surat |
| Rekrutmen | Mengabarkan hasil seleksi | Formal / Semi | Email resmi, pesan WA profesional |
| Perubahan Kebijakan | Mengumumkan perubahan internal | Sangat Formal | Surat PDF, portal internal |
| Libur Resmi | Memberi tahu jadwal libur/cuti bersama | Formal | Email bisnis, surat edaran |
Baca Juga: 15 Contoh Surat Edaran Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Format dan Struktur Standar Surat Pemberitahuan Resmi
Format surat pemberitahuan dapat berbeda tergantung kebutuhan dan pihak yang menerima surat. Namun, untuk surat pemberitahuan resmi, beberapa unsur berikut umumnya perlu dicantumkan agar informasi tersusun dengan jelas:
- Kop Surat: Cantumkan nama instansi atau perusahaan, alamat, kontak, dan logo jika diperlukan.
- Tempat dan Tanggal: Mencantumkan lokasi dan tanggal surat dibuat.
- Nomor, Lampiran, dan Perihal:
- Nomor Surat: Memudahkan identifikasi dan pengarsipan surat.
- Lampiran: Mencantumkan dokumen pendukung yang disertakan bersama surat, jika ada.
- Perihal: Menjelaskan secara singkat topik atau tujuan surat.
- Alamat Penerima: Tuliskan pihak yang dituju secara jelas, baik nama, jabatan, maupun instansinya sesuai kebutuhan.
- Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sesuai dengan konteks dan tingkat formalitas surat.
- Isi Surat:
- Pembuka: Jelaskan konteks atau alasan pemberitahuan.
- Informasi Utama: Sampaikan informasi yang perlu diketahui penerima, seperti waktu, tempat, jadwal, perubahan, atau ketentuan tertentu.
- Penutup: Sampaikan informasi tambahan, arahan, atau ucapan terima kasih jika diperlukan.
- Salam Penutup: Gunakan penutup seperti “Hormat kami,” atau bentuk lain yang sesuai konteks.
- Tanda Tangan dan Identitas Pengirim: Cantumkan nama dan jabatan pihak yang bertanggung jawab atas surat. Jika digunakan dalam format elektronik, tanda tangan digital dapat menjadi alternatif tanda tangan secara langsung sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.
Baca Juga:Â Cara Membuat Kop Surat di Word yang Mudah & Profesional
Berikut contoh surat pemberitahuan libur dan cuti bersama yang dapat disesuaikan dengan jadwal libur perusahaan dan ketentuan yang berlaku pada tahun berjalan.
Nomor     : 012/HRD-INFO/III/2026
Perihal     : Pemberitahuan Libur dan Cuti Bersama
Yth.
Seluruh Karyawan PT Inovasi Digital Nusantara
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan jadwal hari libur nasional dan cuti bersama yang berlaku, dengan ini kami memberitahukan jadwal libur perusahaan sebagai berikut:
- Hari libur: [hari, tanggal] s.d. [hari, tanggal]
- Cuti bersama: [hari, tanggal] s.d. [hari, tanggal]
- Kegiatan operasional kembali berjalan pada: [hari, tanggal]
Selama periode tersebut, kegiatan operasional perusahaan akan diliburkan. Bagi departemen yang memiliki jadwal piket atau tugas khusus, mohon melakukan koordinasi dengan kepala departemen masing-masing.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan agar dapat menjadi perhatian dan dipersiapkan sebagaimana mestinya.
[Kota], [tanggal surat]
Hormat kami,
(Tanda Tangan)
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
Kumpulan Contoh Surat Pemberitahuan Berbagai Keperluan
Berikut beberapa contoh surat pemberitahuan yang umum digunakan. Formatnya bisa disesuaikan tergantung konteks dan pihak yang dituju.
1. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Kantor
Surat ini dipakai untuk menginformasikan kegiatan internal atau eksternal perusahaan, seperti rapat, pelatihan, atau acara khusus, agar seluruh pihak terkait dapat mempersiapkan diri sesuai jadwal.
Sumber Gambar: Scribd
2. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan ke Polsek
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan untuk kegiatan masyarakat skala kecil yang tidak memerlukan izin keramaian, seperti kerja bakti atau perayaan HUT RI di tingkat RT/RW.
[Download Template Surat Pemberitahuan Kegiatan ke Polsek]
3. Contoh Surat Pemberitahuan Diterima Kerja (Format Email Resmi)
Ini adalah format standar yang digunakan untuk mengirimkan penawaran kerja (offering letter) kepada kandidat yang lolos seleksi.
Sumber Gambar: Scribd
4. Contoh Pemberitahuan Diterima Kerja via WA (Format Profesional)
Untuk komunikasi awal yang lebih cepat, pemberitahuan via WhatsApp bisa digunakan, namun harus tetap profesional dan segera diikuti dengan email resmi.
Sumber Gambar: KitaLulus
5. Contoh Surat Pemberitahuan Pembayaran
Surat ini bertujuan untuk mengingatkan klien mengenai tagihan yang akan atau telah jatuh tempo dengan sopan tetapi tegas.
Sumber Gambar: Scribd
6. Contoh Surat Pemberitahuan Lomba antar Sekolah
Surat ini digunakan untuk menginformasikan pelaksanaan lomba antar sekolah. Cocok untuk instansi pendidikan yang ingin mengundang sekolah lain secara resmi.
Sumber Gambar: Scribd
7. Contoh Pemberitahuan Pembayaran Pajak
Dokumen ini berfungsi untuk memberitahukan wajib pajak mengenai jadwal atau kewajiban pembayaran pajak. Biasanya dikeluarkan oleh instansi perpajakan atau pihak yang ditunjuk secara resmi.
Sumber Gambar: Scribd
8. Contoh Surat Pemberitahuan Kenaikan Harga
Surat ini digunakan perusahaan untuk menginformasikan perubahan harga produk atau layanan kepada pelanggan. Cantumkan alasan perubahan, harga yang berlaku sebelumnya jika diperlukan, harga baru, serta tanggal mulai berlakunya perubahan.
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Harga
Yth. Bapak/Ibu Pelanggan,
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya penyesuaian biaya operasional, kami informasikan bahwa harga [nama produk/layanan] akan mengalami perubahan mulai [tanggal berlaku].
Harga baru yang berlaku adalah sebesar [nominal]. Penyesuaian ini dilakukan untuk menjaga kualitas produk dan layanan yang kami berikan.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kepercayaan Anda.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
9. Contoh Surat Pemberitahuan Rapat
Surat pemberitahuan rapat digunakan untuk menginformasikan jadwal, tempat, agenda, dan pihak yang perlu menghadiri rapat.
Perihal: Pemberitahuan Rapat
Yth. [Nama/Jabatan Penerima],
Dengan hormat,
Dengan ini kami memberitahukan bahwa akan dilaksanakan rapat dengan rincian sebagai berikut:
- Hari/Tanggal: [hari, tanggal]
- Waktu: [waktu]
- Tempat: [tempat/link rapat]
- Agenda: [agenda rapat]
Demikian pemberitahuan ini disampaikan. Mohon kehadiran Bapak/Ibu sesuai jadwal tersebut.
Hormat kami,
[Nama]
[Jabatan]
10. Surat Pemberitahuan Kegiatan Unjuk Rasa
Surat resmi yang diajukan kepada pihak berwenang untuk memberi tahu rencana pelaksanaan unjuk rasa, termasuk lokasi, waktu, dan jumlah peserta, demi memastikan kegiatan berjalan sesuai hukum.
Sumber Gambar: Scribd
11. Contoh Pemberitahuan Dinas Kesehatan
Dokumen resmi dari Dinas Kesehatan yang berisi informasi penting terkait program, kegiatan, atau kebijakan di bidang kesehatan untuk masyarakat atau instansi tertentu.
Sumber Gambar: Scribd
12. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Halal Bihalal
Surat ini digunakan untuk mengundang atau menginformasikan kegiatan Halal Bihalal, lengkap dengan waktu, tempat, dan susunan acara yang telah direncanakan.
Sumber Gambar: Scribd
13. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah
Surat ini digunakan sekolah atau organisasi pendidikan untuk menginformasikan kegiatan kepada siswa, orang tua, guru, atau pihak lain yang berkepentingan.
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan [Nama Kegiatan]
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa Kelas [kelas],
Dengan hormat,
Dalam rangka pelaksanaan [nama kegiatan], kami memberitahukan bahwa kegiatan akan dilaksanakan pada:
- Hari/Tanggal: [hari, tanggal]
- Waktu: [waktu]
- Tempat: [tempat]
- Kegiatan: [nama kegiatan]
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Sekolah]
[Nama/Jabatan]
14. Contoh Surat Pemberitahuan Pergantian Kepemimpinan
Surat ini digunakan organisasi atau perusahaan untuk menginformasikan perubahan pimpinan atau penanggung jawab kepada karyawan, pelanggan, mitra, atau pihak terkait.
Perihal: Pemberitahuan Pergantian Pimpinan
Yth. [Nama/Jabatan/Pihak Terkait],
Dengan hormat,
Dengan ini kami memberitahukan adanya perubahan pimpinan pada [nama perusahaan/divisi/organisasi] yang berlaku mulai [tanggal].
Jabatan [nama jabatan] yang sebelumnya dijabat oleh [nama lama] selanjutnya akan dijabat oleh [nama baru].
Perubahan ini tidak mengubah ketentuan kerja sama yang sedang berjalan. Untuk kebutuhan komunikasi selanjutnya, Bapak/Ibu dapat menghubungi [nama/kontak penanggung jawab baru].
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama yang telah diberikan.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan/Organisasi]
15. Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal
Surat ini digunakan untuk menginformasikan perubahan waktu atau jadwal kegiatan, rapat, pelatihan, pelayanan, maupun agenda lainnya kepada pihak yang terdampak.
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal [Nama Kegiatan]
Yth. [Nama/Jabatan Penerima],
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya [alasan perubahan jika perlu], kami memberitahukan bahwa jadwal [nama kegiatan] mengalami perubahan sebagai berikut:
- Jadwal sebelumnya: [hari, tanggal, waktu]
- Jadwal baru: [hari, tanggal, waktu]
- Tempat/Media: [tempat/link]
Mohon menyesuaikan agenda dengan jadwal baru tersebut. Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan dan terima kasih atas pengertiannya.
Hormat kami,
[Nama/Jabatan]
Baca Juga: Contoh Laporan Bisnis dan Cara Membuatnya [Termudah!]
Cara Membuat Surat Pemberitahuan yang Efektif
Agar informasi mudah dipahami dan tidak menimbulkan salah tafsir, perhatikan beberapa hal berikut saat membuat surat pemberitahuan:
- Tentukan tujuan surat: Pastikan informasi yang ingin disampaikan dan pihak yang perlu menerimanya sudah jelas.
- Gunakan bahasa yang jelas dan formal: Sampaikan inti informasi secara langsung dan hindari kalimat yang terlalu panjang atau ambigu.
- Cantumkan informasi penting secara lengkap: Sesuaikan isi dengan kebutuhan, seperti tanggal, waktu, tempat, jadwal, ketentuan, atau tindakan yang perlu dilakukan penerima.
- Sesuaikan format dengan penerima: Gunakan format dan tingkat formalitas yang sesuai dengan pihak yang menerima surat.
- Periksa kembali informasi sebelum dikirim: Pastikan nama, tanggal, nomor surat, kontak, dan informasi penting lainnya sudah benar.
- Gunakan media pengiriman yang sesuai: Surat dapat disampaikan secara fisik maupun digital, tergantung kebutuhan dan konteks komunikasinya.
Beberapa kesalahan yang perlu dihindari antara lain informasi yang tidak lengkap, penggunaan bahasa yang ambigu, format yang tidak konsisten, serta kesalahan pada nama, tanggal, atau informasi penting lainnya.
Kejelasan adalah kunci dalam surat pemberitahuan. Dari perspektif hukum, ambiguitas dalam informasi seperti tanggal, kewajiban, atau konsekuensi dapat membuka celah sengketa. Pastikan setiap detail tertulis secara eksplisit dan tidak multitafsir untuk melindungi semua pihak yang terlibat.
Baca Juga: 10+ Contoh Surat Tugas Lengkap Berbagai Kebutuhan (Download Gratis!)
Surat pemberitahuan digunakan untuk menyampaikan berbagai informasi secara resmi, mulai dari kegiatan, perubahan jadwal, pembayaran, hingga informasi internal perusahaan. Format dan isi surat dapat disesuaikan dengan pihak yang menerima serta tujuan pemberitahuannya.
Pastikan informasi penting seperti tujuan pemberitahuan, waktu, tempat, dan hal yang perlu diperhatikan penerima tercantum dengan jelas. Jika surat dibuat untuk keperluan tertentu yang memiliki persyaratan khusus, sesuaikan pula dengan ketentuan yang berlaku.
Untuk kebutuhan dokumen yang perlu ditandatangani, Anda dapat menggunakan tanda tangan elektronik agar proses penandatanganan tidak selalu bergantung pada dokumen fisik. Mekari Sign menyediakan solusi tanda tangan elektronik untuk membantu proses penandatanganan dokumen secara digital.
Kirim pemberitahuan ke puluhan orang sekaligus dengan satu klik, gunakan Mekari Sign!
