- Pengertian: Surat pengembalian barang digunakan untuk mencatat dan menyampaikan informasi ketika barang dikembalikan kepada penjual, pemasok, perusahaan, atau pihak terkait.
- Format: Surat umumnya memuat identitas pihak terkait, detail barang, alasan pengembalian, tindakan yang diminta, dan tanda tangan pihak berwenang.
- Contoh: Tersedia 3 contoh surat pengembalian barang untuk barang rusak, barang yang tidak sesuai, dan pengembalian barang inventaris.
- Template Tinggal Salin: Contoh surat disajikan dalam format yang dapat langsung disalin dan disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
- Kelola Secara Digital: Untuk kebutuhan bisnis yang melibatkan pembuatan, pengiriman, dan penandatanganan dokumen, prosesnya dapat dikelola secara digital melalui Mekari Sign.
Surat pengembalian barang digunakan untuk menyampaikan informasi ketika barang perlu dikembalikan kepada penjual, pemasok, perusahaan, atau pihak lain. Dokumen ini dapat mencatat barang yang dikembalikan, alasan pengembalian, serta tindakan yang diharapkan dari pihak penerima.
Dalam transaksi bisnis, surat pengembalian membantu kedua pihak memiliki catatan tertulis mengenai barang dan alasan pengembaliannya. Formatnya dapat disesuaikan dengan kondisi barang, hubungan antara pihak yang terlibat, dan tujuan pengembalian.
Artikel ini membahas pengertian, fungsi, format, dan contoh surat pengembalian barang yang dapat dijadikan referensi.
Apa itu Surat Pengembalian Barang?
Surat pengembalian barang adalah dokumen yang digunakan untuk menyampaikan informasi dan alasan ketika barang dikembalikan kepada penjual, pemasok, perusahaan, atau pihak lain yang terkait dengan transaksi.
Dokumen ini dapat digunakan untuk berbagai kondisi, seperti barang rusak, barang yang diterima tidak sesuai pesanan, atau pengembalian inventaris. Informasi mengenai barang dan alasan pengembalian membantu penerima melakukan pemeriksaan serta mencatat proses pengembalian.
Fungsi Surat Pengembalian Barang
Surat pengembalian barang dapat digunakan untuk:
- Mendokumentasikan pengembalian: mencatat barang, jumlah, kondisi, dan tanggal pengembalian.
- Menjelaskan alasan pengembalian: memberikan informasi mengenai kerusakan, ketidaksesuaian, atau alasan lain yang mendasari pengembalian.
- Menjadi acuan tindak lanjut: membantu pihak penerima menentukan proses selanjutnya, seperti pemeriksaan barang, penggantian, perbaikan, atau pencatatan inventaris.
Baca juga: 5 Contoh Surat Pengajuan Barang Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Format Surat Pengembalian Barang
Tidak ada satu format baku yang berlaku untuk semua surat pengembalian barang. Namun, dokumen ini umumnya memuat identitas pihak yang terlibat, informasi barang, alasan pengembalian, serta tindakan yang diharapkan.
Berikut bagian yang dapat dicantumkan dalam surat pengembalian barang:
1. Kop Surat dan Identitas Pengirim
Cantumkan nama perusahaan atau pihak yang mengirimkan surat beserta alamat dan informasi kontak yang diperlukan. Jika surat dibuat atas nama perusahaan, gunakan kop surat sesuai format administrasi yang berlaku.
2. Tanggal dan Nomor Surat
Tambahkan tanggal penerbitan dan nomor surat apabila perusahaan menggunakan sistem penomoran dokumen. Bagian ini membantu proses pencatatan dan penelusuran dokumen.
3. Identitas Penerima
Tuliskan nama perusahaan atau pihak yang menerima barang, termasuk alamat dan informasi kontak apabila diperlukan.
4. Detail Barang yang Dikembalikan
Jelaskan barang yang dikembalikan secara spesifik, seperti nama atau jenis barang, jumlah, nomor pesanan atau invoice, serta kondisi barang saat dikembalikan.
5. Alasan Pengembalian
Jelaskan alasan pengembalian secara singkat dan jelas. Misalnya, barang mengalami kerusakan, jumlah tidak sesuai pesanan, atau barang yang diterima berbeda dari spesifikasi yang disepakati.
6. Tindakan yang Diminta
Tuliskan tindak lanjut yang diharapkan, seperti penggantian barang, perbaikan, pengembalian dana, atau penerimaan kembali barang inventaris.
7. Tanda Tangan
Tambahkan tanda tangan pihak yang berwenang sebagai bentuk pengesahan dokumen. Jika surat juga digunakan sebagai bukti serah terima, pihak penerima dapat membubuhkan tanda tangan setelah barang diterima.
Untuk perusahaan yang mengelola banyak dokumen pengembalian atau membutuhkan persetujuan dari beberapa pihak, proses penandatanganan dapat dilakukan secara digital menggunakan Mekari Sign. Tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Mekari Sign dapat digunakan untuk menandatangani dokumen secara digital dan dilengkapi jejak audit untuk membantu penelusuran proses dokumen.
Baca juga: 17 Contoh Surat Pesanan Barang Berbagai Jenis, Terlengkap!
Contoh Surat Pengembalian Barang
Contoh surat pengembalian barang dapat berbeda sesuai alasan dan kebutuhan pengembaliannya. Berikut beberapa contoh yang dapat Anda jadikan referensi:
1. Contoh Surat Pengembalian Barang Rusak
Sumber gambar: Scribd
PT BETHANIA FARMA SEJAHTERA
Jaka Lintas Sumatera RT 14 RW 05 Kel. Dusun Bangko Kec. Bangko
Kab. Merangin, Jambi
Email: bethaniafarmasejahtera@gmail.com
30 Januari 2023
Nomor : 01/PT-BFS/2023
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : Berita Acara “PENGEMBALIAN BARANG RUSAK”
Kepada Yth.
PT. KEBAYORAN FARMA
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami dari PT. Bethania Farma Sejahtera melakukan pengembalian barang dengan
produk keterangan sebagai berikut:
| No | Nama Produk | Satuan | Jumlah |
|---|---|---|---|
| 1 | ALPAMOL SYR | BTL | 22 |
Demikian Surat Keterangan ini kami buat sebagai koordinasi kepada PT. Kebayoran
Farma. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
MENGETAHUI OLEH:
Logistik Cargo KA LOGISTIK GUDANG
AYAT TULLAH SELVY MYOGI DUTIA S.Farm
2. Contoh Surat Pengembalian Barang atas Ketidaksesuaian Barang
Sumber gambar: Scribd
Atau salin di bawah ini
[NAMA PERUSAHAAN]
[Alamat Perusahaan]
[Email] | [Nomor Telepon]
Nomor : 019/RB/II/2018
3 Februari 2018
Kepada
Yth. PT TUNGGAL DEWI
Jalan Prapanca No. 12
Jakarta
Dengan hormat,
SURAT PENGEMBALIAN BARANG
Sehubungan dengan surat pengantar barang dan faktur yang telah Saudara kirim pada tanggal
2 Februari 2018, kami memberitahukan bahwa barang sudah kami terima sesuai dengan jumlah
yang kami pesan tetapi ada sebagian barang yang perlu kami kembalikan (retur).
Berikut adalah barang yang kami kembalikan:
| Nama Barang | Jumlah | Alasan |
|---|---|---|
| Hand Sanitizer Pesanan | 5 Kemasan | Tidak sesuai |
Barang tersebut kami kembalikan kepada Saudara, dan diharapkan adanya pemotongan
piutang sejumlah nominal barang tersebut.
Demikian surat pengembalian barang ini kami kirimkan. Atas perhatian dan kerja samanya
kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Nanda Restu Rahayu
Manajer
NM.NR
3. Contoh Surat Pemberitahuan Pengembalian Barang Inventaris
Baca juga: 12 Contoh Surat Penawaran Barang Resmi Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Format surat dapat disesuaikan dengan jenis barang, alasan pengembalian, dan tindak lanjut yang dibutuhkan. Pastikan informasi barang, alasan pengembalian, serta pihak yang bertanggung jawab tercantum dengan jelas agar prosesnya lebih mudah ditindaklanjuti.
Jika proses pengembalian melibatkan persetujuan atau tanda tangan dari beberapa pihak, perusahaan dapat menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi melalui Mekari Sign untuk mengelola dokumen secara digital.
Mulai atur dokumen Anda hari ini!
