Apa Itu Legalisir? Fungsi, Syarat, dan Cara Kerjanya!

Anda mungkin diminta legalisir ijazah, KTP, atau dokumen penting lainnya saat mengurus beasiswa, lamaran kerja, atau keperluan administrasi resmi. Namun, banyak orang masih bingung apa sebenarnya yang dimaksud dengan proses legalisir dan mengapa dokumen perlu dilegalisir.

Untuk membantu Anda memahami urgensi dan prosedurnya, mulai dari fungsi legalisir hingga siapa yang berwenang melakukannya, selengkapnya akan dibahas sebagai berikut.

Apa itu Legalisir?

Legalisir adalah proses pengesahan salinan dokumen resmi dengan cap dan tanda tangan pejabat berwenang untuk membuktikan bahwa salinan tersebut identik dengan dokumen aslinya dan sah digunakan secara hukum. Proses ini penting dalam berbagai keperluan administratif, mulai dari pendidikan, pekerjaan, hingga pengurusan dokumen ke luar negeri.

Dokumen yang umum dilegalisir meliputi ijazah, transkrip, akta kelahiran, SKCK, dan dokumen resmi lainnya. Tanpa legalisir, salinan dokumen biasanya tidak diakui sebagai bukti resmi. Karena itu, pembubuhan cap bukan sekadar formalitas, melainkan bukti keabsahan yang dibutuhkan oleh instansi dalam sistem birokrasi.

Dasar Hukum Legalisir Dokumen Resmi

Beberapa regulasi di Indonesia mengatur proses legalisir dokumen, termasuk jenis dokumen, pihak berwenang, dan prosedurnya:

• Permenkumham No. 19 Tahun 2020
  • Legalisir dilakukan terhadap tanda tangan pejabat pada dokumen.
  • Berlaku untuk dokumen dari dalam negeri ke luar negeri dan sebaliknya.
  • Permohonan dilakukan secara elektronik melalui situs Ditjen AHU.
• Permendikbud No. 11 Tahun 2014
  • Pengesahan fotokopi ijazah dan sertifikat profesi dilakukan oleh institusi pendidikan penerbit.
  • Pejabat berwenang: dekan, wakil ketua, atau wakil direktur akademik.
• UU No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris
  • Notaris dapat melegalisasi dokumen di bawah tangan melalui pencatatan resmi.
  • Legalisasi memberi kekuatan hukum pada dokumen non-notariil.
• Permendagri No. 104 Tahun 2019
  • Dokumen kependudukan digital yang ditandatangani secara elektronik tidak memerlukan legalisir tambahan.

Baca juga: Pemalsuan Dokumen: Bagaimana Hukumnya di Indonesia?

Tujuan Legalisir

Dalam banyak kasus, legalisir menjadi syarat mutlak untuk memastikan dokumen dapat digunakan secara sah, baik di dalam negeri maupun lintas negara.

Legalisir bukan hanya formalitas, melainkan proses otentikasi yang menjamin keabsahan dokumen menurut hukum. Pada administrasi publik maupun penggunaan lintas negara, legalisir menjadi syarat penting agar dokumen dapat diakui secara sah, melindungi kepentingan pemilik dari potensi sengketa hukum atau administratif.

Alifa

Notary Public di Kantor Notaris Alifa Dewi Djoyosugito, S.H., M.Kn.

Berikut beberapa tujuan utama legalisir:

• Menjamin keaslian dokumen: Membuktikan bahwa salinan dokumen merupakan fotokopi sah dari dokumen asli.
• Memenuhi syarat hukum dan administratif: Diperlukan oleh instansi pemerintahan dan swasta untuk keperluan resmi.
• Kebutuhan penggunaan di luar negeri: Wajib untuk dokumen seperti ijazah, akta lahir, atau surat nikah agar diakui secara internasional.
• Syarat pendidikan dan pekerjaan: Diperlukan saat mendaftar sekolah, CPNS, beasiswa, atau kerja di dalam dan luar negeri.
• Perlindungan hukum dan validitas: Memberikan perlindungan bila terjadi pemalsuan atau sengketa administratif.

Baca juga: Cara Menjaga Dokumen Pribadi agar Tetap Aman dan Sah

Perbedaan Legalisir, Legalisasi, dan Waarmerking

Tiga istilah ini sering digunakan dalam konteks pengesahan dokumen, tetapi memiliki makna, prosedur, dan kewenangan berbeda:

Baca juga: 15 Contoh Surat Kuasa: Definisi, Jenis, dan Cara Membuatnya

Jenis Dokumen yang Bisa Dilegalisir

Legalisir umumnya dibutuhkan untuk dokumen resmi yang akan digunakan dalam proses administrasi, hukum, atau keperluan internasional. Berikut jenis dokumen yang paling sering dilegalisir:

• Dokumen Pendidikan: Ijazah, transkrip nilai, sertifikat profesi, dan surat keterangan lulus
• Dokumen Kependudukan: KTP, Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, Akta Kematian, dan Kartu Identitas Anak (KIA)
• Dokumen Hukum dan Keamanan: SKCK, surat perjanjian, surat kuasa, dan dokumen hukum lainnya
• Dokumen Kerja dan Kepegawaian: Surat perjanjian kerja, surat pengalaman kerja, dan dokumen kepegawaian lainnya
• Dokumen Perjalanan dan Imigrasi: Paspor, visa, dan surat-surat keimigrasian

Baca juga: Contoh Surat Pernyataan Bermaterai yang Sah dan Tepat

Syarat Legalisir Dokumen

Agar proses legalisir dapat dilakukan dengan lancar, pemohon harus memenuhi sejumlah persyaratan administratif berikut:

• Dokumen Asli: Dokumen yang akan dilegalisir harus asli dan diterbitkan oleh instansi resmi yang berwenang (misalnya perguruan tinggi, lembaga pemerintah, notaris).
• Fotokopi Dokumen: Beberapa instansi mensyaratkan fotokopi dokumen yang akan dilegalisir sebagai lampiran untuk pencocokan.
• Identitas Diri: Pemohon wajib melampirkan fotokopi KTP atau identitas resmi lainnya untuk keperluan verifikasi.
• Surat Kuasa (Jika Dikuasakan): Bila proses legalisir dilakukan oleh pihak ketiga, harus disertakan surat kuasa bermaterai yang sah dari pemilik dokumen.
• Formulir Permohonan Legalisir: Pengisian dan pengunggahan formulir legalisir secara manual atau elektronik tergantung pada kebijakan lembaga penerbit dokumen.
• Bukti Pembayaran: Legalisir di beberapa instansi mewajibkan biaya administrasi. Pemohon perlu melampirkan bukti pembayaran resmi.
• Permintaan Tertulis (untuk Dokumen Khusus): Untuk dokumen tertentu seperti ijazah atau sertifikat profesi, diperlukan surat permintaan legalisir yang ditandatangani pemohon.

Prosedur Legalisir Dokumen

Legalisasi dokumen merupakan proses yang penting untuk memastikan bahwa dokumen telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan sah secara hukum, berikut cara dan prosedur ketika ingin legalisir dokumen:

1. Tentukan Tujuan Penggunaan Dokumen

Langkah pertama: pastikan dulu dokumen akan digunakan di mana dalam negeri atau luar negeri. Ini akan menentukan jalur legalisasi yang harus diikuti:

• Untuk keperluan luar negeri:
  • Jika negara tujuan adalah anggota Konvensi Apostille, cukup gunakan sistem Apostille dari Kemenkumham.
  • Jika bukan anggota, dokumen harus melalui legalisasi bertahap di Kemenkumham, Kemlu, dan kedutaan negara tujuan.
• Untuk keperluan dalam negeri:
  Legalisasi biasanya cukup dilakukan di instansi penerbit (sekolah, universitas, kantor catatan sipil, dll) atau melalui notaris.

2. Siapkan Dokumen dan Persyaratan

Sebelum mengajukan legalisasi, pastikan dokumen lengkap:

• Dokumen asli (misalnya: ijazah, akta kelahiran, surat keterangan)
• Fotokopi dokumen (jika diminta)
• KTP atau paspor
• Terjemahan tersumpah (jika diperlukan)
• Surat kuasa (jika diwakilkan)
• Bukti pembayaran (jika ada biaya legalisasi)

3. Ikuti Jalur Legalisir Sesuai Kebutuhan

Setelah menentukan tujuan dan melengkapi dokumen, saatnya memilih jalur legalisasi yang sesuai. Jika dokumen ditujukan ke negara anggota Konvensi Apostille, Anda cukup mendaftar lewat sistem online di apostille.ahu.go.id. Untuk negara non-Apostille, dokumen harus melalui tiga tahap: Kemenkumham, Kementerian Luar Negeri, lalu kedutaan negara tujuan. Jika hanya digunakan di dalam negeri, cukup legalisasi ke instansi penerbit dokumen atau notaris terdaftar.

4. Pilih Metode Legalisasi: Manual atau Digital

Kini, Anda bisa memilih metode legalisasi yang paling sesuai: manual atau digital. Legalisasi manual mengharuskan Anda datang langsung ke kantor instansi dan menyerahkan dokumen fisik. Proses ini bisa memakan waktu tergantung antrian. Sementara legalisasi digital memungkinkan Anda mengurus dokumen secara online tanpa harus hadir langsung. Metode ini jauh lebih efisien, terutama jika Anda menggunakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Baca juga: Apa Itu Audit Trail? Ini Pengertian, Jenis & Dasar Hukumnya!

Masa Berlaku Legalisir

Masa berlaku legalisir dokumen umumnya tidak diatur secara mutlak, tetapi sangat tergantung pada kebijakan instansi atau keperluan dokumen tersebut digunakan. Namun, berikut adalah acuan umum:

• Untuk keperluan administratif (misalnya beasiswa, lamaran kerja, CPNS): biasanya legalisir berlaku selama 6 bulan hingga 1 tahun sejak tanggal pengesahan.
• Untuk keperluan luar negeri (misalnya studi atau migrasi): masa berlaku mengikuti permintaan lembaga asing atau kedutaan, dan terkadang diminta dalam 3 bulan terakhir.
• Dokumen pendidikan: seperti ijazah atau transkrip nilai, umumnya tidak kadaluarsa, tetapi lembaga penerima tetap mensyaratkan legalisir terbaru.
• Legalitas bersifat situasional: instansi tertentu bisa meminta legalisir ulang jika dokumen lama dirasa tidak lagi relevan atau valid.

FAQ Seputar Legalisir

Bagian ini menjawab pertanyaan umum yang sering ditanyakan, mulai dari dokumen yang bisa dilegalisir hingga siapa yang berwenang mengesahkannya dalam format yang mudah dipahami.

Apakah semua dokumen bisa dilegalisir?

Tidak semua. Hanya dokumen resmi yang diterbitkan oleh lembaga formal seperti ijazah, transkrip nilai, akta kelahiran, sertifikat, atau surat pernyataan resmi yang dapat dilegalisir. Dokumen pribadi yang tidak bersumber dari institusi formal biasanya tidak memenuhi syarat legalisasi.

Haruskah membawa dokumen asli saat legalisir?

Ya. Untuk legalisir manual, Anda wajib membawa dokumen asli agar petugas bisa mencocokkan dengan salinannya. Namun, jika menggunakan legalisasi digital, Anda cukup mengunggah dokumen elektronik yang sudah tersertifikasi tanpa perlu menyerahkan versi fisik.

Apakah legalisir sama dengan fotokopi berstempel?

Bukan. Legalisir adalah proses pengesahan resmi bahwa salinan dokumen sesuai dengan aslinya. Ini berbeda dari sekadar fotokopi berstempel yang tidak memiliki kekuatan hukum jika tidak dilakukan oleh pihak berwenang.

Apakah legalisir bisa dilakukan secara online?

Bisa. Saat ini legalisasi digital semakin umum digunakan. Anda dapat memprosesnya secara online melalui platform tanda tangan elektronik tersertifikasi seperti Mekari Sign, yang sudah sah secara hukum dan diakui pemerintah.

Baca Juga: Panduan Lengkap Tanda Tangan Elektronik di Indonesia

Itulah penjelasan lengkap mengenai legalisir dokumen dari Mekari Sign, mulai dari jenis dokumen yang dapat dilegalisir, prosedur sesuai kebutuhan dalam maupun luar negeri, hingga perbedaan antara legalisasi manual dan digital. Untuk memastikan dokumen Anda sah secara hukum, pastikan mengikuti alur dan syarat yang berlaku serta memilih metode legalisasi yang paling sesuai dengan kebutuhan.

Jika Anda ingin memahami lebih jauh bagaimana proses digitalisasi mendukung validasi dokumen secara sah, Anda dapat menjelajahi fitur yang tersedia di halaman resmi Mekari Sign. Jangan lewatkan juga artikel lainnya di blog Mekari Sign untuk mendapatkan panduan yang relevan, kredibel, dan selalu diperbarui mengenai dokumen bisnis dan solusi kepatuhan hukum.

Gunakan tanda tangan digital bersertifikat untuk dokumen legalisasi Anda!

Coba Sekarang!

Referensi

• Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Pemerintahan
• Peraturan Menteri Hukum dan HAM No. 19 Tahun 2020 tentang Syarat dan Tata Cara Legalisasi Dokumen Publik
• Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 11 Tahun 2014 tentang Legalisasi Ijazah dan Sertifikat
• Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris