Blog, Produk

Audit Trail: Fitur Canggih dan Aman di Tanda Tangan Elektronik

featured image apa itu audit trail

Salah satu fitur yang wajib ada pada tanda tangan elektronik adalah audit trail atau jejak audit. Dengan fitur ini, Anda dapat  mengetahui riwayat yang berhubungan dengan tanda tangan maupun dokumen elektronik tersebut.

Lalu, apa itu audit trail sebenarnya? Kenapa fitur ini wajib ada? Apa saja manfaatnya?

Tak perlu khawatir, semua pertanyaan di atas akan terjawab di artikel ini. Maka dari itu, simak sampai akhir, ya!

banner tanda tangan elektronik blog mekari sign

Apa itu Audit Trail?

ilustrasi apa itu audit trail

Sumber gambar: Pixabay

 

Audit trail adalah catatan digital yang menyimpan riwayat tentang,, nama dokumen, nama pembuat dokumen, tanggal, waktu, oleh siapa saja dokumen dibubuhkan tanda tangan elektronik, serta perubahan lainnya terkait dokumen tersebut. Jadi, prosesnya akan lebih aman dan transparan, karena semua sudah terekam dengan jelas.

Baca juga: Tanda Tangan Elektronik: Definisi, Cara Membuat, dan Manfaatnya

Apa Saja yang Direkam oleh Audit Trail?

Berikut daftar riwayat yang disimpan oleh jejak audit Mekari Sign. Perlu diketahui, daftar riwayat ini bisa  berbeda-beda tergantung platform yang Anda gunakan:

  • Tanggal, waktu, dan oleh siapa dokumen dibuat
  • Kode ID dan status penandatanganan dokumen
  • Tanggal dan waktu dokumen dibagikan
  • Nama pihak yang dibagikan dokumen beserta alamat IP-nya
  • Tanggal dan waktu penandatangan mengakses dokumen
  • Informasi penandatangan, termasuk nama dan alamat IP-nya
  • Waktu dan tanggal dokumen selesai ditandatangani
  • Informasi mengenai perubahan apapun di dokumen, termasuk  waktu, tanggal, dan orangnya

Baca juga: Keabsahan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia [Peraturan 2023]

Manfaat Audit Trail

Berikut beberapa manfaat jejak audit yang bisa Anda rasakan:

  • Kekuatan Hukum yang Lebih Baik— audit trail bisa menjadi alat bukti elektronikkarena semuanya tercatat dengan rapi.
  • Proses Lebih Efisien— jejak audit otomatis terekam dan tersimpan, sehingga Anda tak perlu mencatatnya secara manual yang menghabiskan waktu dan tenaga.
  • Peningkatan Keamanan— sebab, semua perubahan ditampilkan dengan rinci, sehingga tak ada manipulasi atau pemalsuan tanda tangan.
  • Teknologi Ramah Lingkungan— fitur jejak audit sepenuhnya digital, sehingga tak membutuhkan kertas sama sekali.

Baca juga: 11 Alasan Menggunakan Tanda Tangan Elektronik di 2023

Mengenal QR Code Audit Trail  Mekari Sign

Fitur Jejak Audit

Mekari Sign sebagai salah satu penyedia Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi terbaik di Indonesia meluncurkan fitur baru, yaitu QR code Audit Trail. Seperti namanya, fitur ini memungkinkan Anda untuk mengetahui historikal dari setiap aktivitas yang terjadi pada suatu dokumen hanya dengan memindai QR code-nya.

Baca juga: QR Code: Fungsi, Cara Kerja, dan Cara Membuatnya

QR code ini akan secara otomatis ditambahkan pada halaman akhir dokumen Anda. Tepatnya, di pojok kiri bawah halaman terakhir. Ukuran QR code ini cukup kecil, tapi tetap bisa Anda scan dengan mudah. Alhasil, tidak mengganggu isi dokumen sama sekali dan tetap praktis.

QR code bisa discan oleh siapapun. Baik itu pemilik dokumen, para penandatangan, hingga orang lain yang dapat mengakses QR code dokumen.

Selain itu, QR code ini akan ikut tercetak dan tetap dapat discan bila dokumen hendak dibagikan dalam bentuk cetak. Anda hanya perlu menggunakan kamera handphone saja, tak perlu alat tambahan lainnya. Sangat praktis, bukan?

Baca juga: Apa Itu Barcode? Fungsi, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Cara Menggunakan QR Code Audit Trail Mekari Sign

Berikut panduan menggunakannya:

1. Ikuti Semua Proses Upload Dokumen Mekari Sign

Ikuti semua proses upload dokumen Mekari Sign. Mulai dari buat akun, melengkapi eKYC, upload dokumen, hingga masukan para penandatangan.

2. Pastikan Toggle Barcode Menyala

Saat di halaman pengaturan tanda tangan, pastikan toggle barcode di kanan atas menyala. Sebenarnya toggle memang menyala secara default, tapi tak ada salahnya untuk memastikan.

3. Kirim Dokumen

Bila semua pengaturan sudah sesuai, klik Next. Di halaman selanjutnya, pastikan nama dan alamat email para pihak sudah benar. Bila sudah, klik Send Document.

4. Barcode Siap untuk Discan

Jika dokumen sudah diterima oleh semua pihak, maka barcode sudah bisa discan dan siap digunakan.

panduan cara menggunakan audit trail qr code Mekari Sign

Fungsi dan Manfaat Audit Trail Barcode Mekari Sign

Lengkapnya, berikut beberapa fungsi dan manfaatnya:

1. Keamanan dan Kredibilitas Dokumen yang Jauh Lebih Baik

Barcode dapat menunjukkan ID dokumen, hingga timestamp para penandatanganan. Alhasil, meningkatkan kredibilitas dokumen karena terbukti dokumen dibuat resmi di Mekari Sign.

2. Lebih Mudah Mengecek Sertifikasi Tanda Tangan Elektronik

Hanya dengan kamera handphone, Anda bisa mengecek sertifikasi tanda tangan elektronik di dokumen tersebut. Tanpa perlu alat tambahan lainnya.

3. Audit Trail dengan Informasi Terlengkap

Audit Trail memuat informasi penting dokumen. Mulai dari kapan dokumen dibuat, kapan dokumen ditandatangani, siapa penandatangannya, dan masih banyak lainnya.

Baca juga: 3 Cara Membuat Tanda Tangan Barcode, Termudah!

Mekari Sign Dilengkapi dengan Audit Trail!

Logo Mekari Sign

Itulah penjelasan lengkap mengenai audit trail. Ternyata, fitur jejak audit ini sangat canggih dan aman, ya? Tanpa fitur ini, tanda tangan elektronik lebih mudah dimanipulasi atau dipalsukan.

Maka dari itu, pastikan aplikasi tanda tangan online atau platform yang Anda pilih sudah memiliki audit trail, seperti Mekari Sign. Dengan Mekari Sign, Anda bisa menikmati fitur jejak audit ini pada setiap e-Signature dan dokumen di satu tempat. Tak perlu ribet!

Coba Mekari Sign Sekarang!

BlogProduk

Artikel Terkait

WhatsApp WhatsApp Sales