15 Cara Menjaga Dokumen Pribadi [Fisik dan Digital]

Apakah Anda sedang mencari cara menjaga dokumen pribadi? Selamat, Anda sudah datang ke artikel yang tepat!

Dokumen adalah salah satu aset penting bagi pribadi maupun keluarga. Dalam dokumen bisa saja tercantum identitas lengkap Anda, informasi perjanjian, laporan bisnis, dan masih banyak lainnya.

Maka dari itu, penting bagi Anda untuk menjaga dokumen pribadi tersebut agar tak rusak dan tetap valid saat digunakan. Bagaimana caranya? Kami akan memberikan 15 caranya di artikel ini, baik untuk dokumen fisik maupun dokumen digital. Yuk, mulai!

Cara Menjaga Dokumen Pribadi Fisik

Sumber gambar: Unsplash

Berikut beberapa cara menjaga dokumen penting Anda yang berbentuk fisik:

1. Jangan Sembarang Dipindahtangankan

Anda pasti tak asing dengan kasus penipuan dengan cara mengalihkan kepemilikan tanah atau rumah, kan? Maka dari itu, sebaiknya Anda jangan sembarang mempercayakan dokumen penting ke orang lain, seperti akta tanah atau surat bisnis. Bila tak hati-hati, bisa saja dokumen tersebut dimanfaatkan oleh orang yang tak bertanggung jawab.

2. Fotokopi Dokumen Anda

Cara menjaga dokumen penting selanjutnya adalah dengan mem-fotokopinya. Sebaiknya, Anda fotokopi dokumen penting sebanyak 10 atau 20 lembar. Dengan begitu, jika Anda membutuhkan dokumen tersebut untuk keperluan administrasi atau yang lainnya, Anda tak perlu membawa yang asli. Selain itu, jangan lupa lakukan juga legalisir terhadap ijazah atau surat penting lainnya.

3. Masukkan ke Map

Dokumen yang Anda simpan di map bisa bertahan lebih lama dan cenderung aman dari kerusakan. Tapi, pastikan Anda memilih map dengan bahan plastik dan mempunyai ketebalan yang baik, ya! Hindari map tipis yang terbuat dari kertas, karena kurang awet untuk penyimpanan jangka lama.

4. Simpan di Lemari

Setelah Anda memasukkan dokumen ke map, pastikan Anda langsung menyimpannya di lemari. Jangan Anda letakkan sembarangan di tempat terbuka, apalagi di tempat yang mudah dijangkau anak-anak atau banjir. Simpan saja di lemari dan taruh di bagian paling atas, lalu berikan kamper agar mengurangi kelembaban.

5. Masukkan ke Brankas

Selain lemari, opsi penyimpanan lain yang bisa Anda coba adalah brankas. Yup, brankas tak hanya berguna untuk menyimpan perhiasan, uang, atau logam mulia saja. Dengan brankas, dokumen Anda bisa lebih aman dari risiko pencurian dan kebakaran. Asalkan, Anda memang membeli brankas yang bagus.

6. Gunakan Safe Deposit Box

Safe Deposit Box adalah kotak penyimpanan khusus yang ada di bank, kantor pos, atau lembaga terkait lainnya. Biasanya, berfungsi untuk menyimpan harta, surat berharga, atau dokumen penting. Kotak ini terbuat dari baja kuat khusus, sehingga tahan dari kebakaran, banjir, bongkar paksa, dan lainnya.

7. Hindari Laminating

Ternyata, laminating dokumen itu tak selalu disarankan, lho! Sebab, bila sewaktu-waktu dokumen tersebut akan dicek keasliannya, seperti saat jual beli tanah atau jual beli rumah, maka laminating harus dibuka dan bisa merusak dokumennya. Sebab, plastik dan kertasnya sudah menempel kuat. Jadi, pikir baik-baik sebelum melakukan laminating, ya!

8. Amankan Dulu Saat Terjadi Sesuatu

Tak jarang ada peristiwa di luar prediksi Anda, seperti banjir atau kebakaran. Nah, selain menyelamatkan barang-barang berharga, Anda jangan lupa juga untuk mengamankan dokumen pribadi Anda terlebih dahulu. Terutama, bila Anda menyimpannya di tempat yang tak tahan api atau air.

9. Cek Secara Berkala

Terakhir, cara menjaga dokumen pribadi berbentuk fisik adalah mengeceknya secara berkala. Pengecekan ini untuk memastikan bahwa dokumen Anda masih lengkap dan kondisinya masih bagus. Bila dokumen tercecer atau rusak kecil, Anda bisa langsung melakukan tindakan sebelum bertambah parah.

Cara Menjaga Dokumen Pribadi Digital

Sumber gambar: Pixabay

Selain dokumen fisik, dokumen digital, seperti kontrak elektronik, juga harus Anda jaga, lho. Berikut cara menjaga dokumen penting dalam bentuk digital yang bisa Anda coba:

10. Gunakan Penyimpanan Cloud

Penyimpanan cloud menyediakan media penyimpanan yang aman, cepat, dengan harga bersahabat. Dengan menyimpan dokumen di cloud, Anda bisa mengaksesnya dari mana saja dan kapanpun, sehingga bila ada keperluan mendadak, Anda bisa langsung menggunakannya. Sangat berguna bila Anda seorang freelance dengan gaya hidup Digital Nomad.

11. Simpan di Perangkat yang Bagus

Selain menyimpan di cloud, ada opsi lain yang lebih “tradisional,” yaitu menyimpannya di media penyimpanan fisik, seperti flashdisk, SD card, ataupun hardisk. Namun, pastikan Anda memilih perangkat yang bagus dari merk terkenal. Harganya memang lebih mahal, tapi keamanan dokumen Anda akan lebih terjamin.

12. Beri Nama Folder dan File yang Sesuai

Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian, sebaiknya Anda memberikan nama folder dan file yang sesuai. Jangan mencampur-campur dokumen elektronik Anda dalam satu folder begitu saja, karena membingungkan dan terkesan tidak rapi. Cara menjaga dokumen keluarga ini sering dilewatkan, tapi tak ada salahnya untuk Anda coba.

13. Simpan di Dua Tempat Berbeda

Cara menyimpan dokumen pribadi digital selanjutnya adalah dengan menyimpannya dokumen di dua tempat berbeda, seperti di cloud dan flashdisk. Sehingga, bisa meminimalisir risiko bila salah satunya mendapatkan masalah, seperti corrupt, hilang, tak bisa diakses, dan sebagainya.

14. Terapkan Password yang Aman

Anda bisa memberikan password pada setiap folder atau masing-masing dokumen Anda. Dengan begitu, keamanannya akan jauh lebih terjamin dan bisa terhindar dari pencurian data, maupun cyber crime lainnya. Namun, agar cara menjaga dokumen diri ini efektif, pastikan Anda menggunakan password yang kuat dengan kombinasi huruf dan angka, ya!

15. Gunakan Akun Cadangan

Terkadang, suatu akun tiba-tiba tak bisa diakses. Entah itu karena ada error, kebocoran data, atau masalah lainnya. Nah, supaya Anda tetap bisa mengakses dokumen yang disimpan, sebaiknya Anda juga memberikan akses dengan membuat akun cadangan. Dengan begitu, Anda tetap bisa mengakses dokumen walaupun bukan menggunakan akun utama.

Kelola Dokumen dan Surat dengan Mekari Sign!

Itulah pembahasan lengkap mengenai cara menjaga dokumen pribadi. Melalui artikel ini, Anda sudah belajar 15 cara menjaga dokumen penting, baik itu yang berbentuk fisik maupun digital. Selamat menerapkan cara-cara di atas, ya!

Oh ya, berbagai keperluan administrasi bisa Anda permudah melalui Mekari Sign, lho! Mekari Sign menyediakan berbagai fitur yang siap menunjang dan mengelola berbagai keperluan surat dan dokumen Anda. Mulai dari tanda tangan digital resmi berinduk Kominfo dan emeterai resmi Peruri. Yuk, coba!

Coba Mekari Sign Sekarang!