Panduan Lengkap Tanda Tangan Elektronik di Indonesia

Tanda tangan dokumen merupakan hal yang tak terpisahkan dari bisnis apapun. Baik untuk urusan administrasi, operasional, maupun perjanjian dengan pihak tertentu.

Seiring dengan beralihnya bisnis ke go online, proses tanda tangan pun juga menjadi digital. Banyak bisnis yang mulai menggunakan tanda tangan elektronik (TTE) untuk berbagai keperluan, mulai dari pengesahan, transaksi, sampai perjanjian bisnis. Tak heran, karena penggunaan TTE jauh lebih praktis dan efisien.

Lalu, apa itu tanda tangan elektronik? Bagaimana keabsahan serta cara membuatnya? Yuk, pelajari selengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Tanda Tangan Elektronik?

Menurut UU Nomor 11 Tahun 2008, tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang berfungsi untuk digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Sedangkan pengertian umumnya mengutip dari Techtarget, tanda tangan elektronik adalah versi digital dari tanda tangan basah. Di beberapa negara, tanda tangan elektronik sudah memiliki kekuatan hukum yang tinggi bila memenuhi syarat tertentu.

Nah, di Indonesia sendiri tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum tinggi bila memenuhi syarat di bawah ini:

• Data pembuatan TTE terkait hanya kepada Penanda Tangan
• Data pembuatan TTE pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan
• Segala perubahan terhadap TTE yang terjadi setelah waktu penandatangan dapat diketahui
• Segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan TTE tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui
• Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penandatangannya
• Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait

Baca juga: Cara Cek Keaslian Tanda Tangan Elektronik [Termudah!]

Keabsahan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia

Di Indonesia, ada beberapa peraturan yang membahas tentang TTE, yaitu:

1. Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 (UU ITE)

Pasal 1 Angka 12:

“Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.”

Di Pasal 1 UU ITE, Anda akan langsung menemukan pengertian tanda tangan elektronik. Ini membuktikan bahwa TTE memang sah dan diakui penggunaannya di Indonesia.

2. PP No. 71 Tahun 2019

Pasal 60:

“(1) Tanda Tangan Elektronik berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas:

a. identtas Penada Tangan; dan

b. keutuhan dan keautentikan Informasi Elektronik.

(2) Tanda Tangan Elektronik meliputi:

a. Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi; dan

b. Tanda Tangan Elektronik tidak tersertifikasi.

(3) Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) huruf a harus:

a. memenuhi keabsahan kekuatan hukum dan akibat hukum Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (3);

b. menggunakan Setifikat Elektronik yang dibuat oleh jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia; dan

c. dibuat dengan menggunakan Perangkat Pembuat Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi.

(4) Tanda Tangan Elektronik tidak tersertifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dibuat tanpa menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia.”

Jenis Tanda Tangan Elektronik menurut Undang Undang

Dari isi Pasal 60 PP 71/2019 disebutkan bahwa ada dua jenis tanda tangan elektronik di Indonesia, yaitu TTE Tersertifikasi dan Tidak. Apa itu?

Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi

Singkatnya, TTE Tersertifikasi adalah tanda tangan yang dibuat melaui jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang resmi. Baik itu dari pemerintah, maupun swasta seperti Tilaka yang bekerja sama dengan Mekari Sign.

Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi

Sementara TTE Tidak Tersertifikasi adalah tanda tangan yang bukan dibuat melalui PSrE. Tanda tangan ini tetap sah di mata hukum, tapi kekuatannya lemah dan tak bisa dijadikan bukti di pengadilan.

Masih ada beberapa peraturan lain yang membahas mengenai TTE. Selengkapnya, Anda bisa baca di →  Keabsahan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia [Peraturan Baru]

Ingin ketahui lebih lanjut tentang tanda tangan elektronik tersertifikasi? Pelajari selengkapnya melalui video di bawah ini:

Lalu bagaimana dengan tanda tangan digital? Tentunya Anda pasti juga pernah mendengar istilah tanda tangan digital. Lantas keduanya apakah sama? Simak penjelasannya di bawah ini

Apakah Tanda Tangan Elektronik dan Digital itu Sama?

Mungkin tak sedikit yang mengira bahwa tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital adalah sama. Padahal, tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital sebenarnya memiliki beberapa perbedaan mendasar, lho. Apa saja perbedaan tersebut? Mari lihat tabel penjelasan di bawah ini:

Baca selengkapnya: Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Digital

Cara Kerja Tanda Tangan Elektronik

Pada dasarnya, berikut tanda tangan elektronik memiliki cara kerja sebagai berikut:

• Pertama-tama, pengirim pesan akan menghitung Message Digest (MD) dari pesan. MD ini Anda peroleh dengan mengubah pesan M dengan fungsi hash satu arah
• Selanjutnya, terjadi enkripsi pada MD menggunakan algoritma kriptografi kunci privat, seperti algoritma RSA. Nah, hasil enkripsi inilah yang dinamakan sebagai tanda tangan digital (S)
• Kemudian, tanda tangan digital (S) diletakkan pada pesan M
• Lalu, pesan M yang sudah Anda tandatangani dengan S akan dikirim menggunakan saluran komunikasi

Bila pesan M sudah sampai ke penerima, akan terjadi proses verifikasi sebagai bentuk pembuktian keaslian pesan. Berikut proses verifikasinya:

• Tanda tangan digital (S) didekripsikan (decrypt) menggunakan kunci publik yang diberikan ke penerima. Nantinya, proses ini akan menghasilkan MD (Message Digest)
• Kemudian, penerima mengubah M menjadi MD dengan fungsi hash satu arah. Hash ini mirip dengan yang digunakan oleh pengirim
• Nah, bila hasilnya MD=MD, maka tanda tangan yang diterima adalah sah dan asli dari pengirim yang benar

Contoh Penggunaan Tanda Tangan Elektronik Berdasarkan Jenis Pekerjaan

Tanda tangan elektronik memiliki fungsi penting untuk berbagai jenis pekerjaan, seperti Keuangan dan HR. Berikut beberapa contoh penggunaannya:

1. Keuangan

Keamanan adalah hal yang sangat penting dalam bisnis yang berhubungan dengan uang. Di fintech misalnya, penerapan tanda tangan elektronik khususnya melalui API telah banyak digunakan untuk keperluan tanda tangan di invoice, faktur pajak, atau surat penagihan.

2. Human Resource

Penggunaan tanda tangan elektronik kini mulai banyak digunakan pada sektor HR, contohnya pada proses recruitment karyawan. Dalam proses recruitment, tanda tangan elektronik dapat dibubuhkan di kontrak kerja seperti PKWT ataupun PKWTT.

Contoh Penggunaan Tanda Tangan Elektronik di Berbagai Industri

Selain jenis pekerjaannya, tentunya tanda tangan elektronik memiliki peran penting pada setiap industri. Berikut penjelasannya:

1. Jasa

Bisnis di bidang jasa pun juga sudah banyak yang memakai tanda tangan elektronik. Terutama, jasa yang berbentuk digital, seperti pembuatan website, desain grafis, dan semacamnya. Contohnya untuk tanda tangan kontrak kerja atau kontrak freelance secara online.

2. IT

Bukan hal mengejutkan bila perusahaan IT menggunakan tanda tangan elektronik. Apalagi, bila perusahaan itu masih menerapkan remote working. Beberapa contoh penggunaan TTE di perusahaan IT adalah surat perjanjian KOL untuk kepentingan marketing, maupun approval dokumen internal perusahaan.

Baca juga: Bagaimana Penerapan TTE dalam Perjanjian E-Commerce?

3. Bisnis Retail

Sekarang, sudah banyak bisnis retail yang go online, sehingga mereka mulai menggunakan tanda tangan elektronik untuk berbagai keperluan. Misalnya, untuk tanda tangan surat kerjasama dengan bisnis lain secara online atau tanda tangan sales order digital.

4. Manufaktur

Beberapa bisnis di bidang manufaktur pun juga mulai menggunakan TTE untuk berbagai keperluan. Terutama, manufaktur berskala internasional atau mempunyai banyak klien dari luar negeri. Misalnya, untuk tanda tangan dokumen kerja sama dengan supplier di masing-masing negara.

5. Kesehatan

Seperti yang Anda ketahui, ada banyak dokumen yang harus diurus di industri kesehatan. Maka dari itu, tanda tangan elektronik mampu membantu mempersingkat beberapa proses administrasi tersebut. Contohnya, untuk tanda tangan form pendaftaran pasien, mengurus pembayaran secara digital, hingga surat diagnosa. Dokumen tersebut kini juga banyak ditandatangani secara elektronik dalam bentuk QR Code.

Baca selengkapnya: Pentingnya Peran Tanda Tangan Digital dalam Digitalisasi Layanan Kesehatan

6. Pemerintahan

Selain sektor swasta yang telah banyak diuntungkan dengan keberadaan tanda tangan elektronik, Pemerintah sebagai regulator kini juga menerapkan tanda tangan elektronik melalui e-Government dalam proses pekerjaan sehari-hari mulai dari surat undangan resmi, surat pengantar, hingga dokumen sipil seperti KK.

Bagaimana Cara Daftar Tanda Tangan Elektronik?

Sebelum Anda bisa menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi di Mekari Sign, Anda harus melengkapi eKYC (electronic Know Your Customer) terlebih dahulu. Tak perlu khawatir, eKYC ini aman dan canggih, sehingga tak membutuhkan waktu lama.

• Pertama, Anda harus melakukan verifikasi identitas dengan KTP untuk pengecekan Dukcapil
• Kedua, akan ada verifikasi biometrik untuk mencegah pencurian identitas. Sehingga, bisa meminimalisir pemalsuan identitas maupun pemalsuan tanda tangan.
• Terakhir, buat PIN Anda untuk keamanan ekstra di Mekari Sign. Bila sudah, lakukan konfirmasi PIN Anda tersebut

Note: per Maret 2023 ada penyesuaian biaya eKYC di Mekari Sign karena ada perubahan terkait peraturan eKYC dari pemerintah Indonesia. Detailnya bisa Anda temukan di artikel → Penyesuaian Biaya eKYC di Mekari Sign Sesuai PP Terbaru [2023]

Setelah verifikasi eKYC selesai, Anda dapat membuat tanda tangan elektronik tersertifikasi atau biasa disebut juga tanda tangan digital.

Manfaat dan Fungsi Tanda Tangan Elektronik

Dibanding tanda tangan biasa, ttd elektronik tentu memiliki beberapa manfaat. Berikut manfaat yang akan Anda rasakan:

1. Membuktikan Keaslian dan Keabsahan Dokumen Digital

Tanpa tanda tangan elektronik (TTE) di suatu dokumen digital, maka keaslian dan keabsahannya akan diragukan. Terutama, bila dokumen tersebut memuat informasi penting atau sensitif. Nah, dengan adanya TTE di dokumen tersebut, apalagi TTE Tersertifikasi, maka dokumen tersebut bisa dijamin keaslian dan keabsahannya di mata hukum.

2. Menekan Biaya

Manfaat tanda tangan elektronik selanjutnya adalah menekan biaya. Sebab, Anda tak perlu mencetak berlembar-lembar dokumen, melakukan scan, maupun mengirim dokumen via ekspedisi. Hal yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet dan perangkat yang mendukung.

3. Hemat Waktu

Semua pihak bisa melakukan ttd elektronik hanya dalam hitungan menit, alih-alih harus menunggu dokumen dikirim melalui ekspedisi yang bisa memakan waktu berhari-hari. Hal ini tentu saja sangat menghemat waktu, apalagi jika pihak-pihaknya berbeda kota maupun lintas negara.

4. Keamanan yang Lebih Baik

Kasus pemalsuan dokumen maupun pemalsuan tanda tangan cukup marak terjadi. Tak heran karena dokumen fisik sangat mudah untuk dipalsukan, apalagi bila Anda menggunakan pihak ketiga seperti ekspedisi, misalnya.

Hal tersebut tak berlaku di dokumen dengan tanda tangan elektronik. Sebab, dokumen elektronik langsung dikirimkan ke pihak-pihak terkait secara personal. Sehingga kerahasiaan dan keamanannya lebih terjamin. Apalagi bila aplikasi pembuat tanda tangan yang Anda gunakan sudah tersertifikasi PSrE.

5. Meningkatkan Produktivitas

Seperti yang sudah disebutkan, ttd elektronik bisa menekan biaya dan menghemat waktu. Ini tentu saja akan berkontribusi positif pada produktivitas Anda. Sebab, Anda tak perlu menunggu lama terkait persetujuan atau keputusan penting lainnya dan bisa langsung mengerjakannya dalam hitungan menit.

6. Ramah Lingkungan

Terakhir, ttd elektronik merupakan teknologi ramah lingkungan karena semua prosesnya dilakukan secara virtual atau online. Dengan kata lain, Anda tak membutuhkan kertas sama sekali dan Anda bisa mengurangi penggunaan bahan bakar saat menggunakan ekspedisi. Win-win solution, bukan?

Sekarang Zamannya Tanda Tangan Elektronik!

Siapa sangka, ternyata tanda tangan pun bisa menjadi digital di zaman sekarang. Selain prosesnya lebih mudah dan cepat, Anda juga bisa menghemat biaya dan berkontribusi positif terhadap lingkungan.

Oh ya, sebelum memilih penyedia tanda tangan elektronik, pastikan bahwa penyedia tersebut memang berkualitas dan terpercaya ya. Seperti Mekari Sign. Mekari Sign sudah mengantongi lisensi dari PSrE. Dijamin, dokumen Anda akan aman dan terhindar dari pihak-pihak jahil.

Selain tanda tangan elektronik, produk Mekari Sign juga mencakup e-Meterai dan kontrak elektronik untuk memenuhi kebutuhan administrasi Anda. Yuk, coba!

Coba Mekari Sign Sekarang!

Referensi:

1. https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/37589/uu-no-11-tahun-2008
2. https://ojk.go.id/id/regulasi/otoritas-jasa-keuangan/peraturan-ojk/Pages/POJK-Nomor-77-POJK.01-2016.aspx
3. https://ojk.go.id/id/regulasi/otoritas-jasa-keuangan/surat-edaran-ojk-dan-dewan-komisioner/Pages/SEOJK-Tata-Kelola-dan-Manajemen-Risiko-Teknologi-Informasi-pada-Layanan-Pinjam-Meminjam-Uang-Berbasis-Teknologi-Informasi.aspx
4. https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/122030/pp-no-71-tahun-2019