Apa Manfaat Tanda Tangan Elektronik?

Tanda tangan elektronik memiliki beberapa manfaat, antara lain: Menekan biaya Menghemat waktu Memiliki tingkat keamanan lebih baik Meningkatkan produktivitas Ramah lingkungan

Tanda Tangan Elektronik: Definisi, Cara Membuat, dan Manfaatnya

Tanda tangan dokumen merupakan aspek tak terpisahkan dari kehidupan kita. Sayangnya, pandemi beberapa tahun ini mempersulit Anda untuk melakukan tanda tangan basah. Anda harus menunggu berhari-hari untuk dokumennya dikirim via ekspedisi terlebih dahulu, lalu dikirim balik setelahnya. Duh, ribet banget, ya?

Untungnya, sekarang Anda bisa melakukan tanda tangan elektronik atau e-sign, lho! Tanda tangan elektronik ini tentu saja lebih praktis karena Anda bisa melakukannya dengan cepat dan mudah, dari mana saja, tak peduli jarak.

Untuk informasi selengkapnya, yuk simak pembahasan tentang apa itu tanda tangan elektronik dan bagaimana cara membuat tanda tangan elektronik di artikel ini!

Apa Itu Tanda Tangan Elektronik?

Sumber gambar: Pixabay

Menurut UU Nomor 11 Tahun 2008, tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang berfungsi untuk digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Sedangkan pengertian umumnya mengutip dari Techtarget, tanda tangan elektronik adalah versi digital dari tanda tangan basah. Di beberapa negara, tanda tangan elektronik sudah memiliki kekuatan hukum yang tinggi bila memenuhi syarat tertentu.

Nah, di Indonesia sendiri tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum tinggi bila memenuhi syarat di bawah ini:

Data pembuatan TTE terkait hanya kepada Penanda Tangan
Data pembuatan TTE pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan
Segala perubahan terhadap TTE yang terjadi setelah waktu penandatangan dapat diketahui
Segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan TTE tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui
Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penandatangannya
Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait

Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Digital

Mungkin tak sedikit yang mengira bahwa tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital adalah sama. Padahal, tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital sebenarnya memiliki beberapa perbedaan mendasar, lho. Apa saja perbedaan tersebut? Mari lihat tabel penjelasan di bawah ini:

Perbedaan	Tanda Tangan Elektronik	Tanda Tangan Digital
Bentuk	Data dalam bentuk elektronik yang terlekat ke suatu dokumen elektronik. Data berupa nformasi elektronik dari penandatangan, sehingga bentuknya tidak terbatas.	Adanya mekanisme kriptografi dalam pembuatannya membuat bentuk tanda tangan digital tak bisa disamakan dengan tanda tangan basah.
Proses Pembuatan	Proses pembuatan sangat mudah, seperti scan tanda tangan dari kertas.	Pembuatan tanda tangan digital menggunakan metode kriptografi asimetris.
Validitas Identitas	Tak bisa divalidasi dengan akurat siapa pemiliknya, karena tanda tangan bisa berupa gambar, tulisan, suara, dan semacamnya.	Tanda tangan digital bisa Anda validasi dengan mudah memakai Sertifikat Elektronik yang memang menjadi salah satu syarat utamanya.
Kekutan Hukumnya	Legalitasnya sudah lengkap dijelaskan di atas	Tanda tangan digital bisa Anda jadikan alat bukti elektronik di pengadilan Indonesia, karena adanya sertifikat PSrE.
Fungsi atau Kegunaan	Biasanya, digunakan untuk identifikasi data atas nama Anda yang tak perlu kekuatan hukum, seperti verifikasi penerimaan barang dari ekspedisi.	Tanda tangan digital berfungsi untuk identifikasi yang lebih akurat dan terpercaya pada dokumen penting.Misalnya, surat resmi, kontrak, keperluan di bank, dan sebagainya.

1. Bentuk

Bentuk Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik adalah suatu mekanisme kriptografi yang biasanya ditanamkan ke dalam tanda tangan digital. Informasi yang dilekatkan tak hanya sekedar data atau tanda tangan, tapi suatu data terenkripsi serta sertifikat elektronik dari pemilik tanda tangannya. Alhasil, dokumen tersebut terjamin keasliannya karena berasal dari pihak yang sudah terverifikasi.

Nah, adanya mekanisme kriptografi dalam pembuatannya ini membuat bentuk TTD tak bisa disamakan dengan tanda tangan basah. Sebab, pada dasarnya tanda tangan elektronik dilekatkan pada dokumen yang tak memiliki bentuk fisik.

Dengan kata lain, dokumen yang tak memiliki goresan tanda tangan pun, bisa sah di mata hukum bila memang ditandatangani dengan TTD. Masih bingung? Tenang, kami akan menjelaskannya lebih lanjut di poin selanjutnya.

Bentuk Tanda Tangan Digital

Tanda tangan digital merujuk pada data dalam bentuk digital yang terlekat ke suatu dokumen online. Data ini berupa informasi digital dari penandatangan, sehingga bentuknya tidak terbatas hanya pada tanda tangan basah yang bersifat digital. Lalu, apa saja bentuknya?

Nah, bentuk tanda tangan digital bisa berbagai macam, seperti scan tanda tangan online, file suara yang dilekatkan ke dokumen, bentuk checklist sebagai persetujuan saat mengisi suatu informasi, ataupun bentuk digital lainnya, selama memang menunjukkan maksud untuk menyetujui hal yang disampaikan pada dokumen tersebut.

2. Proses Pembuatan

Proses Pembuatan Tanda Tangan Elektronik

Pembuatan tanda tangan elektronik menggunakan metode kriptografi asimetris. Singkatnya, metode ini akan mengenkripsi data dengan Kunci Privat dan hanya dapat terbuka dengan Kunci Publik. Dokumen yang terenkripsi ini berubah bentuk menjadi ciphertext yang berupa barisan kode acak, sehingga tak bisa Anda baca begitu saja.

Kemudian, sertifikat tanda tangan elektronik, Kunci Publik, dan ciphertext akan dilekatkan ke dokumen tersebut. Dengan kata lain, ada tiga informasi elektronik yang melekat pada dokumen yang akan Anda tandatangani secara digital. Inilah kenapa, Anda harus melengkapi e-KYC di Step 2 Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik di atas.

Selanjutnya, dekripsi akan dilakukan oleh Kunci Publik. Caranya, ciphertext yang ada di Kunci Publik, akan dibandingkan dengan ciphertext yang melekat di dokumen. Bila keduanya sama persis dan tak ada perubahan, maka dekripsi akan dilakukan. Hal ini membuat keabsahan dokumen tersebut tak diragukan lagi dan informasi di dalamnya juga dijamin aman.

Proses Pembuatan Tanda Tangan Digital

Tanda tangan digital umumnya bisa Anda buat dengan sangat mudah! Semudah seperti scan tanda tangan dari kertas, lalu menyimpannya dalam bentuk gambar, dan langsung Anda bubuhkan ke dokumen.

Bahkan, Anda juga bisa langsung mencoret-coret tanda tangan di aplikasi Paint dan langsung membubuhkannya ke dokumen. Kedua cara sederhana ini sudah bisa mengatasnamakan Anda di suatu dokumen. Anda juga bisa membuat tanda tangan online di sini.

3. Validitas Identitas

Validitas Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik bisa Anda validasi dengan mudah memakai sertifikat elektronik yang memang menjadi salah satu syarat utamanya. Untuk mendapatkan sertifikat elektronik, Anda harus mendaftarkan diri melalui e-KYC dulu dengan KTP, nama, alamat email, nomor telepon, dan sebagainya ke PSrE. Lalu, data tersebut akan dicocokkan dengan yang terdaftar di Dukcapil.

Tak hanya itu, tapi dilakukan juga tes liveness detection untuk membuktikan bahwa Anda bukan robot atau sekedar foto. Bila lolos semua proses validasi ini, maka sertifikat akan dikeluarkan. Hal tersebut juga membuat orang lain tak bisa menyangkal bila ada dokumen yang terkirim atas namanya, karena sudah pasti orang tersebut yang menandatanganinya.

Validitas Tanda Tangan Digital

Dokumen yang Anda tandatangani secara digital tak bisa Anda validasi dengan akurat siapa pemiliknya. Sebab, tanda tangan tersebut hanya dalam bentuk digital yang bisa berupa gambar, tulisan, suara, dan sejenisnya.

Maka dari itu, bila data tersebut dimiliki banyak orang, mereka bisa memakainya untuk mengatasnamakan suatu dokumen. Dengan kata lain, tak bisa Anda buktikan dengan jelas siapa yang memakai data digital tersebut, kapan dilakukan, dan di dokumen apa saja.

4. Kekuatan Hukum di Indonesia

Kekuatan Hukum Tanda Tangan Elektronik

Utamanya, dasar hukum tanda tangan elektronik ada di UU 11/2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Lalu, regulasi tanda tangan elektronik dijelaskan lebih lanjut di Pasal 52 Ayat 2 dan Pasal 54 Ayat 1 PP Nomor 82/2012.

Kekuatan Tanda Tangan Digital

Dokumen dengan tanda tangan digital biasa tak bisa Anda jadikan alat bukti elektronik di pengadilan Indonesia. Sebab, dokumen tersebut tidak ditandatangani melalui PSrE, sehingga validasi identitasnya tidak akurat.

5. Fungsi atau Kegunaannya

Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik berfungsi untuk identifikasi yang lebih akurat dan terpercaya pada dokumen yang penting. Misalnya, surat resmi, kontrak, keperluan di bank, dan sebagainya. Sebab, tanda tangan elektronik bisa meminimalisir kerugian karena mempunyai kekuatan hukum yang kuat.

Tanda Tangan Digital

Utamanya, tanda tangan elektronik bisa Anda gunakan untuk melakukan identifikasi dokumen. Bisa juga untuk identifikasi data atas nama Anda yang tak perlu kekuatan hukum atau pembuktian keabsahan individu, seperti verifikasi penerimaan barang oleh jasa ekspedisi.

Jenis-Jenis Tanda Tangan Elektronik

Secara internasional, ada 3 jenis tanda tangan elektronik, tapi di Indonesia sendiri hanya ada dua jenis tanda tangan elektronik yang diatur di UU. Penjelasan singkatnya bisa Anda baca di bawah ini. Tapi, untuk pembahasan lengkapnya Anda bisa cek di artikel → 5 Jenis Tanda Tangan Elektronik [Indonesia dan Internasional]

Jenis Tanda Tangan Elektronik Internasional

Simple: jenis paling sederhana karena tak ada perlindungan atau metode enkripsi apapun.
Basic: mirip dengan Simple, bedanya mampu menunjukkan perubahan setelah dokumen Anda tandatangani.
Advanced & Qualified: jenis paling aman dan mempunyai kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah.

Jenis Tanda Tangan Elektronik Indonesia

Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi: Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi menggunakan jasa penyelenggara sertifikasi elektronik dan dibuktikan dengan Sertifikat Elektronik.
TTE Tidak Tersertifikasi: TTE Tidak Tersertifikasi dapat Anda buat tanpa menggunakan jasa penyelenggara sertifikasi elektronik

Ingin ketahui lebih lanjut tentang tanda tangan elektronik tersertifikasi? Pelajari selengkapnya melalui video di bawah ini:

Cara Kerja Tanda Tangan Elektronik

Pada dasarnya, berikut tanda tangan elektronik memiliki cara kerja sebagai berikut:

Pertama-tama, pengirim pesan akan menghitung Message Digest (MD) dari pesan. MD ini Anda peroleh dengan mengubah pesan M dengan fungsi hash satu arah
Selanjutnya, terjadi enkripsi pada MD menggunakan algoritma kriptografi kunci privat, seperti algoritma RSA. Nah, hasil enkripsi inilah yang dinamakan sebagai tanda tangan digital (S)
Kemudian, tanda tangan digital (S) diletakkan pada pesan M
Lalu, pesan M yang sudah Anda tandatangani dengan S akan dikirim menggunakan saluran komunikasi

Bila pesan M sudah sampai ke penerima, akan terjadi proses verifikasi sebagai bentuk pembuktian keaslian pesan. Berikut proses verifikasinya:

Tanda tangan digital (S) didekripsikan (decrypt) menggunakan kunci publik yang diberikan ke penerima. Nantinya, proses ini akan menghasilkan MD (Message Digest)
Kemudian, penerima mengubah M menjadi MD dengan fungsi hash satu arah. Hash ini mirip dengan yang digunakan oleh pengirim
Nah, bila hasilnya MD=MD, maka tanda tangan yang diterima adalah sah dan sali dari pengirim yang benar

Cara Daftar Tanda Tangan Elektronik

Sebelum Anda bisa menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi di Mekari eSign, Anda harus melengkapi eKYC (electronic Know Your Customer) terlebih dahulu. Tak perlu khawatir, eKYC ini aman dan canggih, sehingga tak membutuhkan waktu lama.

Pertama, Anda harus melakukan verifikasi identitas dengan KTP untuk pengecekan Dukcapil
Kedua, akan ada verifikasi biometrik untuk mencegah pencurian identitas. Sehingga, bisa meminimalisir pemalsuan identitas maupun pemalsuan tanda tangan.
Terakhir, buat PIN Anda untuk keamanan ekstra di Mekari eSign. Bila sudah, lakukan konfirmasi PIN Anda tersebut

Bagaimana Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik?

Cara buat tanda tangan elektronik bisa Anda lakukan dengan mudah melalui Mekari eSign. Perikut panduan lengkapnya:

Step 1: Kunjungi Website Mekari eSign

Pertama, Anda perlu mengunjungi website Mekari eSign yang beralamatkan di mekarisign.com. Bila Anda sudah mempunyai akun Mekari, maka Anda bisa klik Login pada pojok kanan atas halaman. Jika belum, Anda bisa klik Jadwalkan Demo untuk bertemu dengan tim Mekari eSign dan dibuatkan akun.

Step 2: Lengkapi eKYC

Sebelum Anda bisa mengupload dokumen, Anda harus melengkapi eKYC seperti yang sudah kami jelaskan di atas. Pastikan Anda mengikuti semua langkah yang muncul di website.

Step 3: Upload Dokumen

Setelah login atau membuat akun baru, akan muncul tampilan dashboard Mekari eSign. Anda bisa langsung mulai melakukan tanda tangan elektronik dengan mengupload dokumen yang hendak ditandatangani melalui Upload Dokumen.

Klik Upload your document untuk memilih dokumen tanda tangan elektronik di perangkat Anda. Atau Anda juga bisa langsung menggeser (drag and drop) dokumen Anda di kotak yang tersedia.

Oh ya, pastikan dokumen Anda memiliki format PDF, JPG, JPEG, PNG, DOC, dan DOCX. Lalu, ukurannya juga tak lebih dari 25MB ya! Pada contoh ini, kami menggunakan dokumen tanda tangan PDF online berukuran 29KB.

Setelah dokumen Anda pilih, klik Next pada pojok kanan atas untuk melanjutkan.

Step 4: Atur Siapa Saja Pihak yang akan Menandatangani

Selanjutnya, Anda diharuskan untuk memasukkan pihak-pihak yang akan menandatangani dokumen tersebut. Anda tinggal masukkan saja nama dan alamat emailnya pada kolom yang tersedia. Lalu, pastikan kolom terakhir berada pada Needs to sign ya.

Untuk memasukkan diri Anda sebagai salah satu pihak, Anda bisa klik Add me as signer. Atau bila Anda ingin memasukkan pihak lain, Anda klik saja Add another signer.

Step 5: Atur Urutan Penandatanganan

Terkadang, ada dokumen yang mengharuskan pihak-pihaknya menandatanganinya secara berurutan. Tak perlu khawatir, di Mekari eSign Anda bisa mengatur urutannya dengan mudah, lho. Anda tinggal klik Set sign order, maka akan muncul titik-titik di samping nama-nama seperti ini:

Nah, Anda bisa mengklik dan menggeser titik-titik tersebut sesuai urutan pihak yang akan menandatangani. Bila sudah, klik Next untuk melanjutkan.

Step 6: Mengatur Tanda Tangan

Di tahap ini, Anda bisa mengatur tanda tangan masing-masing pihaknya. Mulai dari letak tanda tangan, nama, durasi kontrak, tanggal, hingga alamat emailnya. Anda tinggal klik dan geser opsi di kiri ke preview dokumen untuk melakukannya. Contohnya seperti ini:

Bila semua pihak sudah diatur, Anda bisa klik Next untuk melanjutkan.

Step 7: Pilih Folder Penyimpanan

Di sini, Anda diharuskan memilih folder yang nantinya digunakan untuk menyimpan dokumen yang sudah ditandatangani. Folder ini bukan folder di perangkat Anda, melainkan folder pada dashboard Mekari eSign.

Secara default, folder penyimpanan adalah My Documents. Tapi, Anda bisa menggantinya dengan klik Change, lalu klik Create New Folder.

Masukkan nama sesuai kebutuhan Anda, kemudian klik Submit.

Jika sudah, klik Next.

Step 8: Kirim Dokumen Tanda Tangan Online Anda!

Langkah terakhir merupakan final check sebelum Anda mengirim dokumen tersebut ke alamat email pihak-pihaknya. Maka dari itu, pastikan nama dan alamat email semua pihak sudah benar ya.

Di sini, Anda juga bisa memasukkan judul email pada Email subject dan isi pesan pada Email message seperti ini:

Jika semua sudah benar, Anda bisa klik Send document di kanan atas. Nantinya, bila semua pihak sudah menandatangani, mereka juga akan mendapatkan salinan dokumen tersebut ke emailnya.

Coba Mekari Sign Sekarang!

Fungsi Tanda Tangan Elektronik

Secara umum, tanda tangan elektronik memiliki fungsi sebagai berikut:

Membuktikan keaslian dan keabsahan dokumen digital
Memperkuat keamanan dokumen karena sulit dipalsukan
Mempercepat proses tanda tangan
Mempermudah proses tanda tangan jarak jauh dengan banyak pihak
Anda bisa tanda tangan di mana saja, kapan saja, dan di perangkat manapun yang mendukungnya
Mempersingkat proses pengambilan keputusan
Meningkatkan produktivitas karena semua prosesnya lebih cepat dan efisien
Menghemat pengeluaran karena bersifat digital, sehingga Anda tak perlu membeli tinta, kertas, mencetaknya, dan sebagainya
Mengurangi risiko kerusakan dokumen, terutama bila Anda mengirimnya menggunakan ekspedisi

Manfaat Tanda Tangan Elektronik

Dibanding tanda tangan biasa, ttd elektronik tentu memiliki beberapa manfaat. Berikut manfaat yang akan Anda rasakan:

1. Menekan Biaya

Manfaat tanda tangan elektronik yang pertama adalah menekan biaya. Sebab, Anda tak perlu mencetak berlembar-lembar dokumen, melakukan scan, maupun mengirim dokumen via ekspedisi. Hal yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet dan perangkat yang mendukung.

2. Hemat Waktu

Semua pihak bisa melakukan ttd elektronik hanya dalam hitungan menit, alih-alih harus menunggu dokumen dikirim melalui ekspedisi yang bisa memakan waktu berhari-hari. Hal ini tentu saja sangat menghemat waktu, apalagi jika pihak-pihaknya berbeda kota maupun lintas negara.

3. Keamanan yang Lebih Baik

Kasus pemalsuan dokumen maupun pemalsuan tanda tangan cukup marak terjadi. Tak heran karena dokumen fisik sangat mudah untuk dipalsukan, apalagi bila Anda menggunakan pihak ketiga seperti ekspedisi, misalnya.

Hal tersebut tak berlaku di dokumen dengan tanda tangan elektronik. Sebab, dokumen elektronik langsung dikirimkan ke pihak-pihak terkait secara personal. Sehingga kerahasiaan dan keamanannya lebih terjamin. Apalagi bila aplikasi pembuat tanda tangan yang Anda gunakan sudah bekerjasama dengan PSrE seperti Mekari eSign.

4. Meningkatkan Produktivitas

Seperti yang sudah disebutkan, ttd elektronik bisa menekan biaya dan menghemat waktu. Ini tentu saja akan berkontribusi positif pada produktivitas Anda. Sebab, Anda tak perlu menunggu lama terkait persetujuan atau keputusan penting lainnya dan bisa langsung mengerjakannya dalam hitungan menit.

5. Ramah Lingkungan

Terakhir, ttd elektronik merupakan teknologi ramah lingkungan karena semua prosesnya dilakukan secara virtual atau online. Dengan kata lain, Anda tak membutuhkan kertas sama sekali dan Anda bisa mengurangi penggunaan bahan bakar saat menggunakan ekspedisi. Win-win solution, bukan?

Sekarang Zamannya Tanda Tangan Elektronik!

Siapa sangka, ternyata tanda tangan pun bisa menjadi digital di zaman sekarang. Selain prosesnya lebih mudah dan cepat, Anda juga bisa menghemat biaya dan berkontribusi positif terhadap lingkungan.

Oh ya, sebelum memilih penyedia tanda tangan elektronik, pastikan bahwa penyedia tersebut memang berkualitas dan terpercaya ya. Seperti Mekari eSign contohnya. Mekari eSign sudah mengantongi lisensi dari PSrE. Dijamin, dokumen Anda akan aman dan terhindar dari pihak-pihak jahil.

Selain tanda tangan elektronik, produk Mekari eSign juga mencakup e-Meterai dan kontrak elektronik untuk memenuhi kebutuhan administrasi Anda. Yuk, coba!

Coba Mekari Sign Sekarang!