- Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan dalam bentuk elektronik yang digunakan untuk verifikasi dan autentikasi identitas pada dokumen elektronik.
- Di Indonesia, tanda tangan elektronik terdiri atas TTE tersertifikasi dan TTE tidak tersertifikasi dengan persyaratan yang berbeda.
- TTE memiliki beragam penggunaan dalam bisnis, mulai dari kontrak kerja dan dokumen keuangan hingga perjanjian dengan mitra.
- Memahami cara kerja dan legalitas TTE membantu perusahaan menentukan penggunaannya sesuai kebutuhan dokumen.
- Untuk kebutuhan bisnis, tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat digunakan melalui layanan yang mendukung proses verifikasi dan sertifikasi.
Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya. Tanda tangan elektronik digunakan untuk verifikasi dan autentikasi dalam dokumen elektronik, sehingga proses penandatanganan dapat dilakukan tanpa dokumen fisik.
Di Indonesia, tanda tangan elektronik terdiri atas TTE tersertifikasi dan TTE tidak tersertifikasi. Keduanya memiliki mekanisme dan persyaratan yang berbeda sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Artikel ini membahas jenis, cara kerja, legalitas, penggunaan, manfaat, hingga cara membuat tanda tangan elektronik untuk kebutuhan bisnis.
Apa Itu Tanda Tangan Elektronik?
Menurut UU Nomor 11 Tahun 2008, tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang berfungsi untuk digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
Dalam praktiknya, tanda tangan elektronik digunakan untuk menunjukkan persetujuan atau keterkaitan seseorang dengan suatu dokumen atau informasi elektronik. Di Indonesia, TTE terdiri atas TTE tersertifikasi dan TTE tidak tersertifikasi dengan persyaratan yang berbeda.
Nah, di Indonesia sendiri tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum tinggi bila memenuhi syarat di bawah ini:
- Data pembuatan TTE terkait hanya kepada Penanda Tangan
- Data pembuatan TTE pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan
- Segala perubahan terhadap TTE yang terjadi setelah waktu penandatangan dapat diketahui
- Segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan TTE tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui
- Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penandatangannya
- Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait
Keabsahan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia
TTE tidak tersertifikasi tetap dapat digunakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Perbedaannya terletak pada persyaratan dan mekanisme sertifikasi yang digunakan dibandingkan dengan TTE tersertifikasi.
1. Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 (UU ITE)
Pasal 1 Angka 12:
“Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.”
Di Pasal 1 UU ITE, Anda akan langsung menemukan pengertian tanda tangan elektronik. Ini membuktikan bahwa TTE memang sah dan diakui penggunaannya di Indonesia.
2. PP No. 71 Tahun 2019
Pasal 60:
“(1) Tanda Tangan Elektronik berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas:
a. identtas Penada Tangan; dan
b. keutuhan dan keautentikan Informasi Elektronik.
(2) Tanda Tangan Elektronik meliputi:
a. Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi; dan
b. Tanda Tangan Elektronik tidak tersertifikasi.
(3) Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) huruf a harus:
a. memenuhi keabsahan kekuatan hukum dan akibat hukum Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (3);
b. menggunakan Setifikat Elektronik yang dibuat oleh jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia; dan
c. dibuat dengan menggunakan Perangkat Pembuat Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi.
(4) Tanda Tangan Elektronik tidak tersertifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dibuat tanpa menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia.”
Jenis Tanda Tangan Elektronik menurut Undang Undang
Dari isi Pasal 60 PP 71/2019 disebutkan bahwa ada dua jenis tanda tangan elektronik di Indonesia, yaitu TTE Tersertifikasi dan Tidak. Apa itu?
Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi
Singkatnya, TTE Tersertifikasi adalah tanda tangan yang dibuat melaui jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang resmi. Baik itu dari pemerintah, maupun swasta seperti Tilaka yang bekerja sama dengan Mekari Sign.
Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi
Sementara TTE Tidak Tersertifikasi adalah tanda tangan yang bukan dibuat melalui PSrE. TTE tidak tersertifikasi tetap dapat digunakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Perbedaannya terletak pada persyaratan dan mekanisme sertifikasi yang digunakan dibandingkan dengan TTE tersertifikasi.
Masih ada beberapa peraturan lain yang membahas mengenai TTE. Selengkapnya, Anda bisa baca di → Keabsahan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia [Peraturan Baru]
Ingin ketahui lebih lanjut tentang tanda tangan elektronik tersertifikasi? Pelajari selengkapnya melalui video di bawah ini:
Tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital sering digunakan secara bergantian, padahal keduanya memiliki cakupan dan mekanisme yang berbeda.
Apakah Tanda Tangan Elektronik dan Digital itu Sama?
Tanda tangan elektronik merupakan istilah yang lebih luas, sedangkan tanda tangan digital menggunakan mekanisme kriptografi untuk mengamankan data dan memverifikasi integritas dokumen. Perbedaan keduanya dapat dilihat dari bentuk, proses pembuatan, validasi identitas, dan penggunaannya.
| Perbedaan | Tanda Tangan Elektronik | Tanda Tangan Digital | |
| Bentuk | Data dalam bentuk elektronik yang terlekat ke suatu dokumen elektronik. Data berupa informasi elektronik dari penandatangan, sehingga bentuknya tidak terbatas. | Adanya mekanisme kriptografi dalam pembuatannya membuat bentuk tanda tangan digital tak bisa disamakan dengan tanda tangan basah. | |
| Proses Pembuatan | Metodenya beragam, termasuk menggunakan gambar tanda tangan atau mekanisme elektronik lainnya. | Pembuatan tanda tangan digital menggunakan metode kriptografi asimetris. | |
| Validitas Identitas | Validasi identitas bergantung pada metode dan mekanisme yang digunakan. | Tanda tangan digital bisa Anda validasi dengan mudah memakai Sertifikat Elektronik yang memang menjadi salah satu syarat utamanya. | |
| Kekuatan Hukumnya | Legalitasnya mengikuti ketentuan tanda tangan elektronik yang berlaku di Indonesia. | Dapat mendukung autentikasi, integritas, dan pembuktian dokumen sesuai mekanisme serta ketentuan yang berlaku. | |
| Fungsi atau Kegunaan | Biasanya, digunakan untuk identifikasi data atas nama Anda yang tak perlu kekuatan hukum, seperti verifikasi penerimaan barang dari ekspedisi. | Tanda tangan digital berfungsi untuk identifikasi yang lebih akurat dan terpercaya pada dokumen penting.Misalnya, surat resmi, kontrak, keperluan di bank, dan sebagainya. |
Baca selengkapnya: Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Digital
Cara Kerja Tanda Tangan Elektronik
Secara umum, tanda tangan elektronik melibatkan proses pembentukan tanda tangan dan verifikasi untuk memastikan keaslian serta integritas informasi elektronik.
- Pertama-tama, pengirim pesan akan menghitung Message Digest (MD) dari pesan. MD ini Anda peroleh dengan mengubah pesan M dengan fungsi hash satu arah
- Selanjutnya, terjadi enkripsi pada MD menggunakan algoritma kriptografi kunci privat, seperti algoritma RSA. Nah, hasil enkripsi inilah yang dinamakan sebagai tanda tangan digital (S)
- Kemudian, tanda tangan digital (S) diletakkan pada pesan M
- Lalu, pesan M yang sudah Anda tandatangani dengan S akan dikirim menggunakan saluran komunikasi
Bila pesan M sudah sampai ke penerima, akan terjadi proses verifikasi sebagai bentuk pembuktian keaslian pesan. Berikut proses verifikasinya:
- Tanda tangan digital (S) didekripsikan (decrypt) menggunakan kunci publik yang diberikan ke penerima. Nantinya, proses ini akan menghasilkan MD (Message Digest)
- Kemudian, penerima mengubah M menjadi MD dengan fungsi hash satu arah. Hash ini mirip dengan yang digunakan oleh pengirim
- Nah, bila hasilnya MD=MD, maka tanda tangan yang diterima adalah sah dan asli dari pengirim yang benar
Baca juga: Cara Cek Keaslian Tanda Tangan Elektronik [Termudah!]
Contoh Penggunaan Tanda Tangan Elektronik Berdasarkan Jenis Pekerjaan
Tanda tangan elektronik dapat digunakan dalam berbagai alur kerja bisnis, terutama pada proses yang membutuhkan persetujuan atau pengesahan dokumen. Berikut beberapa contohnya berdasarkan jenis pekerjaan:
1. Keuangan
Keamanan adalah hal yang sangat penting dalam bisnis yang berhubungan dengan uang. Di fintech misalnya, penerapan tanda tangan elektronik khususnya melalui API telah banyak digunakan untuk keperluan tanda tangan di invoice, faktur pajak, atau surat penagihan.
Pelajari di sini: Peran Tanda Tangan Elektronik pada Transaksi Fintech
2. Human Resource
Penggunaan tanda tangan elektronik kini mulai banyak digunakan pada sektor HR, contohnya pada proses recruitment karyawan. Dalam proses recruitment, tanda tangan elektronik dapat dibubuhkan di kontrak kerja seperti PKWT ataupun PKWTT.
Contoh Penggunaan Tanda Tangan Elektronik di Berbagai Industri
Penggunaan tanda tangan elektronik juga menyesuaikan kebutuhan dan jenis dokumen pada setiap industri. Beberapa contohnya adalah:
1. Jasa Bisnis
Bidang jasa kini semakin praktis berkat tanda tangan elektronik, terutama bagi penyedia jasa kreatif yang sering bekerja secara remote. Beberapa contoh penggunaannya adalah untuk pengesahan tanda tangan kontrak freelance, perjanjian endorse KOL atau influencer, hingga SPK (Surat Perintah Kerja) untuk proyek desain maupun konten.
2. IT
Dalam industri IT yang serba cepat, tanda tangan elektronik menjadi standar untuk menjaga kelancaran workflow. Contoh penggunaan yang paling umum adalah pengesahan Non-Disclosure Agreement (NDA) untuk menjaga kerahasiaan source code, lisensi software, hingga manajemen approval internal perusahaan terkait pemeliharaan sistem atau server.
3. Bisnis Retail
Sekarang, sudah banyak bisnis retail yang go online, sehingga mereka mulai menggunakan tanda tangan elektronik untuk berbagai keperluan. Misalnya, untuk tanda tangan surat kerjasama dengan bisnis lain secara online atau tanda tangan sales order digital.
Baca juga: Bagaimana Penerapan TTE dalam Perjanjian E-Commerce?
4. Manufaktur
Beberapa bisnis di bidang manufaktur pun juga mulai menggunakan TTE untuk berbagai keperluan. Terutama, manufaktur berskala internasional atau mempunyai banyak klien dari luar negeri. Misalnya, untuk tanda tangan dokumen kerja sama dengan supplier di masing-masing negara.
5. Kesehatan
Seperti yang Anda ketahui, ada banyak dokumen yang harus diurus di industri kesehatan. Maka dari itu, tanda tangan elektronik mampu membantu mempersingkat beberapa proses administrasi tersebut. Contohnya, untuk tanda tangan form pendaftaran pasien, rekam medis elektronik, mengurus pembayaran secara digital, hingga surat diagnosa.
Baca selengkapnya: Pentingnya Peran Tanda Tangan Digital dalam Digitalisasi Layanan Kesehatan
6. Pemerintahan
Selain sektor swasta yang telah banyak diuntungkan dengan keberadaan tanda tangan elektronik, Pemerintah sebagai regulator kini juga menerapkan tanda tangan digital yang umumnya berbentuk QR dalam proses pekerjaan sehari-hari mulai dari surat undangan resmi, surat pengantar, hingga dokumen sipil seperti KK.
Baca Selengkapnya: Peran TTD Digital dalam e-Government
Bagaimana Cara Daftar Tanda Tangan Elektronik?
Untuk menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi, pengguna perlu melalui proses verifikasi identitas sesuai mekanisme penyedia layanan. Salah satu tahap yang umum digunakan adalah eKYC untuk memastikan identitas penandatangan.
- Melakukan verifikasi identitas menggunakan dokumen identitas yang diperlukan.
- Menjalani verifikasi biometrik sesuai proses verifikasi penyedia layanan.
- Membuat kredensial keamanan seperti PIN untuk melindungi akun dan proses penandatanganan.
Setelah proses verifikasi selesai, pengguna dapat membuat atau menggunakan tanda tangan elektronik sesuai jenis dan mekanisme yang disediakan oleh penyedia layanan.
Manfaat dan Fungsi Tanda Tangan Elektronik
Tanda tangan elektronik dapat membantu mempercepat proses persetujuan dokumen, mengurangi pekerjaan administratif, dan memudahkan pengelolaan dokumen secara digital.
1. Membuktikan Keaslian dan Keabsahan Dokumen Digital
Tanpa tanda tangan elektronik (TTE) di suatu dokumen digital, maka keaslian dan keabsahannya akan diragukan. Terutama, bila dokumen tersebut memuat informasi penting atau sensitif.
Tanda tangan elektronik dapat membantu memverifikasi penandatangan dan menjaga integritas dokumen. Untuk kebutuhan yang memerlukan mekanisme sertifikasi, TTE tersertifikasi menggunakan Sertifikat Elektronik sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Menekan Biaya
Manfaat tanda tangan elektronik selanjutnya adalah menekan biaya. Sebab, Anda tak perlu mencetak berlembar-lembar dokumen, melakukan scan, maupun mengirim dokumen via ekspedisi. Hal yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet dan perangkat yang mendukung.
3. Hemat Waktu
Semua pihak bisa melakukan ttd elektronik hanya dalam hitungan menit, alih-alih harus menunggu dokumen dikirim melalui ekspedisi yang bisa memakan waktu berhari-hari. Hal ini tentu saja sangat menghemat waktu, apalagi jika pihak-pihaknya berbeda kota maupun lintas negara.
4. Keamanan yang Lebih Baik
Kasus pemalsuan dokumen maupun pemalsuan tanda tangan cukup marak terjadi. Tak heran karena dokumen fisik sangat mudah untuk dipalsukan, apalagi bila Anda menggunakan pihak ketiga seperti ekspedisi, misalnya.
Tanda tangan elektronik membantu mengurangi risiko pemalsuan dan memudahkan proses verifikasi ketika dokumen menggunakan mekanisme pengamanan yang sesuai. Sebab, dokumen elektronik langsung dikirimkan ke pihak-pihak terkait secara personal. Sehingga kerahasiaan dan keamanannya lebih terjamin. Apalagi bila aplikasi pembuat tanda tangan yang Anda gunakan sudah tersertifikasi PSrE.
5. Meningkatkan Produktivitas
Seperti yang sudah disebutkan, ttd elektronik bisa menekan biaya dan menghemat waktu. Ini tentu saja akan berkontribusi positif pada produktivitas Anda. Sebab, Anda tak perlu menunggu lama terkait persetujuan atau keputusan penting lainnya dan bisa langsung mengerjakannya dalam hitungan menit.
6. Ramah Lingkungan
Terakhir, ttd elektronik merupakan teknologi ramah lingkungan karena semua prosesnya dilakukan secara virtual atau online. Dengan kata lain, Anda tak membutuhkan kertas sama sekali dan Anda bisa mengurangi penggunaan bahan bakar saat menggunakan ekspedisi. Win-win solution, bukan?
Gunakan Tanda Tangan Elektronik untuk Mempercepat Workflow Dokumen
Tanda tangan elektronik membantu bisnis mempercepat proses persetujuan dan pengesahan dokumen tanpa bergantung pada proses manual. Penerapannya dapat disesuaikan dengan jenis dokumen, kebutuhan verifikasi, dan workflow masing-masing perusahaan.
Untuk kebutuhan bisnis, tanda tangan elektronik tersertifikasi Mekari Sign dapat digunakan untuk mendukung proses penandatanganan dokumen secara digital, termasuk kebutuhan verifikasi identitas dan pengelolaan workflow.
Referensi:
- https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/37589/uu-no-11-tahun-2008
- https://ojk.go.id/id/regulasi/otoritas-jasa-keuangan/peraturan-ojk/Pages/POJK-Nomor-77-POJK.01-2016.aspx
- https://ojk.go.id/id/regulasi/otoritas-jasa-keuangan/surat-edaran-ojk-dan-dewan-komisioner/Pages/SEOJK-Tata-Kelola-dan-Manajemen-Risiko-Teknologi-Informasi-pada-Layanan-Pinjam-Meminjam-Uang-Berbasis-Teknologi-Informasi.aspx
- https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/122030/pp-no-71-tahun-2019
