- Lembar disposisi adalah catatan atau instruksi dari pimpinan kepada bawahan mengenai tindak lanjut yang harus dilakukan terhadap suatu surat.
- Fungsi utamanya adalah memastikan surat ditangani dengan cepat, tepat, dan terdokumentasi, sehingga alur komunikasi dan kerja menjadi efisien.
- Format lembar disposisi umumnya mencakup detail surat, instruksi spesifik, tujuan penerus, dan kolom pengesahan dari pimpinan.
- Penggunaan lembar disposisi merupakan bagian dari tata kelola kearsipan yang baik sesuai dengan peraturan yang berlaku di Indonesia.
Di balik lancarnya alur surat-menyurat kantor, ada satu dokumen kecil yang kerap luput dari perhatian: lembar disposisi. Padahal, dokumen ini menjadi penghubung penting antara penerimaan surat dan tindakan yang diambil selanjutnya.
Tanpa sistem disposisi yang rapi, surat masuk bisa terhambat, tidak terarsipkan, atau bahkan diabaikan. Untuk memahami cara kerja, fungsi, hingga format lembar disposisi yang efektif, simak pembahasannya berikut ini.
Apa Itu Lembar Disposisi?
Lembar disposisi adalah catatan instruksi dari seorang pimpinan kepada staf atau bawahan mengenai tindakan yang harus diambil atas suatu surat masuk. Menurut KBBI, disposisi sendiri berarti pendapat seorang pejabat terkait isi surat dinas yang langsung dicatat pada lembar khusus untuk dijadikan landasan pengambilan keputusan.
Di Indonesia, penggunaan dokumen ini bukan sekadar tradisi kantor. Landasan hukumnya cukup kuat, mulai dari UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan hingga peraturan terbaru dari ANRI. Regulasi ini mewajibkan setiap instansi, baik pemerintah maupun swasta, untuk mengelola naskah dinas termasuk disposisi secara sistematis agar setiap kebijakan bisa dipertanggungjawabkan.
Fungsi Lembar Disposisi
Lembar disposisi membantu organisasi bergerak lebih lincah dan transparan. Berikut adalah beberapa manfaat nyata yang akan Anda rasakan:
- Pemberian Instruksi yang Jelas: Arahan tertulis seperti “Segera Balas,” “Siapkan Bahan Rapat,” atau “Cukup Diarsipkan” membuat staf tahu persis apa yang harus dilakukan tanpa perlu menebak-nebak.
- Memangkas Waktu Tunggu: Adanya instruksi spesifik dari atasan memungkinkan tim langsung bekerja tanpa harus menunggu sesi rapat atau konfirmasi lisan berulang kali.
- Melacak Progres Dokumen: Anda bisa memantau posisi surat sedang berada di divisi mana dan sejauh mana penanganannya sudah berjalan.
- Jejak Audit yang Sah: Setiap coretan atau tanda tangan pada lembar disposisi menjadi bukti administratif yang valid saat ada pemeriksaan internal maupun eksternal.
- Pembagian Tanggung Jawab yang Adil: Alur kerja jadi lebih terbuka karena setiap orang tahu siapa yang memegang kendali atas tugas tertentu dari surat tersebut.
Dasar Hukum Penggunaan Lembar Disposisi
Lembar disposisi diakui sebagai bagian dari pengelolaan arsip resmi dalam administrasi pemerintahan. Dasarnya tercantum dalam beberapa regulasi berikut:
- UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan: Menekankan prinsip autentik, akuntabel, dan sistematis dalam pengelolaan arsip dinamis seperti surat masuk dan disposisi (Pasal 3, Pasal 40 ayat 1).
- Perka ANRI No. 7 Tahun 2017: Mengatur ketertiban pengelolaan arsip dinamis termasuk lembar disposisi sebagai bagian dari distribusi surat yang tertib dan efisien (Pasal 19).
- Peraturan ANRI No. 5 Tahun 2021: Memberikan pedoman pembuatan naskah dinas, termasuk disposisi elektronik yang harus sah dan memenuhi standar kearsipan (Pasal 54–55).
- Peraturan BKN No. 16 Tahun 2020: Mewajibkan setiap surat masuk dilengkapi lembar disposisi untuk pencatatan dan penyimpanan di arsip aktif sebagai alat kendali penyelesaian surat.
Baca Juga: 25 Contoh Surat Dinas Segala Keperluan, Terlengkap!
Format dan Komponen dalam Lembar Disposisi
Walaupun tiap kantor punya selera desain sendiri, lembar disposisi yang baik biasanya memiliki beberapa bagian utama agar instruksi di dalamnya tidak membingungkan. Berikut adalah poin-poin yang wajib tercantum:
1. Identitas Surat Masuk
Bagian ini menjadi nyawa dokumen agar siapa pun yang membacanya langsung tahu surat mana yang sedang dibahas. Di dalamnya tercantum ringkasan perihal, nama pengirim, nomor surat asli, hingga tanggal kapan berkas tersebut mendarat di meja administrasi.
2. Tingkat Urgensi atau Sifat Surat
Pimpinan biasanya cukup mencentang kolom kategori seperti “Sangat Segera”, “Penting”, atau “Biasa”. Penanda ini sangat krusial karena membantu staf memprioritaskan tugas mana yang harus segera mereka selesaikan terlebih dahulu.
3. Instruksi Spesifik (Isi Disposisi)
Inilah jantung dari lembar disposisi. Di bagian ini, atasan memberikan perintah nyata, misalnya: “Tolong siapkan draf balasannya,” “Koordinasikan dengan tim keuangan,” atau sekadar “Cukup simpan sebagai referensi.”
4. Tujuan Penerusan Instruksi
Kolom ini memperjelas siapa orang atau divisi yang bertanggung jawab mengeksekusi perintah tersebut. Tanpa mencantumkan nama atau jabatan tujuan, surat berisiko tertahan atau salah sasaran.
5. Catatan Tambahan
Kadang perintah standar saja tidak cukup untuk menjelaskan tugas yang kompleks. Pimpinan bisa memanfaatkan ruang kosong ini untuk menuliskan pesan khusus atau detil tambahan agar arahannya jauh lebih tajam dan jelas.
6. Validasi dan Pengesahan
Sebagai penutup, kolom tanda tangan dan tanggal pemberian instruksi wajib ada. Hal ini menjadi bukti sah bahwa arahan tersebut bersifat resmi dari atasan dan dapat dipertanggungjawabkan secara administratif.
Baca Juga: Panduan Surat Masuk dan Surat Keluar dan Contohnya!
Contoh Lembar Disposisi
Untuk memberikan gambaran yang jelas, berikut ini adalah beberapa contoh lembar disposisi yang bisa Anda gunakan:
Contoh Lembar Disposisi Surat
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Lembar Disposisi Perusahaan
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Lembar Disposisi Dinas
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Lembar Disposisi Sekolah
Sumber Gambar: Scribd
Perbedaan Lembar Disposisi, Lembar Konsep Surat, dan Kartu Kendali
Dalam administrasi perkantoran, selain lembar disposisi, ada juga dokumen lain seperti lembar konsep surat dan kartu kendali. Meskipun ketiganya terkait dengan pengelolaan surat, fungsinya sangat berbeda.
Memahami perbedaan antara lembar disposisi, lembar konsep, dan kartu kendali adalah dasar dari manajemen administrasi yang efektif. Ketiganya membantu memastikan tindak lanjut surat berjalan sesuai arahan, komunikasi resmi tersusun rapi, dan setiap surat dapat dilacak statusnya secara administratif.
Begini cara mudah memahaminya:
- Kartu Kendali berfungsi sebagai “buku tamu” atau pelacak riwayat perjalanan surat (masuk dan keluar).
- Lembar Konsep Surat adalah draf kasar atau rancangan tulisan sebelum surat resmi dicetak dan dikirim.
- Lembar Disposisi adalah “surat perintah kerja” singkat yang lahir setelah pimpinan membaca isi surat masuk.
Baca Juga: Apa Itu Arsip Digital? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!
Itulah penjelasan lengkap mengenai lembar disposisi baik di instansi pemerintah maupun perusahaan swasta dari Mekari Sign. Dengan memahami fungsi, unsur, cara mengisi, hingga perbedaannya dengan dokumen pengendali lainnya, Anda dapat memastikan setiap surat masuk diproses dengan tepat, cepat, dan terdokumentasi dengan baik.
Jika Anda ingin memperdalam wawasan seputar dunia dokumen legal, hingga solusi tanda tangan elektronik, kunjungi artikel-artikel terbaru di blog Mekari Sign untuk mendapatkan panduan praktis dan terpercaya.
Tanda tangan langsung di dokumen disposisi? Bisa, tanpa print!
Referensi
- Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis.
- Arsip Nasional Republik Indonesia. Perka ANRI Nomor 7 Tahun 2017 tentang Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah.
- Badan Kepegawaian Negara. Peraturan BKN Nomor 16 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah.
- Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
