Notulen: Pengertian, Fungsi & Format dalam Rapat (PDF)

Rapat atau diskusi sering menghasilkan banyak keputusan penting. Namun, terkadang peserta lupa mencatat, sehingga hasil rapat atau tindakan yang perlu dilakukan selanjutnya bisa terlewatkan. Sebelum hal itu terjadi, Anda perlu membuat notulen sebagai bukti tertulis suatu pertemuan yang mencatat semua poin penting pembahasan.

Artikel ini akan membahas pengertian notulen, fungsinya, perbedaannya dengan istilah-istilah lain yang mirip seperti notulensi atau notula, serta cara membuatnya dengan benar.

Apa Itu Notulen?

Notulen atau notula (istilah baku) adalah catatan ringkas tentang peserta, isi pembahasan, atau keputusan yang diambil dalam suatu rapat, pertemuan, atau diskusi. Biasanya catatan ini dibuat dengan rinci dan rapi karena bisa menjadi referensi ke depannya.

Terdapat dua jenis notulen yang umum ditemui dalam pertemuan. Pencatatan kata demi kata seluruh pembahasan tanpa pengurangan atau penambahan materi disebut notulen harfiah, sementara catatan yang hanya meringkas materi disebut notulen rangkuman.

Notulen, Notulensi, Notula, Notulasi, dan Notulis: Apa Bedanya?

Ada empat istilah terkait notulen yang sering digunakan, notulensi, notula, notulasi, dan notulis. Kemiripan penyebutan istilah-istilah itu pun sering membuat orang bingung soal konteks penggunaannya.

Berikut perbedaan setiap istilah secara sederhana:

• Notulen: Istilah tidak baku meski sangat familiar dan banyak digunakan.
• Notula: Istilah baku dari notulen menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) untuk menyebut catatan ringkas isi pertemuan.
• Notulensi: Istilah tidak baku dari kegiatan/aktivitas pencatatan notula.
• Notulasi: Tidak ada dalam KBBI, tetapi muncul karena kebiasaan. Secara harfiah berarti kegiatan/aktivitas pencatatan notula.
• Notulis: Pelaku atau orang yang melakukan pencatatan notulen.

Baca Juga: Arsipkan Dokumen Kantor dengan Format Digital

Untuk Apa Notulen?

Menyimpan isi pembahasan suatu pertemuan, ini fungsi notulen:

• Bukti telah terjadinya pertemuan dengan pembahasan tertentu
• Sumber informasi kredibel terkait suatu pertemuan
• Panduan untuk peserta pertemuan, baik yang hadir maupun tidak hadir
• Mengukur tercapai tidaknya tujuan rapat
• Alat bukti saat audit atau pengadilan

Format dan Cara Membuat Notulen

Pembuatan notulen terdiri dari proses yang sistematis dan telah dimulai bahkan dari sebelum pertemuan. Berikut panduan cara membuat notulen yang efektif:

1. Buat Catatan Kasar Saat Pertemuan

Saat rapat atau diskusi, cukup tuliskan topik, peserta, inti, dan hasilnya di catatan terpisah.

2. Siapkan Format Notulen

Setiap perusahaan atau organisasi memiliki struktur resmi notulen yang berbeda. Namun, Anda bisa mengikuti format umum berikut:

• Nama Perusahaan/Organisasi/Institusi: Nama perusahaan, organisasi, atau institusi tempat Anda akan membuat notulen
• Judul Pertemuan atau Topik Pembahasan: Nama pertemuan atau topik yang akan dibahas secara singkat
• Lokasi dan Waktu Pelaksanaan: Tempat, tanggal, dan waktu pelaksanaan pertemuan
• Peserta Pertemuan: Jumlah dan nama peserta beserta jabatan (jika perlu)
• Poin Pembahasan: Poin atau inti permasalahan yang akan dibahas
• Hasil Keputusan: Ringkasan hasil diskusi, termasuk keputusan atau tindak lanjut

3. Susun Draf Notulen

Ubah catatan kasar menjadi notulen yang rapi dan sistematis sesuai format. Pastikan bagian Poin Pembahasan dengan Hasil Keputusan ditulis terpisah agar notulen lebih mudah dipahami.

4. Pemeriksaan dan Persetujuan

Kirim draf notulen yang sudah rampung kepada pimpinan rapat untuk diperiksa dan disahkan. Terkadang, notulen juga butuh ditandatangani oleh pimpinan rapat dan notulis.

5. Distribusi Hasil Notulen

Bagikan notulen akhir yang telah disetujui kepada semua peserta pertemuan dan simpan salinannya.

Baca Juga: Simpan Notulen dengan Filling Dokumen

Berikut gambaran sederhana dari notulen rapat sesuai struktur standar notulen. Anda bisa mengubah isi teks ini sesuai kebutuhan rapat dan perusahaan.

Contoh Template Notulen

1. Contoh Notulen Rapat dengan Tabel

[Download Template Notulen Rapat Tabel]

2. Contoh Notulen Rapat dengan List

Sumber: Scribd

Tips Membuat Notulen

Simak dan ikuti tips ini dalam membuat notulen agar hasil catatan lebih profesional:

• Siapkan peralatan lengkap, mulai dari alat tulis, laptop, atau aplikasi voice recorder/voice notes
• Pahami tujuan rapat dengan jelas agar Anda tahu poin penting yang perlu dicatat
• Sertakan dokumen pendukung terkait rapat, misalnya kontrak kerja dengan vendor, perjanjian kerjasama, surat bisnis, atau lainnya
• Cek ulang draf final notulen untuk memastikan tidak ada hal penting yang terlewat
• Jika butuh ditandatangani, pastikan pihak yang menandatangani adalah pimpinan rapat dan notulis
• Gunakan tanda tangan digital jika dokumen dikirim dalam format digital untuk menghindari pemalsuan notulen

Baca Juga: Apakah Kantor Anda Menerapkan Paperless Office?

Membuat notulen yang rapi bukan hanya soal mencatat, tetapi tentang memastikan setiap keputusan bisnis terdokumentasi dengan akurat dan sah. Dengan mengikuti panduan di atas, Anda dapat menciptakan sistem pengarsipan rapat yang lebih profesional dan terukur.

Agar dokumen notulen Anda lebih aman dan praktis saat didistribusikan, jangan ragu untuk beralih ke administrasi digital. Mekari Sign membantu Anda mengesahkan notulen hasil rapat dengan tanda tangan digital yang legal dan tersertifikasi secara instan. Jadikan alur kerja kantor Anda lebih simpel dan efisien bersama Mekari Sign!

Kelola dokumen digital Anda dengan Mekari Sign!

Coba Gratis