- Persuratan digital (e-Office) adalah pengelolaan surat menyurat dari metode lama berbasis kertas menjadi sistem elektronik berbasis cloud
- Persuratan digital memudahkan kegiatan operasional bisnis, di antaranya menghemat budget percetakan, mempercepat approval workflow, dan mendukung integrasi AI
- Beberapa contoh persuratan digital adalah email resmi, dokumen dengan tanda tangan digital, faktur elektronik, dan cloud
Apa Itu Persuratan Digital?
Persuratan digital adalah transformasi pengelolaan surat-menyurat dari metode konvensional berbasis kertas menjadi sistem elektronik berbasis cloud. Melalui konsep ini, seluruh siklus dokumen atau surat, mulai dari pembuatan, penomoran, persetujuan, hingga pengarsipan dilakukan sepenuhnya secara digital tanpa perlu dicetak.
Konsep ini juga dikenal sebagai e-Office. Artinya, persuratan digital terintegrasi langsung dengan workflow harian kantor yang telah menerapkan digitalisasi bisnis. Umumnya, persuratan digital didukung oleh fitur tanda tangan elektronik dan pemantauan real-time.
Untuk Apa Persuratan Digital?
Penerapan persuratan digital tentu membawa perubahan besar dalam efisiensi bisnis atau lingkungan kantor. Fungsi e-Office ini di antaranya adalah:
- Memangkas anggaran pembelian kertas, tinta printer, dan biaya kurir pengiriman
- Mempercepat alur persetujuan karena surat bisa dikirim dan ditandatangani secara instan tanpa perlu kehadiran fisik pihak terkait
- Memudahkan melacak surat secara real-time, misalnya platform Mekari Sign yang menampilkan status surat sudah diterima, dibuka, atau ditandatangani
- Dokumen lebih mudah dicadangkan (backup) dan dilindungi sistem enkripsi agar tidak diakses oleh sembarang pihak
- Mendukung integrasi dengan AI untuk memudahkan pengelolaan atau pengeditan surat
- Menjalankan bisnis eco-friendly yang turut meminimalisir penggunaan kertas
Baca Juga: Paperless Office, Lingkungan Kantor Tanpa Kertas?
4 Contoh Persuratan Digital
Perlu diketahui bahwa persuratan digital merupakan bagian dari administrasi digital. Itulah alasan mengapa penerapannya penting untuk membuat alur kerja lebih sederhana. Lebih lanjut, berikut empat contoh penerapan e-Office:
1. Email Resmi
Surat digital atau surat elektronik pasti identik dengan email. Aplikasi seperti Gmail, Yahoo! Mail, Outlook, atau fitur email lain umum digunakan untuk komunikasi formal hingga pengiriman surat resmi, proposal, pengumuman, atau dokumen lain antar klien eksternal maupun tim internal.
2. Dokumen dengan Tanda Tangan Digital
Contoh persuratan digital lainnya berupa dokumen yang memiliki tanda tangan digital atau berupa QR. Suatu kontrak, surat keputusan, surat edaran, atau surat penting lainnya tetap sah & lebih aman secara hukum jika ditandatangani secara digital melalui platform terpercaya seperti Mekari Sign.
3. Bukti Transaksi Elektronik
Persuratan digital berlaku juga untuk bukti transaksi, misalnya e-invoice, faktur elektronik, atau kuitansi elektronik. Seluruh bukti transaksi elektronik itu bisa memudahkan pelacakan arus keuangan tanpa perlu tumpukan kertas.
4. Platform Manajemen Dokumen
Selanjutnya Anda bisa menggunakan sistem penyimpanan berbasis cloud seperti Google Drive, Dropbox, atau sistem e-Office khusus lain untuk menyimpan atau mengelola surat-surat secara terpusat.
Tips dalam Melakukan Persuratan Digital
Mengganti sistem lama persuratan dari cetak menjadi digital terdengar mudah, tetapi penting untuk tetap memperhatikan tips berikut dalam melakukan persuratan digital.
- Gunakan format file standar (misalnya PDF) agar tetap konsisten dan sulit dimanipulasi oleh pihak lain.
- Beri format nama file yang seragam untuk memudahkan proses pencarian di kemudian hari. Contoh: YYYYMMDD-NamaSurat-Divisi.
- Pastikan Anda mengirim dan menerima email dengan domain resmi perusahaan.
- Selalu gunakan tanda tangan digital dari penyedia resmi seperti Mekari Sign agar legalitas terjaga.
- Batasi akses ke penyimpanan cloud hanya untuk akun tertentu atau akun dengan domain resmi milik unit bisnis Anda guna meminimalisir akses oleh sembarang pihak.
- Lakukan sosialisasi kepada tim mengenai alur persuratan digital untuk menghindari kesalahan teknis.
Baca Juga: Apa Itu Aplikasi Perkantoran dan Fungsinya?
Singkatnya, persuratan digital bukan sekadar tren teknologi, melainkan fondasi penting bagi bisnis yang ingin bergerak lebih lincah. Sebagai bagian dari ekosistem kantor modern, Mekari Sign pun siap mendukung kebutuhan persuratan digital Anda. Melalui fitur tanda tangan digital dan e-Meterai resmi, Mekari Sign memastikan setiap surat dan dokumen bisnis Anda tetap sah, aman, dan dapat diselesaikan kapan saja tanpa hambatan jarak.
Tanda tangani surat Anda dengan Mekari Sign!
