Proses Rekrutmen via Integrasi Mekari Sign & Talenta

Mengirim dan mengelola offering letter untuk kandidat baru seringkali memakan waktu dan rentan terhadap berbagai kendala, bukan? Bagi pengguna aplikasi HRIS seperti Mekari Talenta, keterbatasan fitur tanda tangan elektronik standar sebelumnya bisa menimbulkan keraguan legalitas karena belum tersertifikasi, serta memaksa proses manual (kirim email terpisah dan, download-upload manual untuk arsip) yang terasa kurang efisien.

Sebaliknya, menggunakan Mekari Sign untuk memproses kandidat juga dirasa merepotkan. Pengguna harus upload dokumen ke Mekari Sign, menunggu tanda tangan kandidat, download dokumen bertanda tangan, lalu upload kembali ke sistem HRIS untuk pengarsipan. Proses bolak-balik antar aplikasi ini tidak hanya memperlambat proses offering tetapi juga menyulitkan pelacakan status dokumen, berisiko membuat dokumen tercecer.

Integrasi Mekari Sign x Mekari Talenta

Untuk mengatasi kerumitan dan menjawab kebutuhan kedua pihak pengguna, kini hadir solusi terintegrasi antara Mekari Sign dan Mekari Talenta. Integrasi ini secara mulus menghubungkan fitur pembuatan offering letter di dashboard Talenta Recruitment dengan kekuatan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi dari Mekari Sign.

Kolaborasi ini dirancang khusus untuk menyederhanakan alur kerja Anda, meningkatkan keamanan dan keabsahan hukum dokumen offering letter, serta mempercepat keseluruhan proses administrasi rekrutmen.

Cara Kerja Integrasi

Bagaimana integrasi ini memudahkan proses offering letter Anda? Berikut langkah-langkahnya:

1. Pembuatan Offering Letter di Mekari Talenta

Anda memulai proses seperti biasa di dashboard Talenta Recruitment. Pilih kandidat yang lolos ke tahap penawaran.
Masuk ke laman detail kandidat, pilih tab “Offer”, lalu klik “Create offer”.
Sesuaikan isi offering letter pada template yang tersedia sesuai dengan detail penawaran untuk kandidat tersebut. Setelah selesai, klik “Send”.

2. Pengaturan Dokumen & Pengiriman via Mekari Sign

Setelah offering letter siap dikirim, klik menu opsi (ikon titik tiga) pada dokumen tersebut, lalu pilih “Send document to candidate”.
Pilih “Mekari Sign” sebagai metode pengiriman, lalu klik “Proceed”.
Anda akan diarahkan ke laman Mekari Sign. Di sini, Anda dapat memilih jenis Tanda Tangan Elektronik yang ingin digunakan (misalnya, TTE Tersertifikasi PSrE untuk legalitas tertinggi).
Langkah berikutnya adalah mengatur field atau area penandatanganan di dalam dokumen. Cukup drag & drop elemen tanda tangan dari menu sebelah kiri ke posisi yang diinginkan pada dokumen offering letter.
Lakukan review akhir, lalu kirim dokumen ke kandidat dengan mengklik “Send document”.

3. Tanda Tangan Kandidat & Pembaruan Status Otomatis

Sistem Mekari Sign akan otomatis mengirimkan email berisi tautan offering letter kepada kandidat untuk ditandatangani secara elektronik.
Setelah dokumen terkirim, Anda akan melihat notifikasi “Document sent” di dashboard Talenta. Status progres tanda tangan kandidat juga akan muncul dan terpantau pada tabel yang tersedia, memudahkan pelacakan.
Jika kandidat telah selesai menandatangani dokumen melalui Mekari Sign, status pada tabel di dashboard Talenta akan otomatis berubah menjadi “Signed”.
Dokumen offering letter yang sudah ditandatangani ini juga otomatis tersimpan dalam sistem Talenta untuk arsip. Anda juga dapat mengunduhnya jika diperlukan.

Download Template Offering Letter [GRATIS]

Manfaat Integrasi

Kolaborasi antara Mekari Sign dan Mekari Talenta memberikan keuntungan signifikan, baik bagi pengguna Talenta maupun pengguna Mekari Sign:

Bagi Pengguna Mekari Talenta

Offering Letter Lebih Legal & Aman: Dokumen ditandatangani dengan TTE Tersertifikasi yang sah hukum dan sulit dipalsukan, meningkatkan kredibilitas penawaran Anda.
Proses Rekrutmen Otomatis & Cepat: Kirim dan minta tanda tangan offering letter langsung dari Talenta, tanpa perlu download-upload manual atau kirim email terpisah.
Pelacakan Status Tanda Tangan Mudah: Pantau progres tanda tangan kandidat secara real-time langsung dari dashboard Talenta, tidak perlu lagi cek inbox email.
Penyimpanan Dokumen Terpusat: Offering letter yang sudah ditandatangani otomatis tersimpan di profil kandidat di Talenta, memudahkan pengarsipan.
Lebih Hemat Waktu & Praktis: Keseluruhan proses rekrutmen, dari penawaran hingga administrasi tanda tangan, menjadi lebih efisien dalam satu sistem.

Bagi Pengguna Mekari Sign (yang menggunakan Talenta)

Dokumen HR Tersimpan Otomatis di Talenta: Dokumen HR penting seperti offering letter langsung tersimpan di sistem Talenta setelah ditandatangani, menghilangkan kebutuhan upload manual.
Alur Pengiriman Offering Letter Otomatis: Tidak perlu lagi buka email, unduh file yang sudah ditandatangani di Sign, lalu simpan ulang ke HRIS. Semua berjalan otomatis.
Tracking Status Terstruktur: Lihat status tanda tangan dokumen HR secara real-time melalui dashboard Talenta tanpa perlu berpindah aplikasi.
Efisiensi Administrasi Rekrutmen: Integrasi meminimalkan proses bolak-balik antar aplikasi, mengurangi risiko dokumen tercecer atau proses yang tertunda.

Integrasi Mekari Talenta dan Mekari Sign hadir sebagai solusi konkret untuk mengatasi tantangan dalam proses rekrutmen kandidatr. Dengan alur administrasi yang lebih ringkas, otomatis, dan aman secara hukum, Anda tidak hanya menghemat waktu dan biaya operasional, tetapi juga meningkatkan pengalaman kandidat dan memperkuat citra profesional perusahaan.

Jadi tunggu apa lagi? Optimalkan proses offering Anda dan berikan pengalaman terbaik bagi kandidat bersama Mekari!

Urusan dokumen jadi mudah dengan Mekari Sign!

Coba Gratis