- Surat Kenaikan Gaji Karyawan adalah surat pemberitahuan resmi kepada karyawan dari perusahaan terkait kenaikan gaji
- Bukan sekadar pemberitahuan, surat kenaikan gaji bisa disebut sebagai salah satu bentuk apresiasi atas kontribusi karyawan dan menjadi dasar payroll perusahaan
- Format umum surat kenaikan gaji: Kop surat, nomor surat, perihal, pihak yang dituju, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tempat & tanggal surat, dan tanda tangan
- Gunakan bahasa formal dengan kalimat ringkas serta simpan salinan untuk arsip HRD
Kenaikan gaji karyawan tidak lepas dari kebijakan perusahaan dan hasil evaluasi kinerja karyawan itu sendiri. HRD berperan menyampaikan keputusan itu secara formal agar hak karyawan terjamin. Pemberitahuan kenaikan gaji tidak cukup melalui percakapan. Karena sifatnya yang sensitif, penyampaiannya harus melalui sebuah surat resmi. Namun, surat pemberitahuan apa yang dimaksud dan bagaimana cara membuatnya?
Apa Itu Surat Kenaikan Gaji Karyawan?
Surat kenaikan gaji karyawan adalah surat resmi yang menyampaikan perubahan upah/gaji dari perusahaan kepada karyawan. Surat kenaikan gaji ini merupakan dokumen resmi serta bukti tertulis bahwa karyawan terkait akan mendapat kenaikan upah mulai dari periode selanjutnya.
Umumnya, surat kenaikan gaji keluar setelah evaluasi kinerja, promosi jabatan, atau kebijakan perusahaan tertentu. Hal tersebut dilandasi oleh Pasal 92A dalam UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang yang mengimbau perusahaan untuk meninjau upah karyawan secara berkala.
Untuk Apa Surat Kenaikan Gaji Karyawan?
Bukan hanya sebatas pemberitahuan, surat kenaikan gaji bisa menjaga kejelasan hak & kewajiban perusahaan dengan karyawan. Berikut fungsi lain dari surat kenaikan gaji:
- Bukti tertulis atas perubahan gaji karyawan
- Memberikan kejelasan hak finansial karyawan secara resmi
- Bentuk apresiasi atas kontribusi karyawan
- Menghindari perbedaan persepsi antara karyawan dan perusahaan
- Dasar pencatatan payroll dan laporan keuangan
Baca Juga: Perpanjang Kontrak Karyawan dengan Surat Ini
Format & Cara Membuat Surat Kenaikan Gaji Karyawan
Membuat surat kenaikan gaji harus dilakukan dengan hati-hati karena dokumen ini bersifat sangat rahasia (confidential) dan berpengaruh langsung pada anggaran perusahaan. Berikut 5 cara mudah membuat surat kenaikan gaji:
1. Pahami struktur surat kenaikan gaji
Anda bisa menggunakan format surat resmi perusahaan agar terlihat profesional. Untuk surat kenaikan gaji, berikut struktur yang umum digunakan:
- Kop surat: Logo dan identitas resmi perusahaan
- Nomor surat: Nomor resmi surat sesuai perusahaan, penting untuk pengarsipan
- Perihal (subjek): Tujuan surat dibuat, misalnya “Pemberitahuan Kenaikan Gaji Periode…”
- Pihak yang dituju: Tulis “Kepada Yth. [Nama Karyawan]” dengan [jabatan] di Tempat
- Salam pembuka: Gunakan salam formal, misalnya “Dengan hormat,”
- Isi surat: Terdiri dari tiga paragraf utama (pembuka, informasi kenaikan gaji, dan penutup)
- Salam penutup: Salam hormat
- Tempat dan tanggal surat: Tempat (kota) dan tanggal surat dibuat
- Tanda tangan dan pengesahan: Biasanya dilakukan oleh manajer HRD atau pejabat berwenang lain
2. Susun draf surat
Tulis draf surat kenaikan gaji karyawan sesuai struktur standar di atas. Hindari kalimat yang bertele-tele dan langsung berikan informasi yang dibutuhkan karyawan. Cantumkan alasan kenaikan gaji sebagai apresiasi kinerja, rincian nominal gaji baru, serta tanggal efektif berlakunya.
3. Periksa kembali isi surat
Pastikan tidak ada typo, data numerik (nominal & rincian gaji) tertulis dengan benar, serta cek kembali nama dan jabatan karyawan agar tidak tertukar.
4. Tanda tangani surat
Surat perlu ditandatangani sebelum karyawan menerima surat. Agar lebih efisien dan profesional, terutama jika kenaikan gaji dilakukan secara massal, gunakan tanda tangan digital.
5. Kirim surat secara pribadi
Informasi gaji bersifat sensitif, kirimkan surat secara personal (bukan grup) melalui email resmi. Pastikan Anda sebagai HRD juga menyimpan salinan digital untuk update database karyawan atau payroll perusahaan.
Atau Anda juga bisa mengikuti format berikut untuk surat kenaikan gaji karyawan yang sederhana.
[Kop Perusahaan]
SURAT PEMBERITAHUAN KENAIKAN GAJI
Nomor: [Nomor Surat]
Kepada Yth.
[Nama Karyawan]
[Jabatan]
Di tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja dan pertimbangan manajemen, dengan ini kami memberitahukan bahwa perusahaan memberikan penyesuaian kenaikan gaji kepada:
Nama : [Nama Karyawan]
Jabatan : [Jabatan]
Divisi : [Divisi]
Gaji awal : Rp [Nominal Lama]
Gaji baru : Rp [Nominal Baru]
Kenaikan gaji tersebut berlaku efektif mulai [Bulan & Tahun]. Kami berharap penyesuaian ini dapat menjadi motivasi untuk terus meningkatkan kinerja dan kontribusi bagi perusahaan.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
[Tempat], [Tanggal Surat]
Hormat kami,
(Tanda tangan)
[Nama Jelas]
[Jabatan]
Baca Juga: Perlukah Format Block Style untuk Surat Kenaikan Gaji?
Contoh Surat Kenaikan Gaji Karyawan
[Download Template Surat Kenaikan Gaji Karyawan]
Tips Membuat Surat Kenaikan Gaji Karyawan
Agar surat kenaikan gaji yang Anda susun efektif dan kredibel, perhatikan beberapa tips berikut.
- Gunakan bahasa formal yang jelas dan konsisten
- Pastikan data karyawan dan nominal gaji akurat
- Cantumkan tanggal efektif kenaikan gaji secara spesifik
- Simpan salinan surat sebagai arsip HRD
- Gunakan format standar perusahaan agar konsisten
Baca Juga: 11 Contoh Paklaring Kerja
Itulah pengertian, fungsi, cara membuat, dan contoh surat kenaikan gaji karyawan. Dengan memahami struktur surat kenaikan gaji serta fungsinya, HRD dapat menyampaikan kebijakan kompensasi secara jelas dan terpercaya kepada karyawan.
Agar proses pengesahan dokumen semakin efisien, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan tanda tangan digital melalui Mekari Sign. Solusi ini bisa membantu HRD menandatangani surat kenaikan gaji karyawan, kontrak kerja lain, atau mengelola dokumen administrasi secara aman dan sah dengan praktis.
Tanda tangani dokumen perusahaan dengan Mekari Sign sekarang!
