Sekilas tentang HKI Infrastruktur
PT Hutama Karya Infrastruktur (HKI) adalah anak perusahaan dari PT Hutama Karya (Persero) yang berfokus pada jasa konstruksi. HKI yang berdiri sejak tahun 2015 tersebut merupakan hasil pemisahan dari Divisi Jalan dan Jembatan Hutama Karya. Pendiriannya sendiri beriringan dengan amanat pemerintah terhadap Hutama Karya untuk mengembangkan Jalan Tol Trans Sumatera (JTTS).
Saat ini, HKI telah menyelesaikan sejumlah jalan tol yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat, mulai dari JTTS sampai non JTTS. Selain tol, HKI juga telah mengerjakan berbagai infrastruktur lainnya di Indonesia. Tidak hanya itu, HKI telah memasuki ranah bisnis investasi, salah satunya melalui sejumlah proyek Kerja sama Pemerintah dan Badan Usaha (KPBU) untuk penyediaan infrastruktur jalan lainnya.
Bagaimana HKI Infrastruktur Menggunakan Mekari Sign
Selama enam bulan terakhir, HKI Infrastruktur telah menggunakan Mekari Sign untuk mendukung kelancaran proses administrasi internal. Pak Anas, Kepala Departemen Sistem Informasi dan Teknologi (SIT), bercerita bahwa implementasi Mekari Sign difokuskan pada tiga departemen utama: SIT, Pengendalian dan Administrasi Kontrak (PDAK), serta Keuangan. Saat ini, tercatat sekitar 15 pengguna aktif yang menggunakan Mekari Sign di lingkungan HKI, dengan rata-rata sekitar 3.000 dokumen per bulan yang dibubuhkan tanda tangan digital.
Sudah ada tiga departemen yang menggunakan Mekari Sign: Pengendalian dan Administrasi Kontrak (PDAK), Keuangan, dan departemen saya, SIT. Di masing-masing departemen terdapat beberapa Business Process (BP), dan Mekari Sign digunakan di sekitar dua atau lebih BP di tiap departemen.
Mekari Sign dimanfaatkan untuk menandatangani berbagai dokumen internal, seperti berita acara pemeriksaan pekerjaan dan pembayaran, memo dinas, serta surat-menyurat antar departemen. Fitur tanda tangan digital ini juga digunakan untuk kebutuhan komunikasi resmi dari direksi kepada departemen atau personel terkait. Selain tanda tangan digital, HKI juga memanfaatkan fitur e-Meterai untuk beberapa dokumen kontrak serta dokumen pembayaran yang bersifat sederhana.
Permasalahan
Cara Manual Menghabiskan Waktu dan Biaya
Pak Anas bercerita bahwa letak ketidakpraktisan dalam penggunaan cara manual terletak pada proses pengiriman dokumen. Dengan metode lama, setiap dokumen yang memerlukan tanda tangan lintas lokasi kantor harus dikirim terlebih dahulu melalui jasa ekspedisi. Padahal, jarak tiap-tiap kantor HKI yang tersebar di berbagai wilayah Indonesia cukup jauh. Dalam kondisi seperti ini, pengiriman dokumen secara manual menjadi tantangan tersendiri.
Kami memiliki sekitar 15 proyek konstruksi di Sumatera, Irian Jaya, Jakarta, dan Jawa Timur. Sebelum pakai Mekari Sign, semua dokumen harus dikirim manual ke kantor pusat, mulai dari berkas hingga tagihan.
Sebenarnya, pengiriman bisa dilakukan lebih cepat. Namun, hal ini tentu akan membuat biaya semakin membengkak. Selain tak efisien waktu, cara manual juga tak efisien dari segi waktu.
Pengiriman bisa memakan waktu tiga hari, bahkan sampai seminggu untuk wilayah yang jauh. Bisa saja lebih cepat, tapi biayanya juga jauh lebih mahal.
Platform yang Sebelumnya Dipakai Belum Valid dan Tidak Fleksibel
Sebelum memakai Mekari Sign, HKI sempat menggunakan software yang bisa dipakai untuk menempel tanda tangan digital. Namun, tanda tangan digital melalui software tersebut tidak aman karena tidak terjamin validasinya. Selain software tersebut, HKI juga menggunakan API lain. Namun, Pak Anas menyebutkan bahwa API ini tidak fleksibel.
Selain kertas, dulu pakai dua software lain. Tapi, tanda tangan digitalnya tidak valid. Sebelum Mekari Sign juga sudah ada API untuk mendigitalisasi proses BAPP. Tapi karena dulu masih hybrid, jadi setelah cetak kertas, kita masih harus upload ke API-nya, baru nanti approval.
Solusi
Tanda Tangan Digital Valid dan Hemat Biaya
Melihat permasalahan yang ada, HKI mulai mempertimbangkan untuk mencari solusi yang tidak hanya efisien dari segi waktu, tetapi juga dari segi biaya. Dengan solusi tanda tangan digital dari Mekari Sign, HKI tidak perlu lagi mengirimkan dokumennya dengan cara manual yang boros waktu dan biaya. Tim HKI kini dapat mengirim, menandatangani, dan menyimpan dokumen dalam satu alur kerja tanpa berpindah-pindah platform.
Selain itu, tanda tangan digital dari Mekari Sign juga lebih terjamin validasinya dibandingkan dengan software yang sebelumnya mereka pakai. Pak Anas kemudian mengungkap bahwa HKI juga terbantu berkat fitur audit trail. Dengan ini, dokumen mereka juga menjadi lebih terjamin keamanannya.
Kalau di Departemen SIT, enaknya Mekari Sign itu dari sisi kecepatan menerima data, melakukan click, dan bagaimana dokumen tersampaikan ke user. Kalau di bidang keuangan dan PDAK mungkin terkait audit trail, karena tim jadi bisa cek histori penandatangan.
Hasil
Proses Dokumen Jadi Lebih Efisien Waktu dan Biaya
Berkat solusi digital dari Mekari Sign, proses penandatanganan dokumen kini tak lagi memakan terlalu banyak waktu dan biaya. Penggunanya tak perlu lagi mengirim dokumen melalui jasa ekspedisi karena pengiriman juga bisa dilakukan dalam satu platform. Tak perlu tunggu 3 hari untuk mengurus dokumen, kini mereka hanya membutuhkan waktu 1 hari.
Selain menghemat waktu dan biaya, proses digital juga membantu mereka menghemat banyak kertas. Dari yang sebelumnya membutuhkan 3-4 rim kertas, sekarang mereka hanya membutuhkan 1 rim kertas. Secara keseluruhan, Pak Anas mengaku puas dengan Mekari Sign.
Efisiensi waktu karena tidak perlu kirim-kirim dokumen keluar kota. Selain waktu, dengan digital sign juga menjadi paperless. Menghemat sekali biaya pembelian dan efisiensi terhadap kertas.
