Sekilas tentang Sari Murni Group
Sari Murni Group adalah perusahaan yang berfokus pada produksi makanan ringan. Perjalanan bisnisnya dimulai pada tahun 1981 dengan nama PT Sari Murni Abadi. Pada tahun 2003, mereka meluncurkan Momogi, produk pertamanya yang kini menjadi produk unggulan dan paling dikenal dari Sari Murni Group. Selama 10 tahun berturut-turut, Momogi berhasil meraih penghargaan dari Top Brand yang kian membuktikan konsistensinya dalam kualitas dan daya saing di pasar.
Seiring waktu, Sari Murni Group terus berinovasi dan memperluas lini produknya dengan meluncurkan empat merek lainnya: Migi-Migi, Twiststick, Criscito, dan Yale-Yale. Sebagai perusahaan yang terus berkembang, Sari Murni Group menyadari pentingnya membangun fondasi bisnis yang kuat dan adaptif. Untuk itu, mereka mulai menerapkan transformasi digital sebagai langkah strategis untuk menjadikan setiap proses bisnis lebih efektif dan efisien.
Bagaimana Sari Murni Group Menggunakan Mekari Sign
Salah satu langkah nyata Sari Murni Group dalam mencapai transformasi digital adalah dengan mendigitalisasi proses pengurusan dokumen. Sejak Agustus 2024, mereka mulai menggunakan Mekari Sign sebagai solusi utama. Sebelumnya, Sari Murni Group memang sudah mencoba beberapa platform digital. Namun, platform-platform tersebut hanya memungkinkan penandatanganan di atas file PDF tanpa adanya sistem yang terintegrasi.
Sebelum memilih Mekari Sign, Sari Murni Group juga melakukan perbandingan terhadap vendor-vendor sejenis. Namun, Sari Murni Group pada akhirnya memilih Mekari Sign karena lebih user friendly dan lebih cocok ke bisnis mereka dari segi biaya. Dengan begitu, Mekari Sign menjadi langkah awal Sari Murni Group menuju transformasi digital dalam pengurusan dokumen.
Sari Murni Group butuh automation, makanya kenapa pilih Mekari Sign. Dan ini masuk ke dalam salah satu improvement yang pertama kalinya ada sepanjang Sari Murni Group.
Sari Murni Group memaksimalkan penggunaan fitur digital signature dan e-Meterai dari Mekari Sign untuk berbagai keperluan dokumen baik internal dan eksternal. Dokumen-dokumen ini biasanya menyangkut rekrutmen, kontrak kerja dengan pihak ketiga, dan surat-menyurat internal lainnya. E-Meterai terkhususnya digunakan oleh HR untuk keperluan dokumen persetujuan karyawan.
Permasalahan
Menempel TTD Digital di atas PDF Rawan Manipulasi
Sebelum pada akhirnya menggunakan Mekari Sign, Sari Murni Group mengandalkan tanda tangan digital yang ditempel langsung di atas PDF. Walau sudah digital, tanda tangan ini tidak terverifikasi. Belum lagi, PDF yang sudah ditempel tanda tangan ini masih bisa diubah isinya selama memiliki platform yang mendukung. Leni selaku HR Operation Senior Lead Sari Murni Group, mengatakan bahwa tanda tangan digital bahkan bisa ditarik kembali setelah ditempel di atas PDF. Leni menganggap metode ini sangat berbahaya dan berpotensi merusak isi perjanjian yang tertuang dalam suatu dokumen. Padahal, banyak dokumen yang diurus Sari Murni Group masuk ke dalam kategori confidential. Dengan begitu, dokumen harusnya lebih terjamin keamanannya.
Beberapa dokumen masih bisa diubah meski sudah ditempel tanda tangan dan itu kan berbahaya. Dokumen yang sudah ditandatangan harusnya kan ga bisa dirubah karena bisa mencederai isi perjanjian tersebut.
Pelacakan Dokumen Memakan Ekstra Waktu dan Tenaga
Selain tidak terintegrasi, platform-platform sebelumnya juga belum mampu mendukung efisiensi kerja secara menyeluruh. Proses penyimpanan dan pelacakan dokumen masih dilakukan secara manual. Untuk mengetahui status dokumen, tim Sari Murni Group harus melacaknya satu per satu. Begitu juga saat mencari dokumen tertentu, pencarian masih dilakukan secara manual yang tentu memakan ekstra waktu dan tenaga.
Proses pelacakan ini kian memakan waktu karena dokumen biasanya baru bisa diakses menggunakan laptop. Ketika yang bersangkutan sedang tidak memegang laptop, tetapi harus membuka dokumen segera, maka mau tak mau harus mendelegasikan tugas ke orang lain.
SOLUSI
Satu Platform Digital Terintegrasi
Melihat berbagai risiko dan kendala dari metode manual, Sari Murni Group akhirnya beralih ke satu platform terintegrasi yang bisa menjawab semua kebutuhan bisnis mereka yaitu Mekari Sign. Platform yang terintegrasi membuat proses dokumen mereka menjadi lebih efisien, baik dari segi waktu maupun segi tenaga. Dengan sistem yang terpusat, seluruh dokumen kini dapat ditandatangani secara digital dan dibubuhi e-Meterai, sekaligus juga disimpan, dilacak, dan diakses kapan saja dan dari mana saja. Tim Sari Murni Group pun tak lagi kewalahan, terlebih saat dikejar waktu.
Yang pasti sih administrasinya lebih tertata ya. Yang ini semua filenya sudah ada di satu website. One click saya sudah bisa search, anytime. Sekarang bisa akses dari handphone juga.
Adanya fitur-fitur pendukung seperti Auto Reminder juga semakin meringankan tugas administrasi di Sari Murni Group. Mereka tak lagi perlu mengingatkan pihak penandatangan satu per satu, karena sistem akan secara otomatis mengirimkan pengingat sesuai jadwal yang ditentukan. Dokumen juga langsung dikirimkan ke masing-masing pihak penandatangan tanpa perlu proses manual oleh tim HR. Begitu proses penandatanganan selesai, dokumen yang telah ditandatangani pun otomatis diterima kembali oleh user tanpa perlu permintaan khusus.
Platform Digital yang Menjamin Keamanan Isi Dokumen
Selain memudahkan penyimpanan dan pelacakan, sistem yang terintegrasi juga membantu Sari Murni Group meningkatkan keamanan dokumen. Tim Sari Murni Group kini tak perlu khawatir terhadap risiko manipulasi isi dokumen, terutama setelah selesai ditandatangani. Melalui Mekari Sign, dokumen akan terkunci otomatis begitu semua tanda tangan dibubuhkan. Tanda tangan yang sudah diberikan pun tidak akan bisa ditarik kembali. Selain itu, akses terhadap dokumen juga dibatasi hanya untuk pihak-pihak yang berwenang. Karena itu, risiko adanya manipulasi oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab dapat berkurang secara signifikan.
Hasil
Dokumen Selesai Lebih Cepat dan Keamanan Semakin Terjamin
Berkat sistem terintegrasi dari Mekari Sign, kini urusan dokumen Sari Murni Group menjadi lebih efisien dan aman. Dibanding melacak dan mencari dokumen secara satu per satu di beda-beda platform, sekarang mereka dapat mengakses semua dokumen lama dalam satu platform yang sama. Melacak status dokumen juga sangat mudah karena semua pihak penandatangan kini dapat diatur agar mendapatkan pengingat otomatis. Dokumen selesai lebih tepat waktu tanpa harus mengeluarkan energi ekstra. Terlebih, Mekari Sign juga dapat diakses dari mana dan kapan saja, tak perlu khawatir lagi jika sedang dikejar waktu.
Dari segi keamanan, menggunakan Mekari Sign juga jauh lebih efektif. Semua dokumen tersimpan dengan rapi dan bebas dari risiko manipulasi, baik sebelum maupun sesudah proses penandatanganan. Proses penandatanganan atau pembubuhan meterai jadi lebih cepat, tapi isi dokumen tetap terjaga integritasnya.
Selain itu, mereka juga bisa lebih hemat dalam penggunaan meterai, karena tidak perlu membubuhkan meterai ganda untuk membuat salinan dokumen. Satu dokumen sah yang ditandatangani secara digital sudah cukup untuk semua pihak.
Penggunaannya so far recommended. Ga terlalu susah, cukup mudah diaplikasikan. Proses administrasi menjadi lebih ter-centralized.
