Sekilas tentang Universitas Pakuan
Universitas Pakuan berdiri sebagai kelanjutan dari Universitas Bogor. Pada tahun 1977, beberapa perguruan tinggi swasta bergabung dengan Universitas Bogor di bawah naungan Yayasan Perguruan Tinggi Bogor. Barulah pada 1 November 1980, Universitas Bogor resmi berganti nama menjadi Universitas Pakuan di bawah Yayasan Kartika Siliwangi Pembina Universitas Pakuan. Berawal dari 4 fakultas, Universitas Pakuan kini memiliki 10 fakultas yang mencakup program Diploma III, Sarjana, hingga Pascasarjana.
Seiring pertumbuhan institusi serta meningkatnya jumlah mahasiswa dan kebutuhan operasional, Universitas Pakuan perlu mendorong efisiensi dalam proses kerjanya. Beralih ke solusi digital dalam pengurusan dokumen dapat menjadi langkah strategis untuk menciptakan sistem yang lebih cepat, efisien, dan modern tanpa harus mengorbankan aspek keamanan.
Bagaimana Universitas Pakuan Menggunakan Mekari Sign
Berangkat dari rekomendasi staf tim IT, pihak Universitas Pakuan akhirnya memutuskan untuk menggunakan solusi digital dari Mekari Sign. Mulanya, Universitas Pakuan hanya menggunakan Mekari Sign untuk kebutuhan Wakil Rektor 2. Seiring dengan waktu, banyak bagian lain yang mulai tertarik untuk menggunakan Mekari Sign dalam proses administrasinya. Saat ini, Mekari Sign sudah digunakan oleh para Wakil Rektor beserta Kepala Biro.
Universitas Pakuan banyak memanfaatkan Mekari Sign untuk kebutuhan surat-menyurat, mulai dari surat-surat internal sampai dengan surat keterangan mahasiswa. Adapun fitur Mekari Sign yang paling sering mereka gunakan adalah tanda tangan berbentuk barcode atau QR code, yang dinilai lebih praktis dan tetap terjamin keabsahannya.
Awalnya digunakan di Wakil Rektor 2, lalu bagian-bagian lain juga tertarik. Dan ini mungkin memang sudah saatnya menggunakan tanda tangan digital. Sebetulnya sudah lumayan menjadi tren, sudah menggeser tanda tangan konvensional.
Permasalahan
Cara Konvensional Kurang Praktis dan Boros Kertas
Sebelum mengenal Mekari Sign, staf Universitas Pakuan memahami tanda tangan digital sebagai tanda tangan basah yang di scan kemudian di tempel ke dalam dokumen. Metode tanda tangan digital seperti ini biasanya mereka gunakan saat sudah terdesak. Namun, mereka paling sering menggunakan tanda tangan basah.
Sayangnya, cara seperti ini sebenarnya kurang praktis. Belum lagi jika pihak penandatangan tidak hadir di tempat, maka mereka harus menunggu setidaknya sampai keesokan harinya agar dokumen dapat diurus.
Di sisi lain, menggunakan cara konvensional juga membutuhkan banyak kertas. Dulu, Universitas Pakuan harus mempersiapkan setidaknya 10 sampai dengan 20 rim kertas kop surat.
Solusi
Platform Tanda Tangan Digital Resmi dengan Tampilan Modern
Dengan Mekari Sign, kini mereka bisa menandatangani dan menyimpan dokumen dengan lebih efisien tanpa perlu berpindah-pindah platform. Semua proses dokumen, mulai dari mengunggah, mengedit, hingga menandatangani, semuanya bisa dilakukan melalui satu platform yang sama. Mereka juga tidak perlu lagi scan tanda tangan basah secara manual untuk membuat tanda tangan digital. Mekari Sign juga menyediakan fitur tanda tangan berbentuk QR code yang sering mereka gunakan karena bentuknya yang modern.
Gampang dipakai, cari apa langsung ketemu. Gak perlu banyak waktu untuk meletakan signing. Secara interface sudah kekinian sekali.
Hasil
Dokumen Tampil Lebih Modern dan Lebih Hemat Kertas
Kini, dokumen-dokumen di Universitas Pakuan tampil lebih resmi dan modern, seperti surat kementerian, ujar Fredy. Tanda tangan berbentuk QR code dinilai lebih kekinian dan sesuai dengan kemajuan zaman. Penggunaan tanda tangan digital juga memangkas penggunaan kertas di Universitas Pakuan secara besar-besaran.
Lebih hemat kertas. Dulu cetak kertas kop surat sebanyak 10-20 rim. Sekarang hanya 1 rim untuk sekedar cadangan saja. Itu penghematan besar.
