Download template offering letter, lengkapi, dan tandatangani secara online dengan Mekari Sign

Menurut hukum ketenagakerjaan di Indonesia (termasuk UU Cipta Kerja), offering letter tidak bersifat mengikat secara hukum layaknya perjanjian kerja/kontrak kerja. Offering letter hanya merupakan surat penawaran awal yang memuat niat serius perusahaan, sedangkan yang memiliki kekuatan hukum mengikat adalah perjanjian kerja resmi.

Menulis klausul masa percobaan (probation) dalam offering letter harus mematuhi Pasal 60 UU Ketenagakerjaan (dan UU Cipta Kerja) yang menetapkan masa percobaan untuk Karyawan Tetap (PKWTT) maksimal 3 bulan atau 90 hari. Jika melebihi itu, masa percobaan dianggap batal demi hukum dan karyawan otomatis menjadi karyawan tetap.

Untuk download dan menggunakan template offering letter di Mekari Sign, ikuti langkah berikut:

• Kunjungi laman template offering letter.
• Klik tombol “Download File” pada laman tersebut.
• Isi form dan Klik tombol “Submit” untuk mulai mengunduh file template offering letter dalam format PDF yang siap pakai.

Ini adalah perbedaan yang utama antara offering letter dan kontrak kerja (PKWT atau PKWTT):

• Fungsi Utama: Offering letter adalah sebuah proposal untuk menjalin hubungan kerja. Sedangkan kontrak kerja adalah dokumen hukum yang mengikat hubungan kerja.
• Sifat: Offering lettern adalah undangan atau tawaran resmi dari perusahaan. Sedangkan kontrak kerja adalah kesepakatan dua pihak (bilateral) yang sah secara hukum.
• Kekuatan Hukum: Offering letter mengikat secara moral dan menjadi dasar pembuatan kontrak. Kontrak kerja adalah dokumen hukum utama yang mengatur semua hak & kewajiban.
• Waktu Terbit: offering letter diberikan sebelum kandidat resmi bergabung. Sedangkan kontrak kerja ditandatangani pada saat atau setelah kandidat resmi bergabung.

Untuk menandatangani offering letter secara digital, berikut langkah-langkah umumnya:

• Gunakan platform atau aplikasi tanda tangan digital seperti Mekari Sign.
• Unggah dokumen: Unggah offering letter ke platform penyedia tanda tangan digital.
• Tambahkan tanda tangan: Ikuti instruksi platform untuk menambahkan tanda tangan digital Anda. Biasanya, Anda dapat mengetik nama, menggambar tanda tangan, atau mengunggah gambar tanda tangan.
• Verifikasi dan kirim: Pastikan semua informasi benar, lalu kirim dokumen yang sudah ditandatangani secara digital. Beberapa platform memungkinkan pengiriman langsung melalui email.

Bagi HR, proses selanjutnya adalah:

• Konfirmasi Penerimaan: Memberikan konfirmasi tertulis bahwa penawaran telah diterima.
• Menyiapkan Kontrak Kerja: Membuat draf Kontrak Kerja (PKWT/PKWTT) yang detailnya sesuai dengan offering letter.
• Proses Onboarding: Memulai proses administrasi untuk karyawan baru (pengumpulan dokumen, pembuatan email, dll).
• Penandatanganan Kontrak: Pada hari pertama kerja, karyawan akan menandatangani Kontrak Kerja yang final.

• Waktu Respons: Umumnya perusahaan memberikan waktu 3 hingga 7 hari kerja. Selalu periksa batas waktu yang tertera di dalam surat.
• Negosiasi: Tentu saja boleh dan wajar. Periode setelah menerima offering letter adalah waktu terbaik untuk melakukan negosiasi, terutama terkait gaji, benefit, atau tanggal mulai bekerja. Lakukan negosiasi secara profesional sebelum Anda menandatangani surat tersebut.

Offering letter bisa dibatalkan, baik oleh perusahaan maupun oleh kandidat, karena offering letter sifatnya bukan kontrak kerja yang mengikat secara hukum, melainkan surat penawaran kerja yang bersifat sementara.

Perusahaan dapat membatalkan offering letter karena alasan internal, perubahan kebutuhan bisnis, atau kesalahan kandidat yang dianggap fatal. Di sisi lain, kandidat juga berhak menolak atau membatalkan offering letter jika berubah pikiran atau mendapat tawaran lain yang lebih baik, asalkan dilakukan dengan cara yang sopan dan profesional.

Membatalkan offering letter secara sepihak setelah ditandatangani kandidat berpotensi digugat ke peradilan perdata umum untuk membayar ganti rugi atas kerugian materiil/immateriil, sebab dianggap mengabaikan prinsip itikad baik (Pasal 1338 KUHPerdata).