- Surat PHK wajib mengikuti UU Ketenagakerjaan, UU Cipta Kerja, dan PP 35/2021 agar keputusan pemberhentian sah serta meminimalkan sengketa hubungan industrial
- Format surat PHK mencakup kop perusahaan, identitas karyawan, alasan objektif, tanggal efektif, rincian hak, kewajiban serah terima, serta tanda tangan pejabat berwenang
- Penyusunan surat dilakukan bertahap mulai dari draf, pengecekan isi, pertemuan formal, penyampaian dengan empati, hingga penandatanganan dan pengesahan dokumen
- Contoh surat mencakup efisiensi, pailit, perusahaan tutup, dan pelanggaran berat, dilengkapi pedoman etika komunikasi saat menyampaikan keputusan kepada karyawan
Keputusan menghentikan hubungan kerja wajib disertai dasar hukum yang jelas. Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) menjadi bukti sah agar proses pemberhentian kerja tidak menimbulkan sengketa atau pelanggaran administratif. Dokumen ini menunjukkan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Dalam artikel ini, kami akan bantu Anda menyusun surat pemutusan hubungan kerja atau termination letter yang sesuai aturan dan etika pemberhentian. Pelajari selengkapnya di bawah ini
Apa Itu Surat PHK?
Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), atau sering juga disebut surat pemberhentian kerja, adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada seorang karyawan untuk memberitahukan secara formal bahwa hubungan kerja antara mereka telah atau akan berakhir pada tanggal tertentu.
Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan akhir yang sah, yang merinci alasan pengakhiran hubungan kerja dan seringkali juga menjelaskan mengenai hak-hak yang akan diterima oleh karyawan setelah tidak lagi bekerja, seperti uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan kompensasi lainnya.
Baca Juga: Ini Perbedaan PKWT dan PKWTT yang Pekerja Wajib Tahu!
Dasar Hukum Surat PHK
Beberapa regulasi menetapkan pedoman agar proses PHK berjalan sah dan adil. HR perlu memahami aturan berikut:
- UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan: Mengatur hubungan kerja, alasan PHK, dan hak karyawan, namun belum menyesuaikan perubahan sistem kerja modern.
- UU No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja: Menyederhanakan prosedur PHK agar efisien bagi perusahaan, sekaligus menata ulang hak pesangon dan mekanisme penyelesaian sengketa.
- PP No. 35 Tahun 2021: Menjadi aturan teknis pelaksanaan PHK yang menjelaskan detail hak, kewajiban, serta tata cara penghentian kerja sesuai ketentuan Cipta Kerja.
Format Surat PHK yang Benar
Sebagai dokumen hukum yang formal, surat PHK harus memiliki format yang terstruktur dan memuat informasi yang jelas untuk menghindari ambiguitas.
- Kop Surat Perusahaan: Menunjukkan bahwa surat ini bersifat resmi.
- Nomor Surat dan Tanggal: Untuk keperluan administrasi dan pengarsipan.
- Tujuan Surat: Ditujukan kepada karyawan yang bersangkutan, lengkap dengan nama dan jabatannya.
- Isi Surat:
- Kalimat Pembuka: Menyatakan dengan hormat bahwa surat ini adalah pemberitahuan resmi mengenai pengakhiran hubungan kerja.
- Identitas Karyawan: Menyebutkan kembali nama, NIK, dan jabatan karyawan.
- Alasan PHK: Menjelaskan secara singkat, jelas, dan objektif alasan dilakukannya PHK (misalnya, efisiensi perusahaan, pelanggaran peraturan, pensiun, dll.).
- Tanggal Efektif PHK: Menyebutkan dengan pasti kapan hari terakhir karyawan bekerja.
- Rincian Hak Kompensasi: Menjelaskan hak-hak finansial yang akan diterima karyawan (seperti pesangon, UPMK, atau kompensasi lain) dan kapan akan dibayarkan.
- Kewajiban Karyawan: Mengingatkan karyawan untuk menyelesaikan proses serah terima pekerjaan (handover) dan mengembalikan semua aset perusahaan.
- Ucapan Terima Kasih: Menyampaikan apresiasi atas kontribusi karyawan selama bekerja.
- Penutup dan Tanda Tangan: Ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang (misalnya Manajer HRD atau Direktur) dan dibubuhi stempel perusahaan.
Gunakan format surat berikut agar keputusan pemberhentian karyawan tersusun rapi, sah menurut hukum, dan mudah karyawan pahami.
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon / Email Perusahaan]
Nomor : [Nomor Surat]
Tanggal : [Tanggal Surat]
Perihal : Surat Pemutusan Hubungan Kerja
Kepada Yth.
[Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
[Alamat Karyawan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, manajemen [Nama Perusahaan] menyampaikan pemberitahuan pemutusan hubungan kerja terhadap [Nama Karyawan], NIK [Nomor Induk Karyawan].
Keputusan ini berdasar pertimbangan [alasan pemutusan hubungan kerja, misalnya: efisiensi perusahaan / pelanggaran disiplin / kondisi kesehatan berkepanjangan], sesuai ketentuan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan serta peraturan turunan yang berlaku.
Hubungan kerja berakhir efektif pada tanggal [Tanggal Efektif Pemutusan].
Sebagai tindak lanjut, perusahaan memberikan hak sesuai peraturan, meliputi:
- Uang pesangon
- Uang penghargaan masa kerja
- Uang penggantian hak cuti tahunan
- [Tambahan hak lain jika ada]
[Karyawan] wajib menyelesaikan proses serah terima pekerjaan dan mengembalikan seluruh aset perusahaan paling lambat tanggal [Tanggal Batas Serah Terima].
Manajemen menyampaikan apresiasi atas kerja sama dan kontribusi [Nama Karyawan] selama masa kerja dengan [Nama Perusahaan]. Semoga [Nama Karyawan] meraih kesuksesan dalam langkah selanjutnya.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
(……………………………)
[Jabatan Penandatangan Surat]
Tembusan:
- [Nama Pihak Terkait / Divisi HR / Direktur]
- [Bagian Keuangan / Legal]
- Arsip
Cara Membuat Surat PHK dengan Mudah
Berikut langkah praktis untuk menyusun surat keputusan pemberhentian karyawan secara tepat dan efektif, selengkapnya sebagai berikut.
1. Susun Draf Surat
Mulailah dengan menyusun draf surat PHK sesuai format resmi. Cantumkan kop surat, nomor dan tanggal surat, perihal, tujuan, isi surat lengkap dengan alasan PHK, tanggal efektif, hak dan kewajiban karyawan, serta penutup. Susun kalimat formal, jelas, dan profesional agar karyawan memahami isi surat.
2. Periksa Kembali Isi Surat
Lakukan pengecekan menyeluruh pada draf untuk memastikan seluruh informasi akurat dan bebas dari kesalahan ketik. Pastikan alasan PHK tertulis objektif dan sesuai peraturan ketenagakerjaan, sehingga surat sah secara hukum dan karyawan menerima informasi dengan jelas.
3. Jadwalkan Pertemuan
Rencanakan pertemuan langsung dengan karyawan untuk menyampaikan surat. Pilih waktu dan tempat profesional agar komunikasi berjalan tertib dan menunjukkan rasa hormat terhadap karyawan.
4. Sampaikan Surat dengan Empati
Gunakan bahasa sopan, formal, dan profesional saat menyampaikan keputusan. Berikan kesempatan karyawan mengajukan pertanyaan atau klarifikasi. Pastikan penyampaian fokus pada fakta dan prosedur, sehingga karyawan memahami hak dan kewajiban mereka.
5. Tandatangani dan Stempel Surat
Pastikan pejabat berwenang menandatangani surat dan stempel resmi perusahaan tersedia sebelum surat diberikan kepada karyawan. Hal ini memastikan surat pemutusan hubungan kerja sah secara administratif dan memenuhi standar dokumen legal.
Baca Juga: Ini Perbedaan PKWT dan PKWTT yang Pekerja Wajib Tahu!
Contoh Surat PHK
Berikut adalah beberapa contoh surat PHK yang Anda sesuaikan dengan berbagai alasan pemutusan hubungan kerja, sebagai berikut:
1. Contoh Surat PHK karena Efisiensi Perusahaan
Surat PHK karena efisiensi perusahaan memberi HR panduan menyusun pemberhentian karyawan sesuai kebutuhan organisasi.
Dok. Mekari Sign
Template Surat PHK karena Efisiensi Perusahaan | PDF
2. Contoh Surat PHK Perusahaan Bangkrut
Contoh surat PHK perusahaan bangkrut (pailit) menuntun HR menyampaikan pemutusan hubungan kerja dengan prosedur hukum yang sah.
Dok. Mekari Sign
Template Surat PHK Perusahaan Bangkrut | PDF
3. Contoh Surat PHK Perusahaan Tutup
Surat PHK perusahaan tutup (likuidasi) memandu HR menyiapkan pemberhentian karyawan secara formal saat perusahaan berhenti beroperasi.
Dok. Mekari Sign
Template Surat PHK Perusahaan Tutup | PDF
4. Contoh Surat PHK Pelanggaran Berat
Contoh surat PHK pelanggaran berat (setelah SP3) memastikan HR menegaskan alasan pemutusan hubungan kerja secara resmi dan transparan.
Dok. Mekari Sign
Template Surat PHK Pelanggaran Berat | PDF
Standar Etika Memberi Surat PHK
Sebagai seorang profesional HR, cara Anda menyampaikan keputusan PHK akan sangat memengaruhi citra perusahaan dan kondisi psikologis karyawan. Proses PHK adalah momen yang sangat sensitif. Berikut adalah etika yang harus dijaga:
- Sampaikan Secara Langsung dan Pribadi: Jangan pernah memberitahukan PHK melalui email, pesan singkat, atau telepon jika memungkinkan. Adakan pertemuan tatap muka di ruang tertutup.
- Jadilah Empatik tapi Tegas: Tunjukkan empati terhadap situasi karyawan, namun tetap sampaikan keputusan perusahaan dengan jelas dan tidak berbelit-belit.
- Jelaskan Alasannya Secara Objektif: Sampaikan alasan PHK berdasarkan fakta dan data, bukan opini personal. Hindari menyalahkan atau menghakimi.
- Fokus pada Langkah Selanjutnya: Jelaskan dengan detail mengenai hak-hak kompensasi yang akan diterima karyawan dan bagaimana proses selanjutnya. Ini akan membantu mengurangi kecemasan mereka.
- Tawarkan Bantuan (Jika Memungkinkan): Tawarkan bantuan seperti pembuatan surat rekomendasi atau informasi mengenai program pelatihan pasca-kerja jika perusahaan memilikinya.
Baca Juga: Apa itu Uang Kompensasi? Dasar Hukum dan Cara Menghitungnya
Itulah panduan lengkap mengenai surat keputusan pemberhentian karyawan dari Mekari Sign. Artikel ini membahas langkah menyusun surat PHK, format resmi, cara menyampaikan, serta etika perusahaan dalam memutus hubungan kerja. Semua proses membantu HR mengambil keputusan profesional, adil, dan sesuai hukum.
Untuk memperdalam pemahaman prosedur pemutusan hubungan kerja, kunjungi artikel lainnya di blog Mekari Sign untuk panduan praktis, terpercaya, dan terbaru.
Proses tanda tangan dokumen jadi lebih mudah dan cepat dengan Mekari Sign!
Referensi
- Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu.
- Undang-undang (UU) Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja
- Undang-undang (UU) Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
