Apa Itu Data Compliance? Fungsi, Jenis, dan Cara Penerapannya

data compliance adalah seluruh tindakan yang memastikan bahwa data dikelola dan dilindungi sesuai dengan hukum yang berlaku. ISO 27001, privacy policy, UU PDP adalah beberapa contoh data compliance — Apa Itu Data Compliance? Fungsi, Jenis, dan Cara Penerapannya

Ringkasan

Data compliance adalah seluruh tindakan yang memastikan bahwa data (pribadi maupun publik) dikelola sesuai hukum berlaku
Kepatuhan data berbeda dengan keamanan data, tetapi keduanya perlu dalam bisnis digital
Kepatuhan data perlu diterapkan untuk mencegah kebocoran data, melindungi bisnis dari risiko kerugian finansial, meningkatkan digital trust, dan memastikan kesiapan audit
ISO 27001, kebijakan privasi, UU PDP, GDPR, dan PCI DSS adalah beberapa jenis data compliance yang umum ditemukan

Riset dari SQ Magazine mengungkapkan bahwa 73% pengguna baru bersedia membagikan data pribadi jika perusahaan memberikan transparansi yang jelas sebagai imbalannya. Artinya, kepercayaan konsumen sangat bergantung pada kejelasan kebijakan perusahaan mengenai pengelolaan data mereka.

Untuk membangun kepercayaan tersebut, perusahaan wajib menerapkan standar regulasi yang ketat melalui data compliance. Namun, apa sebenarnya data compliance itu? Apa fungsinya, dan bagaimana langkah praktis bagi perusahaan untuk menerapkannya secara legal?

Apa Itu Data Compliance?

Data compliance (kepatuhan data) adalah seluruh tindakan yang dilakukan organisasi untuk memastikan bahwa data dikelola dan dilindungi sesuai dengan hukum yang berlaku.

Dalam dunia bisnis, data compliance berfungsi sebagai sebuah panduan. Kepatuhan data ini menjawab pertanyaan seperti:

Apakah perusahaan memiliki dasar untuk memproses data tersebut?
Untuk tujuan apa saja data tersebut dikelola dan digunakan?
Apakah pemilik data sudah memberikan persetujuan (consent) secara sadar?

Apakah Data Compliance Sama dengan Keamanan Data?

Data compliance berbeda dengan keamanan data, meski keduanya sama-sama penting bagi perusahaan. Sederhananya, data compliance merupakan aturan pengelolaan data, sementara keamanan data adalah cara melindungi data.

Fungsi Data Compliance

Kepatuhan data bukan hanya bukti perusahaan mematuhi aturan, tetapi juga rencana untuk menjaga kelangsungan bisnis. Berikut beberapa fungsi data compliance:

Mencegah kebocoran data karena adanya kontrol dan standar keamanan data
Melindungi bisnis dari kerugian finansial yang biasa terjadi akibat penyalahgunaan data
Meningkatkan kepercayaan pelanggan dalam memberikan data mereka untuk bisa dikelola perusahaan, termasuk membangun reputasi perusahaan
Memastikan kesiapan audit data melalui pendokumentasian data yang terorganisir dan perapihan struktur kelola data
Melancarkan kerja sama bisnis karena sertifikasi kepatuhan tertentu punya nilai lebih untuk mengajak mitra bisnis

Komponen Utama Data Compliance

Terdapat beberapa komponen penting yang tidak lepas dari kepatuhan data.

Kebijakan Perlindungan Data: Dokumen tertulis yang mengatur bagaimana data dikumpulkan, dikelola, disimpan, dan diakses
Kontrol Keamanan Data: Penerapan enkripsi dan otentikasi 2FA perlu diterapkan untuk melindungi data dari serangan cyber
Audit dan Pemantauan Berkala: Pengecekan rutin untuk memastikan prosedur pengelolaan data berjalan sesuai aturan
Manajemen Risiko: Mendeteksi potensi risiko secara dini dan mencari solusi untuk masalah data compliance
Pelatihan Karyawan: Memastikan seluruh tim perusahaan paham pentingnya perlindungan data dan tidak menyepelekan prosedur yang telah ditetapkan

Apa Saja Jenis Data Compliance?

Terdapat beberapa jenis atau contoh data compliance yang umum ditemui, baik di Indonesia maupun secara internasional.

ISO 27001: Dikeluarkan oleh lembaga internasional ISO, sertifikasi ini merupakan sebuah standar internasional bagi perusahaan, instansi, atau organisasi yang akan menerapkan sistem manajemen keamanan informasi atau ISMS
Kebijakan Privasi: Privacy policy menjelaskan bagaimana suatu situs atau aplikasi mengelola data pribadi pengguna agar lebih transparan dan menunjukkan situs/platform tersebut telah mematuhi hukum
Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP): Di Indonesia, UU PDP menjamin keamanan data pribadi masyarakat dengan mengatur transparansi pengelolaan data oleh pihak lain serta sanksi administratif/pidana bagi pelanggar
General Data Protection Regulation (GDPR): Standar global Uni Eropa yang sering menjadi acuan utama untuk data compliance internasional
Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): Perusahaan atau organisasi yang menyimpan, memproses, atau memberi data kartu kredit/debit perlu mendapatkan standar keamanan global PCI DSS
System and Organization Controls 2 (SOC 2): Standar audit keamanan data yang dikembangkan oleh AICPA untuk menilai sistem pengelolaan data oleh cloud

Cara Menerapkan Data Compliance di Perusahaan

Menerapkan data compliance di perusahaan cukup sederhana. Anda bisa memulainya dengan cara berikut.

1. Lakukan Audit Data

Langkah pertama dalam menerapkan kepatuhan data adalah dengan mengidentifikasi terlebih dulu jenis data apa saja yang dimiliki perusahaan, di mana data disimpan, dan bagaimana cara pengelolaannya?

2. Pahami Regulasi yang Berlaku (UU PDP)

Setiap industri bisnis dan wilayah punya aturan berbeda, tetapi penting bagi perusahaan untuk memahami UU Pelindungan Data Pribadi untuk memastikan cara pengelolaan data tidak melanggar hak privasi apapun.

3. Tetapkan Kebijakan Privasi yang Jelas

Setelah paham UU PDP, Anda bisa mulai menyusun privacy policy yang jelas dan transparan bagi pengguna. Pastikan juga pelanggan atau pengguna memberi consent secara sadar sebelum perusahaan mengumpulkan & mengolah data pribadi mereka.

4. Gunakan Teknologi Keamanan Sesuai Standar

Manfaatkan juga infrastruktur teknologi yang sudah teruji, misalnya sistem enkripsi data, firewall, 2FA, atau platform manajemen dokumen digital yang memiliki fitur keamanan tingkat tinggi.

5. Lakukan Training Karyawan

Selain membatasi akses data pada pihak yang benar-benar berkepentingan, berikan juga edukasi atau training kepada seluruh staf terkait prosedur penanganan data yang benar. Hal ini penting untuk meminimalisir risiko akibat human error.

6. Peroleh Sertifikasi Resmi

Sebagai langkah akhir, jalani audit dari lembaga independen untuk mendapat sertifikasi internasional seperti ISO/IEC 27001. Sertifikasi standar internasional tersebut akan menjadi bukti nyata kepada pengguna & mitra bisnis Anda bahwa perusahaan telah menerapkan standar data compliance yang aman.

Memahami bahwa data compliance adalah investasi jangka panjang akan memberikan ketenangan bagi pertumbuhan bisnis Anda. Dengan patuh pada regulasi, Anda tidak hanya menghindari risiko denda administratif atau pidana, tetapi juga membangun aset yang paling berharga di dunia digital: kepercayaan pelanggan.

Sementara itu, Mekari Sign adalah aplikasi persetujuan dokumen digital bagian dari ekosistem Mekari yang telah tersertifikasi ISO/IEC 27001:2022. Melalui Mekari Sign, setiap proses verifikasi tanda tangan digital dan dokumen dilakukan dengan sistem yang aman dan terenkripsi, sehingga integritas data Anda terjaga dari risiko manipulasi atau akses tanpa izin.

Kelola dokumen digital Anda dengan aman melalui Mekari Sign!

Coba Gratis

Referensi

Customer Data Privacy Statistics 2026: What Matters Most. SQ Magazine. https://sqmagazine.co.uk/customer-data-privacy-statistics/