- Surat Perpanjang Kontrak Kerja adalah pemberitahuan resmi dari perusahaan yang akan memperpanjang durasi kontrak atau memperbarui perjanjian kerja karyawan
- Bagi HRD dan unit perusahaan, surat perpanjang kontrak kerja mengamankan hubungan kerja antara perusahaan & karyawan serta dasar perbaruan database karyawan
- Isi surat perpanjangan kontrak kerja utamanya: detail tanggal kontrak lama & baru, tanggal efektif berakhir & berlaku, adanya perubahan gaji/posisi, dan syarat lain sesuai perusahaan
- Surat perpanjang kontrak kerja bisa dikirim melalui email dengan tanda tangan digital resmi pejabat berwenang
Selain mengelola database, HRD juga harus mempertahankan talenta terbaik, termasuk karyawan kontrak (PKWT) yang perform dalam pekerjaannya. Ketika kontrak mereka akan berakhir, perusahaan perlu bertindak cepat dalam memperpanjang kontrak jika masih ingin memberi mereka kesempatan. Proses perpanjangan yang tidak jelas berisiko membuat karyawan merasa tidak dihargai dan mencari peluang lain.
Lalu, seperti apa surat untuk memperpanjang kontrak yang baik dan bagaimana cara membuatnya?
Apa Itu Surat Perpanjang Kontrak Kerja?
Surat perpanjangan kontrak kerja adalah surat pemberitahuan resmi dari perusahaan yang memperbarui kontrak, periode waktu, atau perjanjian kerja karyawan. Salah satu jenis surat resmi ini juga bisa disebut sebagai dokumen formal untuk memperbarui PKWT yang sudah ada sebelumnya. Isi surat perpanjangan kontrak kerja mencakup detail tanggal kontrak lama berakhir, tanggal efektif perpanjangan, dan tanggal kontrak baru berakhir.
Fungsi Surat Perpanjang Kontrak Kerja
Surat perpanjang kontrak kerja bukan hanya formalitas, tapi juga memiliki fungsi langsung bagi HRD dan keseluruhan perusahaan, seperti:
- Pencegahan putusnya hubungan kerja
- Pengakuan perusahaan atas kontribusi yang baik dari karyawan
- Akurasi database karyawan
- Menjadi lampiran resmi untuk dokumen kontrak baru
- Memberi waktu kepada karyawan untuk mempertimbangkan keputusan
- Memastikan proses perpanjangan kontrak kerja dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku
Baca Juga: Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja
Adakah Dasar Hukum Perpanjangan Kontrak Kerja?
Perpanjangan kontrak kerja diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja. Peraturan tersebut menyamakan perpanjangan kontrak kerja dengan perpanjangan PKWT, dengan ketentuan sebagai berikut:
- Pasal 8 Ayat 2: PKWT dapat diperpanjang dengan jangka waktu sesuai kesepakatan antara pengusaha dengan pekerja dengan jangka waktu keseluruhan PKWT beserta perpanjangan tidak lebih dari 5 tahun
- Pasal 8 Ayat 3: Masa kerja pekerja tetap dihitung sejak terjadinya hubungan kerja berdasarkan PKWT awal
- Pasal 15 Ayat 4: Uang kompensasi diberikan setelah perpanjangan jangka waktu PKWT berakhir atau selesai
Format & Cara Membuat Surat Perpanjang Kontrak Kerja
Karyawan kontrak yang memiliki kinerja baik adalah aset berharga, sehingga jangan sampai perusahaan kehilangan mereka atau merusak employee experience hanya karena proses perpanjangan yang terkesan mendadak atau tidak profesional.
Berikut langkah membuat surat perpanjang kontrak kerja yang baik:
1. Ketahui format standar surat
Surat perpanjang kontrak kerja memiliki format resmi yang bisa diikuti seperti ini:
- Kop surat: Logo, nama resmi, alamat, dan kontak perusahaan
- Nomor surat: Nomor resmi surat keluar (penting untuk arsip HRD)
- Perihal (subjek): Tujuan surat dibuat, misalnya “Pemberitahuan Perpanjangan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)”
- Pihak yang dituju: Tulis “Kepada Yth. [Nama Karyawan]”, jabatan di tempat
- Salam pembuka: Gunakan salam formal, misalnya “Dengan hormat,”
- Isi surat: Terdiri dari tiga paragraf utama (pembuka, informasi perpanjangan, dan penutup)
- Salam penutup: Salam hormat
- Tempat dan tanggal surat: Tempat (kota) dan tanggal surat dibuat
- Tanda tangan dan pengesahan: Tanda tangan pimpinan berwenang diikuti nama dan jabatan
2. Susun draf surat
Mulai buat draf surat perpanjang kontrak kerja mengikuti format resmi di atas. Susun kalimat dengan jelas dan tidak bertele-tele agar surat mudah dipahami.
3. Periksa kembali isi surat
Cek kembali draf surat untuk memastikan seluruh informasi sudah benar dan bebas dari typo.
4. Tandatangani dan stempel surat
Pejabat berwenang perlu menandatangani surat dan memberi stempel resmi perusahaan sebelum karyawan menerima surat. Jika surat perpanjang kontrak kerja berbentuk digital dan akan dikirim melalui email, gunakan tanda tangan digital untuk keabsahan.
5. Jadwalkan pertemuan
Tahap ini termasuk langkah opsional. Tim HRD bisa membuat jadwal pertemuan di hari dan jam kerja karyawan dengan user-nya agar informasi & surat bisa disampaikan secara langsung (jika surat berbentuk fisik).
Baca Juga: Gunakan Format Block Style untuk Surat Perpanjang Kontrak Kerja
Tim HRD juga bisa mengikuti format standar berikut untuk surat perpanjang kontrak kerja sederhana. Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan.
[KOP PERUSAHAAN]
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Perpanjangan PKWT
Kepada Yth.
[Nama Karyawan]
[Jabatan]
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan berakhirnya masa Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) Saudara/i di [Nama Perusahaan], dengan ini kami memberitahukan bahwa perusahaan bermaksud memperpanjang kontrak kerja Saudara/i untuk periode [Tanggal Mulai] sampai dengan [Tanggal Berakhir], sesuai ketentuan yang berlaku.
Kami berharap Saudara/i dapat terus menjalankan tugas dengan baik dan profesional. Untuk proses administrasi lebih lanjut, mohon menghubungi bagian HRD.
[Tempat, Tanggal]
(Tanda tangan) (stempel)
[Nama Pejabat Berwenang]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
Contoh Surat Perpanjang Kontrak Kerja
1. Contoh Surat Perpanjang Kontrak Kerja Swasta
[Download Contoh Surat Perpanjang Kontrak Kerja Karyawan Swasta]
2. Contoh Surat Perpanjang Kontrak Kerja BUMN
Baca Juga: Kandidat Kurang Sesuai? Buat Surat Penolakan Lamaran Kerja yang Sopan
Itulah pengertian, fungsi, cara membuat, dan contoh surat perpanjang kontrak kerja untuk karyawan dirasa cukup sesuai dengan budaya perusahaan. Melalui artikel ini, tim HRD bisa membuat surat perpanjang kontrak yang baik dan profesional agar tidak kehilangan karyawan berkinerja baik.
Sementara itu, gunakan Mekari Sign untuk mengelola dokumen administrasi perusahaan lebih mudah melalui pembubuhan tanda tangan digital, e-Meterai, hingga pengurusan kontrak. Kunjungi juga blog Mekari Sign untuk tips atau contoh dokumen lain.
Profesional di era digital, tanda tangani dokumen melalui Mekari Sign hari ini!
