- Surat tidak perpanjang kontrak kerja digunakan untuk memberitahukan bahwa perusahaan tidak melanjutkan PKWT setelah jangka waktu perjanjian berakhir.
- Surat tidak perpanjang kontrak kerja perlu dibedakan dari surat PHK atau pengakhiran PKWT sebelum waktunya karena mekanisme dan hak pekerja dapat berbeda.
- Format surat umumnya memuat identitas karyawan, informasi PKWT, tanggal berakhirnya kontrak, serta pernyataan bahwa kontrak tidak diperpanjang.
- Selain membuat surat, perusahaan perlu memastikan administrasi akhir masa kerja dan pemenuhan hak pekerja sesuai ketentuan yang berlaku.
- Artikel ini menyediakan contoh dan template surat tidak perpanjang kontrak kerja yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Ketika masa Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) akan berakhir dan perusahaan tidak berencana melanjutkannya, HR perlu menyampaikan keputusan tersebut kepada karyawan secara jelas. Surat tidak perpanjang kontrak kerja dapat digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan tersebut sekaligus mendokumentasikan berakhirnya masa kontrak.
Namun, berakhirnya PKWT sesuai jangka waktu yang disepakati perlu dibedakan dari pemutusan hubungan kerja (PHK) atau pengakhiran PKWT sebelum waktunya. Perbedaan ini penting karena mekanisme dan hak pekerja yang berlaku dapat berbeda.
Apa Itu Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja?
Surat tidak perpanjang kontrak kerja adalah pemberitahuan formal dari perusahaan bahwa hubungan kerja berdasarkan PKWT tidak akan dilanjutkan setelah jangka waktu yang tercantum dalam perjanjian berakhir. Surat ini membantu perusahaan menyampaikan keputusan secara tertulis sekaligus memberikan kejelasan kepada karyawan mengenai berakhirnya masa kontrak.
Dalam praktiknya, surat ini perlu dibedakan dari surat PHK. PKWT dapat berakhir karena jangka waktu yang diperjanjikan selesai atau karena pekerjaan tertentu yang menjadi dasar perjanjian telah selesai, sedangkan PHK memiliki mekanisme pengakhiran hubungan kerja tersendiri.
Apa Beda Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja dengan Surat PHK?
Surat tidak perpanjang kontrak kerja dan surat PHK sama-sama berkaitan dengan berakhirnya hubungan kerja, tetapi keduanya tidak selalu digunakan dalam kondisi yang sama. Perbedaan utamanya terletak pada kondisi yang menyebabkan hubungan kerja berakhir.
| Aspek | Tidak Perpanjang PKWT | PHK |
|---|---|---|
| Kondisi | PKWT berakhir sesuai jangka waktu atau ketentuan dalam perjanjian. | Hubungan kerja diakhiri melalui mekanisme PHK sesuai ketentuan yang berlaku. |
| Jenis hubungan kerja | Berkaitan dengan pekerja PKWT. | Dapat berlaku pada hubungan kerja yang termasuk dalam ketentuan PHK. |
| Hak pekerja | Dapat mencakup uang kompensasi PKWT sesuai ketentuan. | Hak akibat PHK mengikuti ketentuan yang berlaku. |
| Fokus dokumen | Memberitahukan bahwa PKWT tidak dilanjutkan setelah berakhir. | Menyampaikan pengakhiran hubungan kerja melalui mekanisme PHK. |
Perlu dibedakan antara uang kompensasi PKWT dan pesangon PHK. Berakhirnya PKWT dapat menimbulkan hak atas uang kompensasi bagi pekerja yang memenuhi ketentuan, tetapi hal tersebut tidak berarti setiap berakhirnya PKWT merupakan PHK dengan skema pesangon.
Jika perusahaan mengakhiri PKWT sebelum jangka waktu yang disepakati berakhir, situasinya berbeda dan perlu dilihat berdasarkan ketentuan mengenai pengakhiran PKWT.
Jika yang dibutuhkan adalah dokumen untuk proses pemutusan hubungan kerja, lihat juga contoh surat PHK untuk memahami format dan informasi yang perlu dicantumkan.
Baca Juga: Contoh Kontrak Kerja Karyawan Terbaru: PKWT & PKWTT
Untuk Apa Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja?
Bagi perusahaan, surat tidak perpanjang kontrak kerja bukan hanya formalitas. Surat ini membantu HR menyampaikan keputusan perusahaan secara jelas sekaligus mendokumentasikan berakhirnya hubungan kerja berdasarkan PKWT.
- Memberikan pemberitahuan secara formal: Karyawan mengetahui bahwa perusahaan tidak akan melanjutkan PKWT setelah tanggal berakhir yang tercantum dalam perjanjian.
- Mendokumentasikan berakhirnya masa kontrak: Surat menjadi bagian dari dokumentasi administrasi hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.
- Memudahkan proses administrasi akhir: HR dapat menggunakan informasi dalam surat sebagai bagian dari proses penyelesaian administrasi setelah masa kontrak berakhir.
- Memberikan kejelasan kepada karyawan: Karyawan mengetahui tanggal berakhirnya kontrak sehingga dapat mempersiapkan langkah berikutnya setelah hubungan kerja selesai.
Format & Cara Membuat Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja
Surat tidak perpanjang kontrak kerja sebaiknya dibuat secara formal, jelas, dan sesuai dengan informasi dalam PKWT. Isi surat perlu menjelaskan berakhirnya masa kontrak tanpa menggunakan bahasa yang dapat menimbulkan salah tafsir mengenai status hubungan kerja.
Berikut format dan langkah yang dapat digunakan HR untuk membuat surat tidak perpanjang kontrak kerja:
1. Ketahui Format Surat
Tidak ada satu format surat yang harus digunakan oleh semua perusahaan. Namun, surat tidak perpanjang kontrak kerja umumnya memuat beberapa bagian berikut:
- Kop surat: Logo, nama resmi, alamat, dan informasi kontak perusahaan.
- Nomor surat: Nomor surat sesuai sistem administrasi perusahaan.
- Perihal: Tujuan surat, misalnya “Pemberitahuan Berakhirnya Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)”.
- Pihak yang dituju: Nama dan informasi karyawan yang menerima surat.
- Salam pembuka: Gunakan pembuka formal seperti “Dengan hormat,”.
- Isi surat: Jelaskan informasi PKWT, tanggal berakhirnya kontrak, dan keputusan perusahaan untuk tidak melanjutkan kontrak.
- Salam penutup: Gunakan penutup yang sesuai dengan format surat perusahaan.
- Tempat dan tanggal: Cantumkan tempat dan tanggal surat dibuat.
- Tanda tangan dan pengesahan: Tanda tangan pihak perusahaan yang berwenang sesuai prosedur internal.
2. Susun Draf Surat
Mulai susun draf berdasarkan format di atas. Gunakan kalimat yang jelas dan tidak bertele-tele agar karyawan dapat memahami keputusan perusahaan dengan mudah.
Cantumkan informasi penting seperti tanggal berakhirnya PKWT dan keputusan perusahaan untuk tidak melanjutkan kontrak. Perusahaan juga dapat menyampaikan apresiasi atas kontribusi karyawan serta informasi mengenai administrasi yang perlu diselesaikan sebelum masa kerja berakhir.
3. Periksa Kembali Isi Surat
Periksa kembali seluruh informasi sebelum surat diberikan kepada karyawan. Pastikan nama, jabatan, nomor PKWT, tanggal berakhirnya kontrak, dan informasi lain sudah sesuai dengan dokumen kerja.
Jika perusahaan mencantumkan alasan tidak memperpanjang kontrak, gunakan bahasa yang objektif dan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Hindari kalimat yang dapat menimbulkan kesan bahwa perusahaan mengakhiri kontrak sebelum masa PKWT berakhir jika faktanya kontrak memang selesai sesuai jangka waktu.
4. Tandatangani dan Sahkan Surat
Setelah isi surat diperiksa, minta pihak perusahaan yang berwenang untuk menandatanganinya sesuai prosedur internal. Jika surat dibuat dalam bentuk digital, perusahaan dapat menggunakan tanda tangan elektronik sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.
Penggunaan tanda tangan digital juga dapat membantu perusahaan mengelola dokumen secara lebih praktis ketika surat perlu dikirim dan diproses secara elektronik.
5. Sampaikan Surat kepada Karyawan
Perusahaan dapat menyampaikan surat secara langsung maupun melalui media elektronik sesuai prosedur yang berlaku. Jika surat diberikan secara langsung, HR dapat menjadwalkan pertemuan untuk menjelaskan tanggal berakhirnya kontrak dan menjawab pertanyaan karyawan mengenai proses administrasi berikutnya.
Jika surat dikirim secara elektronik, pastikan dokumen diterima oleh karyawan dan tersimpan sebagai bagian dari dokumentasi hubungan kerja.
Baca Juga: Gunakan Format Block Style untuk Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja
Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja
Berikut contoh surat tidak perpanjang kontrak kerja yang dapat digunakan sebagai referensi. Sesuaikan isi surat dengan informasi dalam PKWT, kebijakan perusahaan, dan kondisi hubungan kerja yang sebenarnya.
1. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja
[Download Template Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja]
2. Contoh Surat Tidak Memperpanjang Kontrak karena Proyek Selesai
Contoh berikut dapat digunakan ketika PKWT berkaitan dengan pekerjaan atau proyek tertentu yang telah selesai. Sesuaikan informasi surat dengan isi perjanjian kerja dan kondisi hubungan kerja yang sebenarnya.
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Berakhirnya Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)
Kepada Yth.
[Nama Karyawan]
[Jabatan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan berakhirnya Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) Nomor [Nomor PKWT] yang berlaku sampai dengan [Tanggal Berakhir], bersama ini kami menyampaikan bahwa perusahaan tidak melanjutkan perjanjian kerja tersebut setelah tanggal berakhirnya.
Keputusan tersebut berkaitan dengan telah selesainya pekerjaan/proyek [Nama Proyek] yang menjadi dasar pelaksanaan PKWT. Dengan demikian, hubungan kerja berdasarkan PKWT tersebut akan berakhir sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati dalam perjanjian.
Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi dan kerja sama yang telah diberikan selama pelaksanaan pekerjaan tersebut. Selanjutnya, perusahaan akan menyelesaikan proses administrasi akhir sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Kami menghargai kontribusi Bapak/Ibu selama bekerja bersama [Nama Perusahaan] dan mendoakan kesuksesan untuk langkah selanjutnya.
[Tempat], [Tanggal Surat]
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Tanda Tangan]
[Nama Pejabat Berwenang]
[Jabatan]
3. Contoh Email Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja
Jika perusahaan menyampaikan pemberitahuan melalui email, isi pesan tetap perlu menjelaskan status PKWT, tanggal berakhirnya kontrak, dan informasi administrasi yang perlu diperhatikan karyawan. Berikut contoh yang dapat disesuaikan:
Subjek: Pemberitahuan Berakhirnya Kontrak Kerja – [Nama Karyawan]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan],
Sehubungan dengan akan berakhirnya Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) Nomor [Nomor PKWT] pada [Tanggal Berakhir], kami ingin menyampaikan bahwa [Nama Perusahaan] tidak melanjutkan perjanjian kerja tersebut setelah tanggal berakhirnya.
Dengan demikian, hubungan kerja berdasarkan PKWT akan berakhir sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati dalam perjanjian.
Untuk proses selanjutnya, mohon memperhatikan informasi mengenai penyelesaian administrasi akhir masa kerja yang akan disampaikan oleh tim HR.
Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi dan kerja sama Bapak/Ibu selama bekerja bersama [Nama Perusahaan]. Semoga pengalaman selama bekerja dapat bermanfaat untuk langkah karier selanjutnya.
Apabila terdapat pertanyaan mengenai proses administrasi akhir, silakan menghubungi [Nama/Tim HR] melalui [Kontak HR].
Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Hormat kami,
[Nama Pejabat/Tim HR]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
[Kontak]
4. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja Lain
Sumber: Scribd
Baca Juga: Contoh Surat Kerja Sama Outsourcing
Apakah Alasan Tidak Memperpanjang Kontrak Harus Dicantumkan?
Alasan tidak memperpanjang kontrak tidak selalu perlu dijelaskan secara panjang dalam surat. Yang lebih penting, surat menyampaikan informasi mengenai PKWT, tanggal berakhirnya kontrak, dan keputusan perusahaan untuk tidak melanjutkan hubungan kerja setelah masa kontrak berakhir.
Jika perusahaan memilih mencantumkan alasan, gunakan penjelasan yang objektif dan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Misalnya, PKWT dapat berkaitan dengan pekerjaan atau proyek tertentu yang telah selesai, sehingga informasi tersebut dapat dijelaskan dalam surat.
Hindari mencantumkan alasan yang tidak diperlukan atau menggunakan bahasa yang dapat merendahkan karyawan. Jika alasan berkaitan dengan evaluasi kinerja, restrukturisasi, atau kondisi perusahaan, pastikan penyampaiannya konsisten dengan keputusan dan dokumentasi internal perusahaan.
Hak Karyawan Saat PKWT Berakhir
Berakhirnya PKWT tidak otomatis berarti pekerja menerima pesangon seperti dalam skema PHK. Namun, pekerja PKWT yang memenuhi ketentuan berhak mendapatkan uang kompensasi PKWT dari perusahaan.
Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, uang kompensasi diberikan ketika PKWT berakhir. Besarnya kompensasi dihitung berdasarkan masa kerja dan ketentuan yang berlaku. Pekerja yang telah bekerja paling sedikit 1 bulan secara terus-menerus termasuk dalam ketentuan pemberian kompensasi PKWT.
Karena itu, ketika menyiapkan surat tidak perpanjang kontrak kerja, HR sebaiknya tidak hanya memastikan pemberitahuan mengenai tanggal berakhirnya PKWT sudah jelas, tetapi juga menyiapkan proses administrasi untuk memenuhi hak pekerja yang berlaku.
- Uang kompensasi PKWT diberikan kepada pekerja PKWT yang memenuhi ketentuan ketika PKWT berakhir.
- Pesangon merupakan salah satu bentuk hak yang dapat timbul dalam kondisi PHK sesuai ketentuan yang berlaku.
- Berakhirnya PKWT dan pengakhiran hubungan kerja sebelum jangka waktu PKWT berakhir dapat memiliki konsekuensi yang berbeda.
Apa yang Perlu Dilakukan HR Setelah Kontrak Berakhir?
Surat tidak perpanjang kontrak merupakan salah satu bagian dari proses akhir masa kerja. Setelah pemberitahuan disampaikan, HR perlu memastikan administrasi dan pekerjaan terkait hubungan kerja tersebut sudah diselesaikan.
- Selesaikan administrasi akhir: Pastikan dokumen dan proses administrasi yang berkaitan dengan berakhirnya masa kerja sudah diselesaikan.
- Proses hak karyawan: Pastikan hak pekerja, termasuk uang kompensasi PKWT jika memenuhi ketentuan, telah diproses sesuai aturan yang berlaku.
- Lakukan handover pekerjaan: Atur pengalihan tugas, dokumen, atau pekerjaan yang masih berjalan kepada pihak yang bertanggung jawab.
- Kembalikan aset perusahaan: Pastikan aset seperti laptop, kartu akses, perangkat kerja, atau fasilitas lain telah dikembalikan sesuai prosedur.
- Kelola akses sistem: Tutup atau sesuaikan akses ke sistem dan aplikasi perusahaan setelah masa kerja berakhir.
- Simpan dokumentasi: Arsipkan surat, PKWT, dan dokumen terkait sesuai kebijakan penyimpanan dokumen perusahaan.
Apa yang Perlu Dilakukan HR Setelah Kontrak Berakhir?
Surat tidak perpanjang kontrak merupakan salah satu bagian dari proses akhir masa kerja. Setelah pemberitahuan disampaikan, HR perlu memastikan administrasi dan pekerjaan terkait hubungan kerja tersebut sudah diselesaikan.
- Selesaikan administrasi akhir: Pastikan dokumen dan proses administrasi yang berkaitan dengan berakhirnya masa kerja sudah diselesaikan.
- Proses hak karyawan: Pastikan hak pekerja, termasuk uang kompensasi PKWT jika memenuhi ketentuan, telah diproses sesuai aturan yang berlaku.
- Lakukan handover pekerjaan: Atur pengalihan tugas, dokumen, atau pekerjaan yang masih berjalan kepada pihak yang bertanggung jawab.
- Kembalikan aset perusahaan: Pastikan aset seperti laptop, kartu akses, perangkat kerja, atau fasilitas lain telah dikembalikan sesuai prosedur.
- Kelola akses sistem: Tutup atau sesuaikan akses ke sistem dan aplikasi perusahaan setelah masa kerja berakhir.
- Simpan dokumentasi: Arsipkan surat, PKWT, dan dokumen terkait sesuai kebijakan penyimpanan dokumen perusahaan.
Surat tidak perpanjang kontrak kerja membantu perusahaan menyampaikan bahwa PKWT tidak akan dilanjutkan setelah masa kontrak berakhir. Agar tidak menimbulkan salah tafsir, surat perlu memuat informasi PKWT, tanggal berakhirnya kontrak, dan keputusan perusahaan secara jelas.
Selain menyiapkan surat, HR juga perlu memastikan administrasi akhir dan pemenuhan hak pekerja telah diselesaikan sesuai ketentuan yang berlaku. Gunakan contoh dan template di atas sebagai referensi, lalu sesuaikan isinya dengan kondisi perusahaan dan perjanjian kerja yang berlaku.
Kelola dokumen digital Anda melalui Mekari Sign!
