9 Contoh Tanda Terima Dokumen Berbagai Keperluan

Penyerahan dokumen kerja tidak selalu berlangsung tatap muka. Ada dokumen yang Anda kirim lewat kurir, email, atau perantara lain sehingga risiko salah penerima makin besar. Tanpa catatan resmi, Anda sulit menelusuri siapa yang menerima apa dan kapan waktunya.

Panduan ini membantu Anda memahami fungsi tanda terima dokumen berikut format yang paling umum dipakai. Sekarang, mari Anda mulai dari penjelasan utamanya.

Apa itu Tanda Terima Dokumen?

Tanda terima dokumen adalah surat pernyataan sederhana yang mengonfirmasi bahwa suatu pihak telah menerima berkas tertentu dari pihak lain. Isinya merangkum identitas penyerah, penerima, waktu kejadian, serta daftar dokumen yang berpindah tangan.

Meski formatnya sekilas mirip dengan kuitansi, tanda terima ini lebih berfokus pada bukti administratif daripada transaksi uang. Anda akan sering menjumpai dokumen ini dalam aktivitas HR, legal, keuangan, hingga proyek pembangunan guna menjaga alur kerja tetap transparan dan mudah diaudit.

Baca Juga: Apa itu Bukti Transaksi? Jenis, Manfaat, dan Contohnya

Mengapa Tanda Terima Dokumen Begitu Penting?

Dalam operasional bisnis, tanda terima menjaga keamanan dokumen saat harus berpindah antar divisi atau lokasi. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya:

• Menjadi Bukti Penerimaan yang Sah: Memastikan dokumen benar-benar sampai ke tangan pihak yang berwenang.
• Mengontrol Alur Kerja: Membantu tim HR, legal, atau procurement memantau posisi dokumen dalam rantai birokrasi mereka.
• Menjamin Keamanan Administrasi: Meminimalisasi risiko dokumen tercecer atau jatuh ke tangan orang yang salah.
• Memudahkan Proses Audit: Tim audit internal dapat menelusuri riwayat dokumen secara kronologis tanpa hambatan.
• Mencegah Perselisihan: Anda memiliki bukti kuat jika muncul klaim sepihak mengenai status atau keberadaan dokumen tersebut.

Baca juga: 13 Contoh Surat Jalan Berbagai Bentuk, Terlengkap!

Cara Membuat Tanda Terima Dokumen yang Profesional

Membuat format tanda terima sendiri sebenarnya cukup mudah, baik menggunakan Microsoft Word maupun Excel. Anda hanya perlu memastikan informasi di dalamnya jelas dan mudah terbaca.

1. Masukkan Informasi Utama

Cantumkan detail identitas penyerah dan penerima secara lengkap. Pastikan elemen berikut tersedia:

• Nama dan jabatan penyerah.
• Nama dan jabatan penerima.
• Waktu (hari/tanggal) serah terima.
• Daftar dokumen yang diserahkan.
• Ruang tanda tangan untuk kedua belah pihak.

2. Atur Tata Letak (Layout)

Gunakan tampilan yang rapi agar pembaca langsung memahami maksud surat. Mulailah dengan kop surat (jika ada), judul “Tanda Terima Dokumen”, paragraf pembuka singkat, tabel daftar dokumen, dan kolom tanda tangan di bagian bawah.

3. Periksa Kembali Akurasi Data

Pastikan jumlah fisik dokumen sesuai dengan apa yang tertulis di surat. Menggunakan nomor urut pada daftar dokumen akan sangat membantu memudahkan proses pengecekan ulang.

4. Finalisasi dalam Format PDF

Simpan hasil akhir dalam format PDF agar tampilannya tidak berantakan saat dibuka di perangkat lain. Jika dokumen memerlukan tanda tangan jarak jauh, Anda bisa menggunakan layanan Mekari Sign agar lebih praktis dan sah secara hukum.

(Anda bebas memakai atau menyesuaikan format ini.)

Contoh Tanda Terima Dokumen (Free Template)

Bagian ini membantu Anda melihat format final yang siap dipakai.

1. Contoh surat tanda terima dokumen sederhana

Contoh ini cocok dipakai untuk kebutuhan umum ketika Anda perlu bukti penerimaan dokumen tanpa format yang terlalu resmi.

Dok. Mekari Sign

2. Contoh surat tanda terima berkas

Gunakan contoh ini saat Anda menyerahkan beberapa berkas sekaligus dan ingin daftar item tercatat dengan rapi.

Dok. Mekari Sign

3. Contoh surat tanda terima sertifikat perpajakan

Surat ini membantu memastikan penyerahan sertifikat pajak tercatat jelas, lengkap dengan data dokumen yang sering dibutuhkan untuk audit atau pelaporan.

Dok. OnlinePajak

4. Contoh surat tanda terima sertifikat tanah

Contoh ini dipakai saat menyerahkan sertifikat tanah, sehingga identitas dokumen dan pihak penerima terekam secara formal dan aman.

Dok. Scribd

5. Contoh tanda terima ijazah

Surat ini berguna untuk pencatatan penyerahan ijazah, baik untuk keperluan kerja, administrasi kampus, maupun proses verifikasi.

Dok. Scribd

6. Contoh surat tanda terima berkas kendaraan bermotor

Contoh ini memastikan penyerahan dokumen kendaraan seperti STNK atau BPKB, tercatat jelas agar mengurangi risiko salah serah atau kehilangan.

Dok. Scribd

7. Contoh tanda terima jaminan (BPKB/sertifikat)

Gunakan surat ini untuk mencatat penyerahan dokumen yang dijadikan jaminan, sehingga kedua pihak memiliki bukti formal yang sah.

Dok. Scribd

8. Contoh surat tanda terima dokumen penawaran/tender

Surat ini membantu proses administrasi tender dengan memastikan berkas penawaran diterima dan dicatat sesuai prosedur.

Dok. Scribd

9. Contoh surat tanda terima pembayaran (semi-surat)

Contoh ini dipakai sebagai bukti bahwa suatu pembayaran telah diterima, terutama jika diperlukan format surat yang lebih formal dari kwitansi biasa.

Dok. Scribd

Baca juga: 17 Contoh Berita Acara Serah Terima (BAST) Lengkap Terbaru

Tanda terima dokumen memberi struktur yang jelas saat dokumen berpindah tangan. Anda memperoleh bukti tertulis, proses audit lebih mudah, dan alur kerja tetap terkendali. Formatnya tidak rumit dan bisa Anda adaptasikan untuk HR, keuangan, legal, pengadaan, atau operasional harian. Anda dapat memakai template Word/Excel ataupun memanfaatkan sistem tanda tangan digital agar bukti penerimaan tersimpan rapi dan aman.

Jika Anda ingin mengelola dokumen secara lebih efisien, Anda bisa mengenal solusi yang tersedia lewat Mekari Sign atau membaca panduan lain di blog Mekari Sign.

Cegah salah penerima dan pastikan keabsahan dokumen dengan tanda tangan digital

Coba Gratis