- Contract Lifecycle Management (CLM) adalah proses mengelola kontrak sejak permintaan, penyusunan, persetujuan, dan penandatanganan hingga pemantauan kewajiban, perpanjangan, atau pengakhirannya.
- CLM membantu tim Legal, HR, Procurement, Finance, dan Sales memantau status kontrak, tanggung jawab, serta tenggat yang perlu ditindaklanjuti.
- Delapan tahap CLM dapat menjadi acuan untuk menyusun workflow, tetapi pembagiannya perlu disesuaikan dengan jenis kontrak dan proses internal perusahaan.
- Software CLM mendukung penggunaan template, approval, tanda tangan digital, penyimpanan terpusat, dan pengingat kontrak.
- Mekari Sign membantu perusahaan mengelola dokumen dan alur kontrak melalui satu platform.
Tim legal sudah menyetujui kontrak, tetapi dokumen masih menunggu tanda tangan direktur. Di saat yang sama, procurement perlu memantau kewajiban vendor, sementara HR harus memastikan kontrak kerja yang mendekati tanggal berakhir mendapat tindak lanjut. Ketika informasi tersebar di email, spreadsheet, dan folder berbeda, memantau semua proses menjadi pekerjaan tersendiri.
Contract Lifecycle Management (CLM) membantu perusahaan mengatur setiap tahap kontrak dengan alur, penanggung jawab, dan catatan yang jelas. Tim dapat mengetahui status dokumen, memantau tanggal penting, dan menyiapkan tindakan berikutnya tanpa harus menelusuri informasi dari banyak tempat.
Apa Itu Contract Lifecycle Management (CLM)?
Contract Lifecycle Management adalah proses pengelolaan kontrak sepanjang siklus hidupnya, mulai dari permintaan dan penyusunan dokumen hingga pelaksanaan kewajiban, perpanjangan, atau pengakhiran kontrak. Proses ini mencakup prosedur kerja, pembagian tanggung jawab, dan pengendalian yang dibutuhkan agar kontrak tetap terkelola setelah ditandatangani.
CLM dapat diterapkan melalui prosedur internal, software, atau kombinasi keduanya. Software CLM menghubungkan aktivitas seperti penggunaan template, persetujuan, penandatanganan, penyimpanan, dan pemantauan kontrak agar tim dapat mengakses informasi yang sama.
Sebelum mengatur siklusnya, perusahaan perlu memastikan isi dan persyaratan kontrak dipahami oleh pihak yang terlibat. Hal ini mencakup unsur dan syarat sah kontrak, kewenangan penanda tangan, serta kewajiban yang harus dipenuhi setiap pihak. Untuk transaksi yang menggunakan format standar, kontrak baku dapat mempermudah proses berulang selama ketentuannya tetap sesuai dengan kebutuhan transaksi.
World Commerce & Contracting (WorldCC) membagi siklus manajemen kontrak ke dalam tiga fase besar: pre-award, award, dan post-award. Model delapan tahap di artikel ini memecah aktivitas tersebut menjadi langkah operasional yang lebih rinci. Pembagiannya bukan satu-satunya standar CLM, sehingga perusahaan dapat menyesuaikannya dengan jenis kontrak dan struktur organisasi.
Apa Saja Tahapan Contract Lifecycle Management?
Delapan tahap berikut menggambarkan alur umum pengelolaan kontrak. Pada praktiknya, sejumlah aktivitas bisa berjalan bersamaan atau digabung sesuai kebutuhan perusahaan.
| Tahap | Aktivitas | Kontrol yang dibutuhkan |
|---|---|---|
| 1. Requests (Permintaan) | Mengumpulkan kebutuhan, tujuan, informasi awal, dan pihak yang terlibat dalam kontrak. | Kelengkapan permintaan, pemilik kontrak, dan persyaratan awal. |
| 2. Authoring (Pembuatan) | Menyusun draft menggunakan template yang sesuai atau membuat dokumen berdasarkan kebutuhan transaksi. | Ketepatan informasi, konsistensi format, serta pemeriksaan klausul oleh pihak yang berwenang. |
| 3. Negotiations (Negosiasi) | Membahas ketentuan komersial, hak, kewajiban, dan perubahan yang diajukan para pihak. | Riwayat revisi, kesepakatan atas perubahan, dan kejelasan versi yang sedang dibahas. |
| 4. Approvals (Persetujuan) | Meminta persetujuan internal dari Legal, Finance, Procurement, atau pimpinan sesuai kebijakan perusahaan. | Urutan approval, kewenangan penyetuju, dan status persetujuan. |
| 5. Signatures (Penandatanganan) | Mengirim versi final untuk ditandatangani oleh para pihak yang berwenang. | Versi dokumen, identitas penanda tangan, dan status penandatanganan. |
| 6. Obligations (Pemantauan Kewajiban) | Memantau kewajiban kontrak, seperti jadwal pembayaran, pengiriman barang, target layanan, dan tenggat pekerjaan. | Penanggung jawab, jadwal, dan bukti pemenuhan kewajiban. |
| 7. Compliance (Kepatuhan) | Memeriksa pelaksanaan kontrak terhadap kesepakatan, kebijakan internal, dan aturan yang relevan. | Penyimpangan, perubahan kondisi, dan tindak lanjut yang diperlukan. |
| 8. Renewals atau Closure (Perpanjangan atau Pengakhiran) | Mengevaluasi perpanjangan, negosiasi ulang, atau pengakhiran kontrak. | Tanggal berakhir, periode pemberitahuan, persetujuan perpanjangan, dan kewajiban pascakontrak. |
Misalnya, kontrak vendor menetapkan waktu respons dan target penyelesaian layanan. Pemilik kontrak perlu memantau apakah vendor memenuhi Service Level Agreement (SLA) yang disepakati, lalu mendokumentasikan penyimpangan yang membutuhkan tindak lanjut. Evaluasi ini membantu perusahaan menentukan apakah kerja sama perlu dilanjutkan, diperbaiki, atau dinegosiasikan kembali.
Perubahan kontrak juga perlu tercatat dengan jelas setelah penandatanganan. Ketika para pihak menyepakati perubahan isi perjanjian, perusahaan perlu menentukan apakah perubahan tersebut membutuhkan amandemen atau adendum sesuai substansi dan konteks kontraknya.
Apa Risiko Mengelola Kontrak secara Manual?
Ketika kontrak tersebar di email, spreadsheet, dan folder terpisah, tim perlu memeriksa beberapa sumber untuk mengetahui versi dokumen, status persetujuan, atau tenggat yang harus ditindaklanjuti. Masalahnya makin terasa ketika beberapa divisi menangani kontrak dengan pihak dan jadwal yang berbeda.
| Risiko | Contoh dampak | Kontrol yang dapat diterapkan |
|---|---|---|
| Versi kontrak tidak jelas | Tim kesulitan memastikan dokumen mana yang sudah disetujui dan ditandatangani. | Penyimpanan terpusat dan pencatatan status dokumen. |
| Approval tertunda | Dokumen menunggu pihak tertentu tanpa kepastian kapan proses berlanjut. | Alur persetujuan yang jelas dan pemantauan progres. |
| Tenggat terlewat | Evaluasi vendor atau keputusan perpanjangan terlambat dilakukan. | Pencatatan tanggal penting dan pengingat sebelum tenggat. |
| Kewajiban tidak terpantau | Pemilik kontrak kesulitan mengetahui apakah target layanan atau jadwal pembayaran sudah dipenuhi. | Pencatatan kewajiban, penanggung jawab, dan jadwal tindak lanjut. |
| Riwayat sulit ditelusuri | Tim memerlukan waktu lebih lama untuk menemukan catatan persetujuan dan aktivitas penandatanganan. | Arsip terpusat dan catatan aktivitas yang tersedia. |
Dampaknya juga dapat muncul pada pengelolaan risiko dalam klausul kontrak. Misalnya, klausul indemnifikasi dapat mengatur tanggung jawab atas kerugian atau klaim dalam kondisi tertentu. Ketentuan seperti ini perlu ditinjau oleh pihak yang berwenang sebelum kontrak disetujui dan tetap mudah ditemukan ketika perusahaan perlu merujuknya kembali.
Apa Manfaat Contract Lifecycle Management bagi Perusahaan?
Manfaat CLM terlihat ketika perusahaan dapat mengelola proses kontrak dengan lebih konsisten. Template membantu menstandardisasi dokumen berulang, alur persetujuan memperjelas tanggung jawab, dan penyimpanan terpusat memudahkan tim menemukan versi kontrak yang tepat.
Pemantauan tanggal penting juga membantu pemilik kontrak menyiapkan keputusan sebelum masa berlakunya berakhir. Sementara itu, pencatatan aktivitas memberikan informasi untuk menelusuri proses dan mengevaluasi hambatan yang terjadi selama siklus kontrak.
Hasil yang dicapai tetap bergantung pada kualitas data, kejelasan kebijakan, dan disiplin tim dalam mengikuti alur kerja. Software dapat mendukung proses tersebut, tetapi perusahaan tetap perlu menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas kontrak dan tindakan yang harus dilakukan ketika muncul masalah.
Fitur Apa yang Perlu Ada dalam Software CLM?
Perusahaan perlu memilih fitur berdasarkan volume kontrak, kompleksitas persetujuan, dan kebutuhan pemantauan setelah dokumen ditandatangani. Beberapa kemampuan yang patut diperiksa meliputi:
- Template dan custom fields: penggunaan template dokumen membantu tim menjaga format dan mengisi informasi kontrak berulang secara konsisten.
- Approval workflow: alur persetujuan digital membantu menetapkan pihak penyetuju dan memantau progres sebelum dokumen ditandatangani.
- Tanda tangan elektronik: dokumen dapat dikirim untuk ditandatangani secara digital menggunakan metode yang sesuai dengan kebutuhan transaksi. Untuk penggunaan TTE tersertifikasi, periksa layanan yang tersedia dan persyaratan penanda tangan.
- Penyimpanan terpusat: dokumen dan informasi kontrak tersimpan agar lebih mudah dicari oleh pengguna yang berwenang.
- Pemantauan status: dashboard membantu tim mengetahui progres dokumen dan informasi kontrak yang tersedia di dalam sistem.
- Pengingat kontrak: fitur pengingat tanggal penting membantu pemilik kontrak menindaklanjuti tenggat penandatanganan, tanggal efektif, dan masa berlaku.
Software CLM tidak otomatis menggantikan peninjauan klausul oleh tim Legal atau proses negosiasi dengan pihak lawan. Perusahaan tetap perlu menentukan prosedur review dan persetujuan yang sesuai dengan tingkat risiko kontrak.
Bagaimana Mengukur Efektivitas CLM?
Perusahaan dapat menilai perubahan proses melalui waktu penyelesaian kontrak, waktu tunggu persetujuan, dan jumlah kontrak yang terlambat ditindaklanjuti. Catat kondisi awal sebelum mengubah workflow agar hasilnya dapat dibandingkan secara konsisten.
| Metrik | Cara mengukur | Yang perlu dievaluasi |
|---|---|---|
| Contract cycle time | Durasi sejak permintaan kontrak diterima hingga dokumen ditandatangani. | Tahap yang paling sering menimbulkan keterlambatan. |
| Approval turnaround time | Durasi sejak approval diajukan hingga keputusan diberikan. | Pihak atau tahap yang menjadi hambatan. |
| Kontrak terlambat ditindaklanjuti | Jumlah kontrak yang melewati tenggat penting tanpa tindakan yang diperlukan. | Ketepatan pengingat dan kejelasan pemilik kontrak. |
| Waktu pencarian dokumen | Waktu yang dibutuhkan untuk menemukan kontrak final dan informasi terkait. | Kelengkapan arsip dan kemudahan pencarian. |
Jika durasi penyelesaian masih panjang, perusahaan perlu mengidentifikasi titik hambatnya sebelum mengubah proses. Analisis contract cycle time, misalnya, dapat menunjukkan apakah keterlambatan lebih banyak terjadi saat penyusunan, review, approval, atau penandatanganan.
Gunakan hasil pengukuran untuk memilih perbaikan yang paling relevan. Approval yang sering tertahan mungkin membutuhkan pembagian kewenangan yang lebih jelas, sedangkan kontrak yang terlambat diperpanjang mungkin membutuhkan pengingat dan pemilik tindak lanjut yang lebih tegas.
Bagaimana Mekari Sign Mendukung Contract Lifecycle Management?
Mekari Sign menggabungkan manajemen kontrak, alur persetujuan, tanda tangan digital, penyimpanan, dan pemantauan kontrak dalam satu platform. Tim dapat menggunakan software manajemen kontrak untuk mengelola dokumen, memantau status, dan menyiapkan tindak lanjut selama masa kontrak.
Kebutuhan tersebut didukung oleh template dan custom fields untuk dokumen berulang, workflow approval, tanda tangan elektronik melalui layanan PSrE mitra PT Tilaka Nusa Teknologi, serta pengingat untuk tanggal penting. Dengan informasi kontrak yang terpusat, tim memiliki tempat yang lebih konsisten untuk mengakses dokumen dan memeriksa progresnya.
Untuk kontrak yang ditandatangani secara fisik, Signing Proof dapat digunakan untuk mendokumentasikan informasi penandatanganan dan mengarsipkannya bersama dokumen lain. Fitur ini mendokumentasikan penandatanganan fisik; fitur tersebut tidak mengubah tanda tangan fisik menjadi TTE tersertifikasi.
Kelola Siklus Hidup Kontrak Lebih Teratur dengan Mekari Sign!
Kontrak perlu dipantau setelah ditandatangani, mulai dari pemenuhan kewajiban hingga keputusan perpanjangan atau pengakhiran. Mekari Sign membantu perusahaan mengatur template, persetujuan, penandatanganan, penyimpanan, dan pengingat dalam satu workflow agar tim dapat mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.
