Master Service Agreement (MSA): Fungsi, Klausul, dan Contohnya

Perusahaan yang menggunakan vendor untuk beberapa proyek dapat menghadapi persoalan ketika setiap pekerjaan memiliki dokumen dan ketentuan berbeda. Misalnya, SOW baru merujuk pada perjanjian induk yang sudah berakhir, atau nilai pekerjaan dalam PO tidak sesuai dengan harga yang disepakati sebelumnya.

Master Service Agreement (MSA) adalah perjanjian induk antara klien dan penyedia jasa yang mengatur ketentuan umum kerja sama, seperti pembayaran, kerahasiaan, dan pembagian tanggung jawab, selama masa hubungan bisnis yang disepakati.

Dengan MSA, kedua pihak memiliki dasar kesepakatan yang dapat digunakan untuk beberapa pekerjaan berikutnya. Artikel ini membahas hubungan MSA dengan SOW, PO, dan SLA, klausul penting, serta hal-hal yang perlu diperiksa berdasarkan konteks hukum Indonesia.

Kapan Perusahaan Perlu Menggunakan MSA?

MSA relevan ketika perusahaan memperkirakan akan menjalankan beberapa proyek atau menggunakan layanan secara berulang dengan penyedia yang sama. Contohnya, perusahaan menunjuk satu software house untuk mengembangkan aplikasi, memperbaiki fitur, dan memelihara sistem setelah implementasi.

Setiap pekerjaan memiliki ruang lingkup, biaya, dan jadwal berbeda. Namun, ketentuan seperti kerahasiaan, kepemilikan hasil pekerjaan, batas tanggung jawab, dan penyelesaian sengketa dapat diatur dalam satu MSA. Rincian setiap proyek kemudian disepakati melalui dokumen pekerjaan yang terpisah.

Pendekatan ini juga dapat digunakan oleh perusahaan yang bekerja dengan konsultan IT, penyedia managed services, atau vendor jasa profesional. Tim Legal dan Procurement memiliki satu acuan untuk mengelola hubungan dengan vendor, sementara tim operasional dapat menyepakati kebutuhan setiap pekerjaan tanpa harus menyusun ulang seluruh ketentuan dasar.

MSA tidak selalu diperlukan untuk setiap transaksi. Untuk pekerjaan satu kali dengan ruang lingkup sederhana, satu perjanjian jasa yang mengatur seluruh kewajiban para pihak mungkin lebih praktis. Penentuan bentuk kontrak tetap bergantung pada kompleksitas pekerjaan, frekuensi transaksi, dan risiko yang perlu diatur.

Bagaimana kedudukan MSA dalam hukum Indonesia?

KUHPerdata tidak mengatur MSA sebagai jenis perjanjian bernama dengan format khusus. Pasal 1319 menetapkan bahwa perjanjian, baik yang memiliki nama khusus maupun yang tidak dikenal dengan nama tertentu, tetap tunduk pada ketentuan umum perjanjian.

Karena itu, MSA perlu memenuhi empat syarat sah perjanjian dalam Pasal 1320 KUHPerdata: kesepakatan, kecakapan para pihak, objek tertentu, dan sebab yang tidak terlarang. Pasal 1338 juga mengatur kekuatan mengikat perjanjian yang dibuat secara sah serta kewajiban melaksanakannya dengan itikad baik.

Apa Perbedaan MSA, SOW, PO, dan SLA?

Keempat dokumen dapat digunakan dalam satu hubungan bisnis, tetapi memiliki fungsi berbeda. MSA menetapkan ketentuan umum, sedangkan dokumen pendukungnya mengatur pekerjaan dan transaksi yang lebih spesifik.

Contohnya, perusahaan menggunakan MSA untuk mengatur kerja sama dengan software house. SOW pertama memuat pekerjaan pengembangan aplikasi, sedangkan SOW kedua mengatur pemeliharaan sistem. Jika perusahaan menerbitkan PO untuk pekerjaan tertentu, dokumen tersebut perlu merujuk pada kesepakatan yang menjadi dasarnya.

Adapun SLA dapat menjadi lampiran MSA atau SOW untuk menjelaskan target layanan yang harus dipenuhi vendor. Contohnya, target ketersediaan aplikasi, waktu respons insiden, dan prosedur eskalasi. Indikator serta metode pengukurannya perlu dirumuskan secara jelas, sebagaimana dibahas dalam pengelolaan Service Level Agreement (SLA).

Bagaimana jika ketentuan MSA dan SOW bertentangan?

Misalnya, MSA menetapkan pembayaran 30 hari setelah invoice diterima, sedangkan SOW mencantumkan 45 hari untuk proyek tertentu. Kedua pihak perlu memastikan apakah SOW memang dimaksudkan untuk mengubah ketentuan pembayaran dalam MSA.

Perjanjian dapat menetapkan bahwa ketentuan umum MSA tetap berlaku, kecuali SOW secara tegas mengubah pasal tertentu untuk proyek terkait. Jika ketentuan ini digunakan, perubahan perlu disebutkan dan disetujui oleh pihak yang berwenang. Jangan mengandalkan asumsi bahwa dokumen yang ditandatangani terakhir otomatis menggantikan seluruh ketentuan sebelumnya.

MSA juga perlu mengatur nasib SOW yang masih berjalan ketika perjanjian induk berakhir. Misalnya, jika MSA berakhir pada Desember sementara proyek belum selesai hingga Februari, kontrak perlu menjelaskan apakah SOW tetap berlaku sampai pekerjaan selesai atau memerlukan kesepakatan baru.

Apa Saja Klausul Penting dalam MSA?

Isi MSA perlu disesuaikan dengan jenis layanan dan risiko kerja sama. Untuk hubungan dengan vendor teknologi, beberapa klausul berikut dapat menjadi perhatian tim Legal dan Procurement.

1. Identitas para pihak dan ruang lingkup kerja sama

MSA perlu mencantumkan identitas badan usaha, alamat, kapasitas perwakilan, serta kewenangan penandatangan. Ruang lingkupnya menjelaskan jenis layanan yang menjadi dasar hubungan, sementara detail pekerjaan dapat disepakati melalui SOW.

Perusahaan juga perlu membedakan kewajiban yang berlaku bagi seluruh hubungan bisnis dengan kewajiban khusus untuk proyek tertentu. Pemisahan ini membantu menghindari ketentuan yang terlalu umum atau sulit diterapkan.

2. Ruang lingkup pekerjaan dan perubahan SOW

Klausul ini mengatur cara klien meminta pekerjaan baru, menerbitkan SOW, dan menyetujui perubahan. Setiap SOW sebaiknya memiliki identitas proyek, nomor referensi MSA, deliverables, jadwal, biaya, dan kriteria penerimaan hasil pekerjaan.

Jika klien meminta penambahan fitur atau perubahan jadwal, kedua pihak perlu menyepakati dampaknya terhadap biaya dan tenggat sebelum pekerjaan tambahan dijalankan. Perubahan tersebut dapat didokumentasikan melalui change request atau perubahan SOW sesuai prosedur dalam MSA.

3. Biaya dan pembayaran

MSA dapat menetapkan mekanisme pembayaran umum, termasuk jadwal invoice, termin, mata uang, biaya tambahan, dan konsekuensi keterlambatan. Nilai transaksi dan jadwal pembayaran setiap proyek dapat dicantumkan dalam SOW atau PO.

Perusahaan juga perlu memeriksa apakah terdapat biaya tambahan di luar nilai pekerjaan utama, seperti implementasi, pemeliharaan, perjalanan, atau penggunaan layanan pihak ketiga. Kewajiban pajak perlu mengikuti karakter transaksi dan ketentuan yang berlaku.

4. Kerahasiaan dan pelindungan data pribadi

MSA perlu menjelaskan informasi yang harus dijaga kerahasiaannya, pihak yang boleh mengakses, tujuan penggunaan, dan masa berlakunya kewajiban tersebut. Jika perusahaan ingin mengatur kerahasiaan secara lebih khusus, ketentuannya dapat dilengkapi melalui perjanjian Non-Disclosure Agreement (NDA).

Ketika vendor memproses data pribadi atas nama klien, pembagian tanggung jawab juga perlu mengikuti UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Pasal 51 UU PDP mengatur bahwa prosesor wajib memproses data berdasarkan perintah pengendali dan memperoleh persetujuan tertulis sebelum melibatkan prosesor lain.

Pengaturan tersebut dapat ditempatkan dalam MSA atau Data Processing Agreement (DPA). Isi dokumen perlu menjelaskan tujuan pemrosesan, jenis data, pengamanan, penggunaan subprosesor, penanganan insiden, serta pengembalian atau penghapusan data. Penetapan peran Pengendali dan Prosesor Data Pribadi harus mengikuti aktivitas pemrosesan yang sebenarnya, bukan hanya nama yang digunakan dalam kontrak.

5. Kepemilikan kekayaan intelektual

Proyek teknologi dapat menghasilkan source code, desain, dokumentasi, dan konfigurasi sistem yang memiliki nilai komersial. MSA perlu membedakan kekayaan intelektual yang sudah dimiliki vendor sebelum proyek dengan hasil pekerjaan yang dibuat khusus untuk klien.

Jika terdapat pengalihan hak atau pemberian lisensi, kontrak perlu menjelaskan objek hak, ruang penggunaan, jangka waktu, dan batasan yang berlaku. Misalnya, vendor mungkin mempertahankan hak atas library yang telah dikembangkan sebelumnya, sementara klien memperoleh hak tertentu atas hasil pengembangan khusus sesuai kesepakatan.

6. Standar layanan, jaminan, dan tanggung jawab

Jika vendor wajib memenuhi standar layanan tertentu, MSA atau lampirannya perlu menjelaskan indikator kinerja, metode pengukuran, pengecualian, serta konsekuensi ketika target tidak tercapai.

Representations and warranties menjelaskan pernyataan serta jaminan yang diberikan para pihak. Sementara itu, limitation of liability mengatur batas tanggung jawab berdasarkan kesepakatan, sedangkan indemnification menetapkan kewajiban ganti rugi pada kondisi tertentu, seperti klaim pihak ketiga akibat pelanggaran hak kekayaan intelektual.

Perbedaan kedua klausul terakhir dapat memengaruhi besarnya risiko finansial yang ditanggung setiap pihak. Karena itu, batas tanggung jawab, pengecualian, dan mekanisme klaim perlu ditinjau secara bersamaan dengan ketentuan indemnification dalam kontrak bisnis.

7. Jangka waktu, pengakhiran, dan penyelesaian sengketa

MSA perlu menetapkan tanggal efektif, durasi, dan mekanisme perpanjangan. Ketentuan pengakhiran juga perlu menjelaskan alasan pemutusan, seperti pelanggaran material, kegagalan memenuhi kewajiban, atau pengakhiran berdasarkan kesepakatan.

Periksa pula kewajiban setelah pengakhiran, termasuk pembayaran yang belum selesai, pengembalian data, penghentian akses sistem, dan penyelesaian SOW yang masih berjalan. Klausul penyelesaian sengketa sebaiknya menentukan tahapan serta forum yang disepakati para pihak.

8. Perubahan perjanjian dan prioritas dokumen

Perubahan harga, ruang lingkup, atau kewajiban setelah MSA ditandatangani perlu mengikuti mekanisme yang disepakati. Para pihak dapat menggunakan amandemen atau adendum, bergantung pada bentuk perubahan dan struktur dokumen sebelumnya.

Klausul prioritas dokumen juga perlu menyebutkan ketentuan mana yang berlaku jika MSA berbeda dengan SOW, PO, atau SLA. Jangan hanya mencantumkan bahwa seluruh dokumen merupakan satu kesatuan tanpa menjelaskan cara menyelesaikan pertentangan isinya.

Baca juga: Panduan Klausul dalam Kontrak Bisnis.

Apa yang Perlu Diperiksa Sebelum MSA Ditandatangani?

Sebelum menyetujui MSA, tim Legal dan departemen pengguna dapat memeriksa lima hal berikut:

1. Kewenangan pihak: apakah badan usaha dan penandatangan memiliki identitas serta kapasitas yang tepat?
2. Dokumen turunan: apakah SOW, PO, dan SLA memiliki referensi serta aturan keberlakuan yang jelas?
3. Risiko komersial: apakah perubahan biaya, kriteria penerimaan, batas tanggung jawab, dan konsekuensi pelanggaran sudah disepakati?
4. Data dan kekayaan intelektual: apakah hak penggunaan, kepemilikan hasil pekerjaan, pengamanan, dan penghapusan data sudah diatur?
5. Pengakhiran: apakah masa berlaku, perpanjangan, kewajiban setelah kontrak berakhir, dan mekanisme penyelesaian pekerjaan sudah jelas?

Jika kerja sama melibatkan akses sistem, informasi pelanggan, atau aset penting perusahaan, pemeriksaan MSA juga perlu terhubung dengan penilaian risiko vendor. Untuk klausul mengenai pengalihan IP, perlindungan data, dan pembatasan tanggung jawab, mintalah Legal atau penasihat hukum meninjau redaksi finalnya.

Apakah MSA Bisa Ditandatangani Secara Elektronik dan Perlu Meterai?

MSA dapat ditandatangani secara elektronik selama mekanisme yang digunakan memenuhi ketentuan hukum dan tidak terdapat aturan khusus yang mensyaratkan bentuk lain untuk transaksi terkait.

PP Nomor 71 Tahun 2019 Pasal 59 dan 60 mengatur persyaratan Tanda Tangan Elektronik (TTE), termasuk identifikasi penanda tangan, bukti persetujuan, serta kemampuan mendeteksi perubahan pada dokumen. TTE tersertifikasi juga harus menggunakan Sertifikat Elektronik dari PSrE Indonesia dan Perangkat Pembuat TTE tersertifikasi.

Perusahaan tetap perlu memastikan orang yang menandatangani MSA memiliki kewenangan mewakili badan usaha. TTE membantu mengidentifikasi penanda tangan dan menjaga keutuhan dokumen, tetapi tidak menggantikan pemeriksaan terhadap isi maupun kapasitas hukum para pihak.

Selain tanda tangan, surat perjanjian termasuk objek Bea Meterai berdasarkan Pasal 3 ayat (2) huruf a UU Nomor 10 Tahun 2020. Ketentuan Bea Meterai dari Direktorat Jenderal Pajak juga menjelaskan bahwa Bea Meterai atas surat perjanjian terutang ketika dokumen dibubuhi tanda tangan sesuai Pasal 8.

Bea Meterai merupakan pajak atas dokumen, bukan syarat kelima sahnya perjanjian. Karena itu, pemenuhan kewajiban meterai perlu dibedakan dari pemeriksaan empat syarat sah perjanjian dalam Pasal 1320 KUHPerdata.

Bagaimana Mekari Sign Membantu Mengelola MSA?

Setelah MSA disepakati, tim Legal dan Procurement masih perlu mengelola dokumen turunan, persetujuan, versi final, serta masa berlaku kontrak. Penyimpanan yang tersebar di email dan folder terpisah dapat menyulitkan pencarian dokumen ketika perusahaan perlu memeriksa status atau kewajiban kontrak.

Mekari Sign merupakan platform tanda tangan digital dan manajemen dokumen tersertifikasi yang menyatukan Tanda Tangan & e-Meterai, Manajemen Kontrak, Verifikasi Identitas, dan Integrasi. Fitur yang relevan untuk pengelolaan MSA antara lain:

• Template dokumen: gunakan kembali dokumen MSA atau SOW yang sudah disiapkan perusahaan agar struktur dan peran penandatangan lebih konsisten.
• Approval workflow: atur tahapan pemeriksaan dan persetujuan internal sebelum dokumen dikirim untuk ditandatangani.
• TTE tersertifikasi: kirim kontrak kepada para pihak melalui layanan TTE tersertifikasi dengan kerja sama PSrE bersama PT Tilaka Nusa Teknologi.
• Manajemen kontrak: simpan dokumen dalam arsip terpusat dan pantau status kontrak, termasuk Active, Expiring soon, dan Expired.
• Pengingat kontrak: atur tanggal efektif, kedaluwarsa, serta pengingat agar tim dapat menindaklanjuti tenggat dan mempersiapkan perpanjangan.
• Jejak audit: telusuri riwayat aktivitas dokumen untuk membantu pemeriksaan administrasi dan dokumentasi proses.

Nomor referensi MSA dan SOW, klausul prioritas dokumen, serta substansi perjanjian tetap perlu ditentukan dan diperiksa oleh perusahaan. Mekari Sign membantu mengelola dokumen dan prosesnya, bukan menentukan hubungan hukum antara dokumen induk dan turunannya.

Dengan pengelolaan yang lebih terpusat, tim dapat menemukan kontrak final, memeriksa riwayat aktivitas, dan mengetahui dokumen yang mendekati masa berakhir tanpa bergantung sepenuhnya pada pencatatan manual.

Gunakan software manajemen kontrak Mekari Sign untuk membantu mengelola persetujuan, penandatanganan, arsip, dan pemantauan masa berlaku kontrak dalam satu platform.