- Klausul mengatur ketentuan tertentu dalam kontrak, termasuk pembayaran, kerahasiaan, tanggung jawab, dan pengakhiran kerja sama.
- Isi klausul menentukan apa yang harus dilakukan para pihak ketika kontrak berjalan sesuai rencana maupun ketika muncul masalah.
- Setiap kontrak bisa memiliki klausul yang berbeda sesuai jenis hubungan dan hal yang ingin diatur.
- Beberapa bagian kontrak layak dibaca lebih teliti, terutama jangka waktu, pembayaran, tanggung jawab, dan ketentuan pengakhiran.
- Pengelolaan kontrak secara digital membantu tim menjaga dokumen, persetujuan, dan tanda tangan tetap rapi dari awal hingga selesai.
Saat kontrak dibuat, perhatian biasanya tersita pada hal-hal yang paling kelihatan: nilai kerja sama, ruang lingkup pekerjaan, masa berlaku, dan siapa saja yang akan menandatangani. Klausul lain sering lewat begitu saja.
Baru ketika vendor terlambat bekerja, invoice tertahan, atau salah satu pihak ingin mengakhiri kerja sama, orang kembali membuka dokumen dan mencari bagian yang berkaitan dengan masalah tersebut. Di situlah isi klausul mulai terasa pengaruhnya.
Apa Itu Klausul?
Klausul adalah ketentuan tertentu dalam kontrak atau perjanjian yang mengatur suatu hal di antara para pihak. Klausul bisa mengatur pembayaran, kerahasiaan informasi, jangka waktu, tanggung jawab, pengakhiran kerja sama, sampai cara menyelesaikan sengketa.
Satu kontrak dapat memuat banyak klausul dengan fungsi yang berbeda. Yang menarik, satu klausul jarang benar-benar berdiri sendiri. Ketentuan pembayaran bisa berkaitan dengan masa berlaku kontrak. Pengakhiran bisa berkaitan dengan pemberitahuan. Kerahasiaan bisa tetap berlaku meskipun kerja sama sudah selesai.
Karena itu, memahami hubungan antara kontrak dan perjanjian membantu ketika Anda mulai membaca dokumen secara keseluruhan.
Kenapa Klausul Penting dalam Kontrak?
Coba kita lihat dari pekerjaan sehari-hari. Ada suatu perusahaan sudah tiga bulan bekerja dengan vendor. Pekerjaan yang seharusnya selesai minggu ini ternyata belum juga beres. Tim procurement kemudian membuka kontrak untuk melihat kewajiban vendor dan apa yang disepakati jika terjadi keterlambatan.
Di tempat lain, invoice sudah diterima finance. Pembayaran belum diproses karena salah satu dokumen pendukung masih kurang. Tim kembali ke klausul pembayaran dan mencari tahu kapan tenggat 30 hari mulai dihitung.
Kasusnya berbeda, tetapi kontraknya sama-sama kembali dibuka ketika kondisi mulai bergeser dari rencana awal.
Klausul memberi para pihak pegangan untuk kondisi seperti itu. Dari sana bisa dilihat siapa yang punya kewajiban, kapan kewajiban mulai berlaku, dan apa yang terjadi ketika salah satu pihak tidak memenuhi kesepakatan.
Apa Saja Fungsi Klausul dalam Kontrak?
Fungsi klausul mengikuti isi kontrak. Kontrak kerja sama vendor, kontrak kerja, NDA, dan perjanjian dengan pihak luar negeri bisa memiliki kebutuhan yang berbeda.
Mengatur hak dan kewajiban
Ini salah satu fungsi yang paling mudah ditemukan.
Vendor memiliki pekerjaan yang harus diselesaikan. Klien memiliki pembayaran yang harus dilakukan. Kontrak kemudian menetapkan ruang lingkup dan syarat yang berlaku untuk keduanya.
Pada kontrak kerja, pengaturannya lebih luas karena menyangkut hubungan perusahaan dan karyawan. Jabatan, pembayaran, hak dan kewajiban, sampai kondisi tertentu yang berkaitan dengan hubungan kerja dapat masuk ke dalam dokumen.
Menentukan tanggung jawab
Ketika pekerjaan tidak berjalan sesuai kesepakatan, kontrak akan kembali dilihat untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab.
Kerusakan, keterlambatan, kerugian, atau pelanggaran kewajiban bisa diatur dalam klausul tertentu. Detailnya mengikuti jenis transaksi dan risiko yang memang dihadapi para pihak.
Ada satu hal yang sering luput. Satu perubahan bisa ikut mengubah bagian lain. Masa kontrak yang diperpanjang bisa berpengaruh pada jadwal pembayaran atau hak pengakhiran.
Menjaga kerahasiaan
Dalam suatu kerja sama, perusahaan bisa saling bertukar data pelanggan, proposal, harga, strategi bisnis, atau informasi teknis.
Klausul kerahasiaan mengatur informasi apa yang harus dijaga dan bagaimana informasi tersebut boleh digunakan. Kewajibannya juga bisa tetap berlaku setelah hubungan bisnis selesai.
Untuk pengaturan yang memang khusus membahas kerahasiaan, NDA biasanya digunakan sebagai dokumen tersendiri.
Mengatur pengakhiran kerja sama
Hubungan bisnis bisa berakhir sebelum tanggal yang tercantum di awal kontrak. Klausul pengakhiran biasanya menjelaskan kapan hal itu bisa dilakukan, berapa lama pemberitahuan yang harus diberikan, dan apa yang masih harus diselesaikan setelahnya.
Pembayaran yang belum lunas, pengembalian aset, atau kewajiban kerahasiaan bisa tetap berjalan setelah kontrak berakhir. Karena itu, bagian ini sering menjadi perhatian besar ketika sebuah kerja sama mulai dihentikan.
Menentukan penyelesaian sengketa
Perbedaan pendapat bisa muncul karena pekerjaan, pembayaran, atau penafsiran isi kontrak. Klausul penyelesaian sengketa menentukan jalur yang akan ditempuh para pihak. Negosiasi bisa menjadi langkah pertama. Kontrak kemudian dapat mengatur mediasi, arbitrase, atau pengadilan sebagai pilihan berikutnya.
Untuk kerja sama lintas negara, bagian tentang hukum yang berlaku juga perlu dibaca bersama ketentuan sengketa.
Baca juga: Panduan Kontrak Elektronik Internasional
Apa Bedanya Klausul, Pasal, dan Ketentuan?
Pasal biasanya membagi kontrak berdasarkan topik. Sebuah Pasal Pembayaran, misalnya, bisa berisi tanggal jatuh tempo, cara pembayaran, denda, dan syarat pencairan. Di dalam satu pasal itu terdapat beberapa ketentuan yang lebih spesifik.
Klausul lebih sering dipakai untuk menyebut salah satu ketentuan tersebut. Dalam praktiknya, penyebutan bisa berbeda antar dokumen. Yang lebih penting adalah melihat isi setiap bagian dan kaitannya dengan bagian lain.
| Istilah | Pengertian sederhana | Fungsinya dalam kontrak | Contoh |
|---|---|---|---|
| Pasal | Bagian kontrak yang membahas topik tertentu | Membagi dan menyusun isi kontrak agar lebih terstruktur | Pasal Pembayaran |
| Klausul | Ketentuan yang mengatur hal tertentu dalam kontrak | Menetapkan hak, kewajiban, syarat, atau konsekuensi | Klausul denda, klausul kerahasiaan |
| Ketentuan | Aturan atau isi yang disepakati para pihak | Menjelaskan apa yang harus dilakukan atau apa yang berlaku | Ketentuan pembayaran dilakukan 30 hari setelah invoice diterima |
Ketiganya sering digunakan dalam konteks yang berdekatan, tetapi tidak berada pada posisi yang sama. Pasal lebih berkaitan dengan struktur dokumen, klausul menunjuk pada ketentuan yang mengatur hal tertentu, sedangkan ketentuan merupakan istilah yang lebih umum untuk menyebut aturan yang tercantum dalam kontrak.
Jenis Klausul yang Sering Ada dalam Kontrak
Tidak semua kontrak memerlukan klausul yang sama. Kebutuhan kontrak vendor bisa berbeda dari kontrak kerja atau perjanjian kerahasiaan.
Beberapa jenis berikut cukup sering ditemukan:
1. Klausul pembayaran
Klausul pembayaran mengatur nilai transaksi, jadwal, metode, dan syarat pembayaran.
Pada kontrak dengan sistem termin, pembayaran bisa dikaitkan dengan progres pekerjaan.
Di sini detail menjadi penting.
Apa yang dianggap sebagai satu tahap pekerjaan? Dokumen apa yang harus tersedia? Kapan invoice boleh diajukan?
Semakin spesifik jawabannya, semakin mudah finance dan pihak vendor menggunakan patokan yang sama.
2. Klausul jangka waktu
Klausul ini menentukan kapan kontrak mulai berlaku dan kapan berakhir. Perpanjangan juga bisa diatur di bagian yang sama.
Tanggal biasanya terasa seperti urusan administrasi sampai beberapa dokumen mulai saling terkait.
Kontrak utama berakhir pada 30 Juni. Lampiran layanan mencantumkan 31 Juli. Tim yang menjalankan kontrak kemudian harus kembali melihat dokumen untuk memastikan periode yang sebenarnya berlaku.
3, Klausul pengakhiran
Klausul pengakhiran memuat kondisi yang memungkinkan kontrak dihentikan.
Ada kontrak yang menetapkan pemberitahuan 30 hari. Ada yang mengaitkan pemutusan dengan pelanggaran tertentu.
Saat kerja sama vendor benar-benar berakhir, tim masih berurusan dengan pekerjaan yang belum selesai, pembayaran, aset, dan pemberitahuan kepada pihak terkait.
4. Klausul force majeure
Klausul force majeure membahas kondisi di luar kendali para pihak yang menghambat pelaksanaan kontrak.
Kontrak bisa menetapkan kewajiban pemberitahuan atau langkah tertentu sebelum pekerjaan ditunda.
5. Klausul denda
Klausul denda menetapkan konsekuensi finansial atas pelanggaran kewajiban tertentu.
Keterlambatan pembayaran dapat dikenai persentase atau nominal tertentu. Tanggal mulai perhitungan dan kondisi yang memicu denda akan memengaruhi hasil akhirnya.
6. Klausul penyelesaian sengketa
Bagian ini mengatur jalur ketika para pihak tidak menemukan kesepakatan.
Kontrak dapat menentukan negosiasi lebih dulu, kemudian mengarah ke mekanisme lain jika pembicaraan tidak menghasilkan solusi.
Pilihan hukum dan forum juga menjadi perhatian dalam perjanjian yang melibatkan pihak dari yurisdiksi berbeda.
7. Klausul keterpisahan
Klausul keterpisahan atau severability clause mengatur keberlakuan ketentuan lain ketika satu bagian kontrak ternyata tidak dapat diterapkan.
Tujuannya adalah memisahkan bagian tersebut dari keseluruhan perjanjian. Akibat hukumnya tetap bergantung pada isi kontrak dan kondisi perkara yang dihadapi.
8. Klausul pengalihan
Klausul pengalihan mengatur perpindahan hak atau kewajiban kepada pihak lain.
Ketentuan ini bisa muncul dalam kontrak yang berkaitan dengan merger, akuisisi, atau restrukturisasi. Kontrak juga dapat mensyaratkan persetujuan tertulis sebelum pengalihan dilakukan.
Contoh Klausul Pembayaran dalam Kontrak
Perhatikan contoh singkat ini:
Klausul Pembayaran
Pembayaran dilakukan oleh PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA paling lambat 30 hari kalender setelah invoice diterima dan dinyatakan lengkap.
Kalimatnya terlihat jelas. Saat invoice benar-benar masuk ke finance, pertanyaannya mulai muncul. Kapan invoice dianggap diterima? Siapa yang menyatakan dokumen sudah lengkap? Bagaimana kalau satu lampiran belum tersedia?
Frasa “diterima dan dinyatakan lengkap” ternyata bisa menentukan kapan tim mulai menghitung tenggat pembayaran. Detail kecil seperti ini sering baru terasa ketika kontrak sudah dijalankan.
Apa yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menandatangani Kontrak?
Review kontrak biasanya melibatkan beberapa orang. Legal memeriksa ketentuan, pihak bisnis memberi masukan, lalu dokumen kembali masuk ke proses persetujuan.
Beberapa bagian yang layak mendapat perhatian lebih:
- Jangka waktu: Cocokkan tanggal mulai, tanggal berakhir, dan aturan perpanjangan.
- Pembayaran: Periksa nilai, termin, jatuh tempo, dokumen pendukung, dan denda.
- Pengakhiran: Lihat alasan pemutusan, periode pemberitahuan, dan kewajiban setelah kontrak selesai.
- Tanggung jawab: Cari tahu kondisi yang bisa menimbulkan kerugian atau biaya tambahan.
- Dokumen pendukung: Lampiran, spesifikasi layanan, kebijakan, dan dokumen lain yang dirujuk dalam kontrak ikut memengaruhi cara kesepakatan dijalankan.
Perubahan juga perlu dilihat hubungannya dengan bagian lain. Ketika masa kontrak berubah, jadwal pembayaran bisa ikut bergeser. Nilai transaksi yang berubah bisa berdampak pada perhitungan denda.
Setelah Kontrak Disepakati, Bagaimana Prosesnya?
Isi kontrak sudah final. Semua pihak menyetujui perubahan terakhir. Sekarang dokumen masuk ke tahap approval dan tanda tangan.
Di perusahaan dengan banyak pihak yang terlibat, bagian ini bisa lebih rumit dari yang terlihat.
Legal memegang satu versi. Procurement meneruskan file lain. Pihak vendor membuka lampiran dari email sebelumnya.
Kalau ada perubahan satu paragraf di tengah proses, orang bisa menandatangani dokumen yang berbeda dari versi yang sebenarnya sudah disetujui.
Begitu itu terjadi, tim harus kembali mencari file terakhir, membandingkan dokumen, lalu memastikan siapa yang sudah memberikan persetujuan dan tanda tangan.
Pengelolaan kontrak secara digital bisa membantu ketika alurnya sudah melibatkan banyak pihak. Pada kebutuhan seperti ini, fitur kontrak elektronik Mekari Sign menggabungkan proses pengiriman, approval, dan tanda tangan dalam satu alur.
Apakah Kontrak Bisa Ditandatangani Secara Digital?
Bisa. Kontrak elektronik dapat menggunakan tanda tangan elektronik selama penerapannya memenuhi ketentuan yang berlaku.
Identitas penandatangan, keutuhan dokumen, dan bukti aktivitas menjadi bagian yang perlu diperhatikan. Kebutuhan tersebut terasa ketika satu dokumen harus ditandatangani oleh beberapa orang dari lokasi berbeda. Setiap pihak tetap harus bekerja dengan versi dokumen yang sama.
Baca juga: Panduan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi dan Bedanya dengan yang Tidak
Klausul Membantu Menjawab Kondisi yang Muncul Saat Kontrak Berjalan
Kontrak dibuat untuk mengatur kesepakatan. Pelaksanaannya kemudian berlangsung dalam kondisi yang bisa berubah.
Pembayaran terlambat. Pekerjaan bergeser. Kerja sama berakhir lebih cepat. Para pihak berbeda pandangan soal kewajiban masing-masing. Klausul memberi aturan untuk menghadapi kondisi tersebut.
Karena itu, saat mereview kontrak, menarik untuk membaca setiap klausul sambil membayangkan proses pelaksanaannya secara nyata, siapa yang akan bertindak, kapan kewajibannya dimulai, dan apa yang masih tersisa setelahnya.
Dengan cara itu, klausul tidak lagi terasa seperti kumpulan bahasa hukum yang harus dilewati sebelum tanda tangan. Isinya mulai terlihat sebagai aturan yang nantinya benar-benar dipakai selama kerja sama berlangsung.
