- API (Application Programming Interface) adalah sekumpulan aturan yang memungkinkan satu aplikasi berkomunikasi dengan aplikasi atau sistem lain.
- Dalam bisnis, API dapat membantu software menggunakan data atau fungsi dari sistem lain sehingga workflow tidak selalu bergantung pada proses manual.
- Cara kerja API secara sederhana melibatkan request, pemrosesan oleh sistem tujuan, lalu response yang dikembalikan kepada sistem asal.
- API digunakan dalam berbagai kebutuhan bisnis, termasuk HR, CRM, pembayaran, pengelolaan dokumen, tanda tangan elektronik, dan e-Meterai.
- Saat memilih software dengan API, perhatikan fungsi yang tersedia, dokumentasi, keamanan, autentikasi, sandbox, serta dukungan vendor.
Tim procurement sudah menemukan software yang fiturnya cocok. Harganya masuk anggaran, demonya juga meyakinkan. Lalu saat pembahasan masuk ke tim IT, muncul satu pertanyaan yang sering luput dari tahap awal: “API-nya ada?”
Pertanyaan itu bukan cuma urusan developer. Ketika perusahaan sudah menggunakan beberapa sistem untuk HR, CRM, keuangan, atau operasional, kemampuan sebuah software untuk berkomunikasi dengan sistem lain bisa memengaruhi bagaimana workflow berkembang ke depannya.
API adalah salah satu mekanisme yang memungkinkan komunikasi tersebut. Istilahnya teknis tetapi konsep dasarnya cukup mudah dipahami. Yang penting adalah mengetahui apa fungsi API, bagaimana cara kerjanya, dan apa yang perlu diperhatikan ketika memilih software yang menyediakan API.
Apa Itu API?
API adalah singkatan dari Application Programming Interface, yaitu sekumpulan aturan yang memungkinkan satu aplikasi berkomunikasi dengan aplikasi atau sistem lain. Lewat API, sebuah aplikasi dapat meminta data atau menggunakan fungsi tertentu dari sistem lain tanpa harus mengetahui bagaimana sistem tersebut dibangun di balik layar. Komunikasinya berlangsung mengikuti aturan yang sudah ditentukan oleh penyedia API.
Dalam konteks bisnis, konsep ini menjadi relevan ketika perusahaan mulai menggunakan beberapa software sekaligus. Data yang berada di satu sistem bisa saja dibutuhkan oleh sistem lain untuk menjalankan proses berikutnya.
Misalnya, data karyawan sudah tersimpan di HRIS. Ketika perusahaan menggunakan software lain untuk mengelola dokumen kerja, data tersebut bisa menjadi input bagi proses berikutnya. API menyediakan mekanisme agar kedua aplikasi dapat berkomunikasi sesuai kebutuhan.
Menurut Postman State of the API Report 2025, 82% organisasi telah menerapkan API-first pada tingkat tertentu, termasuk 25% yang sudah sepenuhnya API-first. Angka ini meningkat 12% dibandingkan tahun sebelumnya.
Fungsi API untuk Bisnis
API memang bekerja di balik layar, tetapi dampaknya bisa terasa langsung pada proses kerja. Beberapa fungsi yang paling relevan untuk bisnis dapat dilihat dari kebutuhan berikut.
| Kebutuhan Bisnis | Peran API | Dampaknya |
|---|---|---|
| Menggunakan data dari sistem lain | Memungkinkan aplikasi meminta data tertentu melalui aturan API | Mengurangi kebutuhan input atau pemindahan data secara manual |
| Memanfaatkan fungsi dari software lain | Memungkinkan aplikasi menggunakan fungsi yang disediakan sistem lain | Perusahaan tidak harus membangun seluruh kemampuan dari awal |
| Mengotomatisasi bagian tertentu dari workflow | API dapat menjadi jalur pertukaran data dalam proses otomatis | Proses dapat berjalan tanpa setiap tahap membutuhkan input pengguna |
| Menambah software baru | API memberi mekanisme komunikasi dengan sistem yang sudah digunakan | Perusahaan memiliki lebih banyak fleksibilitas ketika kebutuhan berkembang |
Bagaimana Cara Kerja API?
Gambaran sederhananya bisa dilihat dari proses ketika satu sistem membutuhkan data dari sistem lain.
Sebagai contoh, sistem HR menyimpan nama dan data karyawan. Lalu ketika aplikasi lain membutuhkan informasi tersebut untuk membuat dokumen kerja, sistem HR mengirimkan request melalui API dengan data atau parameter yang dibutuhkan. Sistem tujuan memeriksa request tersebut, memprosesnya, lalu mengirimkan response.
Dari sisi pengguna, prosesnya bisa terlihat sederhana. Mereka mungkin hanya memilih karyawan dan menekan tombol untuk melanjutkan proses. Namun pertukaran data yang terjadi di belakang layar mengikuti aturan API yang sudah ditentukan.
| Tahap | Apa yang terjadi? |
|---|---|
| Request | Sistem asal meminta data atau fungsi melalui API. |
| Processing | Sistem tujuan memeriksa dan memproses permintaan. |
| Response | Sistem tujuan mengembalikan data atau hasil kepada sistem asal. |
Jenis-Jenis API
API dapat dibedakan berdasarkan siapa yang mengaksesnya dan bagaimana akses tersebut digunakan. Empat jenis yang umum dikenal adalah:
| Jenis API | Penggunaan | Akses |
|---|---|---|
| Private API | Menghubungkan sistem yang digunakan secara internal oleh perusahaan | Terbatas untuk organisasi |
| Public API | Menyediakan fungsi atau data untuk digunakan pihak eksternal | Dapat tersedia untuk publik dengan aturan tertentu |
| Partner API | Mendukung komunikasi antara perusahaan dan partner bisnis | Terbatas untuk pihak yang mendapat akses |
| Composite API | Menggabungkan beberapa operasi atau API dalam satu request | Bergantung pada API dan sistem yang digunakan |
Pembagian ini membantu memahami pola akses API. Dalam praktiknya, perusahaan dapat menggunakan jenis API yang berbeda sesuai kebutuhan sistem dan pihak yang terlibat.
Contoh Penggunaan API dalam Bisnis
Penggunaan API sering tidak terlihat oleh pengguna. Yang mereka lihat hanya proses yang berjalan di aplikasi, sementara pertukaran data atau pemanggilan fungsi terjadi di belakang layar.
HR dan Dokumen Kerja
Data karyawan sudah tersedia di HRIS. Ketika perusahaan membutuhkan dokumen kerja, informasi tersebut dapat digunakan oleh software dokumen melalui API sehingga admin tidak perlu memasukkan data yang sama dari awal.
CRM dan Kontrak
Tim sales sudah menyimpan data pelanggan dan transaksi di CRM. Ketika proses penjualan mencapai tahap pembuatan kontrak, data yang relevan dapat digunakan oleh sistem dokumen melalui API.
ERP dan Pembayaran
ERP menyimpan informasi transaksi perusahaan, sedangkan proses pembayaran ditangani oleh layanan lain. API dapat menjadi mekanisme yang memungkinkan kedua sistem bertukar informasi sesuai kebutuhan.
Platform Dokumen Elektronik
Perusahaan mungkin sudah memiliki aplikasi internal untuk menjalankan proses bisnis. Ketika proses tersebut membutuhkan tanda tangan elektronik atau e-Meterai, kemampuan API memungkinkan layanan tersebut digunakan sebagai bagian dari workflow yang sudah berjalan.
Mengapa API Penting Saat Memilih Software?
Software yang cocok untuk kebutuhan hari ini belum tentu tetap cocok ketika proses bisnis berkembang.
Perusahaan bisa menambah sistem baru, membangun aplikasi internal, atau menemukan kebutuhan untuk menggunakan data dari software yang sebelumnya berdiri sendiri. Kalau software yang dipilih tidak punya mekanisme komunikasi yang sesuai, kebutuhan baru tersebut bisa berujung pada pekerjaan manual atau pengembangan tambahan yang tidak direncanakan.
Karena itu, API layak masuk dalam pertimbangan saat mengevaluasi software, terutama jika perusahaan sudah memiliki beberapa sistem yang saling berkaitan.
| Yang Perlu Dipikirkan | Pertanyaan Saat Memilih Software |
|---|---|
| Workflow saat ini | Apakah software perlu menggunakan data dari sistem lain? |
| Kebutuhan yang mungkin muncul | Apakah perusahaan berencana menambah atau mengganti sistem di kemudian hari? |
| Data dan fungsi yang tersedia | Bagian mana dari software yang dapat diakses melalui API? |
| Kemampuan tim IT | Apakah dokumentasi dan dukungan vendor cukup untuk membantu implementasi? |
Apa yang Perlu Diperhatikan dari API Sebuah Software?
Label “tersedia API” saja belum cukup. Kemampuan API setiap software bisa berbeda, sehingga tim perlu melihat detail yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
| Hal yang Diperiksa | Yang Perlu Ditanyakan |
|---|---|
| Fungsi yang tersedia | Data dan fitur apa yang dapat digunakan melalui API? |
| Dokumentasi | Apakah endpoint, parameter, request, dan response dijelaskan dengan jelas? |
| Autentikasi dan keamanan | Bagaimana akses API diberikan dan dibatasi? |
| Sandbox | Apakah tersedia lingkungan untuk menguji API sebelum digunakan di production? |
| Versioning dan support | Bagaimana vendor menangani perubahan API dan kendala implementasi? |
Contoh API untuk Proses Dokumen Bisnis
Pada akhirnya, integrasi API bukan semata-mata menghubungkan satu software dengan software lain. Yang lebih penting adalah bagaimana membantu data dan fungsi dari berbagai sistem bekerja dalam satu alur yang lebih efisien. Karena itu, sebelum memilih solusi integrasi, pastikan API yang tersedia sesuai dengan kebutuhan workflow, sistem yang digunakan, dan rencana pengembangan bisnis Anda.
Dalam pengelolaan dokumen, kebutuhan API biasanya muncul karena perusahaan sudah memiliki sistem sendiri untuk menjalankan proses bisnis. HRIS, CRM, ERP, atau aplikasi internal tetap menjadi tempat kerja utama, tetapi proses tertentu membutuhkan layanan dokumen tambahan.
API dapat menjadi penghubung agar kemampuan tersebut masuk ke dalam workflow yang sudah digunakan perusahaan. Misalnya, data dari sistem internal digunakan untuk mendukung pembuatan dokumen, lalu dokumen diproses menggunakan tanda tangan elektronik atau e-Meterai.
Tertarik mengintegrasikan alur dokumen langsung ke sistem perusahaan Anda? Gunakan Mekari Sign Open API untuk menghubungkan layanan tanda tangan elektronik dan e-Meterai dengan cepat dan aman. Pelajari detail teknisnya di halaman eSignature API atau e-Meterai API!
Referensi:
- Postman. State of the API Report 2025
- AWS. Apa Itu API (Antarmuka Pemrograman Aplikasi)?
- IBM. Apa itu API (antarmuka pemrograman aplikasi)?
