Cynefin Framework: Mengapa Masalah Berbeda Butuh Cara Keputusan Berbeda

Organisasi biasanya memiliki prosedur, approval, analisis data, dan forum diskusi untuk membantu mengambil keputusan. Cara kerja tersebut berguna ketika situasi yang dihadapi relatif stabil. Masalah muncul ketika pendekatan yang sama digunakan untuk kondisi yang memiliki tingkat ketidakpastian berbeda.

Cynefin Framework membantu organisasi memahami konteks sebuah masalah sebelum menentukan respons. Menurut The Cynefin Co, framework ini dikembangkan untuk membantu pemimpin memahami tantangan dan mengambil keputusan sesuai konteks yang sedang dihadapi.

Dalam enterprise dan perusahaan teknologi, perbedaan konteks tersebut dapat muncul dalam berbagai bentuk. Approval dokumen mungkin memiliki prosedur yang jelas, investigasi teknis membutuhkan keahlian khusus, perubahan organisasi perlu diuji secara bertahap, sementara insiden keamanan membutuhkan tindakan cepat.

Artikel ini membahas cara kerja Cynefin Framework, lima domain di dalamnya, contoh penerapannya, serta cara menggunakan kerangka ini untuk menilai kembali praktik pengambilan keputusan di organisasi.

Apa Itu Cynefin Framework?

Cynefin Framework adalah kerangka sense-making yang membantu organisasi memahami jenis konteks yang sedang dihadapi sebelum menentukan cara meresponsnya. Framework ini membedakan beberapa domain berdasarkan bagaimana hubungan sebab dan akibat dapat dipahami dan bagaimana keputusan sebaiknya dibuat.

The Cynefin Co menjelaskan bahwa framework ini dapat digunakan untuk menentukan apakah sebuah masalah berada dalam konteks Clear, Complicated, Complex, Chaotic, atau Confused/Aporetic. Setiap konteks membutuhkan pendekatan pengambilan keputusan yang berbeda.

David Snowden dan Mary Boone juga menjelaskan dalam Harvard Business Review bahwa pendekatan kepemimpinan dan pengambilan keputusan perlu disesuaikan dengan konteks masalah. Cara yang berhasil dalam satu situasi belum tentu sesuai ketika kondisi yang dihadapi berubah.

Karena itu, Cynefin lebih berguna ketika digunakan sebagai cara membaca situasi daripada sekadar memberi label pada sebuah masalah. Tim perlu memahami apa yang membuat situasi tersebut dapat diprediksi, membutuhkan keahlian, berkembang melalui interaksi, atau belum memiliki pola yang jelas.

Coba cek: ketika organisasi menghadapi masalah baru, apakah tim langsung mencari solusi atau terlebih dahulu memastikan jenis situasi yang sedang dihadapi?

Mengapa Konteks Penting dalam Pengambilan Keputusan?

Konteks menentukan cara organisasi memperoleh keyakinan bahwa suatu tindakan akan menghasilkan dampak tertentu. Ketika hubungan sebab dan akibat jelas, prosedur yang konsisten biasanya cukup. Ketika hubungan tersebut belum dapat diketahui, organisasi perlu menggunakan cara yang berbeda.

Contohnya dapat dilihat pada approval dokumen. Jika jenis dokumen, persyaratan, approver, dan urutan proses sudah ditentukan, tim dapat menggunakan workflow yang konsisten. Tidak semua permintaan approval membutuhkan diskusi baru karena pola keputusannya sudah diketahui.

Situasinya berbeda ketika perusahaan mengubah operating model atau memperkenalkan cara kerja baru kepada banyak tim. Keputusan yang dibuat di awal dapat menghasilkan respons yang berbeda setelah diterapkan karena dipengaruhi perilaku pengguna, struktur organisasi, teknologi, dan kondisi bisnis.

Dalam kondisi seperti itu, banyaknya data juga belum tentu membuat hubungan sebab dan akibat menjadi jelas. Tim tetap perlu memahami bagaimana sistem bekerja dan bagaimana pola baru muncul setelah intervensi dilakukan.

Pertanyaan untuk tim: apakah organisasi Anda menyesuaikan cara mengambil keputusan berdasarkan karakter masalah, atau sebagian besar masalah diproses melalui mekanisme yang sama?

Apa Saja Domain dalam Cynefin Framework?

Cynefin Framework saat ini menggunakan lima domain: Clear, Complicated, Complex, Chaotic, dan Confused/Aporetic. Perbedaan utamanya terletak pada bagaimana hubungan sebab dan akibat dapat dipahami serta jenis respons yang sesuai.

Kerangka tersebut menjadi penting karena setiap domain menuntut cara berpikir yang berbeda. The Cynefin Co menjelaskan bahwa salah satu masalah yang dapat muncul adalah domain dissonance, yaitu ketika organisasi bertindak berdasarkan asumsi satu konteks padahal situasi sebenarnya berada pada konteks yang berbeda.

Clear: Ketika Cara Kerja Sudah Diketahui

Domain Clear digunakan ketika hubungan sebab dan akibat dapat dipahami dengan mudah. Situasinya relatif stabil sehingga organisasi dapat menggunakan praktik terbaik, prosedur, atau workflow standar.

Contohnya adalah proses approval dokumen yang memiliki persyaratan tetap. Pengguna mengirim dokumen, sistem meneruskannya kepada approver yang sesuai, keputusan dicatat, lalu proses dilanjutkan sesuai aturan yang berlaku.

Pada kondisi ini, organisasi dapat memperoleh manfaat dari standardisasi. Variasi yang tidak perlu justru dapat menambah waktu dan membuka ruang kesalahan.

Coba cek: proses apa di organisasi Anda yang masih memerlukan meeting atau approval tambahan padahal aturan keputusannya sebenarnya sudah jelas?

Baca juga: Panduan Business Process Automation untuk Workflow Bisnis

Complicated: Ketika Jawabannya Ada, tetapi Perlu Keahlian

Domain Complicated menggambarkan situasi ketika hubungan sebab dan akibat tersedia, tetapi tidak selalu dapat dipahami secara langsung oleh semua orang. Organisasi membutuhkan analisis dan keahlian untuk menemukan pilihan yang tepat.

Contohnya adalah investigasi keamanan, audit sistem, analisis kontrak tertentu, atau diagnosis masalah teknis. Data dan fakta dapat tersedia, tetapi proses memahami keterkaitannya membutuhkan subject matter expert.

Keputusan dalam konteks ini tidak selalu membutuhkan lebih banyak orang. Yang lebih penting adalah melibatkan orang dengan pengetahuan yang relevan dan memberi mereka informasi yang cukup untuk melakukan analisis.

Pembagian ownership juga menjadi penting. Dalam keputusan lintas fungsi, RACI Matrix dapat membantu organisasi memperjelas siapa yang bertanggung jawab, siapa yang memegang keputusan, dan siapa yang perlu dilibatkan.

Pertanyaan untuk tim: apakah masalah yang sebenarnya membutuhkan expert analysis justru diperlakukan sebagai masalah rutin karena organisasi ingin prosesnya cepat?

Baca juga: Delegasi Wewenang dalam Organisasi: Membagi Otoritas, Menjaga Akuntabilitas

Complex: Ketika Pola Baru Terlihat Setelah Bertindak

Domain Complex muncul ketika hasil suatu tindakan belum dapat dipastikan karena banyak faktor saling berinteraksi. Pola biasanya mulai terlihat setelah organisasi mencoba sesuatu, mengamati hasilnya, dan belajar dari respons sistem.

The Cynefin Co menggunakan pola probe, sense, respond untuk konteks ini. Artinya, organisasi melakukan intervensi atau eksperimen dalam skala yang memungkinkan pembelajaran, membaca respons yang muncul, kemudian menentukan tindakan berikutnya.

Situasi seperti ini dapat muncul ketika perusahaan mengubah cara kerja lintas divisi, memperkenalkan operating model baru, mengubah perilaku pengguna, atau mencoba strategi yang belum memiliki pola keberhasilan yang mapan.

Rencana tetap diperlukan, tetapi rencana tersebut menjadi titik awal untuk belajar. Organisasi perlu menyediakan ruang untuk melihat apa yang benar-benar terjadi setelah perubahan diterapkan.

Coba cek: ketika menjalankan perubahan besar, apakah organisasi Anda memberi ruang untuk eksperimen dan pembelajaran, atau meminta kepastian penuh sebelum tindakan dimulai?

Chaotic: Ketika Tindakan Harus Didahulukan

Domain Chaotic menggambarkan kondisi ketika hubungan sebab dan akibat belum dapat dipahami dan organisasi perlu bertindak segera untuk menciptakan stabilitas. Fokus awalnya adalah mengendalikan kondisi agar situasi dapat dipahami dengan lebih baik.

Contohnya adalah insiden keamanan besar, gangguan sistem kritis, atau kondisi operasional yang membuat layanan utama berhenti. Tim mungkin belum mengetahui seluruh penyebab masalah ketika harus mengambil tindakan pertama.

Pendekatan yang digunakan adalah act, sense, respond. Setelah tindakan awal menciptakan stabilitas, organisasi dapat membaca situasi dan menentukan respons berikutnya.

Ini juga menjelaskan mengapa proses pengambilan keputusan saat krisis tidak selalu bisa mengikuti pola keputusan normal. Tujuannya pada tahap awal adalah mengurangi ketidakstabilan sehingga organisasi memiliki kondisi yang lebih baik untuk melakukan analisis.

Pertanyaan untuk tim: ketika terjadi insiden besar, apakah struktur keputusan memungkinkan tindakan cepat, atau semua keputusan tetap harus melewati prosedur normal?

Confused/Aporetic: Ketika Konteks Masalah Belum Jelas

Domain Confused/Aporetic digunakan ketika organisasi belum memiliki kejelasan yang cukup untuk menentukan masalah tersebut berada di domain mana. Kondisi ini penting karena memaksa tim mengakui bahwa pemahaman awal mereka masih terbatas.

Masalah enterprise sering terlihat seperti satu persoalan padahal terdiri dari beberapa konteks. Penurunan performa sebuah produk, misalnya, bisa berkaitan dengan teknologi, proses internal, pengalaman pengguna, kualitas data, atau perubahan perilaku pasar.

Dalam situasi seperti ini, organisasi perlu memperjelas bagian-bagian masalah sebelum memilih pendekatan. The Cynefin Co juga membahas pentingnya melihat struktur masalah sebelum menentukan respons.

Langkah tersebut membantu organisasi menghindari keputusan yang terlalu cepat hanya karena tekanan untuk segera memiliki jawaban.

Coba cek: apakah tim Anda sedang menghadapi masalah yang benar-benar kompleks, atau sebenarnya belum memiliki definisi masalah yang cukup jelas?

Bagaimana Menggunakan Cynefin untuk Pengambilan Keputusan?

Cynefin dapat digunakan dengan memulai dari konteks masalah, kemudian memilih pola respons yang sesuai. Tujuannya bukan mencari label yang sempurna, tetapi menentukan cara kerja yang paling masuk akal untuk kondisi yang sedang dihadapi.

1. Tentukan Masalah yang Sedang Dihadapi

Mulai dengan merumuskan satu keputusan atau masalah secara spesifik. Hindari menggabungkan beberapa masalah hanya karena semuanya terjadi dalam proses atau proyek yang sama.

Misalnya, “peluncuran produk tertunda” masih terlalu luas. Tim dapat memecahnya menjadi masalah approval, masalah teknis, perubahan requirement, atau perubahan perilaku pengguna.

2. Periksa Hubungan Sebab dan Akibat

Tanyakan seberapa jauh tim dapat memahami hubungan antara tindakan dan hasil. Apakah hubungan tersebut sudah jelas, membutuhkan analisis ahli, baru dapat dipahami melalui eksperimen, atau belum terlihat sama sekali?

Jawaban atas pertanyaan tersebut membantu tim melihat konteks masalah sebelum menentukan proses keputusan.

3. Pilih Pola Respons

Gunakan pendekatan yang sesuai dengan konteks. Clear dapat menggunakan prosedur standar. Complicated membutuhkan analisis ahli. Complex membutuhkan eksperimen atau intervensi yang aman untuk menghasilkan pembelajaran. Chaotic membutuhkan tindakan awal untuk menciptakan stabilitas.

4. Evaluasi Kembali Setelah Tindakan

Domain tidak selalu bersifat permanen. Setelah organisasi mengambil tindakan, kondisi dapat berubah dan membutuhkan pendekatan yang berbeda. Karena itu, keputusan awal perlu dievaluasi ketika informasi baru muncul.

Pertanyaan untuk tim: apakah organisasi Anda memiliki kebiasaan mengevaluasi kembali konteks masalah setelah keputusan dijalankan?

Bagaimana Contoh Cynefin Framework dalam Bisnis dan Perusahaan Teknologi?

Cynefin dapat digunakan untuk membaca berbagai situasi bisnis karena kerangka ini berfokus pada karakter konteks, bukan industri tertentu. Berikut contoh penerapannya dalam lingkungan enterprise dan perusahaan teknologi.

Perbedaan tersebut menunjukkan bahwa dua masalah yang sama-sama diberi label “urgent” belum tentu membutuhkan pendekatan yang sama. Urgensi menjelaskan prioritas waktu, sedangkan Cynefin membantu melihat karakter masalah dan cara organisasi sebaiknya merespons.

Contohnya, keterlambatan approval pada proses yang sudah baku mungkin cukup diselesaikan dengan memperbaiki workflow. Sebaliknya, keterlambatan proyek perubahan organisasi dapat membutuhkan eksperimen karena penyebabnya belum sepenuhnya diketahui.

Coba cek: ketika tim memberi label “urgent”, apakah mereka juga memahami konteks masalahnya atau hanya menentukan prioritas waktunya?

Baca juga: Document Management System (DMS): Panduan Kelola Dokumen dalam Workflow Bisnis

Apa Risiko Jika Semua Masalah Diproses dengan Cara yang Sama?

Menggunakan satu pendekatan untuk semua situasi dapat membuat organisasi menghabiskan terlalu banyak waktu pada masalah yang sebenarnya sederhana. Risiko lain muncul ketika organisasi mencoba menggunakan standardisasi untuk masalah yang membutuhkan pembelajaran dan adaptasi.

Dalam istilah Cynefin, kondisi tersebut dapat disebut domain dissonance. Organisasi menganggap situasinya berada dalam satu konteks, lalu menggunakan prinsip pengambilan keputusan yang sebenarnya cocok untuk konteks lain.

Contohnya dapat terlihat dari proses yang penuh meeting untuk keputusan rutin. Sebaliknya, proyek perubahan dapat memiliki terlalu banyak approval dan dokumentasi meskipun tim sebenarnya masih perlu menguji asumsi di lapangan.

Masalahnya kemudian terlihat sebagai proses yang lambat, tim yang tidak responsif, atau proyek yang sulit bergerak. Padahal sumber persoalannya bisa berada pada ketidaksesuaian antara karakter masalah dan cara keputusan dibuat.

Pertanyaan untuk tim: ketika sebuah proses terasa lambat, apakah organisasi Anda langsung mencari cara mempercepat proses, atau memeriksa apakah cara proses tersebut memang sesuai dengan jenis masalahnya?

Cynefin dan Decision Making Process: Peran yang Berbeda

Cynefin dan Decision Making Process memiliki fungsi yang berbeda dalam pengambilan keputusan. Decision Making Process membantu menjelaskan tahapan yang dilalui untuk sampai pada keputusan, sedangkan Cynefin membantu organisasi memahami konteks masalah sebelum menentukan pendekatan tersebut.

Perbedaan ini membuat keduanya dapat digunakan bersama. Cynefin membantu menjawab pertanyaan “situasi seperti apa yang sedang kita hadapi?”, sementara proses pengambilan keputusan membantu menjawab “langkah apa yang perlu kita lakukan untuk menghasilkan dan menjalankan keputusan?”

Contohnya, keputusan rutin dapat menggunakan tahapan yang terstruktur dan workflow yang relatif tetap. Keputusan pada situasi complex dapat memerlukan siklus yang lebih iteratif karena informasi baru terus muncul selama proses berjalan.

Dengan memahami perbedaan tersebut, organisasi tidak perlu memaksakan satu model keputusan untuk semua situasi. Proses tetap diperlukan, tetapi cara menerapkannya dapat disesuaikan dengan konteks.

Coba cek: ketika organisasi Anda mengalami masalah dalam pengambilan keputusan, apakah yang perlu diperbaiki adalah tahapannya, atau sebenarnya cara organisasi membaca situasinya?

Apa Batasan Cynefin dalam Pengambilan Keputusan?

Cynefin tidak memberikan jawaban otomatis untuk sebuah masalah. Framework ini membantu organisasi memahami konteks dan memilih cara merespons, tetapi keputusan akhirnya tetap membutuhkan informasi, keahlian, pengalaman, serta pemahaman terhadap kondisi aktual.

Risiko lain muncul ketika tim terlalu cepat memberi label. Menyebut sebuah masalah sebagai “complex” tanpa menguji asumsi atau melakukan sense-making tidak otomatis membuat keputusan menjadi lebih baik.

Karena itu, Cynefin lebih berguna ketika digunakan sebagai bahan diskusi antar orang yang terlibat dalam keputusan. Perbedaan pandangan justru dapat membantu organisasi menemukan asumsi yang belum terlihat.

Tim juga perlu siap memindahkan pendekatan ketika kondisi berubah. Masalah yang awalnya berada dalam kondisi chaotic dapat menjadi lebih stabil setelah tindakan awal dilakukan. Pada titik itu, cara kerja untuk memahami masalahnya dapat berubah.

Pertanyaan untuk tim: ketika tim sepakat mengenai sebuah kategori masalah, apakah mereka juga membahas bukti yang membuat kategori tersebut dianggap tepat?

Cynefin Membantu Organisasi Menyesuaikan Cara Berpikir

Cynefin Framework membantu organisasi berhenti sejenak sebelum langsung memilih solusi. Masalah yang jelas, masalah yang membutuhkan keahlian, situasi yang berkembang melalui interaksi, dan kondisi yang membutuhkan stabilisasi memang memiliki karakter berbeda.

Perbedaan tersebut penting bagi enterprise dan perusahaan teknologi karena keputusan sering melibatkan banyak fungsi, sistem, pengguna, dan tingkat risiko. Proses yang sama dapat menghasilkan kualitas keputusan yang berbeda ketika diterapkan pada konteks yang berbeda.

Nilai utama Cynefin terletak pada pertanyaan yang muncul sebelum keputusan dibuat: masalah seperti apa yang sedang kita hadapi, apa yang kita ketahui tentang hubungan sebab dan akibatnya, dan pendekatan seperti apa yang sesuai dengan kondisi tersebut?

Jawaban atas pertanyaan tersebut dapat mengubah cara organisasi melihat meeting, approval, SOP, eksperimen, maupun respons terhadap krisis. Tim tidak hanya mengevaluasi hasil keputusan, tetapi juga memeriksa apakah cara mengambil keputusan sejak awal sudah sesuai dengan situasinya.

Pertanyaan terakhir untuk tim: ketika menghadapi masalah baru minggu ini, apakah organisasi Anda akan langsung memakai proses yang sudah ada, atau meluangkan waktu untuk memahami konteksnya terlebih dahulu?

Referensi

• The Cynefin Co. The Cynefin Framework
• The Cynefin Co. Enhancing Decision Making with the Cynefin Framework
• Harvard Business Review. A Leader’s Framework for Decision Making
• The Cynefin Co. Cynefin Framework and Estuarine Mapping