- Contract cycle time mengukur total waktu yang dibutuhkan kontrak dari titik awal proses hingga selesai ditandatangani, termasuk waktu kerja dan waktu tunggu.
- Cycle time yang panjang sering dipengaruhi oleh intake yang belum lengkap, drafting berulang, review, approval, negosiasi, dan perpindahan dokumen antarproses.
- Perusahaan dapat mengurangi contract cycle time dengan menstandarkan intake dan template, menyesuaikan workflow berdasarkan risiko, serta mengurangi waktu tunggu pada setiap tahap.
- Pengukuran per tahap membantu tim menemukan bottleneck dengan melihat perbedaan antara waktu kerja dan waktu tunggu.
- Workflow kontrak yang terhubung dari approval hingga tanda tangan digital dapat membantu mengurangi handoff manual melalui software manajemen kontrak Mekari Sign.
Kontrak dapat berhenti karena informasi pada request belum lengkap, draft masih menunggu review, approval belum diberikan, atau dokumen harus berpindah melalui beberapa tools sebelum ditandatangani. Kondisi tersebut membuat total waktu proses lebih panjang daripada waktu kerja yang sebenarnya dibutuhkan.
Contract cycle time dapat dikurangi dengan mengurangi waktu tunggu, menstandarkan pekerjaan berulang, dan menyederhanakan handoff dari contract intake hingga tanda tangan. Perusahaan perlu melihat seluruh waktu yang berlalu dalam proses, bukan hanya waktu yang digunakan Legal atau tim lain untuk mengerjakan kontrak.
Artikel ini membahas cara mengukur contract cycle time, menemukan sumber keterlambatan, dan menerapkan strategi perbaikan berdasarkan jenis serta tingkat risiko kontrak.
Apa Itu Contract Cycle Time?
Contract cycle time adalah total waktu yang dibutuhkan sebuah kontrak dari titik awal proses yang ditetapkan hingga mencapai titik akhir yang ditetapkan. Dalam praktik manajemen kontrak, pengukuran ini dapat mencakup contract request, drafting, review, negosiasi, approval, hingga signature.
Titik awal dan akhir pengukuran perlu ditetapkan secara konsisten agar hasil contract cycle time dapat dibandingkan antarperiode atau antarjenis kontrak. Perusahaan juga perlu membedakan waktu yang benar-benar digunakan untuk mengerjakan kontrak dengan waktu ketika kontrak sedang menunggu tindakan berikutnya.
| Komponen | Contoh |
|---|---|
| Titik awal | Contract request diterima |
| Tahapan proses | Drafting, review, negosiasi, approval |
| Titik akhir | Kontrak selesai ditandatangani |
| Contract cycle time | Total waktu dari titik awal sampai titik akhir |
Penyebab Contract Cycle Time Sering Lama
Contract cycle time sering lama karena informasi intake belum lengkap, review dan approval menunggu, negosiasi berlangsung berulang, serta dokumen berpindah secara manual antarproses. Setiap kondisi tersebut dapat menambah waktu tunggu meskipun pekerjaan yang dilakukan pada tahap terkait sebenarnya singkat.
Misalnya, request harus dilengkapi ulang sebelum drafting dimulai, reviewer tidak mengetahui bahwa dokumen sudah siap, atau approver baru menerima dokumen setelah ada follow-up manual. Handoff semacam ini membuat kontrak berhenti di antara satu tahap dan tahap berikutnya.
| Sumber keterlambatan | Contoh kondisi |
|---|---|
| Intake | Informasi kontrak dan dokumen pendukung belum lengkap |
| Drafting | Tim mencari template atau membuat draft dari awal |
| Review | Review berulang dan banyak handoff |
| Approval | Dokumen menunggu satu approver terlalu lama |
| Negosiasi | Redline berulang tanpa posisi dan batas yang jelas |
| Signature | Dokumen berpindah ke proses tanda tangan terpisah |
Memahami sumber keterlambatan membantu tim menentukan perbaikan yang tepat. Tidak semua masalah contract cycle time membutuhkan penambahan orang atau percepatan review Legal.
Bagaimana Cara Mengurangi Contract Cycle Time?
Contract cycle time dapat dikurangi dengan memperbaiki setiap titik yang menyebabkan waktu tunggu, pekerjaan berulang, dan handoff yang tidak perlu. Strateginya perlu diterapkan berdasarkan karakteristik kontrak agar percepatan tidak menghilangkan kontrol yang dibutuhkan.
1. Ukur Cycle Time pada Setiap Tahap
Langkah pertama adalah mengukur waktu kontrak pada setiap tahap, bukan hanya menghitung total durasi sampai tanda tangan. Ironclad memetakan contract lifecycle dari intake, drafting, review, negotiation, approval, hingga execution dan menekankan pentingnya memisahkan work time dari wait time.
Data tersebut menunjukkan apakah keterlambatan berasal dari pekerjaan yang memang membutuhkan waktu atau dari kontrak yang sedang menunggu tindakan pihak lain.
| Tahap | Work time | Wait time |
|---|---|---|
| Intake | 30 menit | 1 hari |
| Drafting | 2 jam | 4 jam |
| Review | 3 jam | 2 hari |
| Approval | 30 menit | 3 hari |
| Negotiation | 5 jam | 4 hari |
| Signature | 15 menit | 1 hari |
Pada contoh tersebut, approval dan negotiation menjadi area yang perlu diperiksa lebih lanjut karena waktu tunggunya lebih besar daripada waktu kerjanya. Pola seperti ini memberi arah yang lebih jelas dibanding sekadar melihat total durasi kontrak.
2. Lengkapi Contract Intake Sejak Awal
Semakin banyak informasi yang harus dicari ulang setelah request masuk, semakin panjang waktu tunggu sebelum kontrak bergerak ke tahap berikutnya. Informasi seperti pihak yang terlibat, jenis perjanjian, nilai transaksi, kebutuhan approval, dokumen pendukung, dan target penyelesaian dapat dikumpulkan sebelum drafting dimulai.
Contract intake yang terstruktur membantu mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk menentukan jenis kontrak dan jalur review sejak awal. Tim dapat menetapkan field wajib berdasarkan jenis kontrak agar request tidak bolak-balik hanya karena satu informasi belum tersedia.
3. Gunakan Template dan Clause Library untuk Kontrak Berulang
Standarisasi paling efektif untuk kontrak yang polanya berulang, sementara perjanjian dengan kebutuhan komersial atau risiko yang berbeda tetap perlu disesuaikan. Clause library membantu tim menggunakan bahasa kontrak yang sudah disepakati sehingga pekerjaan drafting yang berulang dapat dikurangi.
Template yang sudah disetujui dapat mengurangi waktu drafting untuk kontrak yang memiliki struktur serupa. Tim dapat memulai dari dokumen yang sesuai daripada membuat isi kontrak dari awal setiap kali ada request baru.
Baca juga: Contract Lifecycle Management (CLM): Pengertian, Tahapan, dan Manfaat
4. Sesuaikan Workflow dengan Jenis dan Risiko Kontrak
Workflow kontrak sebaiknya dibedakan berdasarkan jenis, kompleksitas, dan risiko perjanjian. Kontrak standar berisiko rendah dapat menggunakan jalur yang lebih sederhana, sedangkan kontrak dengan kewajiban atau risiko yang lebih tinggi memerlukan review dan approval yang lebih lengkap.
University of Texas at San Antonio (UTSA) mencatat typical cycle time 2 hari kerja untuk standard low-risk agreements, 6 hari untuk kontrak dengan kompleksitas dan risiko rendah, 10 hari untuk tingkat moderat, dan 14 hari untuk tingkat tinggi pada proses mereka.
Perbedaan tersebut menunjukkan mengapa perusahaan sebaiknya tidak menetapkan satu SLA untuk semua kontrak. Target waktu perlu mempertimbangkan karakteristik perjanjian dan tingkat kontrol yang diperlukan.
5. Kurangi Waktu Tunggu pada Review dan Approval
Waktu tunggu pada review dan approval dapat dikurangi dengan menetapkan pihak yang harus bertindak, jalur persetujuan, dan batas waktu respons sejak awal. Dokumen juga dapat diarahkan kepada reviewer yang tepat tanpa mengandalkan follow-up manual.
Ketika dua review tidak saling bergantung, proses dapat berjalan secara paralel. Cara ini membantu menghindari situasi ketika satu reviewer sudah selesai tetapi kontrak tetap berhenti karena menunggu reviewer lain sebelum dapat bergerak.
Penentuan ownership juga perlu jelas. RACI Matrix untuk Proses Bisnis dapat digunakan ketika perusahaan perlu memetakan siapa yang bertanggung jawab, memberikan persetujuan, atau perlu dilibatkan pada setiap tahap.
Document Approval Workflow juga membahas bagaimana desain alur persetujuan dapat membantu mengurangi bottleneck dalam proses yang melibatkan beberapa pihak.
6. Gunakan Negotiation Playbook untuk Redline Berulang
Negotiation playbook membantu tim menetapkan klausul yang dapat dinegosiasikan, posisi yang harus dipertahankan, dan kondisi yang membutuhkan eskalasi. Dengan aturan tersebut, negosiator tidak perlu meminta keputusan baru untuk setiap perubahan yang masih berada dalam batas yang telah ditetapkan.
Playbook paling berguna ketika perusahaan sering menghadapi jenis kontrak dan keberatan klausul yang serupa. Untuk permintaan yang menyimpang jauh dari posisi standar, proses eskalasi tetap diperlukan.
Pemahaman terhadap sumber friksi dalam negosiasi juga membantu tim menentukan bagian proses yang perlu diperbaiki. Pembahasan tentang Strategi Negosiasi Bisnis dan Cara Mengatasi Hambatannya dapat memberikan konteks mengenai persiapan dan struktur negosiasi.
7. Kurangi Handoff Manual sampai Tahap Signature
Handoff manual dapat memperpanjang cycle time ketika dokumen harus diunduh, dikirim, diunggah kembali, lalu diteruskan ke pihak berikutnya. Setiap perpindahan menciptakan peluang munculnya waktu tunggu dan kesalahan versi.
Workflow digital dapat menghubungkan tahap yang sebelumnya berjalan di email, folder, dan tools terpisah. Pendekatan Business Process Automation relevan ketika perusahaan ingin mengurangi pekerjaan manual dalam workflow dokumen dan kontrak.
Digitalisasi workflow juga membantu menjaga status dokumen tetap terlihat oleh pihak yang terlibat. Pendekatan ini lebih berguna ketika jumlah kontrak sudah cukup besar sehingga tracking manual sulit dipertahankan.
Baca juga: Panduan Digitalisasi Dokumen: Dari Proses Manual ke Workflow Digital
Cara Mengukur Contract Cycle Time setelah Perbaikan
Ukur contract cycle time dengan mencatat waktu mulai dan selesai pada setiap tahap, memisahkan work time dari wait time, lalu membandingkan hasil berdasarkan jenis kontrak. Cara ini membantu perusahaan melihat apakah keterlambatan berasal dari pekerjaan yang membutuhkan waktu atau dari kontrak yang sedang menunggu tindakan pihak lain.
Perusahaan dapat mencatat durasi intake, drafting, review, approval, negotiation, dan signature secara terpisah. Hasilnya kemudian dapat dibandingkan untuk menemukan tahap dengan waktu tunggu paling panjang.
| Metrik | Yang ingin diketahui |
|---|---|
| Total cycle time | Berapa lama kontrak selesai dari awal sampai akhir |
| Work time | Berapa lama tim benar-benar mengerjakan kontrak |
| Wait time | Berapa lama kontrak menunggu tindakan berikutnya |
| Approval turnaround | Berapa lama kontrak menunggu persetujuan |
| Negotiation duration | Berapa lama tahap negosiasi berlangsung |
| Signature turnaround | Berapa lama proses execution sampai semua pihak menandatangani |
Data tersebut kemudian dapat dikelompokkan berdasarkan jenis kontrak. Misalnya, perusahaan dapat membandingkan Nondisclosure Agreement (NDA), Statement of Work (SOW), supplier agreement, dan enterprise agreement secara terpisah agar benchmark internal tidak mencampur kontrak dengan tingkat kompleksitas yang berbeda.
Service Level Agreement (SLA) dapat menjadi acuan ketika tim perlu menghubungkan target waktu dengan monitoring dan review proses.
Durasi Contract Cycle Time yang Wajar
American Productivity & Quality Center (APQC) mencatat median contract cycle time sebesar 40 hari untuk proses pembentukan kontrak dengan supplier berdasarkan sampel 3.081 perusahaan. Pengukurannya dimulai ketika negosiasi dibuka dan berakhir ketika kontrak ditandatangani, sehingga angka tersebut tidak dapat langsung dijadikan target untuk proses yang memiliki titik awal berbeda.
University of Texas at San Antonio (UTSA) menunjukkan variasi durasi berdasarkan kategori kontrak. Standard low-risk agreements tercatat 2 hari kerja, sementara kontrak dengan kompleksitas dan risiko tinggi memiliki typical cycle time 14 hari kerja pada proses review mereka.
Data tersebut menunjukkan bahwa lama contract cycle time yang wajar berbeda menurut jenis, kompleksitas, risiko kontrak, serta titik awal dan akhir pengukuran. Karena itu, benchmark perlu dibandingkan pada kontrak dengan karakteristik dan cakupan pengukuran yang sama.
Benchmark eksternal lebih tepat digunakan sebagai konteks. Baseline internal tetap menjadi dasar untuk menentukan area yang perlu diperbaiki dan target waktu yang sesuai.
Tips Mempercepat Kontrak tanpa Mengurangi Kontrol
Percepatan kontrak dilakukan dengan menghilangkan waktu yang tidak perlu, bukan dengan melewati review atau approval yang memang diperlukan. Kontrak dengan risiko lebih tinggi tetap membutuhkan tingkat pengawasan yang sesuai.
Tim dapat membuat aturan berdasarkan contract type, value, risk level, dan kebutuhan review. Kontrak standar dapat menggunakan template dan jalur approval yang lebih sederhana, sedangkan kontrak yang lebih kompleks dapat diarahkan ke reviewer atau approver tambahan.
Dengan pendekatan ini, target cycle time tidak berdiri sendiri. Kecepatan proses perlu dilihat bersama kualitas review, kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, dan kemampuan tim menyelesaikan kontrak sesuai kebutuhan bisnis.
Percepatan Contract Cycle Time Dimulai dari Workflow yang Terukur
Contract cycle time menjadi lebih mudah diperbaiki ketika perusahaan tahu di mana waktu paling banyak terbuang. Mulailah dengan menetapkan titik awal dan akhir, mengukur work time dan wait time, kemudian perbaiki intake, template, review, approval, negosiasi, dan signature berdasarkan bottleneck yang ditemukan.
Untuk organisasi dengan volume kontrak yang terus bertambah, workflow yang terhubung juga membantu menjaga proses tetap terlihat oleh Legal, Procurement, Finance, dan business team. Pengelolaan kontrak secara digital dapat menghubungkan berbagai tahap tersebut dalam satu alur.
Software manajemen kontrak Mekari Sign menyediakan alur untuk pengelolaan kontrak secara digital, termasuk proses approval dan tanda tangan. Perusahaan dapat mengelola tahapan tersebut dalam workflow yang lebih terstruktur sesuai kebutuhan proses internal.
Untuk tahap persetujuan, Approval Mekari Sign memungkinkan dokumen dikirim dan disetujui secara digital dengan alur approval yang tercatat. Setelah proses approval selesai, tanda tangan digital Mekari Sign dapat digunakan untuk menyelesaikan tahap execution secara elektronik.
Referensi:
- American Productivity & Quality Center (APQC) — Average Cycle Time in Days to Establish a Supplier Contract
- University of Texas at San Antonio (UTSA) — Average Contract Cycle Time
- Ironclad — How to Slash Contract Cycle Time
- TermScout — Contract Cycle Time
- Contracts 365 — Contract Managers: Here Are 4 Tools to Decrease Your Contract Cycle Time
