- Intelligent Contract Management Software (ICMS) adalah platform untuk mengelola siklus hidup kontrak, mulai dari persiapan, persetujuan, tanda tangan, penyimpanan, hingga pemantauan dan perpanjangan.
- ICMS membantu perusahaan memusatkan dokumen, memantau status kontrak, mengatur hak akses, serta mengelola tenggat dan riwayat persetujuan.
- Mekari Sign mengintegrasikan empat modul utama, yaitu tanda tangan dan e-Meterai, manajemen kontrak, verifikasi identitas, serta integrasi dengan sistem bisnis.
- Fitur seperti template, approval bertingkat, pengingat kontrak, analisis dokumen, dan audit trail membantu tim Legal, HR, Finance, Sales, serta Procurement mengelola dokumen secara lebih terkontrol.
Perusahaan yang mengelola banyak kontrak sering menghadapi masalah dokumen tersebar di email, folder bersama, dan penyimpanan pribadi. Tim harus memeriksa status penandatanganan satu per satu, mencari versi final, serta mengingat tanggal berakhir kontrak secara manual. Proses ini menyulitkan perusahaan menjaga ketertiban dokumen dan mengetahui pekerjaan yang masih tertunda.
Intelligent Contract Management Software (ICMS) membantu perusahaan mengelola seluruh siklus hidup kontrak dalam satu platform. Artikel ini membahas pengertian ICMS, manfaatnya untuk operasional bisnis, serta contoh penerapannya pada fungsi HR, Finance, Legal, dan Procurement.
Apa Itu Intelligent Contract Management Software (ICMS)?
Intelligent Contract Management Software (ICMS) adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola siklus hidup kontrak secara terpusat, mulai dari persiapan dokumen, persetujuan internal, penandatanganan, penyimpanan, pemantauan, hingga perpanjangan kontrak.
Platform ini menghubungkan berbagai aktivitas pengelolaan kontrak ke dalam satu alur kerja. Tim dapat menggunakan template untuk dokumen berulang, mengirim dokumen ke pihak yang perlu menyetujui atau menandatangani, menyimpan versi final, dan memantau masa berlaku kontrak dari satu dashboard.
ICMS juga membantu perusahaan mengelola aspek yang berkaitan dengan penandatanganan. Contohnya, verifikasi identitas pihak yang menandatangani, tanda tangan elektronik tersertifikasi, pembubuhan e-Meterai, serta pencatatan aktivitas dokumen melalui audit trail.
Apa Perbedaan ICMS dengan Aplikasi Tanda Tangan Digital?
Aplikasi tanda tangan digital berfokus pada proses penandatanganan dokumen secara elektronik. ICMS memiliki cakupan pengelolaan yang lebih luas karena membantu tim mengendalikan aktivitas sebelum dan sesudah dokumen ditandatangani.
| Aspek | Aplikasi Tanda Tangan Digital | Intelligent Contract Management Software |
|---|---|---|
| Fokus utama | Mengirim dan menandatangani dokumen secara elektronik. | Mengelola siklus hidup kontrak dari persiapan hingga perpanjangan. |
| Persiapan dokumen | Mengunggah dokumen untuk diproses dan ditandatangani. | Mendukung penggunaan template, custom fields, dan penggabungan dokumen. |
| Persetujuan internal | Bergantung pada fitur yang disediakan aplikasi. | Mendukung alur approval sebelum dokumen dikirim atau ditandatangani. |
| Penyimpanan kontrak | Berfokus pada dokumen yang diproses melalui fitur tanda tangan. | Menyediakan arsip terpusat, pencarian, filter, dan pengaturan akses dokumen. |
| Pemantauan kontrak | Berfokus pada status proses tanda tangan. | Mendukung pemantauan status dokumen, tenggat penandatanganan, dan masa berlaku kontrak. |
Perbedaan utamanya terletak pada cakupan proses yang dikelola. Perusahaan dengan volume kontrak tinggi membutuhkan visibilitas terhadap dokumen yang sedang diproses, sudah ditandatangani, atau mendekati masa berakhir. Kebutuhan tersebut membuat pengelolaan kontrak perlu terhubung dengan proses persetujuan, pengarsipan, dan pemantauan.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Intelligent Contract Management Software?
Ketika jumlah kontrak bertambah, pengelolaan manual semakin sulit dikendalikan. ICMS membantu perusahaan mengatasi beberapa kendala operasional berikut.
1. Dokumen kontrak tersebar di berbagai tempat
Kontrak yang tersimpan di email, komputer karyawan, dan folder berbeda menyulitkan tim menemukan dokumen final. Kondisi ini juga meningkatkan risiko penggunaan versi yang sudah tidak berlaku.
ICMS menyediakan arsip terpusat yang dapat dilengkapi folder, filter, dan fitur pencarian. Tim dapat menemukan kontrak berdasarkan informasi dokumen dan memantau statusnya dari satu dashboard.
2. Status persetujuan sulit dipantau
Permintaan approval melalui email atau aplikasi percakapan sering membuat pemohon harus melakukan follow up secara manual. Tim juga kesulitan mengetahui siapa yang belum memberikan persetujuan dan pada tahap mana dokumen tertahan.
Fitur approval membantu perusahaan menyusun urutan persetujuan dari beberapa pihak. Approver dapat menyetujui atau menolak dokumen dengan catatan, sedangkan riwayat persetujuannya tercatat dalam audit trail.
3. Tenggat dan perpanjangan kontrak berisiko terlewat
Perusahaan yang mengandalkan spreadsheet untuk mencatat tanggal berakhir kontrak berisiko terlambat melakukan tindak lanjut. Kontrak pelanggan atau vendor dapat kedaluwarsa sebelum tim menyelesaikan proses perpanjangan.
ICMS menyediakan pengaturan tenggat penandatanganan dan pengingat sebelum masa berlaku kontrak berakhir. Tim juga dapat memantau kontrak yang mendekati tanggal kedaluwarsa melalui dashboard.
4. Akses terhadap dokumen sensitif sulit dikendalikan
Kontrak kerja, perjanjian vendor, dan dokumen keuangan dapat memuat informasi yang hanya boleh diakses oleh pihak tertentu. Penggunaan akun bersama atau pembagian file tanpa pengaturan akses meningkatkan risiko dokumen dilihat oleh pihak yang tidak berkepentingan.
Pengaturan pengguna dan hak akses berbasis peran membantu perusahaan membatasi akses berdasarkan tanggung jawab masing-masing pengguna. Pengaturan ini juga memudahkan perusahaan mengelola pengguna ketika terjadi perubahan anggota tim.
5. Pelaporan kontrak membutuhkan banyak pekerjaan manual
Tim Legal dan manajemen membutuhkan informasi mengenai jumlah kontrak yang menunggu tanda tangan, sudah selesai, atau mendekati masa berakhir. Jika data tersebar di berbagai tempat, laporan harus dikumpulkan dan diperbarui secara manual.
Fitur analisis kontrak menampilkan ringkasan status dokumen dalam dashboard. Pengguna dapat memfilter data berdasarkan periode, jenis dokumen, pengirim, atau variabel khusus yang ditambahkan pada dokumen. Informasi ini membantu tim melihat dokumen yang menunggu tindakan dan menyiapkan laporan internal.
Bagaimana ICMS Mengelola Siklus Hidup Kontrak?
ICMS menghubungkan aktivitas pengelolaan kontrak dalam beberapa tahap. Urutan dan detail proses dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan, tetapi umumnya mencakup tahapan berikut.
| Tahap | Aktivitas | Dukungan ICMS |
|---|---|---|
| 1. Persiapan dokumen | Menyiapkan kontrak baru atau dokumen yang digunakan berulang. | Menggunakan template, custom fields, atau mengunggah dokumen yang sudah disiapkan. |
| 2. Review dan approval | Meminta persetujuan dari pihak internal sebelum dokumen dikirim atau ditandatangani. | Mengatur approver secara berurutan, mencatat keputusan, dan menyimpan riwayat persetujuan. |
| 3. Penandatanganan | Mengirim kontrak kepada pihak yang perlu menandatangani. | Mendukung tanda tangan elektronik tersertifikasi, verifikasi identitas, dan e-Meterai sesuai kebutuhan dokumen. |
| 4. Penyimpanan dan distribusi | Menyimpan dokumen final serta membagikannya kepada pihak terkait. | Mengarsipkan kontrak, mengelola akses, dan membagikan dokumen final dari platform. |
| 5. Pemantauan dan perpanjangan | Memantau status kontrak, tenggat, dan masa berlaku. | Menampilkan status dokumen, analisis kontrak, serta pengingat sebelum tenggat atau masa berlaku berakhir. |
Dokumen yang disusun menggunakan aplikasi lain tetap dapat dikelola melalui platform dengan mengunggahnya terlebih dahulu. Setelah dokumen masuk ke sistem, tim dapat melanjutkan proses yang tersedia sesuai kebutuhan kontrak.
Contoh Implementasi ICMS dalam Operasional Bisnis
Setiap departemen memiliki kebutuhan dokumen yang berbeda. Berikut contoh penerapan ICMS untuk mendukung aktivitas HR, Finance, Legal, dan Procurement.
| Fungsi | Aktivitas | Bagaimana ICMS Membantu | Manfaat Operasional |
|---|---|---|---|
| HR | Pengelolaan kontrak kerja dan pembaruan dokumen karyawan. | HR dapat menggunakan template, mengirim kontrak untuk ditandatangani, serta memantau masa berlaku perjanjian kerja. | Dokumen karyawan lebih terorganisasi dan tenggat kontrak lebih mudah dipantau. |
| Finance | Persetujuan dokumen pembayaran dan pengelolaan perjanjian keuangan. | Dokumen dapat melewati approval bertingkat sebelum ditandatangani. Dokumen yang memerlukan bea meterai dapat diproses menggunakan e-Meterai resmi Peruri. | Riwayat persetujuan lebih mudah ditelusuri dan proses dokumen lebih terkontrol. |
| Legal | Pengelolaan NDA, kontrak pelanggan, dan perjanjian kerja sama. | Tim dapat menyimpan kontrak dalam arsip terpusat, mengatur hak akses, mencari dokumen, serta memantau status dan masa berlakunya. | Pencarian dokumen lebih praktis dan risiko penggunaan versi yang salah berkurang. |
| Procurement | Pengelolaan kontrak vendor, purchase order, dan dokumen pendukung pengadaan. | Dokumen utama dan lampiran dapat digabungkan sebelum dikirim. Kontrak juga dapat melewati approval dan dipantau menjelang masa perpanjangan. | Paket dokumen lebih lengkap dan tindak lanjut kontrak vendor lebih terorganisasi. |
Contohnya, tim Procurement dapat menggabungkan purchase order, penawaran harga, serta syarat dan ketentuan vendor menjadi satu paket dokumen sebelum dikirim. Setelah melewati persetujuan internal dan penandatanganan, dokumen final dapat disimpan serta dibagikan kepada pihak yang membutuhkan.
Baca Juga: Contoh dan Cara Membuat Perjanjian Vendor
Modul Utama dalam Intelligent Contract Management Software Mekari Sign
Mekari Sign memposisikan diri sebagai Intelligent Contract Management Software (ICMS) yang menyatukan empat modul untuk membantu perusahaan mengelola dokumen dan kontrak secara terintegrasi.
1. Tanda Tangan Digital dan e-Meterai
Modul ini membantu perusahaan mengirim dan menandatangani dokumen secara elektronik. Mekari Sign mendukung tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui PSrE dengan mitra PT Tilaka Nusa Teknologi, serta pembubuhan e-Meterai resmi Peruri pada dokumen yang memerlukannya.
Fitur lain mencakup tanda tangan QR, stempel elektronik perusahaan, Bulk Sign, tanda tangan melalui WhatsApp, dan delegasi tanda tangan. Fitur-fitur tersebut mendukung proses penandatanganan dokumen berulang dan kebutuhan perusahaan dengan banyak penanda tangan.
Pelajari juga legalitas tanda tangan elektronik di Indonesia untuk memahami dasar hukum dan penggunaannya.
2. Manajemen Kontrak
Modul Manajemen Kontrak membantu perusahaan mengelola kontrak dari persiapan sampai perpanjangan. Dokumen dapat disimpan dalam arsip terpusat, dilengkapi status, tanggal penting, dan pengaturan hak akses berdasarkan peran pengguna.
Kapabilitasnya mencakup approval, template dan custom fields, pengaturan pengguna, penggabungan dokumen, pembagian dokumen final, Signing Proof, serta pengingat kontrak. Fitur Analisis Kontrak membantu tim melihat ringkasan status dokumen, pihak yang belum mengambil tindakan, dan kontrak yang mendekati masa berlaku.
Mekari Sign juga menyediakan Asisten AI melalui dua fitur. AI Summary merangkum informasi penting seperti nama penanda tangan, nilai kontrak, tanggal efektif dan berakhir, serta nomor dokumen. Informasi yang diekstrak dapat ditampilkan pada dashboard dan diekspor ke XLS atau CSV.
Sementara itu, AI QnA memungkinkan pengguna mengajukan pertanyaan dalam bahasa sehari-hari mengenai isi dokumen yang sedang dibuka. Pengguna dapat menanyakan nilai kontrak, masa berlaku, atau klausul tertentu, kemudian melanjutkan penandatanganan dari dashboard yang sama.
Ringkasan dan jawaban AI berfungsi sebagai pendukung pemahaman dokumen, bukan pengganti pembacaan menyeluruh atau nasihat hukum. Ketepatan ringkasan juga dipengaruhi kualitas dan keterbacaan dokumen.
Untuk dokumen yang ditandatangani secara fisik, Signing Proof dapat digunakan untuk mencatat informasi penandatanganan dan bukti pendukungnya. Fitur ini berfungsi sebagai catatan penandatanganan fisik, bukan pengganti tanda tangan elektronik tersertifikasi.
3. Verifikasi Identitas
Verifikasi identitas membantu perusahaan memastikan identitas pihak yang akan menandatangani dokumen. Mekari Sign menyediakan eKYC dengan data KTP yang dicocokkan dengan Dukcapil, Global eKYC menggunakan paspor, serta pemeriksaan liveness.
Kapabilitas ini relevan untuk proses yang membutuhkan pemeriksaan identitas penanda tangan, termasuk dokumen dengan pihak yang berada di Indonesia maupun luar negeri.
4. Integrasi
Modul integrasi menghubungkan proses tanda tangan dan pembubuhan e-Meterai dengan sistem bisnis yang digunakan perusahaan. Kapabilitasnya mencakup API Signature, API e-Meterai, AutoSign, Open API, serta integrasi native dengan Mekari Jurnal dan Mekari Talenta.
Melalui integrasi tersebut, perusahaan dapat menghubungkan proses dokumen dengan alur kerja yang sudah berjalan. Tim dapat mengurangi pekerjaan pemindahan data secara manual dan memproses dokumen melalui sistem yang saling terhubung.
Kelola Siklus Hidup Kontrak dengan Mekari Sign
Pengelolaan kontrak membutuhkan kontrol terhadap dokumen sebelum dan sesudah penandatanganan. Perusahaan perlu mengetahui versi dokumen yang digunakan, pihak yang sudah menyetujui, status tanda tangan, lokasi arsip, serta tanggal penting yang memerlukan tindak lanjut.
Mekari Sign menggabungkan tanda tangan elektronik tersertifikasi, e-Meterai resmi Peruri, manajemen kontrak, verifikasi identitas, dan integrasi dalam satu platform. Tim Legal, HR, Finance, Sales, dan Procurement dapat memanfaatkan fitur yang relevan dengan proses dokumen masing-masing.
Dengan pengelolaan yang lebih terpusat, perusahaan dapat menemukan kontrak lebih mudah, memantau proses yang tertunda, serta menyiapkan tindak lanjut sebelum masa berlaku perjanjian berakhir.
Uji langsung workflow tanda tangan digital end-to-end untuk kontrak pertama Anda hari ini
