- RACI Matrix membantu memperjelas siapa yang mengerjakan, memegang akuntabilitas, dimintai masukan, dan perlu menerima informasi.
- Perbedaan Responsible dan Accountable penting dipahami karena pelaksana pekerjaan belum tentu menjadi pemilik hasil akhirnya.
- RACI membantu menemukan pekerjaan tanpa owner, tanggung jawab yang tumpang tindih, dan terlalu banyak pihak dalam satu proses.
- Matrix ini cocok untuk proses lintas fungsi seperti procurement, kontrak, approval, HR, dan proses operasional lainnya.
- RACI akan lebih kuat ketika pembagian peran terhubung dengan authority, approval, dan workflow yang benar-benar digunakan tim.
Kontraknya sudah direview legal. Procurement selesai bernegosiasi dengan vendor, finance juga sudah memberi catatan. Namun dokumen masih tertahan karena belum jelas siapa yang mengambil keputusan terakhir.
Kondisi seperti ini muncul ketika satu proses melibatkan banyak fungsi. Semua orang ikut bekerja, tetapi ownership-nya kabur.
RACI Matrix membantu membuat pembagian tersebut terlihat. Setiap aktivitas dipasangkan dengan pihak yang terlibat, sehingga tim punya acuan sebelum pekerjaan berjalan.
Apa Itu RACI Matrix?
RACI Matrix adalah tabel yang membantu tim melihat pembagian peran dalam satu aktivitas atau proses.
RACI terdiri dari Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed. Setiap aktivitas dipasangkan dengan pihak yang terlibat sesuai perannya.
Kerangka ini banyak digunakan dalam project management, tetapi penerapannya juga bisa diperluas ke proses bisnis yang melibatkan beberapa fungsi.
Dengan pembagian seperti ini, tim bisa melihat siapa yang mengerjakan dan siapa yang memegang hasil akhirnya.
Apa Arti R, A, C, dan I dalam RACI?
| Peran | Arti | Peran dalam proses | Contoh |
|---|---|---|---|
| R – Responsible | Pelaksana | Mengerjakan aktivitas atau deliverable | Legal menyiapkan draft kontrak |
| A – Accountable | Penanggung jawab akhir | Memegang ownership atas hasil pekerjaan | Head of Legal bertanggung jawab atas hasil review |
| C – Consulted | Pihak yang dimintai masukan | Memberikan input sebelum pekerjaan atau keputusan selesai | Finance memberi masukan terkait pembayaran |
| I – Informed | Pihak yang perlu mengetahui | Menerima informasi tentang progres atau hasil | Business owner menerima hasil approval |
Perbedaan Responsible dan Accountable paling sering membingungkan. Orang yang mengerjakan aktivitas setiap hari bisa berbeda dengan pihak yang mempertanggungjawabkan hasil akhirnya.
Satu aktivitas sebaiknya punya satu pihak yang jelas sebagai Accountable. Kalau dua orang sama-sama memegang hasil akhir, saat muncul masalah justru bisa timbul pertanyaan siapa yang harus mengambil keputusan.
Bagaimana Membuat RACI Matrix untuk Proses Bisnis?
Mulai dari satu proses
Pilih satu proses yang memang melibatkan beberapa fungsi. Approval kontrak, procurement, onboarding karyawan, atau implementasi sistem lebih mudah dipetakan daripada mencoba memasukkan seluruh aktivitas satu departemen.
Pakai role yang memang terlibat
Gunakan jabatan atau fungsi yang benar-benar ada di proses tersebut. Cara ini juga lebih mudah dipelihara ketika orang berganti posisi.
Cek siapa yang mengerjakan dan siapa yang memegang hasil
Setiap aktivitas perlu punya pihak yang mengerjakan dan satu pihak yang memegang hasil akhirnya. Setelah itu, lihat apakah terlalu banyak orang diberi peran C atau I.
Bahas hasilnya bersama tim
Matrix sebaiknya dibaca bersama orang yang akan menjalankannya. Dari sini biasanya baru terlihat kalau ada peran yang tumpang tindih atau keputusan yang belum punya owner.
Contoh RACI Matrix untuk Proses Kontrak
Dalam satu kontrak, Legal, Procurement, Finance, dan Business Owner bisa bekerja pada dokumen yang sama dengan tanggung jawab yang berbeda.
| Aktivitas | Procurement | Legal | Finance | Business Owner | Authorized Signatory |
|---|---|---|---|---|---|
| Menentukan kebutuhan kontrak | R | C | I | A | I |
| Menyiapkan draft | R | R | I | C | I |
| Review ketentuan | C | A | C | C | I |
| Review komersial | R | C | R | A | I |
| Approval | C | C | C | R | A |
| Tanda tangan | I | C | I | C | A |
Tabel tersebut hanya ilustrasi. Struktur sebenarnya mengikuti pembagian fungsi dan kewenangan di masing-masing perusahaan.
Ada satu hal yang perlu dibedakan. RACI memetakan peran dalam proses, bukan otomatis menentukan decision authority.
Business owner bisa menjadi Accountable atas kebutuhan bisnis, sementara hak untuk menyetujui atau menandatangani kontrak berada pada jabatan lain.
Dalam praktiknya, pembagian peran seperti ini juga menjadi bagian dari manajemen kontrak ketika beberapa fungsi terlibat dalam satu dokumen.
Baca Juga: Apa Itu Manajemen Kontrak? Simak 5 Tahap Pentingnya
Bagaimana RACI Membantu Approval dan Workflow?
RACI memperjelas peran. Workflow mengatur bagaimana aktivitas tersebut berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya.
Kalau Legal berperan sebagai Accountable dalam review kontrak, workflow perlu menempatkan review Legal pada tahap yang memang harus selesai sebelum dokumen masuk ke approval.
RACI juga dapat menunjukkan siapa yang perlu terlibat dalam keputusan, sedangkan alur approval menentukan bagaimana keputusan tersebut diproses.
Ketika beberapa fungsi harus bekerja berurutan, pembagian peran dan workflow perlu menggunakan aturan yang sama. Kalau RACI menempatkan seseorang sebagai owner, tetapi workflow mengirim dokumen ke orang lain, tim akan kembali mengandalkan konfirmasi manual.
Di perusahaan dengan banyak lapisan approval, perbedaan kecil seperti ini bisa menjadi bottleneck.
Baca Juga: Document Approval Workflow: Strategi Mengurangi Bottleneck dalam Proses Persetujuan
Kapan RACI Matrix Tidak Cukup?
RACI tidak menentukan decision authority
RACI membantu menjawab siapa yang mengerjakan dan siapa yang accountable. Ia belum menjawab siapa yang boleh menyetujui kontrak sampai Rp500 juta, kapan keputusan harus naik ke director, atau siapa yang memiliki hak tanda tangan atas nama perusahaan.
Pertanyaan tersebut masuk ke wilayah decision authority. RACI sering perlu berjalan bersama delegasi wewenang atau authority matrix.
RACI memperjelas role dalam proses. Delegasi wewenang menetapkan batas keputusan yang bisa diambil seseorang.
RACI bisa menjadi rumit ketika terlalu banyak peran
Terlalu banyak C dapat membuat aktivitas menunggu terlalu banyak masukan. Terlalu banyak I membuat informasi tersebar ke orang yang sebenarnya tidak perlu mengikuti setiap tahap.
Lebih dari satu Accountable juga patut diperiksa karena ownership bisa menjadi kabur. Kalau satu keputusan memiliki dua pemilik akhir, tim akan lebih sulit menentukan siapa yang harus mengambil langkah ketika terjadi masalah.
Matrix perlu diperbarui saat organisasi berubah
Perubahan struktur organisasi, jabatan, proses, atau kewenangan bisa membuat RACI lama tidak lagi sesuai.
Matrix yang pernah dibuat dengan benar tetap perlu ditinjau ketika workflow berubah. Jangan sampai struktur baru sudah berjalan, tetapi pembagian peran masih mengikuti kondisi lama.
RACI Membantu Tim Tahu Siapa yang Harus Terlibat
RACI paling berguna ketika sebuah proses melibatkan banyak fungsi dan pekerjaan mulai saling bersinggungan. Matrix ini membuat pembagian peran terlihat sebelum masalah muncul.
Namun, RACI berhenti di level role dan accountability. Saat perusahaan perlu menetapkan siapa yang boleh memutuskan, berapa batas kewenangannya, atau kapan approval harus naik ke level berikutnya, aturan delegasi wewenang ikut diperlukan.
Setelah pembagian peran dan kewenangan jelas, approval dan workflow bisa mengikuti struktur yang sudah ditetapkan.
