- Rekayasa ulang proses bisnis atau Business Process Reengineering (BPR) adalah perancangan ulang proses secara mendasar untuk menghasilkan perubahan kinerja yang signifikan.
- BPR berbeda dari perbaikan proses bertahap. Perusahaan perlu menentukan apakah masalah berada pada satu aktivitas atau pada desain proses secara keseluruhan.
- Proses yang memiliki terlalu banyak handoff, approval berulang, input data ganda, atau pekerjaan manual dapat menjadi kandidat untuk direkayasa ulang.
- Desain proses baru sebaiknya ditentukan sebelum perusahaan memilih teknologi atau otomasi yang akan digunakan untuk menjalankannya.
- Setelah proses dirancang ulang, Mekari Sign dapat membantu menjalankan workflow dokumen, approval, dan tanda tangan digital secara terstruktur.
Proses bisnis yang sudah berjalan bertahun-tahun sering kali menyimpan langkah yang awalnya dibuat untuk kebutuhan tertentu, tetapi tetap digunakan ketika kondisi perusahaan sudah berubah. Akibatnya, satu pekerjaan dapat melewati banyak pihak, menggunakan beberapa sistem, atau membutuhkan pemeriksaan yang sebenarnya dapat disederhanakan.
Masalah seperti ini tidak selalu selesai dengan menambahkan software baru. Kalau desain prosesnya memang sudah tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis, teknologi hanya menjalankan cara kerja lama dengan media yang berbeda.
Di sinilah rekayasa ulang proses bisnis atau Business Process Reengineering (BPR) digunakan. Pendekatannya dimulai dengan mempertanyakan kembali bagaimana pekerjaan seharusnya dilakukan, lalu merancang proses baru yang lebih sesuai dengan tujuan bisnis.
Apa itu rekayasa ulang proses bisnis (BPR)?
Rekayasa ulang proses bisnis adalah perancangan ulang proses bisnis inti secara mendasar untuk menghasilkan peningkatan kinerja yang signifikan pada area seperti biaya, kecepatan, kualitas, atau layanan. IBM menjelaskan BPR sebagai perubahan yang dapat menantang cara kerja dan metode yang sudah ada dalam organisasi.
BPR melihat proses dari ujung ke ujung. Tim tidak hanya bertanya siapa yang mengerjakan suatu aktivitas, tetapi juga mengapa aktivitas tersebut ada, apa hasil yang dibutuhkan, siapa yang benar-benar perlu terlibat, dan langkah mana yang dapat dihilangkan.
Gagasan ini sudah lama dikaitkan dengan penggunaan teknologi untuk mengubah cara kerja, bukan hanya mempercepat pekerjaan lama. Dalam artikelnya di Harvard Business Review, Michael Hammer menyoroti risiko ketika perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk mempercepat proses dan aturan lama yang sebenarnya sudah tidak sesuai.
Karena itu, urutan berpikir dalam BPR penting. Perusahaan perlu memahami masalah dan merancang proses yang baru terlebih dahulu. Setelah desainnya jelas, teknologi dapat dipilih untuk mendukung cara kerja tersebut.
Apa bedanya BPR dengan BPI, BPM, dan BPA?
Istilah BPR sering muncul bersama business process improvement, business process management, dan business process automation. Keempatnya berhubungan dengan proses bisnis, tetapi tingkat perubahan dan fokusnya berbeda.
| Pendekatan | Fokus utama | Bentuk perubahan | Kapan digunakan? |
|---|---|---|---|
| BPR | Mendesain ulang proses secara mendasar | Perubahan besar pada cara kerja proses | Ketika desain proses saat ini sudah tidak sesuai dengan tujuan bisnis |
| BPI | Memperbaiki proses yang sudah ada | Perubahan bertahap | Ketika proses masih sesuai tetapi memiliki masalah tertentu |
| BPM | Mengelola dan mengendalikan proses bisnis | Berlangsung secara berkelanjutan | Ketika perusahaan perlu mengelola performa dan tata kelola proses |
| BPA | Mengotomatisasi aktivitas dalam proses | Perubahan pada cara pekerjaan dijalankan melalui teknologi | Ketika proses dan aturan kerja sudah cukup jelas untuk diotomatisasi |
Perbedaan ini menentukan tindakan yang perlu diambil. Jika hanya satu tahap approval yang terlalu lama, perusahaan mungkin cukup memperbaiki tahap tersebut. Jika seluruh alurnya memiliki handoff, pemeriksaan, dan input ulang yang tidak lagi diperlukan, perusahaan dapat mempertimbangkan BPR.
Setelah proses baru ditentukan, otomatisasi dapat digunakan untuk menjalankannya secara konsisten. Untuk pembahasan yang lebih spesifik tentang penggunaan teknologi pada proses yang sudah terdefinisi, Business Process Automation membahas bagaimana aktivitas berulang dapat dijalankan melalui workflow digital.
Kapan perusahaan perlu melakukan rekayasa ulang proses bisnis?
Tidak semua proses yang lambat membutuhkan BPR. Perusahaan perlu melihat apakah masalahnya berada pada satu aktivitas atau muncul dari hubungan antaraktivitas sepanjang proses.
Beberapa tanda dapat menunjukkan bahwa desain proses perlu diperiksa kembali, seperti terlalu banyak handoff antarbagian, approval yang berulang, pengisian data yang sama di beberapa sistem, pekerjaan rework yang sering terjadi, antrean panjang sebelum keputusan dibuat, atau kepemilikan proses yang tidak jelas.
| Gejala | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Banyak tahap approval | Apakah seluruh pihak masih perlu memberikan persetujuan? |
| Input data berulang | Apakah data yang sama bisa digunakan kembali dari sistem yang sudah ada? |
| Banyak handoff | Apakah pembagian pekerjaan menciptakan antrean yang tidak perlu? |
| Rework tinggi | Di tahap mana kesalahan pertama kali muncul? |
| Proses terlalu lama | Berapa banyak waktu benar-benar digunakan untuk bekerja dan berapa banyak yang habis untuk menunggu? |
Pengukuran kondisi awal membantu perusahaan membedakan gejala dari akar masalah. Asana juga menyarankan perusahaan menetapkan baseline sebelum melakukan redesign agar tim dapat membandingkan kondisi proses sebelum dan sesudah perubahan. Panduan BPR Asana yang diperbarui pada 6 Februari 2026 menggunakan pendekatan tersebut dalam tahapan implementasinya.
Baca juga: PDCA Cycle: Manfaat, Tahapan, dan Contoh Penerapannya
Apa saja 5 tahapan rekayasa ulang proses bisnis?
Urutan BPR dapat berbeda menurut organisasi dan jenis proses yang diubah. Lima tahap berikut memberikan alur praktis untuk membantu tim bergerak dari identifikasi masalah sampai penerapan proses baru.
1. Tentukan hasil yang ingin diubah
Mulailah dengan menentukan hasil bisnis yang ingin diperbaiki. Target dapat berupa pengurangan waktu proses, penurunan biaya, peningkatan kualitas, pengurangan error, atau peningkatan kecepatan layanan.
2. Petakan dan ukur proses saat ini
Gambarkan bagaimana proses benar-benar berjalan, termasuk aktivitas, handoff, approval, sistem yang digunakan, dan waktu tunggu. Data ini menjadi baseline untuk menemukan bagian yang menyebabkan keterlambatan atau pekerjaan berulang.
3. Hilangkan langkah yang tidak memberi nilai
Setiap aktivitas perlu diperiksa berdasarkan kontribusinya terhadap hasil proses. Langkah yang tidak lagi memiliki tujuan jelas dapat dihapus, digabung, diparalelkan, atau dipindahkan ke sistem setelah risikonya dipertimbangkan.
4. Rancang dan uji proses baru
Desain future state berdasarkan hasil yang ingin dicapai. Sebelum diterapkan secara luas, proses baru dapat diuji pada ruang lingkup terbatas untuk melihat apakah aturan, pembagian tugas, dan alurnya berjalan sesuai rencana.
5. Terapkan, ukur, dan perbaiki
Setelah proses diterapkan, bandingkan hasilnya dengan baseline yang sudah dibuat. Pantau KPI yang sama dan perbaiki bagian yang masih menghasilkan bottleneck atau masalah baru.
Baca juga: Panduan Digitalisasi Dokumen: Dari Proses Manual ke Workflow Digital
Bagaimana contoh rekayasa ulang proses bisnis dalam workflow approval?
Proses approval dokumen menjadi contoh yang mudah digunakan untuk melihat perbedaan antara memperbaiki satu aktivitas dan mendesain ulang seluruh alur.
| Proses lama | Masalah | Proses baru |
|---|---|---|
| Requester → Supervisor → Manager → Finance → Legal → Director → Signing | Approval berjalan berurutan meskipun beberapa fungsi dapat melakukan review pada waktu yang sama. | Requester → validasi → Finance + Legal review paralel → approval berdasarkan kewenangan → signing |
Perubahan tersebut tidak sekadar memindahkan approval dari kertas ke layar. Tim terlebih dahulu mengubah struktur proses dengan mengidentifikasi review yang dapat dilakukan secara paralel dan menetapkan approval berdasarkan kebutuhan serta kewenangan.
Dalam proses seperti ini, pembagian peran perlu tetap jelas agar perubahan workflow tidak menciptakan masalah baru. RACI Matrix dapat membantu memetakan pihak yang bertanggung jawab, memiliki akuntabilitas, perlu dikonsultasikan, atau cukup menerima informasi.
Setelah desain proses ditentukan, workflow digital dapat menjalankan routing dan approval sesuai aturan tersebut. Dengan begitu, otomasi menjadi bagian dari desain baru dan bukan sekadar lapisan teknologi di atas proses lama.
Baca juga: Workflow Automation: Manfaat dan Contoh Penerapannya
Bagaimana Teknologi Membantu Setelah Proses Bisnis Didesain Ulang?
Setelah workflow baru ditetapkan, perusahaan dapat menggunakan teknologi untuk menjalankan proses tersebut secara digital. Pengiriman dokumen, approval, notifikasi, penandatanganan, dan pencatatan status dapat mengikuti aturan yang sudah dibuat tim.
Hasilnya kemudian dapat dilihat dari kinerja proses, seperti waktu penyelesaian dan jumlah pekerjaan manual yang berkurang. Untuk workflow dokumen yang membutuhkan pengelolaan approval dan tanda tangan digital, Mekari Sign dapat digunakan untuk menjalankan proses tersebut dalam satu platform.
