- Document approval workflow mengatur perjalanan dokumen dari pengajuan, review, revisi, hingga persetujuan dengan menentukan pihak yang bertindak pada setiap tahap.
- Sequential approval cocok ketika satu tahap perlu menunggu hasil tahap sebelumnya, sedangkan parallel approval memungkinkan beberapa pihak melakukan review pada waktu yang sama.
- Approval tanpa workflow yang jelas dapat membuat tim menghabiskan waktu untuk mencari status dokumen, memastikan versi terbaru, dan menindaklanjuti approver yang belum memberikan keputusan.
- Workflow yang lebih cekat dapat dibangun dengan menetapkan peran yang tepat, mengatur urutan berdasarkan hubungan antar-review, menyediakan jalur revisi, dan memantau titik bottleneck.
- Pengelolaan approval workflow semakin mudah ketika perusahaan menggunakan platform approval untuk mengatur tahapan persetujuan dan memantau proses dalam satu alur.
Approval dokumen sering tersendat ketika beberapa pihak perlu memeriksa dokumen yang sama. Procurement menunggu legal, legal menunggu revisi, lalu finance harus memastikan lagi bahwa versi yang diterima memang versi terbaru.
Ketika alurnya masih tersebar di email dan chat, tim perlu meluangkan waktu untuk mencari status dokumen dan mengejar pihak yang belum memberikan keputusan. Document approval workflow membantu mengatur perpindahan dokumen sejak diajukan sampai keputusan akhir diberikan.
Apa Itu Document Approval Workflow?
Document approval workflow adalah alur yang mengatur proses review dan persetujuan dokumen dari satu tahap ke tahap berikutnya. Alur ini menetapkan pihak yang perlu memeriksa dokumen serta pihak yang memberikan keputusan sebelum dokumen bisa lanjut.
Pada kontrak supplier, misalnya, procurement mengajukan dokumen lalu legal memeriksa isi perjanjian. Setelah itu finance dapat melihat nilai transaksi dan ketentuan pembayarannya sebelum dokumen diteruskan ke pihak yang berwenang.
Seumpama legal meminta perubahan, kontrak kembali ke pihak yang mengajukan untuk diperbaiki. Setelah revisi selesai, dokumen masuk lagi ke tahap yang sesuai.
Baca juga: Panduan Pengelolaan Dokumen
Mengapa Approval Dokumen Perlu Diatur dalam Workflow?
Satu dokumen bisa melibatkan beberapa fungsi dengan kepentingan yang berbeda. Legal fokus pada isi perjanjian, finance melihat nilai dan pembayaran, sementara procurement mengikuti kebutuhan kerja sama. Masing-masing bisa menyelesaikan bagiannya pada waktu yang berbeda.
Tanpa alur yang jelas, pemilik dokumen perlu mencari tahu siapa yang sedang memegang proses. Mereka bisa membuka email terakhir, mengecek chat, lalu menghubungi approver yang belum memberikan keputusan.
Versi dokumen juga perlu diperhatikan. Setelah legal meminta perubahan, procurement perlu mengirim versi terbaru sebelum finance melanjutkan pemeriksaan. Kalau versi lama masih beredar, tim harus mengecek ulang dokumen yang sedang diproses.
Catatan revisi bisa menambah pekerjaan ketika tersimpan di percakapan berbeda. Approver berikutnya mungkin melihat dokumen terbaru tanpa mengetahui alasan perubahan yang dibuat sebelumnya.
Semua pengecekan tersebut menambah pekerjaan di luar aktivitas review itu sendiri. Microsoft Work Trend Index 2025 mencatat 88% tenaga kerja Indonesia merasa kekurangan waktu atau energi untuk menyelesaikan pekerjaan. Temuan tersebut menambah konteks bahwa pekerjaan administratif yang berulang mengambil ruang di tengah beban kerja yang sudah padat.
Bagaimana Document Approval Workflow Bekerja?
Setelah dokumen diajukan, proses berjalan sesuai pihak yang perlu memeriksa dan menyetujuinya. Pada kontrak supplier, procurement dapat mengirimkan dokumen ke legal lebih dulu sebelum finance melakukan pemeriksaan berikutnya.
Legal kemudian memeriksa klausul dan informasi yang menjadi tanggung jawabnya. Kalau ada bagian yang perlu diperbaiki, dokumen kembali ke procurement agar revisinya dapat dilakukan sebelum proses diteruskan.
Setelah versi yang diperbarui siap, finance dapat melanjutkan pemeriksaan nilai transaksi dan ketentuan pembayaran. Tahap berikutnya berjalan setelah persyaratan approval sebelumnya terpenuhi.
Namun, urutan tersebut bukan satu-satunya pilihan. Jika tim legal dan finance memeriksa bagian yang berbeda tanpa saling bergantung, keduanya dapat memproses dokumen pada tahap yang sama. Setelah seluruh pihak yang dibutuhkan memberikan keputusan, dokumen masuk ke proses berikutnya. Pada kontrak, proses tersebut bisa berlanjut ke penandatanganan.
infografis alur persetujuan dokumen
Sequential vs Parallel Approval: Apa Bedanya?
Pilihannya bergantung pada hubungan antar pemeriksaan. Kalau keputusan satu pihak menjadi dasar bagi pihak berikutnya, approval perlu berjalan berurutan. Andaikata masing-masing pihak memeriksa bagian yang berbeda, proses bisa berjalan pada tahap yang sama.
Sequential Approval
Pada sequential approval, dokumen bergerak dari satu approver ke approver berikutnya. Dalam kontrak supplier, misalnya, legal menyelesaikan review lebih dulu lalu finance memeriksa aspek komersialnya.
Model ini cocok ketika hasil review sebelumnya bisa memengaruhi pemeriksaan berikutnya. Jika legal masih meminta perubahan pada kontrak, finance belum perlu memproses dokumen tersebut.
Kelemahannya di sini jelas: satu tahap yang tertunda akan ikut menahan tahap setelahnya.
Parallel Approval
Parallel approval memungkinkan beberapa pihak memeriksa dokumen pada tahap yang sama. Finance dapat melihat nilai transaksi sementara legal memeriksa klausul perjanjiannya.
Selama kedua pemeriksaan tidak saling bergantung, keduanya bisa berjalan bersamaan. Setelah persyaratan yang dibutuhkan terpenuhi, dokumen dapat diteruskan ke tahap berikutnya.
Pola ini bisa membuat proses lebih cekat ketika satu dokumen membutuhkan pemeriksaan dari beberapa fungsi.
Pelajari di Sini: Kenali Audit Trail sebagai Pencatatan Transparan
Contoh Document Approval Workflow
Jalur approval mengikuti jenis keputusan yang harus dibuat. Kontrak supplier, pengajuan anggaran, dan reimbursement sama-sama membutuhkan persetujuan, tetapi informasi yang diperiksa pada masing-masing proses berbeda.
1. Approval Kontrak Supplier
Procurement biasanya membawa kontrak ke legal untuk memeriksa klausul perjanjian. Setelah bagian legal selesai, finance melihat nilai transaksi dan ketentuan pembayaran sebelum kontrak diteruskan untuk ditandatangani.
In case tim legal meminta perubahan pada klausul tertentu, dokumen kembali ke procurement. Finance baru melanjutkan pemeriksaan setelah versi yang diperbarui tersedia.
Contoh alur: Procurement -> Legal -> Finance -> Approval -> Tanda tangan
Baca juga: Referensi Perjanjian Kerjasama Supplier
2. Approval Pengajuan Anggaran
Pada pengajuan anggaran, keputusan berangkat dari kebutuhan sebuah tim. PIC menjelaskan kebutuhan dan nominalnya lalu atasan menilai apakah pengeluaran tersebut memang sesuai dengan pekerjaan yang sedang berjalan.
Finance dapat masuk pada tahap berikutnya ketika pengajuan membutuhkan pemeriksaan dari sisi anggaran atau aturan internal.
Contoh alur: PIC -> Atasan -> Finance -> Approval
3. Approval Reimbursement
Reimbursement datang setelah pengeluaran terjadi. Karena itu, pemeriksaannya berfokus pada hubungan transaksi dengan pekerjaan serta kelengkapan bukti pengeluaran.
Atasan melihat kebutuhan pengeluarannya lalu finance memeriksa dokumen pendukung sebelum reimbursement diproses.
Contoh alur: Karyawan -> Atasan -> Finance -> Proses reimbursement
Bagaimana Membuat Approval Workflow yang Lebih Cekat?
Workflow yang cekat berangkat dari proses yang kerap terjadi di perusahaan. Lihat dokumen apa yang sering menunggu, siapa yang perlu mengambil keputusan, dan bagian mana yang membuat dokumen harus kembali.
1. Tentukan Peran Setiap Pihak
Mulai dengan memetakan siapa yang mengajukan, siapa yang memeriksa, dan siapa yang memberikan approval. Pada kontrak supplier, procurement bisa mengajukan dokumen, legal memeriksa klausul, lalu finance mengambil keputusan dari sisi komersial.
Pembagian seperti ini membantu setiap tahap memiliki penanggung jawab yang jelas tanpa memasukkan terlalu banyak orang ke dalam approval.
2. Sesuaikan Urutan dengan Hubungan Antar Review
Kalau hasil review legal menentukan pemeriksaan finance, finance memang perlu menunggu. Namun, dua fungsi bisa bekerja pada tahap yang sama ketika masing-masing memeriksa bagian yang berbeda dengan parallel approval.
Keputusan ini sederhana di atas kertas, tetapi dampaknya terasa pada waktu tunggu dokumen.
3. Siapkan Jalur Saat Dokumen Kembali
Revisi bisa menjadi bagian normal dari proses approval. Klausul dapat berubah, informasi bisa kurang, atau approver bisa meminta penyesuaian sebelum memberikan keputusan.
Karena itu, tentukan ke mana dokumen kembali dan tahap mana yang perlu dijalankan setelah revisi selesai. Tim tidak perlu mengulang pemeriksaan yang sudah tuntas.
4. Lihat Titik Tunggu yang Berulang
Setelah workflow berjalan, perhatikan tahap yang paling sering membuat dokumen tertahan. Satu jenis dokumen mungkin membutuhkan waktu lebih lama karena pemeriksaannya memang kompleks, tetapi keterlambatan yang terus muncul pada tahap yang sama perlu ditelusuri.
Di sini data approval bisa membantu tim membedakan antara proses yang memang panjang dan tahap yang menjadi bottleneck. Temuan tersebut bisa menjadi dasar untuk membuat workflow yang lebih cekat dengan mengurangi waktu tunggu antar tahap tanpa menghilangkan approval yang dibutuhkan.
Baca juga: Panduan Mengelola Manajemen Workflow
Bagaimana Mekari Sign Membantu Approval Workflow?
Setelah alurnya jelas, tim perlu menjalankan approval tanpa kembali mengandalkan email dan chat untuk setiap permintaan. Fitur approval Mekari Sign membantu menempatkan proses tersebut dalam satu alur yang bisa diatur sesuai kebutuhan dokumen.
Pada dokumen yang melibatkan beberapa pihak, pengguna dapat menentukan approver dan membagi proses ke dalam approval layer. Untuk pengajuan yang berulang, tim juga dapat menggunakan template agar aturan dan informasi yang dibutuhkan tetap konsisten.
Informasi tambahan dapat disertakan bersama permintaan approval melalui pesan dan lampiran. Approver jadi memiliki konteks yang lebih lengkap ketika memeriksa dokumen tanpa harus mencari penjelasan dari percakapan lain.
Ketika approval belum selesai, pengguna dapat mengirim pengingat dan menggunakan WhatsApp notification sebagai channel tambahan. Mekari Sign juga mendukung approval melalui mobile sehingga keputusan tidak harus menunggu approver kembali ke desktop.
Setelah proses berjalan, Company Approval Insight membantu tim melihat approval rate, rejection rate, waktu tunggu dokumen, approval time berdasarkan tipe dokumen atau user, dan rejection reason. Dari data tersebut, tim dapat melihat bagian workflow yang masih sering tertahan.
Penutup
Document approval workflow pada dasarnya mengatur perjalanan sebuah dokumen ketika keputusan harus melibatkan lebih dari satu pihak. Nilainya bukan pada banyaknya tahap yang dibuat, tetapi pada seberapa jelas tanggung jawab, urutan pemeriksaan, dan jalur revisinya.
Untuk perusahaan yang menangani volume dokumen tinggi, workflow yang terstruktur juga membuat proses lebih mudah ditelusuri. Mekari Sign membantu menjalankan approval tersebut dalam satu alur, sekaligus menyediakan insight untuk melihat bagaimana prosesnya berjalan.
