- PDCA Cycle membantu perusahaan memperbaiki proses melalui empat tahap: Plan, Do, Check, dan Act.
- Setiap tahap punya fungsi berbeda, mulai dari menentukan masalah dan mencoba perubahan sampai mengevaluasi hasil dan menetapkannya sebagai standar kerja.
- PDCA dapat diterapkan pada berbagai proses bisnis, termasuk review kontrak, onboarding karyawan, procurement, dan pengelolaan dokumen.
- Data dan catatan aktivitas membantu tim mengevaluasi proses pada tahap Check dan menentukan perbaikan pada siklus berikutnya.
Masalah yang sama muncul dalam proses review kontrak. Tim Legal sudah memperbaiki kontrak, mengingatkan reviewer untuk memeriksa klausul pembatalan, dan menambahkan checklist pada proses review. Namun, ketika jenis kontrak berubah, reviewer berganti, atau beberapa dokumen harus diproses dalam waktu berdekatan, klausul yang sama masih bisa terlewat. Setiap kejadian memang dapat diperbaiki, tetapi kalau penyebabnya tidak ikut dibenahi, masalah serupa akan terus muncul.
Bila situasi terus berulang, berarti ada bigger problem di balik masalah yang terlihat. Penyebabnya bisa berasal dari cara dokumen direview, pembagian tanggung jawab yang belum jelas, sampai tidak adanya catatan yang dapat digunakan untuk melihat apa yang terjadi sebelumnya. Tim akhirnya sibuk membereskan masalah yang sudah muncul, tanpa punya cukup bahan untuk mencegah kejadian berikutnya.
Di sinilah PDCA Cycle relevan. Kerangka ini membantu tim melihat kembali proses yang berjalan, menentukan perubahan yang perlu dicoba, mengevaluasi hasilnya, lalu memutuskan apakah cara kerja tersebut perlu dipertahankan atau diperbaiki lagi.
Apa Itu PDCA Cycle?
PDCA adalah siklus perbaikan yang terdiri dari Plan, Do, Check, dan Act. Cara kerjanya cukup sederhana: tentukan apa yang perlu diperbaiki, coba perubahan tersebut, lihat hasilnya, lalu putuskan langkah berikutnya berdasarkan hasil yang ditemukan.
Dalam kasus review kontrak, misalnya, tim dapat mencari tahu kenapa klausul pembatalan terus terlewat. Bisa jadi checklist belum mencakup klausul tersebut, pembagian review kurang jelas, atau setiap reviewer memiliki cara pemeriksaan yang berbeda. Temuan seperti ini membantu tim menentukan perubahan yang akan diuji.
Setelah perubahan dijalankan, tim dapat melihat apakah masalahnya benar-benar berkurang. Jika cara kerja baru memberikan hasil yang lebih baik, perusahaan dapat menerapkannya lebih luas. Kalau hasilnya belum sesuai target, temuan tersebut menjadi bahan untuk menentukan perubahan berikutnya.
Itulah inti dari PDCA: satu putaran perbaikan menjadi bahan untuk putaran berikutnya. Siklusnya tidak berhenti setelah sebuah masalah dianggap selesai.
4 Tahap PDCA dan Contohnya dalam Proses Bisnis
Plan, Do, Check, dan Act bukan empat langkah yang berdiri sendiri. Hasil dari satu tahap akan memengaruhi keputusan pada tahap berikutnya. Contohnya bisa dilihat dari proses review dan penandatanganan kontrak.
1. Plan
Masalah perlu dipahami dulu sebelum perubahan dibuat. Tim dapat mulai dengan melihat bagian proses yang paling sering menimbulkan kendala, mencari penyebabnya, lalu menentukan hasil yang ingin dicapai.
Dalam review kontrak, misalnya, beberapa klausul penting terus terlewat. Setelah diperiksa, ternyata reviewer menggunakan cara yang berbeda-beda dan belum memiliki checklist yang sama. Dari temuan tersebut, tim bisa menetapkan perubahan yang akan diuji, seperti membuat checklist wajib untuk jenis kontrak tertentu.
Targetnya juga perlu jelas. Tim dapat menentukan, misalnya, bahwa jumlah klausul yang terlewat harus berkurang dalam periode pengujian tertentu.
2. Do
Rencana yang sudah dibuat kemudian dicoba. Tidak perlu langsung mengubah seluruh workflow. Pengujian dalam lingkup terbatas memberi ruang bagi tim untuk melihat apa yang berjalan baik dan kendala apa yang muncul.
Checklist baru tadi dapat digunakan untuk satu jenis kontrak atau satu tim terlebih dahulu. Selama periode tersebut, tim mencatat hasil review dan perubahan yang terjadi pada proses. Cara ini membuat perusahaan memiliki bahan yang cukup ketika masuk ke tahap berikutnya.
3. Check
Setelah perubahan dijalankan, pertanyaan berikutnya sederhana: apakah hasilnya memang lebih baik? Tim dapat membandingkan kondisi sebelum dan sesudah checklist digunakan. Berapa banyak klausul yang terlewat? Apakah waktu review berubah? Apakah kontrak masih harus dikembalikan untuk diperbaiki?
Di sinilah data menjadi penting. Perasaan bahwa proses “sepertinya sudah lebih baik” belum cukup untuk menentukan apakah perubahan layak dipertahankan. Hasil pengujian perlu dibandingkan dengan target yang sudah ditentukan sejak tahap Plan.
4. Act
Hasil evaluasi menentukan langkah selanjutnya. Jika perubahan terbukti memberikan hasil yang diharapkan, perusahaan dapat menjadikannya bagian dari standar kerja dan menerapkannya pada proses yang lebih luas.
Checklist yang berhasil mengurangi klausul terlewat, misalnya, dapat dimasukkan ke SOP review kontrak. Jika hasilnya belum sesuai target, temuan dari tahap Check tetap dapat digunakan untuk menyesuaikan pendekatan dan menguji perubahan berikutnya.
Karena itu, PDCA berjalan sebagai siklus. Setiap hasil memberi bahan untuk menentukan perbaikan berikutnya.
Manfaat PDCA untuk Perusahaan
PDCA memberi perusahaan cara yang lebih terarah untuk menangani masalah yang terus muncul dalam proses kerja. Perubahan tidak langsung dianggap berhasil setelah diterapkan. Ada ruang untuk menguji, mengukur, dan meninjau kembali hasilnya.
1. Menemukan Penyebab Masalah
Masalah yang muncul berulang kali perlu dilihat dari proses yang melatarbelakanginya. Tahap Plan memberi tim kesempatan untuk mencari tahu apa yang membuat masalah tersebut terjadi sebelum menentukan perubahan.
2. Mengurangi Kesalahan yang Berulang
Temuan dari satu putaran dapat digunakan ketika proses dijalankan kembali. Tim memiliki referensi tentang apa yang sudah dicoba, hasilnya, dan bagian mana yang masih perlu diperbaiki.
3. Mengukur Dampak Perubahan
PDCA membuat hasil perubahan bisa dibandingkan dengan kondisi sebelumnya. Waktu penyelesaian, jumlah kesalahan, proses yang tertunda, atau indikator lain yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dapat digunakan sebagai ukuran.
4. Menstandarkan Cara Kerja
Perubahan yang terbukti efektif dapat masuk ke SOP atau workflow yang digunakan tim. Ini membantu menjaga konsistensi ketika proses yang sama dijalankan oleh lebih banyak orang, departemen, maupun cabang.
5. Mendorong Perbaikan Berkelanjutan
Setelah satu masalah terselesaikan, perusahaan masih dapat menemukan bagian lain yang perlu diperbaiki. Hasil dari siklus sebelumnya menjadi titik awal untuk melakukan evaluasi berikutnya.
Contoh Penerapan PDCA di Perusahaan
PDCA bisa diterapkan pada proses yang berbeda-beda. Yang perlu diperhatikan adalah adanya masalah atau target yang jelas, perubahan yang dapat diuji, serta cara untuk melihat hasilnya.
Dalam proses review kontrak, misalnya, tim dapat menggunakan PDCA ketika klausul tertentu sering terlewat atau proses review membutuhkan waktu lebih lama dari target. Tim dapat memetakan penyebabnya, mencoba perubahan pada workflow, lalu membandingkan hasilnya setelah perubahan diterapkan.
Hal yang sama dapat dilakukan pada onboarding karyawan. Perusahaan dapat melihat kenapa penyelesaian dokumen onboarding sering tertunda, menguji perubahan pada prosesnya, kemudian mengukur apakah waktu penyelesaian menjadi lebih singkat.
Pada procurement, PDCA dapat digunakan ketika proses approval terlalu lama atau permintaan pembelian berulang kali kembali ke tahap sebelumnya. Tim dapat menelusuri titik yang menyebabkan hambatan dan menguji cara kerja yang berbeda.
Pengelolaan dokumen juga memiliki banyak titik yang bisa dievaluasi. Mulai dari review, approval, sampai penandatanganan, setiap tahap dapat diperiksa ketika terjadi keterlambatan atau kesalahan yang berulang. Perusahaan yang melakukan digitalisasi bisnis juga dapat menggunakan PDCA untuk melihat apakah perubahan workflow yang diterapkan benar-benar memberikan hasil yang diharapkan.
PDCA dalam Pengelolaan Dokumen
Pengelolaan dokumen menjadi salah satu area yang menarik untuk dievaluasi karena satu dokumen dapat berpindah dari satu orang ke orang lain sebelum selesai. Ketika proses masih menggunakan email, folder terpisah, atau cara manual lainnya, bagian yang menyebabkan keterlambatan bisa lebih sulit ditemukan.
| Tahap | Proses Bisnis | Pengelolaan Dokumen |
|---|---|---|
| Plan | Identifikasi masalah, cari penyebabnya, tentukan target, lalu susun perubahan yang akan diuji. | Temukan bagian workflow yang menyebabkan keterlambatan, seperti approval atau penandatanganan. Tentukan target waktu penyelesaian dan perubahan yang akan diuji. |
| Do | Jalankan perubahan dalam lingkup terbatas sebelum diterapkan ke seluruh proses. | Uji workflow baru pada jenis dokumen atau satu tim terlebih dahulu. Catat hasil dan aktivitas yang muncul selama pengujian. |
| Check | Bandingkan hasil sebelum dan sesudah perubahan menggunakan indikator yang sudah ditentukan. | Periksa waktu penyelesaian, jumlah dokumen yang tertunda, proses yang perlu diulang, dan tahapan yang paling sering menyebabkan keterlambatan. |
| Act | Terapkan perubahan yang terbukti efektif sebagai standar baru. Jika hasil belum sesuai target, gunakan temuannya untuk menyusun perbaikan berikutnya. | Jika workflow baru memberikan hasil yang lebih baik, terapkan pada tim atau jenis dokumen lain. Jika hambatan masih muncul, evaluasi kembali proses dan jalankan siklus berikutnya. |
Pendekatan ini juga dapat diterapkan pada dokumen digital. Perusahaan dapat melihat bagaimana dokumen dibuat, direview, disetujui, hingga ditandatangani, kemudian mencari bagian yang masih membutuhkan perbaikan.
Peran Audit Trail dalam Evaluasi Proses
Semakin banyak pihak yang terlibat dalam sebuah workflow, semakin sulit menelusuri apa yang terjadi ketika proses mengalami keterlambatan atau kesalahan. Dalam proses approval atau penandatanganan kontrak, misalnya, dokumen mungkin akhirnya selesai, tetapi tim masih perlu mengetahui kapan dokumen dikirim, siapa yang melakukan tindakan, dan berapa lama dokumen berada di setiap tahap. Audit trail membantu menyediakan catatan aktivitas tersebut sehingga perjalanan dokumen dapat ditelusuri kembali.
Dalam PDCA, informasi ini paling berguna pada tahap Check. Tim tidak hanya melihat apakah hasil akhirnya sudah sesuai, tetapi juga dapat memeriksa proses yang menghasilkan hasil tersebut. Ketika satu kontrak berulang kali terlambat pada tahap approval, misalnya, catatan aktivitas dapat membantu menunjukkan bagian workflow yang menjadi hambatan. Data tersebut kemudian bisa digunakan untuk menentukan perubahan pada siklus PDCA berikutnya. Pendekatan yang sama juga relevan dalam contract lifecycle management, terutama ketika kontrak melewati banyak tahap dan melibatkan beberapa departemen.
Pada proses penandatanganan dokumen digital, Mekari Sign menyediakan audit trail untuk mencatat aktivitas dalam proses penandatanganan. Dengan catatan tersebut, tim dapat meninjau kembali perjalanan dokumen ketika perlu mengevaluasi proses, mencari sumber keterlambatan, atau melihat bagian workflow yang masih perlu diperbaiki.
PDCA Cycle memberikan kerangka untuk memperbaiki proses secara berulang melalui Plan, Do, Check, dan Act. Perusahaan dapat menggunakannya untuk memahami masalah, menguji perubahan dalam workflow, mengukur hasil, lalu menentukan apakah perubahan tersebut perlu diterapkan lebih luas atau diperbaiki kembali.
Penerapannya tidak terbatas pada satu jenis aktivitas. Review kontrak, onboarding, procurement, approval, hingga pengelolaan dokumen dapat dievaluasi dengan pendekatan yang sama selama perusahaan memiliki tujuan perbaikan dan indikator untuk mengukur hasilnya.
Pada proses yang melibatkan banyak dokumen dan pihak, data menjadi bagian penting dari evaluasi. Catatan aktivitas seperti audit trail membantu tim melihat proses berdasarkan apa yang benar-benar terjadi, sehingga hasil tahap Check dapat digunakan untuk menentukan perbaikan pada siklus berikutnya.
