Perbedaan Amandemen dan Adendum: Kapan Dipakai dalam Kontrak?

Kontrak bisnis dapat berubah setelah kerja sama berjalan. Harga bisa disesuaikan, masa berlaku diperpanjang, atau ruang lingkup pekerjaan berkembang mengikuti kebutuhan di lapangan.

Ketika perubahan seperti ini terjadi, perusahaan perlu menuangkannya dalam dokumen yang tepat agar kesepakatan baru tetap jelas bagi semua pihak. Di sinilah amandemen dan adendum sering digunakan, tetapi keduanya memiliki fungsi yang berbeda.

Memahami perbedaan amandemen dan adendum membantu tim menentukan dokumen yang sesuai sebelum perubahan disepakati dan ditandatangani. Lantas, apa yang membedakan keduanya dan kapan masing-masing digunakan?

Apa Perbedaan Amandemen dan Adendum?

Amandemen mengubah ketentuan yang sudah tercantum dalam kontrak. Perubahannya dapat berupa penyesuaian, penggantian, atau penghapusan klausul yang sebelumnya telah disepakati.

Adendum menambahkan ketentuan baru yang melengkapi kontrak sebelumnya. Tambahan tersebut dapat mengatur pekerjaan, informasi, persyaratan, atau hal lain yang belum tercantum dalam perjanjian awal.

Perbedaan utamanya terletak pada hubungan dokumen baru dengan isi kontrak sebelumnya. Amandemen memodifikasi ketentuan existing, sedangkan adendum menambahkan pengaturan baru ke dalam hubungan kontraktual yang sudah berjalan.

Kapan Menggunakan Amandemen?

Gunakan amandemen ketika para pihak sepakat mengubah ketentuan yang sudah tertulis dalam kontrak. Perubahan dapat menyentuh harga, masa berlaku, ruang lingkup pekerjaan, mekanisme pembayaran, atau klausul lain yang sudah disepakati.

Misalnya, perusahaan memperpanjang kontrak jasa selama enam bulan dan menyesuaikan nilai kontrak karena ruang lingkup pekerjaan bertambah. Amandemen dapat mencatat ketentuan lama, perubahan yang disepakati, dan tanggal mulai berlakunya ketentuan baru.

Dokumen ini juga membantu tim menjaga riwayat perubahan kontrak tetap jelas. Setiap perubahan memiliki referensi yang dapat ditelusuri kembali ke perjanjian awal.

Kapan Menggunakan Adendum?

Gunakan adendum ketika para pihak ingin menambahkan pengaturan baru yang melengkapi kontrak yang sudah berjalan. Tambahan tersebut dapat berupa pekerjaan baru, lampiran, persyaratan tambahan, atau detail pelaksanaan.

Contohnya, perusahaan menambahkan layanan pemeriksaan sistem pendingin ke dalam kontrak jasa pemeliharaan gedung. Para pihak dapat mencatat pekerjaan tambahan, nilai layanan, jadwal, dan tanggung jawabnya melalui adendum.

Adendum tetap merujuk pada kontrak utama agar hubungan kedua dokumen mudah ditelusuri. Cantumkan nomor dan tanggal perjanjian awal pada dokumen tambahan tersebut.

Bagaimana Menentukan Amandemen atau Adendum?

Lihat bagian yang berubah dari kontrak awal. Ketika perubahan menyentuh klausul yang sudah ada, amandemen menjadi pilihan yang lebih tepat. Ketika para pihak menambahkan pengaturan baru, adendum dapat digunakan untuk mencatat tambahan tersebut.

Contoh Amandemen dan Adendum dalam Kontrak

Contoh berikut memperlihatkan bagaimana masing-masing dokumen mencatat perubahan terhadap perjanjian yang sudah ada.

Contoh Amandemen Kontrak

Sebuah perusahaan memiliki kontrak jasa dengan masa berlaku 12 bulan dan nilai Rp120 juta. Setelah enam bulan, para pihak sepakat mengubah nilai kontrak menjadi Rp150 juta karena adanya penyesuaian tarif jasa.

Contoh Adendum Kontrak

Sebuah perusahaan memiliki kontrak jasa pemeliharaan gedung dan kemudian menambahkan layanan pemeriksaan sistem pendingin setiap bulan. Para pihak dapat mencatat pekerjaan tambahan tersebut dalam adendum yang merujuk pada kontrak utama.

Apakah Amandemen dan Adendum Perlu Ditandatangani?

Amandemen dan adendum perlu disepakati oleh para pihak yang terikat dalam kontrak karena dokumen tersebut membawa perubahan atau tambahan terhadap kesepakatan sebelumnya. Tanda tangan menunjukkan bahwa para pihak menerima isi dokumen yang telah disepakati.

Cantumkan nomor dan tanggal kontrak utama, bagian yang diubah atau ditambahkan, serta tanggal mulai berlakunya ketentuan baru. Detail tersebut membantu tim Legal, Procurement, dan pihak terkait menelusuri hubungan antara kontrak awal dan dokumen perubahannya.

Bagaimana Mengelola Amandemen dan Adendum?

Satu kontrak dapat memiliki beberapa dokumen perubahan selama masa kerja sama. Ketika file tersebar di email atau folder yang berbeda, tim bisa kesulitan memastikan dokumen mana yang paling baru dan perubahan apa saja yang sudah disepakati.

Karena itu, setiap amandemen atau adendum sebaiknya tetap terhubung dengan kontrak utamanya. Nomor dokumen, versi, tanggal berlaku, pihak yang menyetujui, dan dokumen final menjadi informasi penting untuk menjaga riwayat kontrak tetap mudah ditelusuri.

Pada perusahaan yang menangani banyak kontrak, proses ini dapat terhubung dengan Contract Lifecycle Management agar review, approval, signing, penyimpanan, dan riwayat perubahan berada dalam satu alur.

Memilih antara amandemen dan adendum bergantung pada jenis perubahan yang disepakati para pihak. Amandemen mengubah ketentuan yang sudah tercantum dalam kontrak, sedangkan adendum menambahkan pengaturan baru untuk melengkapi perjanjian.

Setelah dokumen perubahan disepakati, proses berlanjut ke review, persetujuan, dan penandatanganan. Mekari Sign membantu perusahaan mengirim, menyetujui, dan menandatangani dokumen secara digital dalam satu alur, sehingga versi dokumen yang digunakan setiap pihak lebih mudah dikendalikan.