Tanda Tangan Digital 
Beli eMeterai 10000 
eKYC 
Manajemen Kontrak 
Tanda Tangan QR 
eSignature API 
eMeterai API 
Financial services 
Professional services 
Information & Technology 
Consumer Retail 
Manufacturing 
Healthcare 
Education 
Food & Beverages 
Nonprofit Organization 
Real Estate 
Finance 
HR Manager 
Legal 
Marketing 
Sales 
- Surat permohonan adalah dokumen formal untuk mengajukan permintaan resmi, berfungsi sebagai bukti tertulis, alat komunikasi profesional, dan dasar untuk tindakan lebih lanjut.
- Penulisan yang benar menuntut struktur baku, mencakup kop surat, nomor, perihal, isi yang jelas (pembuka, inti, penutup), dan identitas pengirim/penerima yang sah.
- Dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi, surat permohonan memiliki kekuatan hukum sebagai bukti awal, dan penggunaannya diatur dalam UU ITE untuk menjamin otentisitas dan integritas.
- Terdapat beragam jenis surat permohonan mulai dari izin, bantuan dana, hingga kerja sama yang masing-masing memerlukan penyesuaian format dan bahasa sesuai tujuannya.
Satu kesalahan penulisan surat bisa membuat permohonan Anda diabaikan. Padahal, banyak keputusan penting mulai dari izin kegiatan hingga bantuan dana bergantung pada dokumen ini.
Dengan struktur dan gaya bahasa yang benar, surat permohonan dapat menunjukkan keseriusan sekaligus memperkuat kredibilitas Anda. Selengkapnya akan dibahas sebagai berikut.
Apa Itu Surat Permohonan?
Surat permohonan adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mengajukan permintaan kepada pihak lain, baik dalam konteks pendidikan, pemerintahan, maupun bisnis.
Berbeda dari surat perintah yang bersifat instruktif, surat permohonan bentuk komunikasi satu arah di mana keputusan permintaan tersebut sepenuhnya berada di tangan penerima. Sifatnya yang diskresioner ini menuntut penyusunan yang persuasif, sopan, dan didukung oleh alasan yang kuat.
Fungsi Surat Permohonan dalam Dunia Bisnis
Fungsi surat permohonan jauh melampaui sekadar “meminta sesuatu”. Dalam ekosistem profesional dan bisnis, dokumen ini memegang beberapa peran strategis yang fundamental.
- Sebagai Alat Komunikasi Resmi dan Profesional Surat permohonan membangun jalur komunikasi formal yang menunjukkan penghormatan terhadap hierarki dan prosedur yang berlaku.
- Sebagai Bukti Tertulis yang Dapat Diaudit Setiap surat permohonan menciptakan jejak digital atau fisik yang dapat diverifikasi. Dokumen ini mencatat secara spesifik apa yang diminta, kapan diajukan, dan oleh siapa.
- Sebagai Dasar untuk Tindakan atau Perjanjian Selanjutnya Permohonan yang disetujui sering kali menjadi pemicu lahirnya dokumen hukum atau administratif lainnya.
- Panduan Kerja Dalam beberapa situasi, isi surat permohonan itu sendiri memuat rincian, langkah-langkah, atau konteks dari suatu kegiatan.
Baca juga: Contoh Proposal Kegiatan, Terlengkap! [Download Gratis!]
Perbedaan Surat Permohonan, Permintaan, dan Pengaduan
Meskipun ketiganya merupakan surat resmi, tujuan dan konteks penggunaannya sangat berbeda. Memahami perbedaan ini penting untuk memastikan komunikasi Anda tepat sasaran. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah tabel perbandingan ketiganya:
| Aspek | Surat Permohonan | Surat Permintaan | Surat Pengaduan |
| Tujuan Utama | Mengajukan permintaan yang butuh persetujuan/izin. | Meminta informasi, barang, atau layanan standar. | Menyampaikan keluhan atau ketidakpuasan. |
| Sifat Permintaan | Diskresioner (bisa disetujui atau ditolak). | Transaksional (umumnya akan dipenuhi). | Korektif (menuntut adanya solusi atau perbaikan). |
| Nada Bahasa | Hormat, formal, dan persuasif. | Langsung, jelas, dan to the point. | Tegas, faktual, kronologis, dan konstruktif. |
| Konteks Penggunaan | Pengajuan beasiswa, izin acara, bantuan dana, sponsor. | Permintaan daftar harga, inquiry produk, pengiriman brosur. | Keluhan barang rusak, layanan tidak memuaskan, keterlambatan pengiriman. |
| Hasil yang Diharapkan | Surat persetujuan, izin tertulis, pencairan dana. | Kiriman informasi, penawaran harga, pengiriman barang. | Kompensasi, penggantian produk, perbaikan layanan, permintaan maaf. |
Baca juga: Contoh Surat Permohonan yang Bisa Anda Tiru
Struktur Surat Permohonan yang Benar
Untuk memastikan surat permohonan Anda terlihat profesional dan diproses dengan baik, penting untuk mengikuti struktur dan format baku yang berlaku. Berikut adalah anatomi lengkap surat permohonan resmi:
- Kop Surat: Wajib untuk instansi. Berisi logo, nama, alamat, dan kontak resmi.
- Tempat & Tanggal: Dicantumkan di kanan atas, contoh: Jakarta, 25 Oktober 2025.
- Nomor Surat: Kode identifikasi untuk arsip dan pelacakan.
- Lampiran: Jumlah dokumen pendukung, contoh: Lampiran: 1 (satu) berkas.
- Perihal: Inti surat dalam frasa singkat, contoh: Permohonan Izin Kegiatan.
- Alamat Tujuan: Gunakan sapaan “Yth.” tanpa kata “Kepada”.
- Salam Pembuka: Umumnya menggunakan frasa “Dengan hormat,”.
- Isi Surat:
- Pembuka: Perkenalan dan tujuan surat.
- Inti: Rincian permohonan dan alasan pendukung.
- Penutup: Harapan dan ucapan terima kasih.
- Salam Penutup: Contoh: “Hormat kami,”.
- Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan: Lengkap dan formal, bisa disertai stempel.
- Tembusan (Opsional): Pihak-pihak lain yang menerima salinan surat.
Legalitas Surat Permohonan
Surat permohonan digital tetap sah secara hukum jika memenuhi syarat autentikasi dan pembuktian. Berikut poin penting yang perlu diperhatikan:
- Diakui sebagai alat bukti awal: Meskipun bukan kontrak, surat permohonan yang ditindaklanjuti bisa menjadi bukti permulaan tertulis di ranah hukum perdata.
- Tanda tangan elektronik (TTE) memperkuat keabsahan: Menurut UU ITE, surat digital dengan TTE tersertifikasi dari PSrE seperti Mekari Sign setara dengan dokumen bertanda tangan basah. </li>
TTE tersertifikasi menjamin autentikasi, integritas dokumen, dan nirsangkal. Ini yang membedakan surat digital biasa dengan dokumen hukum yang sah.
Yocky
Legal Professional di Mekari - e-Meterai dibutuhkan dalam konteks perdata: Berdasarkan UU Bea Meterai No. 10/2020, e-Meterai bukan penentu sahnya surat, tapi syarat agar dokumen dapat dijadikan alat bukti di pengadilan. Digunakan jika:
- Nilai transaksi dalam permohonan di atas Rp5 juta
- Surat berfungsi sebagai perjanjian atau akan digunakan secara hukum
Mekari Sign menyediakan integrasi Tanda Tangan Elektronik dan e-Meterai resmi dari PERURI untuk memastikan legalitas dan kepatuhan dokumen digital Anda.
Baca juga: Contoh Surat Dinas Segala Keperluan
Contoh Surat Permohonan untuk Berbagai Keperluan
Untuk memberikan gambaran praktis, berikut adalah beberapa contoh dan template surat permohonan yang dapat Anda adaptasi sesuai kebutuhan.
Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana ke Instansi
Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) mengajukan permohonan sponsor kepada sebuah perusahaan untuk acara seminar nasional.
Nomor : 015/PRO/BEM-FT/X/2025
Lampiran : 1 (satu) Berkas Proposal
Perihal : Permohonan Bantuan Dana (Sponsorship)
Yth.
Manajer Pemasaran
PT Teknologi Maju Bersama
Gedung Cyber 2, Lt. 15
Jl. H.R. Rasuna Said Blok X-5, Kav. 13
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya acara Seminar Nasional “Inovasi Digital untuk Masa Depan Indonesia” oleh Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Harapan Bangsa, kami bermaksud untuk mengajukan permohonan bantuan dana (sponsorship) kepada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Acara tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Sabtu, 22 November 2025
Waktu : 08.00 – 16.00 WIB
Tempat : Auditorium Utama Universitas Harapan Bangsa
Peserta : 500 Mahasiswa dan Umum
Seminar ini bertujuan untuk meningkatkan literasi digital dan mendorong lahirnya talenta-talenta baru di bidang teknologi. Kami yakin bahwa visi acara ini sejalan dengan komitmen PT Teknologi Maju Bersama dalam mendukung pengembangan sumber daya manusia di Indonesia.
Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan proposal kegiatan yang memuat rincian acara, anggaran dana, serta bentuk kerja sama dan kompensasi yang kami tawarkan. Besar harapan kami, Bapak/Ibu berkenan untuk berpartisipasi dan mendukung kesuksesan acara ini.
Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Contoh Surat Permohonan Kerjasama (Partnership)
Sebuah startup di bidang agritech mengajukan proposal kerja sama kepada perusahaan logistik untuk distribusi produk.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Permohonan Magang
Seorang mahasiswa jurusan Ilmu Komunikasi mengajukan permohonan magang di divisi Public Relations sebuah perusahaan.
Jakarta, 25 Juni 2025
Perihal : Permohonan Magang (Internship)
Yth.
[Manajer HRD/Nama Lengkap]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama pelamar]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat lahir], [Tanggal lahir]
Alamat : [Alamat domisili pelamar]
No. Telepon : [Nomor telepon aktif pelamar]
Email : [Alamat email pelamar]
Institusi : [Nama universitas], Program Studi [Jurusan]
Dengan ini saya mengajukan permohonan untuk melaksanakan program magang di [Nama Perusahaan], khususnya pada divisi Public Relations. Periode magang yang diusulkan adalah 1 Februari hingga 30 April 2026, atau mengikuti ketentuan yang berlaku di perusahaan.
Saya memiliki ketertarikan pada bidang komunikasi strategis dan manajemen reputasi. Selama masa studi, saya aktif di pers mahasiswa serta mengikuti pelatihan penulisan siaran pers. Saya percaya bahwa magang di perusahaan Bapak/Ibu akan menjadi pengalaman yang sangat berharga untuk pengembangan kompetensi saya di bidang tersebut.
Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan:
1. Curriculum Vitae (CV)
2. Transkrip Nilai Akademik
3. Surat Pengantar dari Fakultas
Besar harapan saya untuk dapat diberikan kesempatan mengikuti proses seleksi lebih lanjut. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama pelamar]
Contoh Surat Permohonan Cuti Karyawan
Seorang karyawan mengajukan permohonan cuti tahunan kepada manajer dan HRD.
Sumber Gambar: Glints
Tips Peluang Permohonan Anda Diterima
Agar permohonan Anda dipertimbangkan serius, penting untuk memperhatikan aspek teknis dan etika komunikasi berikut:
- Gunakan bahasa resmi dan sopan: Tulis dengan bahasa Indonesia baku sesuai PUEBI. Sapa penerima menggunakan nama, gelar, dan jabatan secara tepat untuk menunjukkan rasa hormat.
- Sampaikan tujuan secara langsung: Letakkan maksud permohonan di paragraf awal. Hindari pembuka yang berputar-putar jelas, padat, dan fokus.
- Personalisasi surat: Cari tahu siapa penerima suratnya. Menyapa langsung seperti “Yth. Bapak Andi Setiawan, Manajer Operasional” lebih efektif daripada menyamaratakan.
- Lengkapi dengan dokumen pendukung: Sertakan file yang relevan, seperti proposal, portofolio, atau rincian anggaran. Bukti konkret memperkuat permintaan Anda.
- Periksa ulang sebelum kirim: Lakukan proofreading untuk menghindari kesalahan ketik dan tata bahasa. Surat bebas eror menunjukkan profesionalisme Anda.
Itulah penjelasan lengkap seputar surat permohonan, mulai dari fungsi, struktur, legalitas, hingga tips agar permohonan Anda lebih mudah diterima. Di dunia profesional, menyusun surat permohonan yang sah, rapi, dan berbukti hukum bukan hanya penting tetapi krusial.
Untuk memastikan setiap permohonan Anda ditandatangani secara legal dan efisien, gunakan solusi tanda tangan elektronik dari Mekari Sign. Ingin wawasan lebih luas tentang dokumen legal dan praktik administrasi digital lainnya? Kunjungi blog Mekari Sign untuk panduan terpercaya dan up-to-date.
Butuh e-Meterai untuk Surat Permohonan Anda? Legalkan dokumen penting Anda dengan e-Meterai resmi dari Mekari Sign
Referensi
- Badan Pemeriksa Keuangan (BPK RI) – Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024
- Badan Pemeriksa Keuangan (BPK RI) – Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020
