- Validasi memastikan sistem atau data sesuai dengan tujuan penggunaan dan kebutuhan bisnis.
- Proses ini berbeda dari verifikasi yang menilai kesesuaian data dengan spesifikasi teknis.
- Tujuan validasi meliputi peningkatan akurasi data, menjaga keamanan transaksi, serta menjamin kepatuhan regulasi.
- Penerapannya mencakup banyak hal, mulai dari validasi formulir pendaftaran hingga pengesahan dokumen elektronik lewat tanda tangan digital.
Setiap aktivitas bisnis bergantung pada data. Kesalahan data langsung memengaruhi analisis dan operasional harian, mulai dari proses pengambilan keputusan hingga efisiensi kerja.
Validasi yang terukur membantu mencegah risiko tersebut. Artikel ini membahas cara kerja validasi, mulai dari konsep dasar hingga praktik penerapannya dalam berbagai kebutuhan bisni
Apa Itu Validasi?
Validasi adalah proses untuk memastikan data, sistem, atau proses sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Menurut KBBI, validasi berarti pengesahan atau pengujian kebenaran.
Banyak orang menyamakan validasi dengan verifikasi, padahal keduanya berbeda. Validasi menilai apakah sesuatu memenuhi kebutuhan pengguna, sedangkan verifikasi memeriksa
Perbedaan Validasi dan Verifikasi
Untuk mempermudah pemahaman, berikut adalah perbandingan langsung antara validasi dan verifikasi:
| Karakteristik | Validasi | Verifikasi |
| Pertanyaan | Apakah kita membangun produk yang benar? | Apakah kita membangun produknya dengan benar? |
| Fokus Utama | Kebutuhan pengguna dan tujuan bisnis (Eksternal) | Spesifikasi teknis dan aturan (Internal) |
| Waktu Pelaksanaan | Terjadi saat pengguna memakai produk atau setelah proses selesai | Umumnya selama proses pengembangan atau saat input data |
| Tujuan | Memastikan efektivitas dan kesesuaian dengan tujuan | Memastikan akurasi dan kepatuhan terhadap standar |
| Contoh | Pengguna mencoba aplikasi dan merasakan kemudahan akses | Sistem mengirim kode OTP lalu pengguna mencocokkannya |
Baca Juga: Apa Itu Verifikasi, Tujuan, dan Prosesnya
Tujuan Validasi dalam Bisnis
Validasi berperan menjaga kualitas data sekaligus mendukung kelancaran operasional. Berikut beberapa tujuan utamanya:
- Menjamin akurasi data: Validasi mencegah masuknya data salah atau tidak lengkap. Data akurat menjadi dasar analisis, laporan, dan keputusan bisnis.
- Mengamankan transaksi digital: Sistem memverifikasi identitas pengguna saat login atau bertransaksi untuk menekan risiko penipuan dan kebocoran data.
- Menegakkan kepatuhan regulasi: Perusahaan mengelola data sesuai aturan industri, terutama pada sektor keuangan dan kesehatan, sehingga terhindar dari sanksi serta kerugian reputasi.
- Mendorong efisiensi kerja: Data tervalidasi mempercepat alur bisnis, mengurangi kesalahan manual, dan memberi keyakinan lebih bagi manajemen saat mengambil keputusan.
Jenis-Jenis Validasi yang Umum Diterapkan
Validasi telah menerapkan pada berbagai aspek operasional. Berikut bentuk yang paling sering digunakan:
| Jenis Validasi | Fokus | Contoh Praktik |
| Data | Menjaga kualitas input agar akurat dan konsisten |
|
| Proses | Memastikan alur kerja sesuai standar | Validasi proses rekrutmen mulai dari seleksi CV hingga penawaran kerja |
| Sistem & Perangkat Lunak | Menguji aplikasi atau sistem IT secara menyeluruh | Mengecek apakah sistem berfungsi sesuai kebutuhan bisnis di lingkungan operasional |
| Dokumen | Menjamin keaslian dan integritas dokumen | Tanda tangan digital terverifikasi yang mengonfirmasi identitas dan menjaga isi tetap utuh |
Baca Juga: Cara Mudah Membuat Tanda Tangan Digital, Pasti Berhasil!
Proses dan Cara Melakukan Validasi yang Efektif
Berikut adalah langkah-langkah membangun proses validasi yang efektif di perusahaan Anda.
1. Menentukan kriteria validasi
Langkah pertama dapat dengan aturan yang jelas. Aturan ini berfungsi sebagai filter awal, sehingga hanya data yang memenuhi syarat yang masuk ke sistem. Misalnya, nomor telepon harus berisi 10–13 digit angka, atau alamat email mengikuti format standar. Kriteria yang tegas membuat perusahaan tidak perlu memperbaiki data salah pada tahap berikutnya.
2. Mengumpulkan data
Setelah menetapkan aturan, perusahaan mengumpulkan data dari berbagai sumber, baik internal maupun eksternal. Sumber tersebut meliputi formulir online, aplikasi internal, atau integrasi dengan sistem lain. Semakin lengkap data sejak awal, semakin lancar proses validasi berjalan. Jika perusahaan mengandalkan banyak sistem, integrasi membantu mencegah data ganda atau tidak konsisten.
3. Memeriksa data sesuai aturan
Pada tahap ini, perusahaan memeriksa data berdasarkan kriteria yang sudah jelas. Untuk jumlah kecil, tim masih bisa mengecek secara manual. Namun ketika volume data besar, sistem otomatis jauh lebih efektif.
Contohnya, sistem langsung menolak nomor rekening yang tidak sesuai format atau menandai alamat email yang tidak valid. Proses otomatis membuat validasi lebih cepat, konsisten, dan minim kesalahan.
4. Menangani data tidak valid
Perusahaan perlu menyiapkan langkah penanganan saat menemukan data yang tidak sesuai aturan. Pilih mekanisme yang tepat, misalnya menolak otomatis, memberi tanda untuk pemeriksaan manual, atau mengirim notifikasi agar pengguna memperbaiki input.
Contoh sederhana, e-commerce memberi peringatan ketika pelanggan menulis alamat tidak lengkap atau nomor telepon salah. Mekanisme ini menjaga kualitas data yang masuk ke sistem.
5. Mendokumentasikan proses dan hasil
Langkah terakhir melibatkan pencatatan aturan serta hasil validasi. Dokumentasi memberikan bukti konkret untuk audit, mendukung evaluasi berkala, sekaligus memperkuat keamanan data. Catatan ini juga membantu perusahaan menyempurnakan sistem validasi agar selalu sesuai kebutuhan bisnis dan regulasi yang berlaku.
Proses validasi data yang terdokumentasi dengan baik menjadi fondasi keamanan informasi. Dokumentasi memberi bukti konkret bagaimana perusahaan memeriksa dan menjaga data. Langkah ini bukan hanya memudahkan audit, tetapi juga membangun kepercayaan pelanggan bahwa data pribadi mereka dikelola dengan tanggung jawab dan sesuai regulasi.
Contoh Validasi dalam Berbagai Skenario Bisnis
Validasi menjaga kualitas data dan melindungi proses bisnis dari kesalahan. Berikut beberapa contoh penerapannya:
- Formulir Pendaftaran Pelanggan Baru: Sistem memeriksa kelengkapan kolom wajib, format email, dan kekuatan kata sandi. Jika ada yang salah, pengguna mendapat pesan perbaikan sebelum data terkirim.
- Transaksi Keuangan pada Aplikasi: Saat melakukan pembayaran, sistem memverifikasi nomor kartu kredit, tanggal kedaluwarsa, kode CVV, hingga konfirmasi OTP untuk memastikan keamanan transaksi.
- Data Calon Pelanggan (Leads) untuk Tim Sales: Memverifikasi data leads dengan memeriksa nomor telepon dan email aktif, menghapus duplikat, serta memastikan profil sesuai kriteria target pasar.
- Dokumen Elektronik dengan Tanda Tangan Digital: Memvalidasi kontrak digital melalui tanda tangan digital berbasis sertifikat elektronik untuk menjamin:
- Autentisitas: identitas penandatangan sah
- Integritas: isi dokumen tidak berubah setelah ditandatangani
- Nirsangkal: penandatangan tidak bisa menyangkal keterlibatan
Baca Juga: Peran Tanda Tangan Digital dalam Mencegah Ancaman Cyber
Itulah penjelasan lengkap tentang validasi. Aturan yang jelas, perusahaan dapat memastikan data dan proses dokumen akurat dan sah. Proses ini juga dapat membantu mengurangi risiko, memperlancar operasional, dan memberi dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan. Mulai dari validasi formulir online hingga pengesahan dokumen hukum, setiap langkah berperan menjaga integritas bisnis.
Untuk memastikan keaslian dokumen, Anda dapat memanfaatkan Mekari Sign. Proses pengesahan menjadi lebih cepat, aman, dan memiliki kekuatan hukum yang jelas. Untuk panduan lebih lengkap seputar manajemen dokumen digital dan topik bisnis, baca artikel di blog Mekari Sign.
Gunakan Tanda Tangan Digital dari Mekari Sign untuk validitas hukum maksimal pada dokumen Anda
Referensi
- Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Daring.
