Mengenal Dokumentasi: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Dokumentasi adalah salah satu kegiatan yang sangat penting di zaman sekarang ini. Terutama, bagi bisnis atau perusahaan Anda.

Dengan dokumentasi, Anda bisa mengabadikan berbagai dokumen atau surat penting yang berguna di masa depan. Entah itu sebagai bukti, referensi, dan sebagainya.

Lalu, apa itu dokumentasi sebenarnya? Nah, Anda akan belajar seluk beluknya dengan lengkap di artikel ini. Maka dari itu, simak sampai selesai, ya!

Apa itu Dokumentasi?

Sumber gambar: Pixabay

Menurut KBBI, dokumentasi adalah proses pengumpulan, pengolahan, pemilihan, dan juga penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan yang memberikan atau mengumpulkan bukti terkait dengan keterangan, seperti kutipan, gambar, sobekan koran, dan bahan referensi lainnya.

Pengertian Dokumentasi Menurut Ahli

Selain pengertian secara umum, berikut pengertian menurut beberapa ahli dan sumber lain:

• Sulistyo Basuki: pekerjaan yang mengumpulkan, menyusun, dan mengelola dokumen literer yang mencatat semua aktivitas manusia dan yang dianggap berguna untuk dijadikan sebagai bahan keterangan dan penerangan mengenai berbagai hal.
• Nurhadi Magetsari dkk: suatu bahan yang tergolong dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun yang terkait dengan tepat informasi yang direkam, rekaman tulis, atau pahatan yang memberikan informasi fakta.
• Tung Palan: suatu catatan otentik yang bisa dibuktikan dan mampu dijadikan bukti di mata hukum yang mana dokumentasi tersebut berisi data yang lengkap dan fakta.
• Paul Marie Ghislain Otlet: bentuk aktivitas khusus berbentuk pengolahan, pengumpulan, penemuan kembali, penyimpanan, dan penyebaran dokumen.
• Oxford Learner’s Dictionaries: Istilah dokumentasi sendiri berasal dari Bahasa Inggris, yaitu documentation yang memiliki dua arti. Arti pertama, dokumentasi adalah memberikan informasi atau bukti resmi yang berfungsi sebagai suatu catatan. Sedangkan arti kedua adalah upaya mencatat dan mengkategorikan informasi dalam bentuk tulisan, foto, video, dan sebagainya.
• Ensiklopedia Britannica: tindakan pengawasan dan juga penyusunan bibliografi yang memanfaatkan berbagai alat seperti intisari dan essay, indeks, atau cara tradisional lain yang bertujuan untuk mendapatkan informasi.
• Federation Internationale de Documentation: kegiatan mengumpulkan dan juga menyebarkan berbagai jenis dokumen terkait seluruh lapangan pekerjaan manusia.

Fungsi Dokumentasi

Fungsi ini dibedakan menjadi dua, yaitu:

1.   Fungsi Umum

• Menyediakan informasi terkait isi dokumen untuk penggunanya
• Alat bukti dan data akurat terkait dokumen tersebut
• Melindungi dan menyimpan dokumen agar terhindar dari kerusakan fisik
• Sebagai bahan penelitian oleh para ilmuwan
• Meningkatkan koleksi dokumen negara
• Menjamin keutuhan dan keaslian informasi pada dokumen

2.    Fungsi untuk Bisnis atau Perusahaan

• Catatan perusahaan untuk menjaga kelangsungan perusahaan
• Alat pengambil keputusan, membuat rencana, dan melakukan pengawasan
• Sebagai alat bukti yang sah dan valid
• Referensi sejarah perusahaan
• Sumber informasi untuk berbagai divisi dalam perusahaan
• Bisa untuk materi pendidikan dan pelatihan pegawai baru
• Untuk menjaga hubungan baik dengan klien dan pemangku kepentingan

Dari penjelasan di atas terdapat beberapa poin penting dari fungsi dokumentasi, salah satunya sebagai alat bukti dan menjamin keutuhan serta keaslian informasi. Perlu diingat agar suatu dokumen dapat dijadikan alat bukti perlu adanya pengesahan melalui tanda tangan dari pembuat dokumen. Tidak sampai situ, legalisasi dokumen sebagai alat bukti jika ingin dibawa ke pengadilan jika terjadi suatu sengketa, perlu adanya meterai sebagai pengikat.

Pengesahan dokumen fisik melalui ttd dan meterai sudah menjadi khalayak umum dan menjadi bagian dari operasional bisnis. Lalu bagaimana dengan dokumentasi file berbentuk digital? Anda tetap dapat melakukan pengesahan dengan menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi dari PSrE serta meterai elektronik.

Peranan dan Tujuan Dokumentasi

Dokumentasi memiliki peranan penting dalam mendapatkan penerangan pengetahuan, suatu keterangan, serta bukti otentik yang sah terkait suatu hal. Selain itu, dokumentasi juga biasanya terjadi karena memiliki tujuan penting seperti:

• Membantu pelayanan dalam hal dokumentasi
• Mengeluarkan jurnal publikasi
• Menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah
• Membantu mengembangkan ilmu pengetahuan
• Membuat dan mengembangkan cara pengelolaan suatu dokumen
• Membuat katalog yang relevan

Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Berikut beberapa tugas dan kegiatannya:

• Mengumpulkan dan mencari bahan
• Mencatat dan mengelola bahan
• Menyusun dan menata bahan
• Menerbitkan dan menyebarkan dokumen yang dibutuhkan untuk publik
• Melakukan pengarsipan dan pemeliharaan dokumen

Contoh Dokumentasi

Berikut beberapa contoh kegiatan dokumentasi yang sering terjadi di dunia bisnis:

1.    Surat Bisnis

Surat bisnis adalah surat yang berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk berbagai keperluan bisnis dan dunia kerja. Mulai dari undangan resmi , kerja sama, memberikan pernyataan, menyampaikan informasi, dan sebagainya.

2.    Email dan Internal Memo

Email dan memo internal merupakan alat komunikasi standar yang digunakan dalam suatu perusahaan atau bisnis. Melalui email dan memo, perusahaan bisa memberi informasi singkat dengan cepat, meminta data atau mengisi survey, mengkonfirmasi keputusan, dan masih banyak lainnya.

Baca juga: 3 Cara Membuat Tanda Tangan Email [Termudah!]

3.    Laporan Bisnis

Laporan bisnis adalah laporan yang bersifat netral, tak memihak, mempunyai tujuan jelas dan menyajikan fakta ke satu pihak atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Biasanya, laporan ini ditujukan ke investor.

4.    Dokumen Keuangan

Biasanya, terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan informasi lain yang bisa mendukung administrasi keuangan bisnis. Sehingga, mampu menjadi bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha perusahaan. Misalnya, laporan gaji, laporan pajak, dan sebagainya.

5.    Bukti Transaksi

Bukti transaksi adalah dokumen yang Anda gunakan sebagai tanda bukti bahwa suatu transaksi telah terjadi. Selain itu, bukti transaksi juga bisa berupa bukti suatu pihak harus mempertanggungjawabkan kewajibannya ke pihak lainnya. Contohnya, faktur, kwitansi, invoice, dan semacamnya.

Kelola Dokumen dan Surat di Mekari Sign!

Itulah pembahasan lengkap mengenai dokumentasi. Melalui artikel ini, Anda sudah belajar pengertianya, fungsi, tujuan, tugas, hingga contohnya. Sekarang, Anda pasti sudah paham, kan?

Oh ya, berbagai keperluan administrasi bisa Anda permudah melalui Mekari Sign, lho! Mekari Sign menyiadakan berbagai fitur yang siap menunjang dan mengelola berbagai keperluan surat dan dokumen Anda. Misalnya, beli meterai online Peruri yang bisa langsung Anda lakukan karena Mekari Sign merupakan penyedia e meterai resmi.

Coba Mekari Sign Sekarang!